3. marts 2016

Hoved MED - Referat

Dato: 3. marts 2016
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 12:30


Indholdsfortegnelse



1. Vurdering af nuværende organisering


Resume

Samtale mellem Carsten Sand Nielsen og medarbejderrepræsentanterne i Hoved MED med henblik på vurdering af nuværende organisering.

Sagsfremstilling

Som beskrevet i mail fra 31. januar 2016, har Økonomiudvalget ønsket udarbejdet en vurdering af:

• Brønderslev Kommunes topledelsesstruktur (Forretningsledelsen), og organiseringen på baggrund af de eksisterende fag- og stabsenheder, herunder hvorledes dette er i.f.t. sammenlignelige kommuner

• Mulige omfordelinger af opgaverne, såfremt det vurderes, at Forretningsledelsen skal tilpasses de tilbageværende medlemmer

Til denne opgave er Carsten Sand Nielsen blevet tilknyttet

I forbindelse med første del af opgaven, ønsker Carsten en samtale med medarbejderrepræsentanterne i Hoved MED for herigennem at afdække den genelle vurdering af den nuværende organisering og topledelsesstruktur.

Beslutning

Medarbejdersiden havde en god snak med Carsten.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Til toppen


2. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Til toppen


3. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra møde den 10. december 2015.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra mødet den 10. december 2015. Referatet er tidligere udsendt via e-Dagsorden.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Til toppen


4. Orientering om budgetproces og tidsplan for Budget 2017


Resume

Sagsforløb:

Budgetproces samt tidsplan for arbejdet med budget 2017 fremsendes til orientering.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget godkendte den 20. januar 2016 forslag til budgetproces samt en tilhørende tidsplan.

I forhold til sidste års proces er den væsentligste ændring, at der ikke afholdes en høring af afdækningskataloget inden sommerferien. Der holdes kun én høring efter sommerferien af det samlede budgetmateriale.

I lighed med sidste år starter arbejdet med afdækningskatalogerne allerede i januar måned således, at fagudvalgene senest kan prioritere dem i juni måned. Af budgetprocessen fremgår det, at der arbejdes med et samlet sparemål på ca. 30 mio. kr. på serviceudgifterne, ud over de besparelser, der allerede er aftalt.

Budgetprocessen for 2017 fremgår af det vedlagte bilag. Vedlagt som bilag er desuden en detaljeret tidsplan for budgetprocessen.

Beslutning

Jens Davidsen deltog i formødet.

Fra medarbejdersiden er der et ønske om, at Fag MED, som tidligere år, indkaldes til møde, når afdækningskatalogerne er tilgængelige. HR-afdelingen tilpasser datoerne for Fag MED i årshjulet.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Bilag

Til toppen


5. Vederlagsfri MED- klippekortmodul


Resume

PUF har bevilget vederlagsfri MED-klippekortmodul til Hoved MED.

Medarbejdersiden skal udpege 2 personer, som skal deltage i formødet den 18. marts 2016.

Sagsfremstilling

På sidste møde i Hoved MED blev det besluttet at søge PUF om vederlagsfri MED-klippekortmodul - det gode MED-samarbejde.

PUF har bevilget klippekortmodulet og datoen er fastsat til den 7. april 2016. Underviser bliver Solveig Havmand.

I forbindelse med planlægningen af indholdet på dagen, er datoen 18. marts 2016 fastsat til formøde. Fra ledersiden deltager Søren Steensen og Jens Chr. Platen. Medarbejdersiden skal udpege 2 personer, som skal deltage i formødet.

Beslutning

Jon Miller og Kirsten Tranekær deltager i planlægningen af indholdet på dagen.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Til toppen


6. Evaluering af forretningsorden for Hoved MED


Resume

Til drøftelse

Sagsfremstilling

Hoved MED følger den forretningsorden, som indgår i Lokalaftalens bilag 8.

Forretningsordenen bør evalueres 1 gang årigt.

Formanden foreslår, at evalueringen/drøftelsen sker i forbindelse med klippekortmodulet "det gode samarbejde", da det giver god mening at tænke det ind her. Bliver det besluttet, at der skal ske justeringer/rettelser, vil dette ske efterfølgende.

Beslutning

Formandens forslag godkendt.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Bilag

Til toppen


7. Årlig arbejdsmiljødrøftelse


Resume

Til drøftelse

Sagsfremstilling

I forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse på det strategiske niveau ønskes drøftet, hvilke emne(r) der skal fokuseres på det næste år. Samtidig skal vurdres om sidste års mål er nået.

Der har gennem det sidste år været arbejdet målretttet med nærvær/fravær i Brønderslev Kommune. I HR-strategien er emnet bl.a. beskrevet således:

Der er stort fokus på sygefravær i Brønderslev Kommune – også fra politisk hold, idet fraværet er højere i forhold til landsgennemsnittet. Der er allerede initiativer i gang, men der arbejdes videre med øget fokus på forskellige initiativer, ligesom der også bliver fokus på nærvær.

Formålet vil være at stille skarp på de steder, hvor der er et højere fravær end gennemsnittet samt fokus på og anerkendelse af alle de medarbejdere, som møder på arbejde hver dag – altså nærvær.

Der er arbejdet med:

  • Fravær/nærvær – Kendskab til regler, rammer omkring sygefravær, forslag til nærværsprocesser
  • Forebyggelse - Hvad kan vi gøre for at undgå sygemeldinger/dårlig trivsel
  • Trivselsmåling – herunder social kapital2
  • Fraværsstatistik – hvordan har man ledelsesmæssigt fokus på statistikken

Formanden forslår, at der fortsat arbejdes videre med nærvær/fravær og herunder emnet stress.

Beslutning

Jens Chr. giver en kort status på, hvad der er sat i værk i forhold til nærvær/fravær. Der kan bl.a. nævnes:

  • procedure for sygefravær
  • stress-strategi
  • retningslinje for stress
  • fokus i trivselsmålingen på sygefravær
  • kvartalvis opfølgning fra HR-afdelingen på sygefravær

Der har været et fald i det samlede sygefravær på 12% i de seneste fraværstal fra august 2015 og til februar 2016. Der har været fald på alle områder, hvilket er meget positivt.

Der er enighed om, at følge formandes forslag om, at der arbejdes videre med nærvær/fravær og herunder emnet stress.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Til toppen


8. Status på smileys ved Brønderslev Kommune


Resume

Til orientering

Sagsfremstilling

De grønne, gule og røde smileyer på Arbejdstilsynets hjemmeside giver offentligheden mulighed for at følge med i, hvordan det går med en virksomheds arbejdsmiljø

Der er tre smiley’er på arbejdsmiljøområdet:

  • Grøn smiley viser, at virksomheden ikke har noget udestående med Arbejdstilsynet.
  • Gul smiley viser, at virksomheden har fået et strakspåbud, et påbud med frist, en afgørelse om psykisk arbejdsmiljø eller en afgørelse uden påbud.
  • Rød smiley viser, at virksomheden har fået et forbud eller et rådgivningspåbud.

HR-afdelingen har vi de sidste par år arbejdet meget målrettet på, at vores ledere og Arbejdsmiljørepræsentanter på alle enheder i Brønderslev kommune bliver klædt på til at varetage de daglige opgaver i forhold til det operationelle arbejdsmiljøarbejde.

Gennem MED-uddannelsen, Arbejdsmiljøuddannelsen og de årlige opfølgning på den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse har der været meget fokus på de operationelle opgaver, der ligger decentralt. Endvidere har arbejdsmiljøkonsulenterne været på "før-screenings besøg" på mange enheder, som har haft brug for råd og sparring ift. flere af de daglige opgaver. Alle bliver tilbudt et besøg af HR-afdelingen før Arbejdstilsynet kommer på risikobaseret tilsyn.

Arbejdsmiljøarbejdet har båret frugt og Brønderslev Kommune har fået rigtig mange grønne smiley’s efter Arbejdstilsynets besøg på enhederne de seneste år. Se bilag.

Beslutning

Flot med de mange grønne smiley's. Stor ros skal rettes til medarbejderne og lederne ude i organisationen.

Punktet tages til efterretning.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Bilag

Til toppen


9. Gode råd til privat brug af Facebook


Resume

Orientering om udsendelse af pjece med gode råd til brug af Facebook.

Sagsfremstilling

Forretningsledelsen har udsendt en pjece med gode råd til privat brug af Facebook, hvor der gives 10 gode råd.

Hovedessensen er, at ledere og medarbejdere skal tænke sig om, og bruge sin sunde fornuft, inden ens følelser og holdninger lægges ud på de social medier.

Beslutning

Pjecen, som er medsendt, er kun gode råd, som Forretningsledelsen har udarbejdet.

Det kunne måske være en god idé, at HR-afdelingen laver oplæg til generelle retningslinjer, som dækker bredt om digitale/sociale medier. Hoved MED vil indkaldes i forhold til sparring.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Bilag

Til toppen


10. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Orientering om AKUT-midler
Beslutning

ad 1)

Der har været møde i arbejdsgruppen. Datoen er fastsat til 14. september 2016.

Temaet vil være "Tro på dig selv som TR"

2)

Ros til Jens for at have sendt reminder ud i forhold til Arbejdsmiljødagene 2016. Dejligt med opbakning fra ledelsen.

3)

Orientering fra Jens Chr. om at stress-retningslinjen ikke er klar endnu.

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Til toppen


11. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal informeres om


Resume

Udvælgelse af punkter til information.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at udvælge punkter fra dagens møde, der skal informeres om.

Beslutning

Punkt 6 - Orientering om budgetproces og tidsplan for Budget 2017

Punkt 7 - Årlig arbejdsmiljødrøftelse

Punkt 8 - Status på smileys ved Brønderslev Kommune

Punkt 9 - Gode råd til privat brug af Facebook

Fraværende: Per Kronborg Christensen

Til toppen

Opdateret 17. marts 2016
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye