11. september 2015

Hoved MED - Referat

Dato: 11. september 2015
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 10:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Louise Malinovski bydes velkommen i udvalget. Louise er FTR for sygeplejersker og sidder med i Hoved MED som repræsentant for FTF.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra møde den 10. juni 2015.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra mødet den 10. juni 2015. Referatet er tidligere udsendet via e-Dagsorden.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


3. Halvårsregnskab pr. 30. juni 2015


Resume

Sagsforløb: HovedMED

Halvårsregnskab og budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2015, fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stab og fagenheder udarbejdet halvårsregnskab og budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2015, der ud over skøn over udviklingen i budget 2015 også bruges som udgangspunkt for vurderingen af behovet for øvrige korrektioner i budget 2016.

Budgetopfølgningen viser forventede netto merudgifter på i alt 18,361 mio. kr. for hele 2015.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2015.

Sagsfremstilling

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder. Budgetopfølgningen 2 pr. 30. juni udgør også halvårsregnskabet jf. lov om kommunernes styrelse.

Budgetopfølgning 2 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

I hele 1.000

Status 30. juni 2015

Status inklusiv effekt af flerårsaftalen

Serviceudgifter

8.922

23.858

Overførselsudgifter

18.670

18.670

Finansiering

-9.231

-9.231

Total

18.361

33.297

Tidligere tillægsbevilling – PL regulering

-7.771

-7.771

Afvigelser i alt i forhold til korrigeret budget

10.590

25.526

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 18. august 2015.

En meget væsentlig del af afvigelsen på budgetopfølgningen kan henføres til flygtninge/integrationsområdet, hvor der er indregnet i alt 13,745 mio. kr. Det er vigtigt at se denne merudgift i sammenhæng med den måde bloktilskuddet til kommunerne beregnes på, da det medfører at en del af indtægterne til at dække denne udgift først kommer senere.

Vedr. flerårsaftalen er det bekymrende, at den indsat der har væres udført for at nedbringe udgifterne på området langt hen af vejen bliver ”spist” af nye sager. FL er ikke i tvivl om, at det er vigtigt, at opretholde fokus på den måde der arbejdes på området, men omvendt bør det drøftes om det fremadrettede niveau på aftalen er realistisk.

Der har fra starten af året til hele organisationen været udmeldt en generel tilbageholdenhed, således man bredt i organisationen kunne opbygge en økonomisk ”buffer”, der kan hjælpe til med finansiering af et evt. underskud i 2015. Det bør derfor overvejes om udfordringerne med at nå målet på flerårsaftalen skal føre til at organisationen bredt skal bidrage til at finansieres medudgiften fx ved en ½ pct. engangsbesparelse i bredt på serviceudgifterne.

En uddybende forklaring på afvigelserne inden for fagudvalgets politikområder fremgår af vedlagte bilag.

Der er ligeledes vedlagt et statusnotat på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med Budget 2015.

Økonomiudvalget behandlede budgetopfølgningen d. 26. august 2015:

På baggrund af den forventede overskridelse af budget 2015 indstiller Økonomiudvalget, at

  • Fagudvalgene anmodes om forslag til kompenserende besparelser inden næste møde i Økonomiudvalget den 2. september 2015
  • Hele organisationen skal fortsat udvise tilbageholdenhed

Afstemning om rets forbeholdet skal indarbejdes i budgetopfølgningen.

Halvårsregnskabet oversendes til Byrådets behandling den 2. september 2015.

Beslutning

Søren gav en uddybende orientering om halvårsregnskabet.

To ting gør sig gældende i forhold til afvigelsen på budgetopfølgningen:

  • Flygtninge/integrationsområdet
  • Flerårsaftalen

Orienteringen blev taget til efterretning.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


4. Høring af budgetforslag 2016 til 1. behandling


Resume

Sagsforløb:

I henhold til tidsplan for udarbejdelse af Budget 2016, afholdes høring af budgetforslag til 1. behandling i perioden 7. - 16. september.

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har på møderne i august måned drøftet de af administrationen foreslåede ændringer til Budget 2016.

Oversigt over disse ændringer samt de tværgående foreslag fra afdækningskataloget fremsendes til høring

Sagsfremstilling

Ifølge principper for udarbejdelse af budget 2016 udarbejder Økonomiafdelingen forslag til udvidelser og reduktioner. Disse behandles i fagudvalgene på møderne i august måned, hvor fagudvalgene skal indstille, hvilke af forslagene, der ønskes indarbejdet til 1. behandling i budgettet.

For at give et overblik over de ændringer, der foreslås indarbejdet, udarbejdes et skema for hvert politikområde, som hører under fagudvalget. Skemaet viser, hvilke ændringer der foreslås indarbejdet under hvert politikområde.

Skemaet er opbygget således, at øverste del består af rent budgettekniske tilretninger (pris og løn fremskrivning, sum over de omplaceringer, der er foretaget mellem politikområderne (udgiftsneutrale samlet set), ændringer som konsekvens af beslutninger i forbindelse med budget 2015, samt for evt. byrådsbeslutninger i første halvår af 2015 med økonomiske konsekvenser for 2016).

Herefter er opstillet forslag til udvidelser og reduktioner. Det er disse forslag, fagudvalgene har behandlet. Hvert af forslagene er beskrevet selvstændigt i det vedlagte bilag.

Fagudvalgenes indstillinger er efterfølgende behandlet i Økonomiudvalget den 26. august 2015. Hvor følgende er besluttet: De fremlagte forslag til udvidelser og reduktioner godkendt indarbejdet i basisbudget 2016.

Desuden er de tværgående foreslag fra afdækningskataloget vedlagt.

Økonomiudvalget den 26. august 2015:

De fremlagte forslag til udvidelser og reduktioner godkendt indarbejdet i basisbudget 2016.

Beslutning

Medarbejdersiden har følgende udtalelse til forslagene om afdækning;

  • Vi frygter, at arbejdsmiljøet bliver yderligere forringet og at der dermed opstår risiko for øget sygefravær.
  • Vi oplever, at der er en trykket stemning hos vores kollegaer, at der er kollegaer der er oprigtig bekymrede for at miste deres arbejde og at flere kollegaer viser tegn på usund stress.
  • Ved yderligere personalereduktion frygter vi, hvorvidt de tilbageværende medarbejdere får mulighed for at fastholde det nødvendige faglige niveau i arbejdsopgaverne og vi frygter, at der ikke er mulighed for, at der sker en faglig videreudvikling.
  • Vi har en stor bekymring for, hvorvidt organisationen kan blive ved med at leve op til politikernes krav og forventninger og vi har derfor en klar forventning om, at politikerne vil melde de kommende serviceforringelser ud til borgerne.
  • Vi har desuden en klar forventning om, at vores ledelse tilpasser de daglige arbejdsopgaver med de ressourcer, der reelt er til rådighed.
  • Medarbejderne er bekymrede for den glidning fra det kommunale til det private, der sker i kommunen pt. og vi frygter, at kommunens politikere og forvaltningen mister indflydelse i forhold til såvel den pædagogiske som den faglige retning, der allerede er sat i søen, og som er med til at sikre en fortsat god udvikling i kommunen".
  • Vi opfordrer til jævnlig dialog mellem MED udvalg og relevante politiske udvalg.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


5. Frivilligt arbejde


Resume

I forlængelse af drøftelsen på fællesmødet mellem Økonomiudvalget og Hoved MED ønskes en generel drøftelse af brug af frivillig arbejdskraft.

Sagsfremstilling

I en tid hvor kommunen fattes penge, er debatten om frivilligt arbejde blevet aktuel. Det drejer sig om det lønnede personales faglighed kontra borgere, der ønsker at hjælpe i deres lokalsamfund, samt om hvorvidt kommunen forsøger at spare penge, eller tværtimod prøver at inddrage borgerne i et aktivt medborgerskab.

Er de frivillige ”flødeskummet”, der laver det arbejde, som ellers ikke vil blive gjort, eller er de frivillige ved at overtage jobbet fra de lønnede medarbejdere? Overtager de frivillige flere og flere bløde værdier og hvad gør det ved arbejdsmiljøet for de lønnede medarbejdere, når de sidder tilbage med alle de tunge opgaver? Dette er blot nogle af de spørgsmål, der melder sig i forhold til emnet frivilligt arbejde.

Kan der lægges en ramme for, hvordan samarbejdet mellem frivillige og ansatte medarbejdere kan praktiseres til alles bedste, især borgerens bedste, og til inspiration evt. komme med gode eksempler fra praksis?

”Spilleregler for samarbejdet mellem frivillige og professionelle" er vedhæftet som bilag til inspiration.

Beslutning

Kirsten fortæller om baggrunden for, hvorfor punktet er sat på.

Efter en kort drøftelse blev udvalget enige om, at nedsætte en arbejdsgruppe, der skal udarbejde forslag til kommisoruim.

Der skal tænkes overordnet, det skal tænkes sammen med det, der der allerede findes på andre områder og ikke mindst skal det tækes sammen med "Brønderslev Kommune i samspil med borgeren".

Medarbejdere til arbejdsgruppen er:

Lene Svenningsen

Dorthea Jensen

Kirsten Tranekær

Susanne Aabenhus.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


6. Kommunale mailadresser til alle medarbejdere


Resume

Næstformanden ønsker drøftet, hvorvidt det vil være formålstjenligt, at alle medarbejdere i kommunen bliver oprettet med mailadresse.

Sagsfremstilling

Fra IT og Digitalisering foreligger følgende estimering ved gennemførelse af forslaget.

Prisen for at give alle medarbejdere mailadresse vil ligge på ca. 1. mio. kr. i licenspenge til Microsoft. Derudover skal vores servermiljø også opgraderes til, at kunne håndtere dobbelt så mange brugere end vi har i dag.

Rent administrativt, vil sådan en forøgelse også kræve nogle ressourcer, specielt i oprettelsen, hvor vi forventer - der nok skal bruges ca. 1 måned fuldtidsressourcer til formålet.

Beslutning

Medarbejdersiden synes det er en god idé, men anerkender, at økonomien er en væsentlig faktor.

Søren orienterer, at ingen af nabokommunerne har mailadresser til alle medarbejdere og gør samtidig opmærksom på, at alle informationer kommer ud via hjememsiden og Facebook.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


7. Orientering om ændringer i MED-struktur som følge af lukning af institutioner


Resume

MED-strukturen er tilrettet som følge af lukning af institutioner pr. 1. august 2015.

Sagsfremstilling

Agersted Skole, Serritslev Skole og Børnehaven Rømersvej lukkede pr. 1. august 2015. Fra samme tidspunkt udløb driftsoverenskomsten med Hjallerup Børnehave.

Derudover har Ny børnehave i Brønderslev by (Jyllandsgade og Midgaard) skiftet navn til Galaksen.

Som følge af ændringerne er bilag 1-1b konsekvensrettet.

Indstilling
at Hovedudvalget tager orienteringen til efterretning.
Beslutning

Tage til efterretning.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


8. Orientering om stress strategi


Resume

Sagsforløb: FL, HovedMED

HovedMED orienteres om stressstrategien, som er godkendt af Forretningsledelsen den 25. august 2015. HR anbefaler, at strategien efterfølgende sendes til ledere, TR og AMR, og at der nedsættes en sparringsgruppe med henblik på at justere retningslinjerne.

Der vil på mødet blive omdelt pixiudgaver af strategien.

Sagsfremstilling

Brønderslev Kommune har sat fokus på fravær/nærvær og har i foråret 2015 gennemført temadage for alle ledere samt AMR/TR. Her blev det klart, at stressproblematikken fylder meget i forhold til at håndtere og arbejde med at nedbringe sygefravær, idet sygemeldinger er en udfordring for den enkelte, for arbejdspladsen og for borgeren. Der blev derfor udtrykt ønske om, at der udarbejdes en strategi med fokus på et fælles sprog og forståelse omkring stress.

Mål med strategien:

At skabe og udbrede et fælles sprog og en fælles tilgang til stress på alle arbejdspladser, fordi det giver mulighed for at skelne imellem, hvornår stress skal tages seriøst, og hvornår stress blot er et udtryk for et sundt, men travlt arbejdsliv.

Fælles sprog om stress:

Stress er en naturlig biologisk reaktion, der kan opstå, når vi oplever en udfordrende situation, hvor vi mister kontrollen. Stressen sætter vores krop i alarmberedskab, skærper sanserne og gør os i stand til at handle hurtigt. Stress er ikke en sygdom. En kortvarig stress er en sund reaktion, der kan redde os ud af farlige situationer eller gøre os i stand til at klare et stort arbejdspres.

En længerevarende udsættelse for stress kan være skadelig for helbredet og opstår, hvis den enkelte ikke kan se, hvordan vedkommende kan genvinde kontrollen

Et fælles ansvar:

Vi har som arbejdsplads et fælles ansvar for at sikre, at medarbejdere ikke bliver ramt af usund stress. Lederen har et ansvar for at sætte rammerne for arbejdet og for at arbejde med relationerne på arbejdspladsen.

Medarbejderne har et ansvar for at henvende sig til lederen, hvis de er bekymret for sig selv eller for en kollega i relation til usund stress. Lederen kan invitere til en forebyggende omsorgssamtale med medarbejderen med henblik på konkrete aftaler, som kan forebygge en sygemelding.

Den enkelte medarbejder har generelt et ansvar for at tage vare på sin egen sundhed. Det gælder også den psykologiske robusthed, det vil sige evnen til at tackle belastninger.

Praktisk:

I strategien er forskellige modeller og værktøjer til at understøtte forståelsen af stress.

Indstilling

Forretningsledelsen, 25. august 2015, pkt. 8:

Godkendt.

Thomas Jepsen og Jens Davidsen var fraværende.

Supplerende sagsfremstilling til Hovedudvalgets møde den 11. september 2015:

HR foreslår:

at HovedMED orienteres om stress-strategien.
at stress-strategien sendes til ledere, TR og AMR med henblik på drøftelse på arbejdspladsen i forhold til at få skabt et fælles sprog om stress. Der vil desuden blive distribueret pixi-udgaver til lederne til omdeling blandt medarbejderne.
at HovedMED nedsætter en arbejdsgruppe med henblik på at revidere retningslinjerne for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i relation til arbejdsbetinget stress, jævnfør aftale om trivsel og sundhed på arbejdspladserne § 9. Arbejdsgruppen består af 4 medarbejderrepræsentanter fra HovedMED samt kommunaldirektøren og leder af Personaleafdelingen som ledelsesrepræsentanter. HR er tovholder for arbejdsgruppen.
Beslutning

Jens Chr. indroducerede pixiudgaven af "Stress en fælles forståelse".

Den "færdige" stress-strategi blev efterspurgt. Den skulle have været vedlagt punktet som bilag, men er efter mødet sendt ud til udvalget.

Under Hoved MED skal der nedsættes en arbejdsgruppe med henblik på at revidere retningslinjerne. Medarbejdersidens repræsentanter består af:

  • Lena Skjødsholm
  • Jon Miller
  • Marianne Heilskov Hansen
  • Louise Malinovski
  • Susanne Aabenhus

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


9. Årsrapport 2014 - arbejdsskader


Resume

Til orientering.

Sagsfremstilling

Contea har udarbejdet årsrapport for 2014 for arbejdsulykker i Brønderslev Kommune.

Brønderslev Kommune skiller sig ikke ud set i forhold til andre kommuner med de skader, der har været anmeldt. Det er hovedsaligt tale om skader, som direkte relaterer sig til arbejdet med personer. Disse skader er stort set umulige at undgå, når der arbejdes så meget med borgerkontakt.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


10. Udpegning af medlemmer til Feriefondens Bestyrelse


Resume

Hoved MED bedes godkende de 2 personer, som Fag MED Administrationen indstiller til Feriefondens bestyrelse.

Navnene vil foreligge på mødet.

Sagsfremstilling

Formanden for Feriefondens bestyrelsen har sendt en mail ud til alle medarbejdere inden for Fag MED Administrationen, som har haft mulighed for at tilkendegive, såfremt man ønsker at komme i betragtning en af til to ledige bestyrelsespladser.

Fristen for tilkendegivelse har været den 3. september 2015.

På Fag MED Administrationens møde den 7. september 2015 indstiller udvalget 2 personer til Hoved MED, som træffer den endelige beslutning.

Beslutning

Fag MED Administrationen har indstillet følgende til Feriefondens bestyrelse:

  • Jesper Sand - Økonomi
  • Ulla Christensen - Borgerservice

Hoved MED tog Fag MED Administrationens indstilling til efterretning.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


11. Evaluering af Arbejdsmiljødagene den 25. og 26. marts 2015


Resume

Evaluering af Arbejdsmiljødagene

Sagsfremstilling

Hoved MED bedes evaluere Arbejdsmiljødagene, der blev afholdt den 25. og 26. marts 2015.

Beslutning

Der er et ønske om, at Arbejdsmiljødagene bliver kombineret mere nærværende workshops. Hoved MED foreslår en sparingsgruppe, som vil komme med forslag til, hvad der menes med nærværende workshops.

Sparingsgruppen består af:

  • Rita Nielsen
  • Jon Miller
  • Marianne Heilskov Hansen
  • Per Kronborg Christensen

HR-afdelingen indkalder sparingsgruppen.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


12. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Afvikling og optælling af seniordage
Beslutning

Ad. 1)

Pr. 1. januar 2016 afvikles og optælles seniordage på samme måde som ferie.

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


13. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal informeres om


Resume

Udvælgelse af punkter til information.

Sagsfremstilling

Hoved anmodes om at udvælge punkter fra dagens møde, der skal informeres om.

Beslutning

Pkt. 3 - Halvårsregnskab pr. 30. juni 2015

Pkt. 4 - Høring af budget forslag 2016 til 1. behandling

Pkt. 5 - Frivilligt arbejde

Pkt. 8 - Orientering om stress stategi

Fraværende: Thomas Jepsen, Lene Faber og Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen

Opdateret 16. september 2015
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye