10. december 2015

Hoved MED - Referat

Dato: 10. december 2015
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 12:30


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Ingen bemærkninger

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra møde den 11. september 2015.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra mødet den 11. september 2015. Referatet er tidligere udsendet via e-Dagsorden.

Beslutning

Godkendt

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Til toppen


3. Budgetopfølgning 3 - 2015


Resume

Sagsforløb: Hoved MED

Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2015, fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stab og fagenheder udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2015, der ud over skøn over udviklingen i budget 2015 også bruges som udgangspunkt for vurderingen af behovet for øvrige korrektioner i budget 2016.

Budgetopfølgningen viser forventede mindre udgift på i alt -1,1 mio. kr. for hele 2015. Indkluderes effekten af flerårsaftalen forventes et merforbrug på 16,7 mio. kr.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2015

Budgetopfølgning 3:

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Budgetopfølgning 3 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

I hele 1.000

Status

Serviceudgifter

6.892

Overførselsudgifter

20.137

Finansiering

-9.997

Total

Tidligere tillægsbevilling - pl regulering

Kompenserende besparelser besluttet i Byrådet den 2. september 2015

Anlægspulje til bygningsvedligeholdelse - fastfryses

Afvigelser i alt i forhold til korrigeret budget

17.032

-7.771

-5.467

-4.900

-1.106

Inkluderes effekten af fleraftalen viser Budgetopfølgning 3 følgende budgetafvigelser:

I hele 1.000

Status inklusiv effekt af flerårsaftalen

Serviceudgifter

24.712

Overførselsudgifter

20.137

Finansiering

-9.997

Total

Tidligere tillægsbevilling - pl regulering

Kompenserende besparelser besluttet i Byrådet den 2. september 2015

Anlægspulje til bygningsvedligeholdelse - fastfryses

Afvigelser i alt i forhold til korrigeret budget

34.852

-7.771

-5.467

-4.900

16.714

Personale

Ingen.

Indstilling

Forretningsledelsen, 27. oktober 2015, pkt. 5:

Forretningsledelsen bemærker, at den samlede budgetopfølgning overordnet set ligger på niveau med halvårsregnskabet. Forretningsledelsen er bekymret over, at udgifterne på flerårsaftalens område udvikler sig i den forkerte retning. Udgifterne på dette område ligger således yderligere 2,9 mio. kr. over niveauet fra sidste budgetopfølgning.

Forretningsledelsen vil derfor hurtigst muligt tage skridt til at få iværksat arbejdet med at revurdere flerårsaftalen, som det er aftalt i budgetforliget for budget 2016.

Budgetopfølgningen tages i øvrigt til efterretning og det anbefales at der gives bevillinger i forhold til budgetopfølgningen.

Fritids- og Kulturudvalget , 29. oktober 2015, pkt. 4:

Til efterretning.

Lars Bisgaard var fraværende.

Ældreomsorgsudvalget, 29. oktober 2015, pkt. 6:

Til efterretning

Ole Bruun var fraværende.

Beskæftigelsesudvalget, 2. november 2015, pkt. 3:

Taget til efterretning.

Flerårsaftalen - der laves aftale med PWC om gennemgang af alle § 107 sagerne + de 25 dyreste § 85 sager.

Teknik- og Miljøudvalget, 2. november 2015, pkt. 3:

Teknik- og Miljøudvalget indstiller forslag til kompenserende besparelser godkendt. Notat vedr. indtægter på byggesagsgebyrer medsendes sagen.

Ole Bruun deltog var fraværende.

Børne- og Skoleudvalget, 3. november 2015, pkt. 4:

Til efterretning.

Lars Bisgaard var fraværende.

Social- og Sundhedsudvalget, 4. november 2015, pkt. 3:

Til efterretning.

Udvalget ønsker fremover forelagt et notat om den kvartalsmæssige status for flerårsaftalen.

Økonomiudvalget, 11. november 2015, pkt. 4:

Forretningsledelsens anbefaling indstilles godkendt.

Der rettes henvendelse til centralt hold vedr. uhensigtsmæssighederne i fastsættelseskriterierne for gebyropkrævning for byggesagsbehandling.

Henning Jørgensen var fraværende.

Byrådet, 18. november 2015, pkt. 5:

Økonomiudvalgets indstilling godkendt.

Fraværende:
Ole Bruun (Helle Jørlev mødt)
Lene Hansen
Bettina Nielsen
Svend Erik Trudslev (Jan Thaibert mødt)
Knud L. Pedersen (Klaus R. Klæstrup mødt)

Fag MED Administrationen, 25. november 2015, pkt. 4

Søren gav en orientering.

Niveauet for 3. budgetopfølgning er nogenlunde samme som for halvårsregnskabet.

Udfordringen er stadig flerårsaftalen på psykiatri- og handicapområdet. På mødet i januar skal Byrådet præsenteres for et forslag til, hvordan man arbejder med flerårsaftalen.

Punktet taget til efterretning.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Fag MED Sundhed og Velfærd, 25. november 2015, pkt. 3

Formanden orienterede om udfordringerne ved flerårsaftalen.

Fag MED for Sundhed og Velfærd er ligesom FL bekymret for udgifterne for flerårsaftalen.

De sender signaler om:

  1. De aktiviteter der igangsættes ift. besparelser på flerårsaftalen, tager lang tid at køre igennem, før der ses en effekt. På spørgsmål fra medarbejderne oplyste formanden, at der ikke områder, som kan siges at være ansvarlige for budgetoverskridelsen på flerårsaftalen. Fagområdet skal fortsætte det gode arbejde med at lykkes i opgaveløsningen.
  2. Fag MED for Sundhed og Velfærd vil fortsat gerne høre om de gode ideer fra medarbejdersiden i forhold til at reducere udgifter, udføre opgaver så de er smartere og/eller billigere ude på gulvet.

Fraværende: Ellen Lykke

Fag MED Teknik og Miljø, 26. november 2015, pkt. 3

Taget til efterretning.

Fraværende: Dorthea Jensen, Per Kronborg Christensen, Anne Mette Madsen ,Connie Borkhardt og Søren Steensen mødte i stedet for Thomas Jepsen.

Fag MED Børn og Kultur, 26. november 2015, pkt. 4

Henning gav en orientering i forhold til konsekvenser på de enkelte områder indenfor Børn og Kultur.

Niveauet for 3. budgetopfølgning er nogenlunde samme som for halvårsregnskabet.

Medarbejdersiden i udvalget bakker op om, at Forretningsledelsen hurtigst mulig tager skridt til at få iværksat arbejdet med at revurdere flerårsaftalen.

Fraværende: Gerda Nielsen, Merete Høier Andreasen og Lasse Jørgensen mødte for Jon Miller.

Beslutning

Formanden orienterer.

Niveauet for 3. budgetopfølgning er samme som for halvårsregnskabet.

Udfordringen er flerårsaftalen på Psykiatri- og Handicapområdet. I januar 2016 skal der præsenteres et forslag til, hvordan flerårsaftalen kan tilpasses til den faktiske situation

Hovedudvalget støtter op om revurdering af flerårsaftalen.

Medarbejderrepræsentanterne opfordrer til at man fra politisk side overvejer, at en finansieringsmulighed også kunne være en langsommere opfyldelse af målsætningen omkring kassebeholdningens størrelse. Herved ville man kunne undgå at anvende reduktion i medarbejderstaben, som finansieringskilde.

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Bilag

Til toppen


4. Revidering af Retningslinjer og procedure for løntilskud og seniorjob


Resume

Sagsforløb: FL/HOVED-Med

Hoved MED bedes godkende forslåede ændringer

Som del af den nye beskæftigelsesreform (pr. 1 januar 2015), er der vedtaget en række justeringer i forhold til Løntilskudsområdet. Samtidig har behovet for løntilskuds- og seniorjobstillinger ændret sig.

Derfor er der behov for at justere de vedtagne retningslinjer og procedure for hhv. løntilskud og seniorjob.

Sagsfremstilling

Som del af den nye beskæftigelsesreform (pr. 1. januar 2015), er der vedtaget en række justeringer i forhold til løntilskudsområdet:

a) Kvote- og sanktionssystemet for offentlige løntilskud afskaffes.

b) Løntilskudssatsen til offentlige arbejdsgivere reduceres.

c) Løn- og timetalsberegning for offentlige løntilskud er forenklet, så der eksisterer 1 fast timeløn på 121,47 kr. pr. time (For målgrupperne i Bekendtgørelse af lov om en aktiv beskæftigelsesindsats §2, nr. 1-3, 5 og 11-14 i offentlig løntilskud).

d) Varigheden af en ansættelse med løntilskud ændres. Eks. kan dagpengemodtagere modtage tilbud om ansættelse i offentligt løntilskud i op til 4. måneder.

e) Der indføres en seks måneders karensperiode for offentlige løntilskud.

Disse justeringer har betydning for de vedtagene retningslinjer for løntilskudsansættelser (og seniorjob) (Retningslinjer for løntilskud er vedtaget af Hoved MED i marts 2012, og tilføjelsen omkring Seniorjob i november 2012) og dertilhørende procedure i Brønderslev Kommune. Derudover er efterspørgslen til løntilskudsjob minimeret.

I forhold til punkt a) betyder det, at vi ikke længere skal oprette et bestemt antal løntilskudsstillinger. Der er dog stadigvæk en forventning om at stille arbejdspladser til rådighed, i det omfang det er muligt, for at hjælpe borgeren ud i job igen.

Det er ikke et krav, at vi har offentliggjort vores løntilskudsstillinger. Valget om et offentligt løntilskudskatalog opstod på baggrund af budgetaftale 2010, hvor man ønskede at imødekomme de forhøjede aktiveringsprocenter med løntilskudsjob.

Behovet for løntilskudsstillinger har sidenhen ændret sig. I tabel 1 ses udviklingen i antal oprettede løntilskud eller seniorjob i Brønderslev Kommune, hvor der er en nedgående udvikling.

Tabel 1: Antal oprettede Løntilskud eller Seniorjob 2012-2015

ÅR

TYPE

2012

2013

2014

1KV. af 2015

Løntilskud

94

53

52

4

Seniorjob

5

35

--*

--*

Hensigten med løntilskudskataloget var ligeledes at stillingsbeskrivelserne løbende blev opdateret. Dog er der mange løntilskudsstillinger, der ikke er opdateret, da det ikke længere er relevant med personer i løntilskud. På baggrund af dette, er løntilskudskataloget taget af kommunens hjemmeside pr. medio marts, for ikke at vildlede eventuelle ansøgere.

*Årsagen til der ikke var nogen seniorjobbere i 2014 og 1. kvartal 2015, er, at personer der opbruger retten til dagpenge fra den 6. januar 2014 til og med den 3. juli 2016, har ret til arbejdsmarkedsydelse i op til 15 måneder. Derfor har der ikke været nogen ansøgere i denne periode.

Der er dog en forventning om at antal seniorjob-ansøgere vil stige efter 2. kvartal 2015, da de første personer ender deres ret til arbejdsmarkedsydelse.

I forhold til den forventede stigning i antal seniorjob-ansøgere, har Personalekonsulenterne, som varetager ansøgningerne, behov for en liste over, hvilke arbejdspladser i organisationen, der kunne være interesserede i ansøgninger fra en seniorjobber. Personaleafdelingen ajourfører listen med tilkendegivelse af mulige seniorjob/løntilskud arbejdspladser.

Selv om løntilskudssatsen reduceres (punkt b), har det ikke nogen økonomiske konsekvenser for arbejdspladsen/arbejdsgiveren, da merudgiften afholdes af Beskæftigelsesområdet som en serviceudgift.

Sagen sættes på Hoved-MED, hvor Personaleafdelingen indstiller at Hoved-MED godkender:

  • At stillingskataloget ikke længere er offentligt, men derimod udgør en liste over arbejdspladser, der er interesserede i seniorjobbere/løntilskudspersoner, som er til rådighed for Personalekonsulenterne.
  • At procedurebeskrivelse tilrettes, således at stillingsindhold i for seniorjob godkendes af TR via godkendelsesblanket, når stillingen oprettes. For løntilskud godkender TR via blanket AB 201. (Se bilag)
Indstilling

Forretningsledelsen, 16. juni 2015, pkt. 11:

Økonomiske konsekvenser for de arbejdspladser der fremover ansætter medarbejdere i løntilskud og seniorjobs skal vurderes, inden sagen behandles igen.

Jens er ansvarlig.

Forretningsledelsen, 11. august 2015, pkt. 10:

Udsat.

Forretningsledelsen, 25. august 2015, pkt. 7:

Ændringer af retningslinier og procedurer godkendt.

Økonomien for den enkelte institution ændres ikke, men det får konsekvenser for Beskæftigelsesområdets budget.

Thomas Jepsen og Jens Davidsen var fraværende.

Beslutning

Formanden orienterer, punktet godkendt med ros til HR.

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Bilag

Til toppen


5. Ændring af MED-struktur, Ældreområdet


Resume

Sagsforløb: Fag MED Sundhed og Velfærd - Hoved MED.

Ældreområdet er pr. 1. oktober 2015 blevet omstruktureret. Fag MED Sundhed og Velfærd skal drøfte forslaget til ændring af MED-strukturen. Forslaget skal efterfølgende godkendes af Hoved MED.

Sagsfremstilling

Ældreområdet er pr. 1. oktober 2015 blevet omstruktureret, således at området nu er opdelt i 4 kommunedækkende søjler: Aktivitetsområdet, Frit Valgs området, Hjemmesygeplejen, Plejecenterområdet.

Det fremgår af MED-aftalen § 3, stk. 3, at MED-strukturen skal følge ledelsesstrukturen. Det fremgår desuden, at Hoved MED ved enighed kan godkende oprettelse og nedlæggelse af udvalg, arbejdsmiljøgrupper og antal arbejdsmiljørepræsentanter indenfor den struktur og de principper, der er beskrevet i aftalen. Forud for godkendelse i Hoved MED skal forslaget til ændring af MED-strukturen behandles lokalt, i Fag MED og drøftes med de berørte faglige organisationer.

Forslaget til ny MED-struktur er drøftet med de to fællestillidsrepræsentanter fra FOA og DSR. Derudover er forslaget drøftet med FOA og DSR.

FOA tilsluttede sig forslaget. FOA ønskede dog, at der på Plejecenterområdet formaliseres møder mellem TR, AMR og leder (trio-møder), således at der også sker lokale drøftelser.

DSR tilsluttede sig forslaget for Plejecenterområdet, hvis der holdes trio-møder på alle plejecentre. For Hjemmesygeplejen ønskede DSR to arbejdsmiljørepræsentanter. Kommunen afviste dette.

For så vidt angår MED-strukturen foreslår Personaleafdelingen følgende struktur:

Arbejdsmiljøgrupper for:

MED-organisation på det lokale niveau

Aktivitetsområdet

1 leder

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

1 personalemøde med MED-status

Frit valg området

1 leder

2 arbejdsmiljørepræsentanter

1 arbejdsmiljøgruppe

1 lokaludvalg

Hjemmesygeplejen

1 leder

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

1 lokaludvalg

Plejecenterområdet

1 leder

7 arbejdsmiljørepræsentanter

1 arbejdsmiljøgruppe

1 lokaludvalg

Derudover afholdes der løbende trio-møder mellem leder, TR og AMR på hvert plejecenter.

Indstilling

Fag MED Sundhed og Velfærd drøfter forslaget til ændret MED-struktur, og at Hoved MED efterfølgende godkender forslaget.

Fag MED for Sundhed og Velfærd, 25. november 2015, pkt. 6:

MED Sundhed og Velfærd drøftede det forelagte forslag, og der var enighed om organiseringen indenfor Aktivitetsområdet, Frit-valg området og Plejecenterområdet. Det præciseres, at der for Frit-valg området skal udarbejdes vilkårsaftaler for AMR.

Med hensyn til Hjemmesygeplejen fastholdt ledelsen det fremlagte forslag med 1 AMR, mens der fra B-siden blev udtrykt ønske om 2 AMR. Sagen afgøres i HovedMED.

Fraværende: Ellen Lykke

Beslutning

Formanden orienterer og punktet drøftes.

MED-strukturen for Aktivitetsområdet, Fritvalgsområdet og Plejecenterområdet blev godkendt.

Der kan ikke opnås enighed om antallet af AMR'er i Hjemmesygeplejen. Det blev aftalt at isolere uenigheden til Hjemmesygeplejen.

MED-strukturen for Hjemmesygeplejen blev ikke godkendt.

Det blev aftalt, at en AMR fra et af de andre områder dækker Hjemmesygeplejen, indtil der er opnået enighed om MED-strukturen for Hjemmesygeplejen.

Hovedudvalget anmoder parterne om hjælp til at løse uoverensstemmelsen, jævnfør rammeaftalen § 9, stk. 2 og § 22.

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Til toppen


6. Vederlagsfri MED-klippekortmoduler


Resume

Hoved MED bedes tage stilling til om Brønderslev Kommune ønsker at tage imod tilbuddet om vederlagsfri MED-klipekortmodul fra PUF.

Sagsfremstilling

PUF - Parternes Uddannelsesfællesskab tilbyder kommuner og regioner afholdelse af i alt 125 vederlagsfri MED-klippekortmoduler med ét af følgende temaer:

  • Det gode MED-samarbejde
  • MED og arbejdsmiljø
  • MED-udvalgets opgaver ved forandring

Tildeling af de 125 MED-klippekortmoduler sker efter først-til-mølle-princippet, dog således, at hver kommune og region frem til den 1. januar 2016 max. kan rekvirere ét MED-klippekortmodl. Herefter er der fri adgang til at rekvirerer uddannelsesdagene. Det er PUF's ambition med tilbuddet at understøtte det gode MED-samarbejde og at styrke MED-udvalgene i kommuner og regioner i deres arbejde med såvel arbejdsmiljø som forandring.

MED-klippekortmoduler kan bestå af hele MED-udvalgt, dele af MED-udvalg og for enkeltpersoner, men der kan max. være 22 pr. hold.

HR-afdelingen foreslår, at det vederlagsfri MED-klippekortmodul tildeles Hoved MED, hvor temaet er "Det gode MED-samarbejde". Dette tænkes med henblik på at udvikle det fremtidige MED-samarbejde. Herunder kunne der evt. gøres brug af KL og Forhandlingsfællesskabets invitation i forhold til at iværksætte forsøg på MED-området og samtidig udvikle det tværkommunale samarbejde mellem Hjørring, Frederikshavn og Brønderslev.

Beslutning

Der orienteres og et samlet udvalg godkender forslaget, således der søges om en temadag til Hovedudvalget, med emnet - Det gode MED-samarbejde.

Dagen tilrettelægges i et samarbejde med deltagere fra Hovedudvalget. - HR søger om dagen

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Bilag

Til toppen


7. Evaluering af MED-grunduddannelse 2016


Resume

Den ny MED-grunduddannelse er nu i gang i Brønderslev Kommune. Der har været afholdt 3 hold. Der er vedlagt evaluering af MED-grunduddannelsen til orientering.

Sagsfremstilling

Den ny MED-grunduddannelse er blevet taget rigtig godt imod ved Brønderslev Kommune. Ifølge evalueringere, både mundtligt og skriftligt, er det blevet synligt, at der er nogle udfordringer, når medarbejderne/lederne kommer hjem fra uddannelsen og skal "rigtig i gang". Her tænkes bl.a. på medindflydelse/medbestemmelse, roller og ansvar i MED m.m.

Beslutning

Taget til efterretning

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Bilag

Til toppen


8. Årshjul 2016


Resume

Forslag til datoer for møder i MED-organisationen i 2016 samt forslag til årshjul med obligatioriske punkter, som Hoved MED skal behandle i løbet af året. Forslagene er til drøftelse og godkendelse.

Sagsfremstilling

HR-afdelingen har udarbejdet forslag til datoer for MED-organisationen i 2016.

Når tidsplan for budget 2017 er udarbejdet, fastsættes datoer for møderne i henholdsvis juni og september måned 2016 og der indkaldes til MED-møder via outlook.

HR-afdelingen har samtidig udarbejdet årshjul med de obligatoriske punkter, som Hoved MED skal behandle i løbet af året.

Når årshjulene er godkendt, vil de blive tilgængelige på hjemmesiden.

Indstilling

Fag MED for Administrationen, 25. november 2015, pkt. 2:

Beslutning

Datoer og faste punkter i årshjul godkendt.

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Bilag

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Status på arbejdet med stress-retningslinje
Beslutning

Status på Stress retningslinje :

Jens Chr. orienterer, Gruppen indkaldt til en møderække og der forventes at der er udarbejdet nyt forslag til en retningslinje til mødet i Hovedudvalgsmødet i marts 2016.

Fravær Nærvær Projektet:

Jens Chr. orienterer, de nyeste tal på sygefravær - oktober 2014 var sygefraværet i hele kommunen på 5,41 % I oktober 2015 var tallet ned på 4;60 % - november 2014 var sygefraværet 6,65 i hele kommunen i november 2015 var tallet nede på 5,67 % hvilket betyder den gode udvikling holder, Sygefraværet i Brønderslev Kommune er faldet med 15 % det sidste år.

Susanne Åbenhus orienterer om arbejdsgruppen med de lokale akutmidler - Lene Svenningsen er kommet med i gruppen i stedet for Jette Fjeldgaard.

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Til toppen


10. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal informeres om


Resume

Udvælgelse af punkter til information.

Sagsfremstilling

Hoved anmodes om at udvælge punkter fra dagens møde, der skal informeres om.

Beslutning

Pkt. 5.

Pkt. 6.

Pkt. 9.

Fraværende på mødet: Thomas Jepsen, Lene Faber og Lena Skjødsholm.

Til toppen

Opdateret 14. december 2015
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye