12. juni 2013

Hoved MED - Referat

Dato: 12. juni 2013
Lokale: Byrådssalen
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet 19. april 2013.

Sagsfremstilling

Hovedudvalget anmodes om at godkende referat fra mødet 19. april 2013.

Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet godkendt

Fraværende på mødet var: Søren Steensen og Henrik Aarup.

Til toppen


2. Budgetopfølgning 1 2013


Resume

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2013.

Budgetopfølgningen udviser forventede nettomerudgifter på i alt 4,813 mio. kr. for hele 2013 i Brønderslev Kommune, hvoraf de 4,137 mio. kr. vedrører serviceudgifterne.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt status på initiativer vedr. Budget 2013 pr. 30. april 2013

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2013. Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Budgetopfølgning 1 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

Serviceudgifter 4.137.000
Overførselsudgifter 2.627.000
Finansiering -1.951.000
Netto 4.813.000

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det betyder, at fagudvalgene på områder, hvor udgifterne skrider, har en forpligtelse til at anvise finansiering af ikke budgetterede merudgifter inden for fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser inden for udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisere forslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

En uddybende forklaring på afvigelserne inden for fagudvalgets politikområder fremgår af vedlagte bilag.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen den 30. april 2013:

Forretningsledelsen tager budgetopfølgningen til efterretning og anbefaler samtidig, at der ikke på nuværende tidspunkt gennemføres kompenserende besparelser.

Årsagen hertil er, at der ikke er indregnet mindreudgifter på ældreområdet, selv om regnskabsresultatet for 2012 viste betydelige mindreudgifter, ligesom det forventes at økonomiudvalgets merforbrug kan holdes indenfor rammen. Endeligt er der ikke medtaget evt. mindreudgifter pga. lockouten på folkeskoleområdet.

Forretningsledelsen understreger samtidig, at det bliver nødvendigt med en stram styring i resten af 2013, hvis budgettet skal holdes, ligesom der ses med stor alvor på den forsatte udgiftsstigning på Børne- og ungeområdet.

Stabschefen for Økonomi, Personale og IT foreslår, at Byrådet behandler budgetopfølgningen.

Social- og Sundhedsudvalget den 30. april 2013:

Til efterretning.

Karl Emil Nielsen var fraværende.

Ældreomsorgsudvalget den 2. maj 2013:

Til efterretning.

Beskæftigelsesudvalget den 6. maj 2013:

Taget til efterretning.

Miljø- og Teknikudvalget den 7. maj 2013:

Til efterretning.

Udvalget indstiller at der tages stilling til finansieringen af ekstraregningen på 1.424.559 kr. på vejbidragsområdet i forbindelse med budget 2014.

Børne- og Skoleudvalget den 7. maj 2013:

Udvalget ønsker ikke p.t. at pege på kompenserende besparelser og tager budgetopfølgningen til efterretning.

Fritids- og Kulturudvalget den 16. maj 2013:

Til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 15-05-2013

Forretningsledelsens anbefaling indstilles godkendt.

Beslutning i Byrådet den 22-05-2013

Økonomiudvalgets indstilling godkendt.

Fraværende:

Ole Bruun (Kurt Kristensen mødt)

Adnan Jedon (Bo Larsen mødt)

Beslutning

Jens Davidsen orientere på mødet om et merforbrug på ca. 5 mill. kr. på serviceområdet.

Der er også områder hvor budgettet går den anden vej, det betyder at samlet set så holder budgettet nok når vi kommer til årets slutning. Sådan ser status ud for nuværende.

Fraværende på mødet var: Henrik Aarup og Søren Steensen

Bilag

Til toppen


3. Høring af afdækningskatalog i MED-Hovedudvalget


Resume

Forslag til afdækningskatalog til Budget 2014 fremsendes til høring i udvalget

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget vedtog på møde d. 13. februar 2013 de overordnede principper, herunder størrelsen af afdækningsforslag til Budget 2014. Økonomiudvalget besluttede følgende:

  • Der igangsættes allerede i januar/februar udarbejdelse af afdækningskatalog, således at kommunens samlede afdækningskatalog foreligger inden sommerferien

  • Økonomiudvalget udmelder allerede nu, at der arbejdes med en rammereduktion af de enkelte udvalgs områder på 2%. For at sikre et politisk spillerum, skal afdækningskatalogerne være større end besparelsesrammerne, hvorfor der skal findes forslag for 4%, og heraf skal minimum 3% kunne realiseres i 2014.

  • Høring af afdækningskataloger i MED-organisationen, bestyrelser, råd m.v. foretages i juni måned i stedet for som tidligere i august.

Samlet set indebærer beslutningen følgende krav til besparelser og afdækningskataloger fordelt på udvalg:

Afdækning pr. udvalg i 1.000 kr. 4% 2%
Økonomiudvalget (excl. energi) 9.619 4.809
Børne- og Skoleudvalget 21.936 10.968
Fritids- og Kulturudvalget 2.282 1.141
Beskæftigelsesudvalget 50 25
Ældreomsorgsudvalget 10.116 5.058
Social- og Sundhedsudvalget 7.818 3.909
Miljø- og Teknikudvalget 2.801 1.401
Indlagt sparekrav til digitalisering og velfærdsteknologi 2.036
I alt 54.622 29.347

I budget 2013 blev det besluttet at indarbejde en besparelse på digitalisering og velfærdsteknologi som gradvist skal indfases. Dette betyder at der årligt er indlagt øgede sparekrav på godt 2 mio. kr. og vel at mærke krav der ikke er udmøntet endnu. Da Økonomiudvalget i sine styringsprincipper har besluttet, at budgetterne skal ses i et flerårigt perspektiv, er det besluttet, at de områder som forlods har fået indlagt sparekrav på digitalisering og velfærdsteknologi får nedskrevet deres sparekrav og afdækningskrav med de allerede indarbejdede sparekrav. Dette er indarbejdet i ovenstående besparelses- og afdækningskrav. Endvidere er energiområdet udtaget af besparelseskravet og besparelser på dette område vil i stedet blive håndteret direkte i forbindelse med ESCO-projektet.

Da de enkelte fag-MED drøftelse de konkrete forslag på hver deres områder, bedes Hovedudvalget have fokus på de tværgående forslag til afdækninger.

Beslutning

Medarbejdersiden ønsker en drøftelse af afdækninger ift. Børn og Kultur området.

Medarbejdersiden syntes der er rigtig mange punkter i afdækningskataloget der har med Børn og Kultur området at gøre, dette undre meget da man ud fra budgettet ikke kan se der er afsat midler til den nye folkeskolereform samt lærelønsproblematikken.

Ligeledes kan medarbejdersiden kun få øje på punkter i afdækningskataloget hvor det er stillinger der er i spil.

Henning Risager udtaler på mødet, at det har været rigtig svært at afdække da man jo godt kendte til oventstående problematik, men man har været nød til at afdække ift. de vilkår der var på gældende tidspunkt. Der er stadig så mange uafklarede udefrakommende faktorer som spiller ind.

Da disse stadig er ukendte må vi tage den med ro og se hvad der kommer, før vi har bud på hvad der sker, kan vi ikke gøre noget.

Det er sikkert, vi kan ikke gennemfører en ny reform uden ressourcer, men for nuværende kan vi ikke gøre noget.

Det er besluttet at lockout pengene bruges på området.

Fraværende på mødet var: Henrik Aarup og Søren Steensen

Bilag

Til toppen


4. Valg af nyt medlem til feriefondens bestyrelse


Resume

I henhold til feriefondens vedtægter skal der afholdes valg til feriefondens bestyrelse.

§3 Fondens bestyrelse

Bestyrelsen består af 7 medlemmer. Valg til bestyrelsen skal ske hvert tredje år i maj. md. genvalg kan ske.

stk. 2.

Bestyrelsesmedlemmer vælges blandt virksomhedens ansatte efter indstilling fra Hovedsamarbejdsudvalget.

Ansatte i virksomhedens personaleafdeling og ansatte som repræsenterer ledelsen kan ikke udgøre flertal i bestyrelsen.

Sagsfremstilling

Hovedudvalget bedes indstille ansatte til feriefondens bestyrelse.

Beslutning

Det er på formødet besluttet af en enig medarbejderside at den nuværende bestyrelse fortsætter, da alle i bestyrelsen ønsker genvalg.

Jon Miller oplyser endvidere at der er konstituerende bestyrelsesmøde i morgen, hvor et af punkterne på dagsordenen er revision af vedtægterne.

Medarbejdersiden har endvidere et ønske om at det fremgår af vedtægterne hvilke områder der skal være repræsenteret i bestyrelsen fremadrettet.

Fraværende på mødet var: Henrik Aarup og Søren Steensen

Bilag

Til toppen


5. Feriefondens regnskab - herunder orientering om nye tiltag


Resume

Feriefondens regnskab for 2012 fremsendes som vedhæftet bilag.

Sagsfremstilling

Godkendelse af regnskab.

samt orientering om nye tiltag.

Beslutning

Regnskab drøftet og godkendt.

Jon Miller informerer endvider at det er dyrt at få lavet et regnskab ift. en feriefond, dette da der er ekstra skrappe krav til revision af feriefond midler.

Feriefonden har afhændet hus i Hulsig og indkøbt nyt hus i Hou. Huset i Hou er indkøbt ift. et medarbejder ønske om et hus i køreafstand fra arbejdspladsen Brønderslev Kommune.

Feriefonden har endvidere indkøbt et nyt hus i feriecenteret " Søhøjlandet" ved Silkeborg. dette for at tilgodese børnefamilier, da der i området er rigtig mange aktiviteter.

Feriefonden har ligeledes bedt Nyfors om tilbud på at optimere elforbrug i Feriefondens sommerhuse.

Der vil komme mere om oventstående fra bestyrelsen.

Fraværende på mødet var: Henrik Aarup og Søren Steensen

Bilag

Til toppen


6. Status i forhold til udmøntningen af 3-partsmidler til Seniorpolitiske aktiviteter


Resume

Som en del af 3-partsaftalen blev der afsat midler til kommunerne for at fremme seniorpolitiske

initiativer. Midlerne skulle anvendes til at fremme og understøtte seniorpolitiske initiativer, som

kunne bidrage til fastholdelse af seniorer.

Midlerne blev delt op i 3 hovedorganisationspuljer svarende til AC, OAO og FTF området.

Der blev etablere beslutningsfora i kommunerne, der varetog beslutning om udmøntning af

midlerne.

Sagsfremstilling

Beslutningen blev for FTF gruppen, at den enkelte medarbejder på 58 år og derover kunne søge

midler fra puljen til fx:

Opfyldning af pension ved nedsat tid

Ekstra seniordage

Fysioterapi, kiropraktor, massage o.l.

Kontingent til motionscentre, svømmehal o.l.

Efter 2 ansøgningsrunder med 33 ansøgninger, hvor alle fik en bevilling, blev der afviklet en 3.

ansøgningsrunde, hvor alderskriteriet blev udvidet til at være fra 56 år.

I 3 runde var der 56 ansøgninger, hvor af 45 blev bevilget.

Dermed blev alle midler for FTF-gruppen opbrugt.

OAO- og AC-grupperne besluttede at fordele pengene således, at medarbejdere, der er fyldt 58 år,

får mulighed for at bruge et bestemt beløb til sundhedsfremmende foranstaltninger.

Dette kunne være fysioterapi, massage, motionscenter, svømmehal o.l.

Den enkelte blev tildelt muligheden for at bruge op til 900- kr. pr. år fra 2012 til 2014 efter følgende

model:

Årgang 54 og tidligere tildeles i 2012, 2013 og 2014

Årgang 55 tildeles i 2013 og 2014

Samlet drejer det sig om 482 medarbejdere, der har fået muligheden.

Hvis alle bruger deres mulige beløb, vil alle pengene blive brugt. Det blev besluttet, at hvis der efter

perioden udløb (udgangen af 2014), er penge tilbage i puljen, skal disse bruges til et

fællesarrangement for målgruppen i foråret 2015.

D.d. er der ikke lavet opgørelse over det konkrete forbrug for OAO- og AC-grupperne.

Jens Chr. Platen

Juni 2013

Beslutning

Jens Chr. Platen gennemgår status på de senior politiske midler.

På FTF området er alle pengene brugt, ift. flere seniordage, kiropraktor og fysioterapi.

OAO midlerne løber frem til 2015 og her kan målgruppen få refunderet op til 900,- pr medarbejder til sundhedsfremmende foranstaltninger jfr. aftalen.

Der er pt. ingen olpgørelse over dette da aftalen løber frem til 2015.

Der er lavet en aftale i OAO gruppen at evt. overskydende penge går til et fælles arrrangement for OAO medlemmerne.

Fraværende på mødet var: Henrik Aarup og Søren Steensen

Til toppen


7. Forslag om indkøb af elektronisk rekrutteringssystem "Emply"


Resume

Sagsforløb: FL/ØK/BY

Stabsenheden for Økonomi, Personale & IT foreslår, atdigitaliseringspuljen på 200.000 kr. skal finansiere indkøb af rekrutteringssystem. Samtidig angives en besparelse ved løsningen på 150.000 kr. i 2014 og i årene fremover.

Sagsfremstilling

I forbindelse med rekruttering af nye medarbejdere, oplever mange, at processen er forbundet med mange arbejdsopgaver, som kan være meget tidskrævende. Mange oplever, at der skal holdes styr på mange ansøgninger, sendes mange svarskrivelser – bekræftelser på ansøgninger, indkaldelser til samtaler og afslag. Inden dette bruges der også tid på at sætte stillingsopslaget på Jobnet.dk, og samtidig med sende stillingsopslag, som andre så sætter på Kommunens hjemmeside.

Samlet set bruges der en del ressourcer i organisationen til at håndtere hele denne proces, som vi også har erfaring med ikke altid bliver håndteret efter intentionerne. Dette kan skyldes det store arbejdspres ved mange ansøgere eller fordi der kan være usikkerhed om proceduren, hvis der går lang tid mellem man har en ledig stilling.

I den forbindelse foreslår Personaleafdelingen, at der indkøbes et elektronisk Rekrutteringssystem.

Et sådan system kan håndtere hele den administrative arbejdsgang i forbindelse med rekruttering, som f.eks:

  • Indrykning af stillingsopslag på Jobnet.dk. og kommunens hjemmeside,

  • Modtage og opbevaring af ansøgninger elektronisk.

  • Afsende div. svarskrivelser – kvittering for modtagelse af ansøgning, indkaldelse til samtaler, afslag til ansøgerne m.m.

  • Evt. sortering/screening af ansøgninger

  • Fordeling af ansøgninger til ansættelsesudvalg

Desuden vil det kunne skabe en mere effektiv administration, med bedre overblik og mere ensartet procedure, som bl.a. også er Kommunens ansigt udadtil i forbindelse med rekrutteringerne.

Systemet er en ”Cloud-teknologi”, som ikke kræver softwareinstallation og drift/vedligeholdelse.

Prisen for systemet Emply er:

Licens incl. opsætning og implementering – engangsudgift .......................... 50.000 kr.
Årlig drift og support ........................................................................................ 60.000 kr.

Som det ses af vedhæftede bilag forventes der at kunne hentes en samlet besparelse i tid på ca. 210.000 kr. årligt når systemet er i drift. Besparelsen skal i give fald findes ved at reducere alle lønkonti med forholdsmæssigt.

Stabsenheden for Økonomi, Personale og IT foreslår:

At der indkøbes et elektronisk rekrutteringssystem

At beløbet finansieres af driftspuljen på 200.000 til digitalisering

At rationalet findes ved at reducere lønkonti med i alt 210.000 kr. og heraf anvendes de 60.000 kr. til årlige driftsudgifter på systemet.

At rationalet anvendes til at udmøntning af besparelsespuljen på digitalisering på økonomiudvalgets område.

Digitaliseringsforum anbefaler forslaget, der medfører et rationale på 90.000 kr. det førsteår og 150.000 kr.efterfølgende år.

Personalemæssige konsekvenser

Der skal samlet reduceres i personaleforbruget svarende til ca. ½ stilling og den skal findes bredt over hele organisationen.

Økonomi

Økonomiafdelingen har ingen bemærkninger til sagen

Forretningsledelsen, den 28. maj 2013:

Anbefales.

Sagen sendes også til Hoved-Med.

Søren Steensen og Thomas Jepsen var fraværende.

Indstilling

Økonomiudvalget, 12. juni 2013, pkt. 7:

Beslutning

Jens Davidsen orienterer om forslaget, som handler om indkøb af et nyt elektronisk rekrutteringssystem.

Dette er en indsats ift. der skal findes digitaliseringsgevinst.

Det er planen at systemet spredes ud i hele organisationen på alle enheder.

Jens Chr. Platen orienterer om gevinsten som meget går på rationale ift. processer. ex. på svarmail.

Systemet styres af hvad den enkelte afd. eller enhed sætter systemet op til.

Medarbejdersiden udtaler: Det lyder som en god ide, dog med det forbehold at man bør bruge systemet med omhu. Medarbejdersiden er glad for at der vil blive udsendt svarmails på ansøgninger, det har været efterspurgt.

Fraværende på mødet var: Henrik Aarup og Søren Steensen

Bilag

Til toppen


8. Gensidig Information - herunder relevante emner for næste møde.


Resume

Sagsforløb:

Beslutning

På mødet blev der ikke truffet beslutning om hvilke punkter der skal informeres om.

Fraværende på mødet var: Henrik Aarup og Søren Steensen

Til toppen

Opdateret 22. september 2016
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye