15. marts 2017

Hoved MED - Referat

Dato: 15. marts 2017
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 12:30


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Præsentation af Jesper Jensen, ny AMR repræsentant i Hoved MED.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Til toppen


2. Valg af næstformand


Resume

Medarbejdersiden i Hoved MED bedes udpege næstformand til udvalget.

Sagsfremstilling

I forbindelse med nyvalg til MED-organisationen fra 1. januar 2017 skal der udpeges næstformand til Hoved MED.

Beslutning

Der er ikke valgt næstformand, der kommer afklaring inden næste Hoved MED møde i maj.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Til toppen


3. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referater.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra mødet den 7. december. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet er godkendt.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Til toppen


4. Orientering om budgetproces og tidsplan for Budget 2018


Resume

Sagsforløb: Hoved MED

Budgetproces samt tidsplan for arbejdet med budget 2018 fremsendes til orientering.

Sagsfremstilling

I forbindelse med budgetforliget for budget 2017 blev det aftalt, at en ny budgetprocedure skal aftales senest ved udgangen af november 2016 med henblik på fremrykning af budgetarbejdet for budget 2018.

Økonomiudvalget vedtog den 7. december 2016 rammerne for budgetprocessen for budget 2018. På baggrund af denne, har Økonomiafdelingen udarbejdet tidsplan for udarbejdelse af budget 2018.

Budgetprocessen for 2018 fremgår af det vedlagte bilag. Vedlagt som bilag er desuden tidsplan for udarbejdelse af budget 2018.

Beslutning fra økonomiudvalgsmødet den 15.2, punkt. 3:

Det godkendes at processen igangsættes som beskrevet, dog under forudsætning af

1. At der ikke foretages prioriteringer før den samlede økonomiske situation er kendt

2. At fagudvalgene i løbet af foråret på temamøder forbereder, hvilke emner der kan drøftes på byrådets budgetdag i april.

3. Såfremt der er forslag fra fagudvalgene der besluttes i byrådet, som har konsekvenser i budget 2018, da kan de indregnes i budget

Beslutning

Søren orienterede omkring budgetproces og tidsplan for budget 2018. Der blev drøftet at besparelsen i år er væsentligt mindre end de sidste år.

Datoen for høringssvar, jævnfør vedhæftede tidsplan, falder inden Fag MED møderne, denne dato flyttes til efter Fag MED møderne og inden budgetseminaret.

Sidste frist for høringssvar er ændret til 8/9-2017 kl. 12.00 – dog IKKE for Hoved MED, der holder møde den 8/9 – der er tidsfristen 11/9-2017 kl. 12.00.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Bilag

Til toppen


5. Oprettelse af Lokaludvalg


Resume

Sagsforløb: DIR/Fag MED Adm. og Ejd.service/Hoved MED

Visitationen har et ønske om at oprette et Lokaludvalg for Visitationen, i stedet for at afholde Personalemøder med MED-status. Hoved MED bedes træffe beslutning om Visitationen kan oprette et Lokaludvalg.

Sagsfremstilling

I §12, stk. 1 i Lokalaftalen om Medindflydelse og Medbestemmelse for Brønderslev Kommune står der følgende:

”I personalemøde med MED-status deltager alle ledere og medarbejdere.

Personalemøder med MED-status kan på arbejdspladser med en størrelsesorden på 20 medarbejdere fungere som MED-udvalg”.

I forhold til ovennævnte formulering kan der være et fortolkningsspørgsmål – er det en mulighed eller en ret til et Lokaludvalg?

Alt efter størrelsen og sammensætningen af Lokaludvalget kan der i nogle tilfælde være tale om, at der skal udpeges en medarbejderrepræsentant til udvalget, som ikke er TR eller AMR. Det vil betyde, at denne medarbejder skal beskyttes på samme måde som en TR eller AMR.

Den konkrete anmodning fra Visitationen er vedhæftet som bilag.

HR har som udgangspunkt ingen indvending i forhold til oprettelse af Lokaludvalg for Visitationen.

HR har dog den bemærkning, at lederen af Visitationen er udpeget til at deltage i Fag MED Sundhed og Velfærd. Visitationen referer til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, hvor der også er en medarbejderrepræsentant fra Visitationen udpeget.

HR har oplevet, at når lederen og medarbejderrepræsentanten fra Visitationen deltager i 2 forskellige Fag MED, har det givet en usikkerhed om, hvilket udvalg Visitationen reelt hører til.

Indstilling

Direktionen, 31. januar 2017, pkt. 9:

Anbefales med begrundelse i afdelingens størrelse, og da det vil smidigøre mødeafvikling.

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice, 6. marts 2017, pkt. 7:

Beslutning

Hoved MED godkendte forslag om at Visitationen kan oprette et Lokaludvalg.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Bilag

Til toppen


6. MED-klippekortmodul


Resume

I forbindelse med, at Hoved MED har fået tildelt vederlagsfri klippekortmodul fra PUF, skal der nedsættes en planlægningsgruppe, som sammen med PUF-underviser Jørgen Enevoldsen skal tilrettelægge dagen. Hoved MED skal nedsætte en planlægningsgruppe med 2 medarbejderrepræsentanter og på mødet afsættes der tid, så gruppen kan få input/inspiration med til den videre planlægning.

Sagsfremstilling

PUF har igen i 2017 besluttet at forære kommuner og regioner 125 klippekortmoduler.

Hoved MED har søgt om modulet "Hovedudvalgets opgaver", som er en viderebygning på sidste års modul "Det gode MED-samarbejde". Modulet er bevilget og underviser på dagen er Jørgen Enevoldsen.

Som tidligere skal der nedsættes en planlægningsgruppe under Hoved MED, som sammen med Jørgen Enevoldsen skal tilrettelægge dagen

Beslutning

Der blev dannet en planlægningsgruppe bestående af: Bodil Nielsen, Marianne Hejlskov og Loiuse Malinovski.

Arbejdsgruppen kommer med input til anvendelse de tildelte klippekortsmoduler fra PUF.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Til toppen


7. Årlig arbejdsmiljødrøftelse


Resume

Sagsforløb: Hoved MED

Hoved MED bedes drøfte status på forrige års arbejdsmiljødrøftelse samt hvilke emner der skal fokuseres på i 2017.

Herunder en drøftelse af,hvorledes der sikres formidling og viden omkring emnerne ud til de enkelte fagområder og afdelinger.

Sagsfremstilling

I forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse på det strategiske niveau ønskes drøftet, hvilke emne(r) der skal fokuseres på det næste år. Samtidig skal vurdres om sidste års mål er nået.

Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2016:

Der blev ved årlig arbejdsmiljørdrøftelse 2016 besluttet, at der skulle arbejdes med fravær/nærvær, herunder emnet stress.

Status/vurdering om sidste års mål er nået:

- Status på fraværstal.

- Tilbagemelding ift. folder og værkstøjer til fravær/nærvær.

Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2017:

HR foreslår der arbejdes videre med fravær/nærvær, som også er en del af HR-strategien for 2017/18:

- Hvordan bevarer vi fokus på fravær/nærvær og fastholder det faldne sygefravær

- Hvordan får vi øget fokus på den forebyggende indsats

Hvordan sikrer vi i Hoved MED, at emnet for den årlige arbejdsmiljødrøftelse formidles videre gennemFag MED og ud til afdelingerne. Dette for at sikre at alle afdelinger får kendskab til de valgte områder, således de har mulighed for, at arbejde konkret med emnet for den årlige arbejdsmiljødrøftelse?

Beslutning

Jens chr. orienterende om Årlig Arbejdsmiljødrøftelse for 2016. Herunder en drøftelse af sygefraværstallene samt hvordan det udarbejdede fravær/nærværs materiale fungerer i praksis.

Jens Chr. orienterede om Årlig Arbejdsmiljødrøftelse for 2017.

Det blev besluttet, at der fortsat er fokus på fravær nærvær:

- Hvordan fastholder vi det faldende sygefravær

- hvordan får vi øget fokuks på den forebyggende indsats, herunder omsorgssamtaler.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Bilag

Til toppen


8. Ny bekendtgørelse om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid


Resume

Sagsforløb: DIR/Hoved MED og Fag MED

På baggrund af ny bekendtgørelse om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid pr. 1. januar 2016, foreslår HR, at beslutte om denne bekendtgørelse skal implementeres i Brønderslev kommunes eksisterende retningslinjer for vold og trusler eller om der skal udarbejdes nye selvstændige retningslinjer. Hoved MED bedes godkende forslag.

Sagsfremstilling

Reglerne betyder, at arbejdsgiveren ikke kun skal forebygge arbejdsrelateret vold inden for arbejdstiden. Arbejdsgiveren skal fremover også sikre, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres, så risikoen for, at medarbejderne udsættes for arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid, forebygges. Reglerne skal være med til at sikre, at medarbejdere ikke bliver udsat for vold, trusler og anden krænkende adfærd på grund af deres arbejde, uanset hvor og hvornår dette finder sted.

Ved arbejdsrelateret vold forstås i denne bekendtgørelse, at borgere,

  1. udsætter medarbejdere for angreb mod legemet,
  2. fremsætter trusler mod medarbejdere eller
  3. udøver anden krænkende adfærd, herunder chikane, over for medarbejdere.

Arbejdsrelateret vold omfatter både risiko for og episoder med arbejdsrelateret vold.

De nye regler er relevante for afdelinger, hvor medarbejderen udfører et arbejde, der kan medføre risiko for at blive udsat for arbejdsrelateret vold, trusler og anden krænkende adfærd uden for arbejdstid. Der vil typisk være tale om virksomheder, hvor der i forvejen er risiko for vold i arbejdet, dvs. i arbejdstiden.

HR foreslår, at HR udarbejder et tillæg til de eksisterende retningslinjer for vold og trusler.

Bilag:

http://arbejdstilsynet.dk/da/regler/bekendtgorelser/v/arbejdsrelateret_vold_uden_for_arbejdstid

Personale

Ingen.

Indstilling

Direktionen, 15. februar 2017, pkt. 5:

HR's anbefalinger er godkendt.

Beslutning

Hoved MED godkendte HR´s forslag om at implementere retningslinjer for arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid i de eksisterende retningslinjer for vold og trusler.

Fag MED Sundhed og Velfærd er igang, med at skrive retningslinjerne og Hoved MED afventer disse.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Til toppen


9. Digitaliseringsstrategi - principper og plan for implementering


Resume

Sagsforløb:DIR/Hoved MED

Digitaliseringsforum indstiller, at Hoved MED godkender vedlagte Principper for digitalisering og ny teknologi for Brønderslev Kommune (bilag 1) samt den overordnede plan for implementering af principperne (bilag 2).

Sagsfremstilling

Den teknologiske udvikling er i dag i høj grad bestemmende for samfundsudviklingen. Digitalisering og udnyttelse af velfærdsteknologi er udpeget som en af de væsentligste veje til bedre service, kvalitet og højere effektivitet i de opgaver, som kommunerne skal løse for og med borgere og virksomheder. Anvendelse af digitale løsninger og velfærdsteknologi er således i dag et vilkår for at kunne varetage de kommunale kerneopgaver, og kommunerne har et stort ansvar for at få teknologien til at fungere i dagligdagen for borgere, virksomheder og medarbejdere.

Med de nye nationale digitaliseringsstrategier – Den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi og Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2016-2020 - sættes endnu mere fart på denne udvikling.

Dette medfører, at vi i højere grad end tidligere bliver nødt til at forholde os strategisk til anvendelse af ny teknologi generelt. Da Brønderslev Kommunes nuværende Digitaliseringsstrategi er udløbet, igangsatte Digitaliseringsforum derfor medio 2016 arbejdet med at fastlægge en ny fælles retning og fælles rammer for den fremtidige teknologiske og digitale udvikling i kommunen.

Processen, som er forløbet hen over efteråret er nu resulteret i udarbejdelse af 5 principper for digitalisering og ny teknologi i Brønderslev Kommune (Bilag 1), samt en overordnet plan indeholdende initiativer som skalsikre, at principperne kommer til at fungere i daglig praksis (Bilag 2).

Der er i udarbejdelsen af principperne gennemført workshops med medarbejdere og ledere, ligesom der er taget hensyn til pejlemærker og tiltag i de nye fællesoffentlige digitaliseringsstrategier. Principperne favner og understøtter således den digitale og teknologiske udvikling, som nu og i de nærmeste år kommer til at ske i Brønderslev Kommune.

Det skal desuden bemærkes, at principperne i væsentlig grad understøtter kommunens nye værdigrundlag, ”I samspil med borgerne, og skal ses som et bidrag til at realisere kommunens nye værdier.

Digitaliseringsforum foreslår, at Direktionen godkender vedlagte Principper for digitalisering og ny teknologi for Brønderslev Kommune (bilag 1) samt den overordnede plan for implementering af principperne (bilag 2).

Indstilling

Direktionen, 10. januar 2017, pkt. 5:

Anbefales godkendt.

Fremsendes til behandling i Hoved MED. Det foreslås, at Jacob Holst, IT inviteres med til behandlingen i Hoved MED.

Behandles efterfølgende i Økonomiudvalget.

Lene Faber var fraværende.

Beslutning

Fremlæggelse af Digitaliseringsstrategien ved Jacob Holst Pedersen, jævnfør bilag.

Søren orienterede om at Digitaliseringsstrategien godkendes i økonomiudvalget i uge 12.

Hoved MED anbefaler principperne.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Bilag

Til toppen


10. Gensidig information, herunder relevante punkter for næste møde


Sagsfremstilling

1. HR Strategi 2017/18

2. Sparringsgruppe arbejdsmiljøstrategi

3. Arbejdsmiljødage 2017:

Invitationen til Arbejdsmiljødagene i Vrå Idrætscenter den 22. og 23. marts 2017 er nu sendt ud. På følgende link kan du både se programmet og tilmelde dig dagene: http://www.broenderslev.dk/arbejdsmiljodagene/

Brugernavn: struktur

Password: 2090

Tilmeldingsfristen er senest den 17. marts 2017.

Vision

Arbejdsmiljødagene har til formål at sikre, at arbejdsmiljøgrupperne systematisk tilbydes supplerende arbejdsmiljøuddannelse i henhold til lovgivningen.

Visionen er, at arbejdsmiljøgrupperne rustes til at varetage arbejdsmiljøopgaven på det forebyggende plan – ud fra de tendenser og målsætninger, som ses både lokalt og nationalt. Intentionen er, at indholdet af Arbejdsmiljødagene favner bredt, således at alle fagområders aktuelle udfordringer tilgodeses i det omfang det er muligt. Arbejdsmiljødagene er en årlig tilbagevendende begivenhed, som bygger på et godt samarbejde mellem Brønderslev-, Frederikshavn- og Hjørring Kommune.

Beslutning

1. Jens Chr. orienterede om HR strategi for 2017/18

2. Der skal vælges en sparringsgruppe i udarbejdelsen af arbejdsmiljøstrategien, sparringsgruppen udvælges inden næste møde i Hoved MED

3. Jens Chr. orienterede om Arbejdsmiljødagene 2017, sidste frist for tilmelding er 17. marts 2017.

Der blev forespurgt, status på arbejdsgruppen omkring stress.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Til toppen


11. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde der skal informeres om


Beslutning

- Orientering om budgetproces og tidsplan for budget 2018.

- Årlig arbejdsmiljødrøftelse.

- Digitaliseringsstrategi - principper og plan for implementering.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen og Henning Risager.

Til toppen

Opdateret 24. marts 2017
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye