8. september 2016

Hoved MED - Referat

Dato: 8. september 2016
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 12:30


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Intet.

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af refert fra møde den 8. juni 2016.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra mødet den 8. juni 2016. Referatet er tidligere udsendt via e-Dagsorden.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


3. Budgetopfølgning 2/Halvårsregnskabet pr. 30.06.2016


Resume

Sagsforløb: Hoved MED

Halvårsregnskabet og budgetopfølgning 2 pr. 30.06.2016, fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejdet halvårsregnskab og budgetopfølgning 2 pr. 20. juni 2016, der udover skøn over udviklingen i budget 2017 også bruges som udgangspunkt for vurderingen af behovet for øvrige korrektioner i budget 2017.

Budgetopfølgningen viser et forventet netto mindreforbrug på i alt -7,275 mio. kr. for hele 2016.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2016.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2016, som også udgør halvårsregnskabet jf. lov om kommunernes styrelse.

Halvårsregnskabet er tænkt som et styringsværktøj for kommunerne, der skal sikre, at der følges op på udgiftsudviklingen, og at der udarbejdes en prognose for regnskabsresultatet. Halvårsregnskabet skal aflægges af Økonomiudvalget til Byrådet, der skal godkende halvårsregnskabet. Godkendelsen skal ske senest på 1. møde i september måned og inden 1. behandling af næste års budget.

Halvårsregnskabet danner endvidere udgangspunkt for en vurdering af forslag til udvidelser og reduktioner i budget 2017 på de enkelte politikområder.

Halvårsregnskabet viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

I 1.000 kr.

Overførselsudgifter

Serviceudgifter

Netto

Økonomiudvalget, finansiering

-849

Økonomiudvalget

0

450

450

Børne- og Skoleudvalget

0

774

774

Fritids- og Kulturudvalget

0

0

0

Beskæftigelsesudvalget

-13.500

0

-13.500

Ældreomsorgsudvalget

0

5.400

5.400

Social- og Sundhedsudvalget

0

0

0

Teknik- og Miljøudvalget

0

450

450

I alt

-13.500

7.074

-7.275

En uddybende forklaring på afvigelserne politikområderne fremgår af vedlagte bilag.

Der er ligeledes vedlagt et statusnotat på aftalepunkterne, der blev besluttet i forbindelse med Budget 2016.

Direktionen den 9. august 2016:

Det samlede driftsresultat har positiv udvikling i forhold til korrigeret budget.

På serviceområdet finder Direktionen det positivt, at antal anbringelser og økonomi for udsatte børn og unge er for nedadgående. Ældreområdets økonomi er presset af henholdsvis demografi samt af muligheden for at kunne vælge plejehjemplads i andre kommuner. Dette pres vil også kunne forventes fremover, hvorfor regulering af visitations serviceniveau kan blive nødvendigt for at opretholde balance i forhold til budget.

Direktionen anbefaler, at 2. budgetopfølgning tages til efterretning.

Økonomiudvalget den 24. august:

Indstilles taget til efterretning.

Udvalgene forventes at arbejde for at minimere serviceudgiftsoverskridelserne.

Karsten Frederiksen var fraværende.

Beslutning

Søren gav en orientering om Budgetopfølgning 2/Halvårsregnskabet pr. 30. juni 2016, som ser fint ud.

Udvalget ser positivt på den konstaterede udvikling på det specialiserede område og indenfor beskæftigelsesområdet.

Taget til efterretning.

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


4. Høring af budgetforslag 2017 til 1. behandling


Resume

Sagsforløb:

I henhold til tidsplanen for udarbejdelse af Budget 2017, afholdes høring af budgetforslaget til 1. behandling i perioden 1. til 9. september.

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har på møderne i juni måned drøftet de af administrationen foreslåede ændringer til Budget 2017.

Oversigt over disse ændringer samt prioriteret afdækningskatalog fremsendes til høring.

Sagsfremstilling

Ifølge principper for udarbejdelse af budget 2017 udarbejder Økonomiafdelingen forslag til udvidelser og reduktioner. Disse behandles i fagudvalgene på møderne i foråret, hvor fagudvalgene skal indstille, hvilke af forslagene, der ønskes indarbejdet til 1. behandlingen.

For at give et overblik over de ændringer, der foreslåes indarbejdet, udarbejdes et skema for hvert politikområde, som hører under fagudvalget Skemaet viser, hvilke ændringer der foreslåes indarbejdet under hvert politikområde.

Skemaet er opbygget således, at øverste budgettal består af rent budgettekniske tilretninger (pris og løn fremskrivning, sumover de omplaceringer, der er foretaget politkområderne imellem (samlet set udgiftsneutrale), ændringer som konsekvens af beslutninger i forbindelse med budget 2016, samt evt. byrådsbeslutninger fra første halvår 2016 med økonomiske konsekvenser i 2017).

Herefter er opstillet forslag til udvidelser og reduktioner, Det er disse forslag, fagudvalgene har behandlet. Hvert af forslagene er beskrevet selvlstændigt.

Fagudvalgenes indstillinger er efterfølgende behandlet i Økonomiudvalget den 24. august 2016.

Desuden er det prioriterede afdækningskatalog vedlagt.

Oversigten over udvidelser og reduktioner til budget 2017 samt det prioriterede afdækningskatalog fremsendes til hørring.

Økonomiudvalget den 24. august 2016:

Korrektioner godkendt.

Karsten Frederiksen var fraværende.

Beslutning

Medarbejdersiden har følgende udtalelse til forslagene om afdækning:

  • Vi er oprigtigt bekymret for vores kollegaers arbejdsmiljø – både det fysiske og det psykiske - i hele organisationen, når der igen skal ske store besparelser overalt.
  • Vi frygter at arbejdsglæden bliver forringet og vi er alvorlig bekymrede for risiko for øget sygefravær for vores kollegaer.
  • Vi har længe oplevet, at der er en trykket stemning hos vores kollegaer, at der er kollegaer der er oprigtig bekymrede for at miste deres arbejde og vi er flere, der har set kollegaer gå ned med længerevarende stress.
  • Ved yderligere personalereduktion frygter vi, hvorvidt de tilbageværende medarbejdere får mulighed for at fastholde det nødvendige faglige niveau i arbejdsopgaverne og vi frygter, at der ikke er mulighed for, at der sker en faglig videreudvikling.
  • Vi har en stor bekymring for, hvorvidt organisationen kan blive ved med at leve op til politikernes krav og forventninger og vi har derfor en klar forventning om, at politikerne vil melde de kommende serviceforringelser direkte og officielt ud til borgerne.
  • Vi har desuden en klar forventning om, at vores ledelse tilpasser de daglige arbejdsopgaver med de ressourcer, der reelt er til rådighed.

Vi ved godt at kassebeholdningen i kommunen er lav, men vi har en klar forventning om at flest mulige ressourcer forbliver produktiv i kommunen og ikke kommer i kommunekassen.

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


5. Valgperiode for MED-organisationen


Resume

Hoved MED bedes træffe beslutning, om valgperioden for MED-organisationen fremadrettet skal følge valgprioden for Byrådet.

Sagsfremstilling

På sidste møde i Hoved MED blev det foreslået, at valgperioden for MED-organisationen fremadrettet skal følge valgperioden for Byrådet.

Hoved MED besluttede, at dette skulle overvejes til september-mødet.

Såfremt det godkendes, vil den kommende valgperiode være gældende for 5 år, hvorefter den igen vil være gældende for 4 år. På den måde vil den følge byrådsperioden.

Pr. 1. januar 2017 sker der nyvalg til hele MED-organisationen.

Beslutning

Den kommende valgperiode for AMR og MED-organisationen blev godkendt til at gælde for 5 år, hvorefter den igen er 4 år.

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


6. Ændring af MED-struktur, Handicap og Psykiatriområdet


Resume

Pr. 1. maj 2016 er der sket en ændring af organiseringen på Handicap- og Psykiatriområdet indenfor Brønderslev Kommune og på den baggrund ændres AMR og MED-strukturen.

Jfr, MED-aftalen skal Hoved MED godkende forslaget.

Sagsfremstilling

Den primær forandring, der er sket i forbindelse med ændringen af organiseringen pr. 1. maj 2016 på Handicap- og Psykiatriområdet, er på Handicapområdet. Der er kun en afdeling, hvor der tidligere var en afdeling i henholdsvis øst og vest. Herudover er Springbrættet flyttet fra Handicapområdet til Psykiatriområdet.

På baggrund af den nye organisering sker der en ændring af AMR og MED-strukturen på Handicap- og Psykiatriområdet, hvor Brønderslev Kommune foreslår:

  • 1 AMR pr. afdeling (dækker alle medarbejdere indenfor afdelingslederens område)
  • 1 arbejdsmiljøgruppe pr. afdeling, hvor afdelingslederen er daglig leder af arbejdsmiljøgruppen.
  • 1 Lokaludvalg pr. område, hvor områdelederen er formand.

Arbejdsmiljøgrupper for:

MED-organisation på det lokale niveau

Handicapområdet:

1 Lokaludvalg

Nordstjernen

1 leder af arbejdsmiljøgruppen

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

Brandur Allé 5+11

Lundagervej

Polaris/Lillestjernen

1 leder af arbejdsmiljøgruppen

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

Cassiopeia

Thorvaldsensvej 12

Vibevej

1 leder af arbejdsmiljøgruppen

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

Psykiatriområdet:

1 Lokaludvalg

Hedebo

1 leder af arbejdsmiljøgruppen

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

Springbrættet

Det Blå Hus

1 leder af arbejdsmiljøgruppen

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

Bostøtten

1 leder af arbejdsmiljøgruppen

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

Rusmiddel

Thorvaldsensvej 14

Hedelundsgade

1 leder af arbejdsmiljøgruppen

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

Forslaget har været drøftet med de berørte organisationer og de eneste som har haft haft kommentarer hertil er Dansk Sygeplejeråd, som henviser til en aftale om, at der skal ske en evaluering på Hedebo forud for en endelig beslutning om at reducere på antal arbejdsmiljørepræsentanter på Hedebo. Evalueringen er sket via nuværede arbejdsmiljørepræsentanter. Vedhæftet som bilag.

Beslutning

Efter en drøftelse i Hoved MED blev udvalget enige om at godkende forslaget.

I forhold til Hedebo skal der laves en konkret aftale, hvor opgaver og vilkår for AMR beskrives lokalt. Evalueres i Fag MED Sundhed og Velfærd.

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


7. Status på HR strategi 2015-2016


Resume

Sagsforløb: DIR/Hoved MED

HR sender status vedr. HR Strategi 2015-2016 til orientering

Sagsfremstilling

HR har udarbejdet en status på indsatserne i HR Strategien pr juni 2016.

Statusoversigt er vedlagt.

Indstilling

Direktionen, 28. juni 2016, pkt. 7:

Taget til efterretning.

Der udtrykkes anerkendelse af, hvor langt man er nået.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


8. Forventninger til medarbejdere og ledere i Brønderslev Kommune


Resume

Leadership Pipeline modellen er videreudviklet og hedder nu 'Forventninger til medarbejdere og ledere i Brønderslev Kommune'.

Under videreudviklingen er er det sket en række ændringer ift. sprog, indhold, layout, titler m.m.

Der er igangsat en række indsatser og planlagt yderligerer for at sikre bred impelemtering i hele organisationen.

På mødet afsættes der tid til at døfte modellen i mindre grupper inden der opsamles i plenum.

Sagsfremstilling

I efteråret 2015 startede videreudviklingen af Leadership Pipeline modellen. Modellen beskrev forventninger til medarbejdere og ledere i Brønderslev Kommune.

Udgangspunktet for videreudviklingen var:

  • at modellen skulle tage mere højde for det tværfaglig samarbejde
  • at ledelsesniveauerne skabte uklarheder
  • at modellen skulle justeres sprogligt for at skabe større forståelse.

Den nedsatte arbejdsgruppe bestod af medarbejder- og lederrepræsentanter: Søren Steensen, Lotte H Worup, Christian Bak, Liza Møller, Kirsten og Ditte fra HR

Modellen er blevet ændret i forhold til:

  • Layout: modellen er nu liggende i stedet for stående
  • Ændring af overskrifter. Vi ser bort fra niveauerne, men tager udgangspunkt i hvilken ”kasket” man har på: Medarbejder, Leder af medarbejdere. Leder af ledere, Fagområdechef, Direktør og Kommunaldirektør
  • Sproglige rettelser og justeringer ift. initiativer vi arbejder med i Brønderslev Kommune
  • Modellen hedder nu: Forventninger til medarbejdere og ledere i Brønderslev Kommune.

Der ønskes en bred impelemtering af modellen i hele organisationen. Igangsatte/planlagte initiativer er:

  • Modellen er introduceret for Lederforum, Ledernetværket og ved arrangement for ’Nye medarbejdere’
  • Orientering på Hoved MED i Juni
  • Forventninger til medarbejdere og ledere er koblet på vores annonceskabeloiner i vores rekrutteringssystem i Emply
  • Modellen arbejdes ind i MUS, LUS og Ledelsesevaluering. MUS/LUS materiale er klar på hjemmesiden: www.ansatibronderslev.dk.

Lederforum har derudover ansvaret for den videre implementering og arbejde med forventningsmodellen. Det videre arbejde aftales lokalt.

Forventningsmodellen er vedhæftet som bilag. På mødet i Hoved MED den 8. juni 2016 blev der udleveret et eksemplar i A3.

Personale

Ingen

Økonomi

Ingen

Indstilling

Til orientering

Hoved MED, 8. juni 2016, pkt. 13:

Punktet blev udsat til mødet i september, da forventningsmodellen ikke var vedhæftet som bilag til dagsordenen.

Fraværende: Lena Skjødsholm, Susanne Aabenhus, Henrik Aarup-Kristensen og Rita Nielsen mødte for Louise Malinovski.

Beslutning

Søren introducerede kort forventiningsmodellen, hvorefter Hoved MED blev delt op i små grupper, som drøftede modellen.

Følgende udsagn kom fra grupperne:

  • vigtigt at snakke modellen igennem lokalt - evt. lidt ad gangen
  • blev optaget af, hvis ikke modellen lever op til forventningerne - hvad så?
  • modellen forpligtiger til at tage "action" også, hvis det ikke fungerer
  • brug modellen ved konkrete opgaver/emner, som skal drøftes - giver god mening
  • brug den som inspiration til en jobsamtale
  • kunne man tænke sig, at der skulle være en søjle til tillidsvalgte?
  • helt konkret - logoet mangler
  • modellen kan tænkes ind i projekter
  • brug den ved MUS-samtaler, stillingsopslag m.v.
  • giver et grundlag at arbejde ud fra i mange sammenhænge
  • alle er forpligtiget

Forventningsmodellen tages op i Hoved MED igen på et senere tidspunkt for at høre, hvordan den er implementeret ude i organisationen.

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Bilag

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante punkter for næste møde


Sagsfremstilling
  1. HR-strategi 2017-18
Beslutning

Ad 1)

Jens Chr. orienterede om, at HR-Strategien gældende for 2017-18 er under udarbejdelse. Følgende temaer er fastsat:

  1. Forventninger og faglighed i Organisationen
  2. Arbejdsmiljøstrategi
  3. Nærvær/fravær

Udover ovenstående temaer interviews ledere, Økonomiudvalget samt medarbejdere fra Hoved MED til forslag til indsatser. Hoved MED indsender navne på 4-5 medarbejdere til HR-afdelingen.

Per spørger ind til en byrådsbeslutning om brugen af "round up" inden for Vej og Park. Lene følger op.

Punkt til næste møde:

  • Der kommer en fra Nordjyllands Beredsskab med emnet "terrortrussler på institutioner"

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen


10. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal informeres om


Beslutning

Punkt 3 - Budgetopgølgning 2/Halvårsregnskabet pr. 30-06-2016

Punkt 4 - Høring af budgetforslag 2017 til 1. behandling

Punkt 5 - Valgperiode for MED-organisationen

Punkt 8 - Forventninger til medarbejdere og ledere i Brønderslev Kommune

Fraværende på mødet var: Lena Skjødsholm og Ellen Rasmussen mødte for Ann Cathrine Vestergaard.

Til toppen

Opdateret 5. oktober 2016
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye