22. maj 2014

Fag MED for Teknik og Miljø - Dagsorden

Dato: 22. maj 2014
Lokale: Rådhuset Dronninglund mødelokale 1
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Godkendelse af referat


Resume

Sagsforløb:

Sagsfremstilling

Godkendelse af referat fra mødet 5. december 2013

referatet er tidligere udsendt.

Til toppen


2. Diverse referatere fra Lokaludvalg


Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Teknik og Milljø foreligger der referater fra følgende:

Bilag

Til toppen


3. Budgetopfølgning pr. 31. marts 2014 - MED Teknik og Miljø


Resume

Sagsforløb:

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2014.

Budgetopfølgningen udviser forventede nettomerudgifter på i alt4,5 mio. kr. for hele 2014 i Brønderslev Kommune.

Budgetopfølgningen behandles i Økonomiudvalget d. 14. maj og i Byrådet d. 21. maj. Der orienteres på mødet om den politiske behandling herfra.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt status vedr. Ungecenteret samt status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender hermed Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2014. Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Budgetopfølgning 1 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

Serviceudgifter 13.215.000
Overførselsudgifter -7.540.000
Finansiering -1.139.000
Netto 4.536.000

Pr. 1. januar 2014 blev Ungecentret etableret. Dermed varetages anbringelsesområdet (0-18 år) fremover i to forskellige organisatoriske enheder og budget/regnskab vil fremgå på to forskellige politikområder. For at sikre sammenhængen i anbringelsesområdet, ses området i denne budgetopfølgning under ét.

Budgetopfølgning 1 viser, at der er særlige udfordringer på handicap- og psykiatriområdet i forhold til at opnå de forventede budgetreduktioner, der er indarbejdet i Budget 2014 som en del af flerårsaftalen. Med de merudgifter der forventes på området, ser udfordringen aktuelt ud til at udgøre ca. 13,8 mio. kr., der skal hentes i løbet af 2014.

En uddybende forklaring på afvigelserne inden for fagudvalgets politikområder fremgår af vedlagte bilag.

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det betyder, at fagudvalgene på områder, hvor udgifterne skrider, har en forpligtelse til at anvise finansiering af ikke budgetterede merudgifter inden for fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser inden for udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisereforslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

Endvidere er vedlagt et statusnotat vedr. Ungecenteret. Notatet beskriver hvilke budgetomplaceringer, der nu foretages mellem de forskellige politikområder. Derudover forslag til håndtering af en række temaer, der skal afklares i forhold til styringen af området.

Der er ligeledes vedlagt et statusnotat på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med Budget 2014.

Fagudvalgene har behandlet budgetopfølgningen i møderne i april/maj måned med følgende beslutninger:

Ældreomsorgsudvalget d. 30. april 2014

Tages til efterretning.

Miljø- og Teknikudvalget d. 5. maj 2014

Budgetopfølgningen blev uddelt, gennemgået og taget til efterretning.

Beskæftigelsesudvalget d. 5. maj 2014

Der blev udleveret revideret udgave af budgetopfølgningen.

Taget til efterretning.

Børne- og Skoleudvalget d. 6. maj 2014

Udvalget blev orienteret om den reviderede budgetopfølgning, som Forretningsledelsen foreslår.

Taget til efterretning.

Social- og Sundhedsudvalget d. 7. maj 2014

Udvalget indstiller, at tomgangshusleje vedrørende Tygelsgade ikke afholdes af Social- og Sundhedsudvalget.

Udvalget ønsker i forlængelse af tidligere fremsendte sager at der bliver tilført øgede ressourcer til Visitationen, således at de besparelser, der er indarbejdet i flerårsaftalen, kan udmøntes.

Johannes Trudslev var fraværende.

Fritids- og Kulturudvalget d. 8. maj 2014

Til efterretning.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 6. maj 2014 med følgende bemærkninger:

Da der er vanskeligheder med at nå de udmeldte mål i Flerårsaftalen i 2014 anbefales det, at der hurtigst muligt iværksættes en opnormering i Visitationen/Ungecentret som skal målrettes udmøntning af Flerårsaftalen og at der løbende afrapporteres på effekten af indsatsen.

En stor del af budgetproblemerne kan henføres til udgifter på flere dyre enkeltsager, hvorfor det fortsat er vigtigt at arbejde med at reducere udgifterne på de dyre enkeltsager, som det også blev understreget på byrådet strategiseminar i foråret.

Det anbefales at den igangværende niveautilpasning på BPA-området gennemføres i lyset af de høje udgifter på området og at der arbejdes på at tilpasse til landsgennemsnittet. Samtidig anbefales det, at det undersøges hvilke serviceændringer der skal eller kan foretages på ældreområdet hvis området selv skal dække merudgifterne på området.

Endvidere bemærkes det, at der kun resterer 685.000 i anbringelsespuljen til resten af året, hvorfor det er vigtigt nøje at følge og styre området i resten af året. Endvidere gøres opmærksom på at analysen på det specialiserede børneområde på længere sigt bør kunne påvirke udgiftsudviklingen på dette område.

Endeligt tyder det på en betydelig overskridelse af servicerammen, hvilken kan medføre sanktioner hvis kommunerne under et ikke overholder servicerammen. Der anbefales derfor at landstendensen følges meget tæt og såfremt det tyder på at servicerammen på landsplan kommer under pres må der hurtigt laves tiltag som reducerer serviceudgifterne. Det skal understreges at 5 mio. af overskridelsen på servicerammen skyldes at mentorordningen på beskæftigelsesområdet som følge af krav fra revision skal konteres på serviceudgifter frem for i dag på overførselsudgifter.

Bilag

Til toppen


4. Status Budget 2015 - MED Teknik og Miljø


Resume

I henhold til budgetproceduren for arbejdet med Budget 2015, arbejdes der både med forslag til strukturændringer og udarbejdes afdækningsforslag, der skal afhjælpe de økonomiske udfordringer i budget 2015, herunder også for overførselsudgifterne og de specialiserede områder.

Status på arbejdet gives.

Sagsfremstilling

I henhold til den budgetprocedure, som Økonomiudvalget godkendte d. 12. marts, blev det besluttet at der bl.a. med udgangspunkt i de udarbejdede masterplaner igangsættes en proces for afklaring og politisk stillingtagen til hvilken udvikling og struktur, der ønskes på en række af kommunes serviceområder. Denne proces skal være afsluttet inden de egentlige forhandlinger om Budget 2015 starter op.

De økonomiske resultater af denne proces indregnes efterfølgende i budgetoplægget for Budget 2015 og vil påvirke behovet for yderligere afdækningsforslag på område.

Der blev samtidig fastlagt følgende tidsplan for arbejdet med strukturændringer m.v.

Tidsplan Aktivitet
27 marts – 9. april Masterplaner og evt. andet materiale drøftes i fagudvalg, og der angives ønsker til, hvilke forslag der skal undersøges nærmere.
23. april Temamøde for byråd, hvor der præsenteres, hvilke forslag der er sat til undersøgelse og status i øvrigt.
Mars - April Fagenheder arbejder i samarbejde med Økonomi med forslag og ideer på området
30. april – 8. maj Fagudvalg drøfter status på forslag og evt. supplerende forslag til ændringer rejses eller drøftes.
Maj Endelige forslag udarbejdes.
21. maj Temamøde for byråd, hvor forslag præsenteres og status drøftes.
22. maj – 4. juni. Fagudvalg drøfter forslag og indstiller, hvilke ændringer der foreslås.
26. maj – 6. juni Drøftelse af forslag til væsentlige ændringer i struktur m.m. samt afdækningskatalog på de forskellige fagområder i MED udvalgene.
6-9. juni Økonomiudvalget mødes mhp. at indgå fælles aftaler om ændringerne på baggrund af udvalgenes indstillinger.
11. juni. Økonomiudvalgsmøde hvor fagudvalgenes indstilling behandles og hvor endeligt krav til øvrige besparelser fastlægges.
18. juni Byrådsmøde hvor fagudvalgenes indstilling behandles.

Udover de nævnte strukturændringer er processen omkring udarbejdelse af afdækningsforslag ligeledes igangsat på fagudvalgenes møder i maj måned. Arbejdet med forslag til strukturændringer og afdækningsforslag hænger tæt sammen. Det betyder, at såfremt der indenfor fagudvalgets område ikke arbejdes med større forslag til strukturændringer, betyder det, at de vedtagne sparekrav i stedet skal findes via afdækningskataloger som kendt fra tidligere budgetår.

Med udgangspunkt i de økonomiske udfordringer for kommunen, er der i budgetproceduren lagt op til, at der i 2015 skal spares 4% på serviceudgifterne. I forhold til årene 2016-2018 er det foreslået, at der opereres med yderligere årlige sparepuljer på 2%. Hermed kan der for hvert udvalgsområde udmeldes et samlet sparekrav for hvert år i de kommende 4 år.

I de enkelte fagudvalgs spareramme, tages højde for de områder som allerede har indarbejdet planer for langsigtet udmøntning af besparelser, det gælder følgende:

  • Flerårsaftalen på Handicap- og Psykiatriområdet

  • Aftale om digitalisering og velfærdsteknologi

  • Energibesparelser som følge af ESCO-projektet.

Samlet set betyder det følgende sparekrav pr. udvalgsområde:

Service udgifter
Sparekrav
2015 2016 2017 2018
Økonomiudvalget 303.961 9.427 13.776 19.855 25.934
Børne- og Skoleudvalget 528.158 21.126 31.689 42.253 52.816
Fritids- og Kulturudvalget 56.558 2.262 3.393 4.525 5.656
Beskæftigelsesudvalget* 90.651 3.626 5.439 7.252 9.065
Ældreomsorgsudvalget 284.805 10.652 15.608 21.304 27.001
Social- og Sundhedsudvalget* 178.409 2.879 2.191 2.066 5.634
Miljø- og Teknikudvalget 61.458 2.458 3.687 4.917 6.146
I alt 1.504.000 52.432 75.784 102.171 132.251

* Der skal korrigeres for fordeling af flerårsaftalen mellem handicap- og psykiatriområdet og Ungecenteret.

Der vil på MED-udvalgsmødet blive givet en nærmere orientering om status indenfor udvalgets områder.

Til toppen


5. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Vold og trusler og andre psykiske påvirkninger. samt Arbejdstilsynets risikobaseret tilsyn indenfor Teknik og Miljøs område.

Sagsfremstilling

Det går rigtig godt med selv at indberette arbejdsskader , der er nu lavet aftale om at Karen Lyntje indberetter arbejdsskader i Easy for alle serviceområderne.

Siden sidste møde i Fag MED for Teknik og Miljø har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 1 anmeldelser om arbejdsskader

  • 0 intern registrering af vold, trusler eller anden psykisk påvirkning

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdsstilsynet meddelt at de kommer på tilsynsbesøg på disse arbejdssteder (produktionsenheder) i løbet af de næste 1-4 måneder:

  • BRØNDERSLEV BIBLIOTEK, P N Jensens Plads 5, 9700 Brønderslev

  • TANDPLEJEN BRØNDERSLEV, Nordens Alle 56, 9700 Brønderslev

  • Materielgården Brønderslev, Spejlborgvej 9, 9700 Brønderslev

  • Den grønne giraf, Margrethelund 4, 9330 Dronninglund

  • Skolefritidsordning Flauenskjold, Ingeborg Skeels Vej 31, 9330 Dronninglund

  • PLEJEHJEMMET MARGRETHELUND, Margrethelund 6, 9330 Dronninglund

  • AGERSTED SKOLE, Præstbrovej 23, 9330 Dronninglund

  • Skolefritidsordning Asaa - Rusen, Rusen 5, 9340 Asaa - p-nr. 1003377071

  • KLOKKERHOLM SKOLE, Smørblomstvej 5A, 9320 Hjallerup

  • Hellevadlund Plejecenter, Borgergade 34, 9320 Hjallerup

  • Sundhedsplejen,Brønderslev

  • Socialcentret, Rådhusgade 5, 9330 Dronninglund

  • Ældreområdet - Distrikt Øst, Hjallerup Erhvervspark 2, 9320 Hjallerup

  • Hjallerup Børnehave, Gl Markedsvej 9, 9320 Hjallerup

  • Træningsafdelingen, Multebærvej 5, 9330 Dronninglund

Er der brug for hjælp eller vejledning inden Arbejdstilsynets besøg - kan der rekvireres råd og vejledning ved Arbejdsmiljøkonsulenterne Gitte Grau eller Marianne Mortensen.

Opfølgning på den lovpligtige Arbejdsmiljøuddannelse:

Der er indkaldt til møde for alle arbejdsmiljørepræsentanterne for området.

Mødet er på Restaurant Hedelund i Brønderslev den 26. maj kl. 13.00 – 15.00

Dagsorden til mødet :

  1. Hvordan går det med funktionen som AMR?

  2. Den nye hjemmeside www.ansatibronderslev.dk

  3. Arbejdsskader

    • Anmeldelses procedure

    • Statistik

    • Handleplaner

  4. Vold og trusler om vold

  5. APV

    • Procedure

  6. EVT.

Til toppen


6. Gensidig Information - herunder relevante emner for næste møde


Resume

Sagsforløb:

Beslutning

Leder af vej og park orienterede om strukturændringer i vej og parks grønne område, her har man reduceret med en leder stilling, således der nu er en leder for gartnerområdet.

Samtidig har man lavet 10 selvstyrende teams på området - som allerede nu fungerer rigtig godt.

Leder af serviceområdet orienterer om ny plan der er lavet for kompetenceudvikling på serviceområdet.

34 medarbejder har ønsket at komme på serviceassistent uddannelsen - som varer 1 år.

I den periode de faste medarbejdere er på uddannelse, bliver afløsere tilbudt ansættese i et år med fast timetal.

Til toppen

Opdateret 2. juni 2014
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye