27. november 2014

Fag MED for Børn og Kultur - Referat

Dato: 27. november 2014
Lokale: Lokale 272, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Start med præsentation af udvalget.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Til toppen


2. Godkendelse af referater


Resume

Godkendelse af referat fra møde den 8. september 2014.

Sagsfremstilling

Fag MED for Børn og Kultur anmodes om at godkende referat fra møde den 8. september 2014. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Børn og Kultur


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Børn og Kultur foreligger der referater fra følgende:

  • Asaa Skole
  • Agersted Skole
  • Dronninglund Skole
  • Børnehaverne Jyllandsgade/Midgaard
  • Skolegades Skole
  • Biblioteket
  • Søndergades Skole
  • Heldagssskolen
  • Heldagsskolen
  • Dronninglund Skole
  • Hjallerup Skole
  • Børnehuset Himmelblå
  • Kulturskolen
  • Toftegårdsskolen
  • Klokkerholm Børnehave
  • Dronninglund Børnehave
  • Toftegårdsskolen
  • Støtteteamet
Beslutning

Forkeret bilag vedhæftet fra henholdsvis Hjallerup Skole og Midgård. Medsendes næste gang.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2014


Resume

Sagsforløb: MED Børn og Kultur

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2014. Budgetopfølgningen udviser et nettomindreforbrug på i alt 7.976.000 kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014.

Budgetopfølgningen fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2014. Ifølge principper for Økonomistyring, udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgning til fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

De tre budgetopfølgninger i indeværende år, har vist følgende budgetafgivelser:

Pr. 31/3-2014

Pr. 30/6-2014

Pr. 30/9-2014

Serviceudgifter

13.215.000

17.570.000

14.518.000

Overførselsudgifter

-7.540.000

-10.658.000

-10.239.000

Finansiering

-1.139.000

-10.557.000

-12.255.000

Samlet status

4.536.000

-3.645.000

-7.976.000

Sammenlignet med Halvårsregnskabet pr. 30. juni 2014, er der følgende væsentlige forskydninger ved 3. budgetopfølgning:

  • Finansieringssiden, hvor indtægterne er øget med ca. 1,2 mio. kr.
  • Børne- og Skoleudvalget, hvor det forventede merforbrug er øget med 1,5 mio. kr.
  • Beskæftigelsesudvalget, hvor det forventede merforbrug er reduceret med 1,4 mio. kr.
  • Ældreomsorgsudvalget, hvor tidligere opgjort merforbrug på 3,0 mio. kr. nu forventes finansieret fuldt ud indenfor området

På baggrund af kommunernes løbende indberetninger af forventede udgifter i 2014, forventer KL ikke, at servicerammen overskrides på landsplan. Sanktionslovgivningen forventes derfor ikke at træde i kraft.

Pr. 1. januar 2014 blev UngeCentret etableret. Dermed varetages anbringelsesområdet (0-18 år) fremover i to forskellige organisatoriske enheder og budget/regnskab vil fremgå på to forskellige politikområder. For at sikre sammenhængen på anbringelsesområdet, ses området i budgetopfølgningerne i indeværende år under ét. Det samlede merforbrug på anbringelsesområdet er i denne budgetopfølgning opgjort til 429.000 kr.

3. budgetopfølgning viser også i lighed med de tidligere budgetopfølgninger i år, at der er særlige udfordringer i forhold til at opnå den forventede besparelse med Flerårsaftalen på handicap- og psykiatriområdet. Den aktuelle udfordring ser pr. 30/9 ud til at udgøre ca. 20 mio. kr., der forventes i merforbrug på området i indeværende år. Dette er ikke indregnet i ovennævnte oversigt.

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det betyder, at fagudvalgene på områder, hvor udgifterne skrider, har en forpligtelse til at anvise finansiering af ikke budgetterede merudgifter inden for fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser inden for udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisereforslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 28. oktober med følgende bemærkninger:

Forretningsledelsen anbefaler at budgetopfølgningen godkendes.

Forretningsledelsen udtrykker samtidig tilfredshed med at budgetopfølgningen udviser et samlet overskud og at det samlede billede er bedre end ved sidste budgetopfølgning, herunder at der en forbedring på området for udsatte Børn og Unge i forhold til sidste opfølgning. Der er dog fortsat et stort pres på serviceudgifterne, hvorfor det fortsat er vigtigt, at der er en generel tilbageholdenhed. Endeligt bliver det afgørende, at der fremadrettet holdes fuld fokus på at nå de mål der er sat indenfor Flerårsaftalens område.

Økonomiudvalget behandlede budgetopfølgningen d. 12. november. Her blev det besluttet, at udsætte behandlingen af budgetopfølgningen til mødet i december måned. Økonomiudvalget ønskede samtidig en status og handleplan på flerårsaftalen, idet Økonomiudvalget ser med stor bekymring på den manglende opfyldelse.

Indstilling

Fag MED for Administrationen, 27. november 2014, pkt. 9:

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Bilag

Til toppen


5. Personalesituationen i forbindelse med lukning af Agersted og Serritslev Skoler


Resume

Status på personalesituationen.

Sagsfremstilling

I forbindelse med strukturændringer på Børne- og Skoleområdet, hvor det er besluttet at nedlægge Agersted og Serritslev Skoler pr. 1. august 2015, ønskes der en status på personalesitutionen.

Indstilling

Fag MED for Børn og Kultur, 8. september 2014, pkt. 9:

Punktet drøfet og sagen tages på igen ved næste møde.

Fraværende: Jørn Godsk, Annette Larsen, Carsten Otte, Bente Kristoffersen og Merete Højer Andreasen mødte for Ann Dorte Bredahl

Beslutning

Carsten orientere om, at der er afholdt møder begge steder. Der er en konstruktiv proces i gang, hvor Dorte Hollensen fra HR er tovholder. Det er en god dialog og man er ved at "komme i land" med de aftaler, der er lavet.

Der overvejes om der evt. skal holdes møder i de enkelte faggrupper.

Kirsten fortæller, at de tidligere processer i forbindelse med skolelukninger har været gode og der helt sikker også denne gang bliver gjort, hvad der er muligt for, at processen skal følses god.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Til toppen


6. Hvordan "høres" i kommunen


Sagsfremstilling

Der ønskes en drøftelse af, hvordan der "høres" i kommunen.

Beslutning

Proceduren omkring "høringsprocesser" og udtalelsesprocesser" kan være ret kompleks. formanden redegjorde for forholdene på området for Børn og Kultur:

Begrebet "høring" anvendes som hovedregel i forbindelse med en lovbestemt proces, hvor byrådet behandler sagen over to byrådsmøder. Den findes eksempelvis i relation til skolelukninger, hvor en lovbekendtørelse beskriver, hvem og hvordan,der skal høres og hvilken tidsplan, der er for indsigelsesfrist og behandling af evt. indsigelser før en endelig beslutning kan træffes af byrådet.

I forskellige andre forhold kan en udtalelsesret også være lovbestemt. I dagtilbudsloven er det eksempelvis fastsat, at kommunalbestyrelsen indhenter udtalelse fra forældrebestyrelserne i forhold til vedtægterne for styring af de kommunale dagtilbud. For en udtømmende oplistning henvises til de forskellige lovgivninger.

I andre forhold er retten til udtalelse en følge af indgående aftaler og kan relatere sig til MED-aftalen. I Brønderslev Kommune er det eksempelevis besluttet, at udtalelser i forhold til budgettet, i den kommunale organisation, indhendes via MED-systemet fra

  • Hoved MED, Fag MED, Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status

Det er desuden besluttet at indhente udtalelser til budetttet fra en række eksterne samarbejdspartnere

  • Bestyrelserne i de kommunale tilbud
  • Samvirker med samarbejdsaftale

og fra

  • Lovbestemte råd og lokalt besluttede politiske råd.

Ovennævnte vil som en del af processen blive tilsendt materiale til udtalelse og der forventes tilsvarende et svar på henvendelsen.

Derudover kan alle borgere og faglige organisationer på eget initiativ fremsende kommentarer til budgetprocessen. Alle henviendelser vil blive formidlet til byrådet.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Til toppen


7. Procedure og aftaler i forbindelse med nedlæggelse af skoler og børnehaver


Sagsfremstilling

Udvalget skal tage stilling til indkaldelse af ekstraordinært møde i uge 50. På det ekstraordinære møde vil der blive orienteret om aftalte procedurer i forhold til personalet, hvis byrådet beslutter at nedlægge Agersted og Serritslev Skoler og tilhørende

dagtilbud.

Der vil på mødet yderligere blive orienteret om procedure for personalet ved lukning af Rømervejens Børnehave og tilpasning af SFO-ledelse i forhold til Byrådets vedtagelse af Budget 2015, hvis aftalerne er færdige.

Beslutning

Godkendt. Der indkaldes til ekstraordinært møde i Fag MED for Børn og Kultur den 8. december 2014 kl. 12.00-13.00.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Til toppen


8. Drøftelse af fravær fra arbejdspladsen


Sagsfremstilling

Der ønskes en generel drøftelse af fravær fra arbejdspladsen, herunder også afholdelse af pauser.

Beslutning

I forhold til f.eks. lægebesøg er der enighed om, at man laver en aftale med sin leder og betaler selv for tiden, man bruger.

Afholdelse af pauser ønskes drøfet ude i Lokaludvalgene/Personalemøder med MED-status, hvorefter punktet sættes på dagsordenen igen i det nye år.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Til toppen


9. Årshjul 2015


Resume

Drøftelse og godkendelse af datoer for årshjul for 2015.

Sagsfremstilling

HR-afdelingen har udarbejdet forslag til nye datoer for MED-organisationen for 2015.

Beslutning

Årshjulet godkendt. Der bliver indkaldt til møderne via kalender. Samtidig indkaldes formand og næstformand til dagsordensmøder.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Bilag

Til toppen


10. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets risikobaseret tilsyn indenfor Børn og Kulturs område.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste ordinære møde i Fag MED for Børn og Kultur har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 14 anmeldelser om arbejdsskader
  • 13 intern registrering af vold, trusler eller anden psykisk påvirkning

Arbejdstilsynet:

Arbejdstilsynet har siden sidste møde være på Risikobaseret tilsyn på flere institutioner inden for Børn og Kultur. Følgende steder har fået en grøn smiley:

  • Den grønne giraf
  • Agersted Skole

Heldagsskolen har haft besøg af AT (ikke Risikobaseret tilsyn), som gav en vejledning i psykisk arbejdsmiljø - herunder bl.a. kommunikation.

AT har den 18. november 2014 meldt, at de kommer på Risikobaseret tilsyn på følgende steder indenfor de næste 1-4 måneder:

  • Børnehaven Fasanen
  • SFO Hedegårdsskolen
  • SFO Søndergades Skole
  • Søndergades Skole
  • Dronninglund Børnehave
Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Bilag

Til toppen


11. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Projekt varige spor
  2. Sundhedsplejen er overgået til Børn og Kultur pr. 1. november 2014
  3. Orientering om rapport på skolerne, i forbindelse med Udvikling i Fællesskaber
Beslutning

1) Projekt varige spor blev gennemgået i forbindelse med pkt. 4 - budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2014

2) Med virkning fra den 1. november 2014 er Sudhedsplejen overgået fra Sundhed og Velfærd til Børn og Kultur. De hører under Fag MED Administrationen, som resten af Børne- og Familieafdelingen.

3) Tages på som selvstændig punkt på næste møde

Bente kommenterede punktet fra Hoved MED i forhold til trivselsmålinger. Hun ser en stor fordel i, at der er forslag om, at trivselsmålingen forslås gennemført fremadrettet hver 3. år. I den forbindelse opstod er uklarhed om, hvorvidt der sendes noget specifikt ud til lederne omkring punktet, som skal på Lokaludvalgsmøderne/Personalemøder med MED-status eller ej. Det er undersøgt nærmere og HR-afdelingen sender noget ud til lederne.

Punkter til næste møde i Fag MED for Børn og Kultur:

  • UU - efter de er under Ungecentret
  • Kortlægningsundersøgelse på Udvikling i Fællesskaber i Folkeskolen

Fraværende: Gerda Nielsen og Jesper Jensen mødte for Jon Miller.

Til toppen

Opdateret 16. december 2014
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye