7. september 2017

Fag MED for Børn og Kultur - Referat

Dato: 7. september 2017
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Velkomst og præsentation af Camilla og Mona.

Fraværende: Jørn Godsk

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referatet fra mødet den 15. maj 2017.

Sagsfremstilling

Fag MED Børn og Kultur anmodes om at godkende referatet fra mødet den 15. maj 2017. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet godkendt.

Der spørges ind til resultatet af kontakten til Ejendom og Service i forhold til problemstillingen med børnenes toiletter i Dronninglund Børnehave. Henning følger op.

Fraværende: Jørn Godsk

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Børn og Kultur


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Børn og Kultur foreligger der referater fra følgende:

  • Livstræet
  • Fasanen
  • Børnehuset Brundur
  • Dronninglund Skoledistrikt
  • Dagplejen
  • Distrikt Nord
  • Distrikt Nord
  • Distrikt Nord
  • Distrikt Nord
  • Distrikt Nord
  • Børnehaven Troldehøj
  • Distrikt Nord
  • Børnehuset Himmelblå
Beslutning

I flere af referaterne fra Lokaludvalgene og Personalemøderne med MED-status spørges der ind til, hvad referaterne bruges til og hvem der læser dem. Det er medarbejdersiden, som læser referaterne og på den baggrund kommenterer de ting, de mener, der er relevante i Fag MED. Det er i den sammenhæng vigtigt at præciserer, at hvis Lokaludvalgene og Personalemøderne med MED-status ønskes noget konkret på dagsordenen i Fag MED, skal det sendes direkte til formand og/eller næstformand.

Der henstilles endnu engang til, at alle husker at indsende referaterne til Gitte Grau i HR. Når de er modtaget, bliver de sat på det efterfølgende møde i Fag MED Børn og Kultur til orientering.

Lena spørger ind til en problemstilling om manglende tilgang af børnehavebørn i Børnehaven Brundur. Carsten følger op og gør i øvrigt opmærksom på, at der er fokus på det.

Fraværende: Jørn Godsk

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 2/Halvårsregnskab - pr. 30. juni 2017


Resume

Sagsforløb: MED for Børn og Kultur.

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejdet Budgetopfølgning 2/Halvårsregnskab - pr. 30. juni 2017. Budgetopfølgning 2 viser et forventet netto mindreforbrug på i alt -33.275 mio. kr. Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2017.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning2/Halvårsregnskab - pr. 30. juni 2017. Ifølge principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvis budgetopfølgning til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdet på alle politikområder.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

I 1.000 kr.

Overførsels-udgifter

Service- udgifter

Netto

Økonomiudvalget, finansiering

-25.039

Økonomiudvalget

0

0

0

Børne- og Skoleudvalget

742

6.740

7.482

Fritids- og Kulturudvalget

0

0

0

Beskæftigelsesudvalget

-27.150

1.690

-25.460

Ældreomsorgsudvalget

0

10.254

10.254

Social- og Sundhedsudvalget

-812

-212

-1.024

Teknik- og Miljøudvalget

0

512

512

I alt

-27.220

18.984

-33.275

Budgetopfølgningen pr. 31.06.2017 viser:

-at indtægtssiden, herunder generelle tilskud forventes forøget med -25.039

- at der forventes et mindreforbrug på overførselsudgifterne -27.220

- at der forventes et merforbrug på serviceudgifterne 18.984

Samlet set viser budgetopfølgning pr. 30.06.2017 et forventet mindreforbrug på -33,3 mio. kr.

I budget 2017 er der budgetteret med et overskud på driften på 26,6 mio. kr. Dertil kan lægges ”pulje til overførsel mellem årene” på 25 mio. kr. Dette giver samlet et budgetteret mindreforbrug på ca. 51,6 mio. kr. Tillagt denne budgetopfølgnings mindreforbrug på 33,3 mio.kr. er forventningen et årsresultat, som viser et overskud på ca. 84,9 mio. kr. på driften.

I denne budgetopfølgning er det et skøn på anlægsforbruget i 2017 på ca. 40,2 mio. kr.

Der forventes således et samlet årsresultat inkl. Anlæg - som viser et mindreforbrug på ca. 44,7 mio. kr.

På de efterfølgende sider gives en nærmere specifikation af budgetopfølgningen på de enkelte politikområder.

Indstilling

Direktionen, 8. august 2017, pkt. 5

Budgetafvigelserne på de samlede område for udsatte børn og unge samt ældreområdet har udviklet sig yderligere negativt i forhold til 1. budgetopfølgning.

Direktionen anbefaler, at der på begge områder fortsat skal være fokus på at minimere udgifterne, bl.a. ved hjælp af Varige Spor og Investeringsindsatsen på Ungecenteret, samt ved hjælp fra PWC på Frit Valgs området. Samtidig vil direktionen dog anbefale at der i forbindelse med budgetlægningen for 2018 overvejes at tilføre områderne yderligere rammer, således at udfordringen kan håndteres i den løbende drift.

Det samlede forventede resultat for 2017 viser endnu større driftsoverskud end forventet ved budgetlægningen, hvilket betyder at Direktionen vurderer, at der er rum for langsigtede oprettende indsatser

Økonomiudvalget, 23. august 2017, pkt. 3:

Direktionens anbefaling indstilles godkendt.

Beslutning

Henning orienterer om budgetopfølgning 2.

Overordnet ser det rigtig fornuftigt ud. Det anbefales dog, at der fortsat er fokus på minimeringen af udgifterne på udsatte børn og unge og ældreområdet. Dette gøres bl.a. ved hjælp af Varige spor og PwC på Frit Valgs området.

Børne- og Skoleudvalget har besluttet, at eksterne skal se på sagerne i Børne- og Famileafdelingen med henblik på anbragte børn.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Fraværende: Jørn Godsk

Bilag

Til toppen


5. Høring af budgetforslag 2018 til 1. behandling


Resume

Sagsforløb: MED for Børn og Kultur

Budgetforslag til 1. behandling er udsendt til høring.

MED for Børn og Kultur anmodes om høringssvar indenfor udvalgets område

Sagsfremstilling

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har behandlet forslag til ændringer i oprindeligt budgetoplæg for 2018, og godkendt hvilke af disse forslag der skal indgå i budgetforslag til 1. behandling.

Processen for udarbejdelse af forslag til budget til 1. behandling indeholder ikke udarbejdelse af afdækningskatalog, som i tidligere år.

Med baggrund i Økonomiudvalgets beslutning i december 2017 om, ”at fagudvalgene skal søge at finde besparelser på 0,8%”, afholdt byrådet i foråret en budgetdag, hvor emner til reduktionspuljer blev fremlagt og drøftet.

Økonomiudvalget behandlede emnerne på mødet d. 17/5, hvor beslutningen blev: ”Udvalgene skal arbejde videre med de foreslåede emner til reduktionspulje. Nogle af emnerne vil indgå i budgetprocessen for 2018, og nogle vil have mere strategisk sigte for områdernes udvikling. Evt. iværksættelse af reduktionsemner vil blive godskrevet i forhold til budgetlægningen”.

Oversigten over emner til reduktionspulje er ajourført, således de forslag der indgår i budgetforslag til 1. behandling er udtaget af oversigten.

Budgetforslag og revideret oversigt over emner til reduktionspulje udsendes hermed til høring i MED for Børn og Kultur. Udsendelsen indeholder det samlede budgetmateriale for hele organisationen, MED for Børn og Kultur anmodes om høringssvar for de områder der vedrører MED for Børn og Kultur’s område.

Materialet eftersendes inden mødet.

Beslutning

Fag MED Børn og Kultur udtaler:

Fag MED Børn og Kultur er blevet opmærksom på ny procedure i forhold til udarbejdelse af basisbudgetterne. Fag MED Børn og Kultur opfordrer til, at de angivne udgifter på opmærksomhedslisten vedrørende politikområderne 301, 302 og 303 indarbejdes i basisbudgetterne således, at det aktuelle serviceniveau som udgangspunkt kan opretholdes.

Herudover udtaler medarbejderne:

Det er ikke muligt for os som medarbejderrepræsentanter at udtale os kvalificeret om budget 2018. Der er ikke fremlagt tilstrækkelige oplysninger om konsekvenserne af evt. besparelser. Både den økonomiske beregning og de personalemæssige konsekvenser mangler. Desuden giver processen ikke mulighed for grundige drøftelser af vores synspunkter.

Fraværende: Jørn Godsk

Til toppen


6. Status på budgetproces 2018


Resume

Sagsforløb: MED for Børn og Kultur

Der gives en status siden sidste møde.

Sagsfremstilling

I henhold til tidsplanen for udarbejdelse af Budget 2018, orienteres MED-organisationen om arbejdet med reduktionspuljen. Fagudvalgene har på deres møder i april 2017, drøftet muligheder og mulige emner for reduktionspulje. På Byrådets budgetdag den 27. april 2017, blev fagudvalgenes emner til reduktionspulje fremlagt.

Emner til reduktionspulje fra budgetdagen er vedlagt.

Indstilling

Fag MED for Børn og Kultur, 15. maj 2017, pkt. 5:

Henning orienterede omkring status på budgetproces 2018, herunder gennemgang af emner til reduktionspulje.

B-siden var uforstående overfor, at reduktionspuljen ikke kunne drøftes på mødet og udtrykte stor bekymring for reduktionspuljen generelt og specielt vedrørende erhvervsklassen og kick-projektet. Besparelser på disse områder vil virke ekskluderende fremfor inkluderende.

Punktet tages på næste Fag Med-møde.

Fraværende: Jørn Godsk Jørgensen, Lena Skjødsholm, Tina Præsius, Camilla Glarkrog og Mona Olsen.

Beslutning

Medarbejdersiden ser stadig, at det ikke er muligt at forholde sig konkret til reduktionspuljen, da det ikke er beskrevet, hvordan den tænkes udmøntet.

Fraværende: Jørn Godsk og Hanne Kristensen

Bilag

Til toppen


7. Projekt om minimering af dokumentation og procedurer


Resume

Status på de indsendte forslag i forbindelse med projekt "minimering af dokumentation og forenkling af procedurer".

Sagsfremstilling

Efter mødet i Fag MED for Børn og Kultur, den 27. februar 2017 er der sendt brev ud til alle Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status inden for udvalgets område i forbindelse med projekt "minimering og dokumentation og forenkling af procedure".

De forslag der er indkommet til Fag MED Børn og Kulturs område Blev drøftet på mødet den 15. maj 2017. Punktet behandles igen på kommende møde. Herefter skal der gives en tilbagemelding til Direktionen/Økonomiudvalget.

Indstilling

Fag MED for Børn og Kultur, 15. maj 2017, pkt. 6:

De arbejdes videre med de forskellige forslag for minimering af dokumentation og procedurer. Der var flere forslag, der gik igen.

Emnerne drøftes på næste Fag Med-møde.

Fraværende: Jørn Godsk Jørgensen, Lena Skjødsholm, Tina Præsius, Camilla Glarkrog og Mona Olsen.

Beslutning

Der spørges ind til, hvad forslagene fra projekt "minimering af dokumentation og forenkling af procedurer" skal ende ud i.

Henning orienterer om, at siden sidste møde har forslagene været udsendt til de ansvarlige, hvor de er blevet vurderet. Oversigten, som er udarbejdet på baggrund af forslagene, blev gennemgået på mødet. Der tilføjes, hvordan den videre proces er i forhold til forslaget, på oversigten.

Forslag fra Biblioteket og Distrikt Syd tilføjes på oversigten.

Der skal meldes tilbage til alle, som har indsendt forslag.

Det er en løbende proces og derfor er der altid åben for nye forslag.

Oversigtsskema udsendes efterfølgende til Fag MED Børn og Kultur.

Fraværende: Jørn Godsk og Hanne Kristensen

Bilag

Til toppen


8. Nedsættelse af arbejdsgruppe til at indarbejde "arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid" i de eksisterende retningslinjer


Resume

Der skal nedsættes arbejdsgruppe(r) i forbindelse med indarbejdelse af "arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid" i de eksisterende retningslinjer for vold og trusler.

Sagsfremstilling

På baggrund af ny bekendtgørelse om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid pr. 1. januar 2016 skal de eksisterende retningslinjer for vold og trusler revideres.

For Fag MED Børn og Kultur gælder det retningslinjerne inden for følgende områder:

  • Dagtilbud
  • Skole

HR er tovholder på opgaven.

Beslutning

Fag MED Børn og Kultur besluttede, at der fremadrettet kun skal være én retningslinjer for vold og trusler, som dækker hele området inden for Børn og Kultur.

Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af:

Lena Skjødsholm

Tina Præcius

Bodil Nielsen

2 ledere indenfor Børn og Kulturs område

Gitte Grau HR

HR er tovholder og indkalder til møde.

Fraværende: Jørn Godsk og Hanne Kristensen

Til toppen


9. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder bl.a. arbejdsskader og Arbejdstilsynets risikobaserets tilsyn inden for Børn og Kulturs område.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED for Børn og Kultur har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til Easy for maj 2017 til juli 2017. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet besøgt følgende steder:

SFO Hjallerup Skole:

  • Grøn smiley

Heldagsskolen:

  • Grøn smiley
  • Vejledning om at forebygge vold i arbejdet og uden for arbejdstiden
  • Vejledning om at forebygge følelsesmæssige belastning i arbejdet

Dronninglund Skole:

  • Strakspåbud 1 om at sikre, at forflytning af elev i Q-klassen fra kørestol til ståbrædt og retur udføres, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuld forsvarligt - skal efterkommes senest den 14. juni 2017 - er efterkommet
  • Strakspåbud 2 om at sikre, at forflytning af elev i Q-klassen fra kørestol til ståbrædt og retur udføres, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuld forsvarligt - skal efterkommes senest den 14. juni 2017 - er efterkommet
  • Påbud om at undgå unødig støjbelasting og unødig visuelt belastning i administrationen på skolen - skal efterkommes senest den 22. november 2017
  • Vejledning om forebyggelse af risikoen for vold og trusler

Børnehuset Himmelblå:

  • Grøn Smiley
  • Vejledning om forebyggelse af vold

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet meldt, at de kommer på risikobaseret tilsyn følgende steder inden for Børn og Kultur:

  • Øster Brønderslev Centralskole

Herudover har de endnu ikke besøgt:

  • Skolegades Skole
  • Toftegårdsskolen

Andet:

EASY:

Den 17. juni 2017 er det nye EASY trådt i kraft. Der har været en del udfordringer i starten, som burde være løst nu. EASY arbejder på en konkret systemfejl.

For at logge på EASY kræver det et NemID med CPR. Samtidig skal der anmodes om rettigheder i Virk. HR kan kontaktes for hjælp til adgangen.

Arbejdsmiljødage 2018:

Til orientering kan oplyses, at arbejdsgruppen bag Arbejdsmiljødagene starter op med første møde, den 4. september 2017. Er der emner eller andet, der skal tages med, så send en mail til gitte.grau@99454545.dk.

Dagene afholdes den 21. og 22. marts 2018, så sæt allerede nu kryds i kalenderen!

Beslutning

Siden dagsordenen er sendt ud har Arbejdstilsynet været på besøg på Toftegårdsskolen, som har fået en grøn smiley.

I forbindelse med det nye EASY ved HR endnu ikke, hvordan det fremadrettet bliver muligt at lave statistik over arbejdsskader.

I forbindelse med Arbejdsmiljødagene opfordre Fag MED Børn og Kultur alle Arbejdsmiljøgrupper til at deltage på dagene sammen. Flere fra udvalget gav gode eksempler på, hvordan de har fået inspiration/input til det videre arbejdsmiljøarbejde ved at deltage i dagene. Der er også stor synergi i at deltage som TRIO, selvom Arbejdsmiljødagene er opfølgning på den Lovpligtige Arbejdsmiljøuddannelse.

Fraværende: Jørn Godsk og Hanne Kristensen

Bilag

Til toppen


10. Gensidig orientering - herunder relevante emner til næste møde


Sagsfremstilling
  1. Den sammenhængende børnepolitik
Beslutning
  1. Byrådet har besluttet at den sammenhængende børnepolitik skal revideres. Den er udarbejdet i 2007 og sidst revideret i 2012. Tidsplan for arbejdet kan ses på Børne- og Skoleudvalgets møde fra 2. maj 2017
  2. Der spørges ind til om det godt kan passe, at der kun er rengøring i 40 uger på skolerne, når lærerne arbejder i 42 uger. Pædagogerne i SFO'erne arbejder alle ugerne.
  3. Der orienteres om de gener, der på Klokkerholm Skole i øjeblikket. Der er taget hånd om situationen.

Punkt til næste møde:

På baggrund af spørgsmålet om rengøring sættes det på som et punkt på dagsordenen til næste møde. Det er ikke tænkt som en kritik af det nuværende rengøringspersonale, som gør hvad de kan ud fra de vilkår de har, men udvalget ønsker at drøfte om der f.eks. er mulighed for, at institutionerne kan få indflydelse på, hvad der skal rengøres og hvornår der skal rengøres.

Fraværende: Jørn Godsk og Hanne Kristensen

Til toppen

Opdateret 20. september 2017
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye