25. november 2015

Fag MED for Sundhed og Velfærd - Dagsorden

Dato: 25. november 2015
Lokale: mødelokale 272 Rådhuset Brønderslev
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Godkendelse af referat


Resume

FAG MED Sundhed og Velfærd bedes godkende referat fra mødet 10. september 2015

Referatet er tidligere udsendt.

Til toppen


2. Referater fra Lokaludvalgsmøder


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Til toppen


3. Budgetopfølgning 3 - 2015


Resume

Sagsforløb: Fag MED Sundhed og Velfærd

Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2015, fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stab og fagenheder udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2015, der ud over skøn over udviklingen i budget 2015 også bruges som udgangspunkt for vurderingen af behovet for øvrige korrektioner i budget 2016.

Budgetopfølgningen viser forventede mindre udgift på i alt -1,1 mio. kr. for hele 2015. Indkluderes effekten af flerårsaftalen forventes et merforbrug på 16,7 mio. kr.

Sagsfremstilling

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Budgetopfølgning 3 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

I hele 1.000

Status

Serviceudgifter

6.892

Overførselsudgifter

20.137

Finansiering

-9.997

Total

Tidligere tillægsbevilling - pl regulering

Kompenserende besparelser besluttet i Byrådet den 2. september 2015

Anlægspulje til bygningsvedligeholdelse - fastfryses

Afvigelser i alt i forhold til korrigeret budget

17.032

-7.771

-5.467

-4.900

-1.106

Inkluderes effekten af fleraftalen viser Budgetopfølgning 3 følgende budgetafvigelser:

I hele 1.000

Status inklusiv effekt af flerårsaftalen

Serviceudgifter

24.712

Overførselsudgifter

20.137

Finansiering

-9.997

Total

Tidligere tillægsbevilling - pl regulering

Kompenserende besparelser besluttet i Byrådet den 2. september 2015

Anlægspulje til bygningsvedligeholdelse - fastfryses

Afvigelser i alt i forhold til korrigeret budget

34.852

-7.771

-5.467

-4.900

16.714

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 27. oktober 2015.

Forretningsledelsen bemærker, at den samlede budgetopfølgning overordnet set ligger på niveau med halvårsregnskabet. Forretningsledelsen er bekymret over, at udgifterne på flerårsaftalens område udvikler sig i den forkerte retning. Udgifterne på dette område ligger således yderligere 2,9 mio. kr. over niveauet fra sidste budgetopfølgning.

Forretningsledelsen vil derfor hurtigst muligt tage skridt til at få iværksat arbejdet med at revurdere flerårsaftalen, som det er aftalt i budgetforliget for budget 2016.

Budgetopfølgningen tages i øvrigt til efterretning og det anbefales at der gives bevillinger i forhold til budgetopfølgningen.

En uddybende forklaring på afvigelserne fremgår af budgetopfølgning 3 som er vedlagt.

Desuden er status på aftalepunkterne vedlagt.

Bilag

Til toppen


4. Sygefravær i Sundhed og Velfærd, maj 2015


Resume

Sagsforløb:MED Sundhed og Velfærd

Der ønskes en drøftelse af sygefraværet med afsæt i data, som fremgår af bilaget.

Sagsfremstilling

Byrådet har besluttet at sætte fokus på sygefravær. I forlængelse heraf er der fastsat måltal for sygefraværet på de enkelte områder. Ligger et område på eller under måltallet, er hensigten at fastholde niveauet. Ligger et område over måltallet er hensigten, at sygefraværet skal nedbringes over en periode til måltallet. En nedbringelse til måltallet kan dermed strække sig over en periode på mere end et år.

I vedhæftede bilag fremgår sygefraværet i Sundhed og Velfærd som helhed, ligesom tallene efterfølgende yderligere opdelt indenfor de enkelte områder.

På baggrund af de fremlagte data lægges der op til en drøftelse af de foreløbige erfaringer med arbejdet med at nedbringe sygefraværet.

Fagenheden for Sundhed og Velfærd foreslår, at MED-udvalget med afsæt i de fremlagte data drøfter sygefraværet indenfor Sundhed og Velfærd.

Bilag: Sygefravær MED juni 2015

Indstilling

Fag MED for Sundhed og Velfærd, 18. juni 2015, pkt. 9:

Punktet udsættes til næste møde, da der er fejl i statistik materialet. Bilag er fjernet og der udarbejdes et nyt til næste møde.

Fraværende på mødet : Jette Fjeldgaard, Anette W. Schrøder

Fag MED for Sundhed og Velfærd, 10. september 2015, pkt. 7:

Formanden orienterede og punktet drøftes.

Med Sundhed og Velfærd roser sygefraværsprojektet hvor man tror på en positiv effekt af processen med nye og tydelige arbejdsgange omkring fravær.

Ligeledes roses projektet omkring stress.

Fraværstal er sendt ud til alle ledere for de sidste 12 mdr.

Punktet ønskes drøftet på næste møde

Fraværende på mødet: Ann Cathrine Vestergaard og Anette W. Schrøder

Bilag

Til toppen


5. Status på ny struktur indenfor Ældreområdet


Resume

Sagsforløb: ÆR/ÆO

Ældrerådet orienteres om procesplanen for implementeringen af det vedtagne strukturforslag og ledelsesoptimering for Ældreområdet.

Sagen sendes til orientering ved Ældreomsorgsudvalget den 25. juni 2015.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget godkendte den 10. juni 2015 forslag til ny struktur på Ældreområdet. Den nye struktur på Ældreområdet indebærer, at den nuværende organisering i områder og distrikter overgår til kommunedækkende funktioner.

Godkendelse af den nye struktur får den konsekvens, at følgende organisatoriske ændringer vil blive gennemført inden udgangen af august måned:

  • Terapeuterne i rehabiliteringen på Stenumgård overgår organisatorisk til Træningsafdelingen
  • Demenskoordinatorerne er nu organisatorisk placeret under Visitationen
  • Ældrekonsulenterne er nu organisatorisk placeret under Aktivitetsområdet
  • Uddannelseskoordinatorfunktionen samles på én medarbejder. Uddannelseskoordinatorfunktionen placeres under Sundheds- og Ældrechefen.

3 ud af 4 stillinger er blevet opslået eksternt på grund af betydelig ændret stillingsindhold. Det er Lederen af Plejecentrene, Leder af Frit Valg, samt Leder af Hjemmesygeplejen – der er ansøgningsfrist den 3. august kl.12:00.

I den kommende tid vil der blive arbejdet med følgende elementer:

  • Omplacering af niveau 5 plejecenterlederne
  • Igangsættelse af proces vedrørende samling af ledelse på Hellevadlund og Elmehøj
  • Der etableres en koordinatorstilling som støttefunktion til lederen af Plejecenterområdet.

Den 1. oktober 2015 træder der nye organisatoriske ændringer i kraft indenfor Ældreområdet. Ændringerne er:

  • Hjemmesygeplejen organiseres sådan, at funktionen kommer til at bestå af sygeplejersker i de nuværende distrikter samt af de social- og sundhedsassistenter, som overvejende leverer delegerede sygeplejeydelser i distrikterne
  • Frit Valgs området organiseres sådan, at det kommer til at bestå af de social- og sundhedshjælpere samt af de social- og sundhedsassistenter, som er i direkte konkurrence med de private leverandører
  • De tre nye ledere tiltræder deres stillinger (Leder af Plejecentrene, Leder af Frit Valg samt Leder af Hjemmesygeplejen).

I 4. kvartal af 2015 vil Sundheds- og Ældrechefen fordele de administrative ressourcer med det udgangspunkt, at de administrative opgaver løses så lokalt som muligt. Endvidere skal Lederen af Plejecentrene afklare hvor den skal spares en gruppeleder på Margrethelund.

Fagenheden for Sundhed og Velfærd foreslår, at Ældreomsorgsudvalget tager orienteringen om proces og principper for implementeringen af det nye strukturforslag og ledelsesoptimering til efterretning.

Fag MED Sundhed og Velfærd Orienteres om status for besættelse af stillinger og den videre proces for ældreområdets nye struktur.

Personale

Ingen bemærkninger.

Indstilling

Ældreomsorgsudvalget, 25. juni 2015, pkt. 13:

Ældrerådet, 22. juni 2015, pkt. 4:

Fag MED for Sundhed og Velfærd, 18. juni 2015, pkt. 4:

Formanden orienterer om den nye struktur, som er godkendt politisk.

Ældrechefen orienterer om processen, hvor der henvises til bilag på sagen. Procesplan blev udleveret på mødet.

Medarbejdere spørger ind til stillingsopslag og stillingsbeskrivelser - begge dele er under udarbejdelse ved Ældrechefen.

Fraværende på mødet : Jette Fjeldgaard, Anette W. Schrøder

Fag MED for Sundhed og Velfærd, 10. september 2015, pkt. 6:

Ældrechefen orienterede om hvor langt man nu er kommet i processen. - Ledere på niveau 4 er på plads og meldt ud i organisationen.

Ledere på niveau 5 forventes at være på plads i den komne uge og meldes ud i organisationen, så snart det er endeligt på plads.

Ældrechefen orienterer ligeledes om at den nye struktur medfører at der nu iværksættes en proces for en ny MEd struktur på området - der vil komme løbende orientering om dette.

Medarbejderne roser ældrechefen, for processen og den gode medindragelse og orientering omkring processen med den nye struktur på ældreområdet.

Fraværende på mødet: Ann Cathrine Vestergaard og Anette W. Schrøder

Bilag

Til toppen


6. Ændring af MED-struktur, Ældreområdet


Resume

Sagsforløb: Fag MED Sundhed og Velfærd - Hoved MED.

Ældreområdet er pr. 1. oktober 2015 blevet omstruktureret. Fag MED Sundhed og Velfærd skal drøfte forslaget til ændring af MED-strukturen. Forslaget skal efterfølgende godkendes af Hoved MED.

Sagsfremstilling

Ældreområdet er pr. 1. oktober 2015 blevet omstruktureret, således at området nu er opdelt i 4 kommunedækkende søjler: Aktivitetsområdet, Frit Valgs området, Hjemmesygeplejen, Plejecenterområdet.

Det fremgår af MED-aftalen § 3, stk. 3, at MED-strukturen skal følge ledelsesstrukturen. Det fremgår desuden, at Hoved MED ved enighed kan godkende oprettelse og nedlæggelse af udvalg, arbejdsmiljøgrupper og antal arbejdsmiljørepræsentanter indenfor den struktur og de principper, der er beskrevet i aftalen. Forud for godkendelse i Hoved MED skal forslaget til ændring af MED-strukturen behandles lokalt, i Fag MED og drøftes med de berørte faglige organisationer.

Forslaget til ny MED-struktur er drøftet med de to fællestillidsrepræsentanter fra FOA og DSR. Derudover er forslaget drøftet med FOA og DSR.

FOA tilsluttede sig forslaget. FOA ønskede dog, at der på Plejecenterområdet formaliseres møder mellem TR, AMR og leder (trio-møder), således at der også sker lokale drøftelser.

DSR tilsluttede sig forslaget for Plejecenterområdet, hvis der holdes trio-møder på alle plejecentre. For Hjemmesygeplejen ønskede DSR to arbejdsmiljørepræsentanter. Kommunen afviste dette.

For så vidt angår MED-strukturen foreslår Personaleafdelingen følgende struktur:

Arbejdsmiljøgrupper for:

MED-organisation på det lokale niveau

Aktivitetsområdet

1 leder

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

1 personalemøde med MED-status

Frit valg området

1 leder

2 arbejdsmiljørepræsentanter

1 arbejdsmiljøgruppe

1 lokaludvalg

Hjemmesygeplejen

1 leder

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

1 lokaludvalg

Plejecenterområdet

1 leder

7 arbejdsmiljørepræsentanter

1 arbejdsmiljøgruppe

1 lokaludvalg

Derudover afholdes der løbende trio-møder mellem leder, TR og AMR på hvert plejecenter.

Indstilling

Fag MED Sundhed og Velfærd drøfter forslaget til ændret MED-struktur, og at Hoved MED efterfølgende godkender forslaget.

Til toppen


7. Revurdering af ledelsesstruktur på Handicap- og Psykiatriområdet


Resume

Sagsforløb: Fag MED

Orientering om revurdering af ledelsesstruktur på Handicap- og Psykiatriområdet.

Sagsfremstilling

På baggrund af, at sundhedsområdet er flyttet fra Handicap- og Psykiatrichefens ansvarsområde og at der er ansat ny chef, har direktør for Sundhed og Velfærd Henrik Aarup-Kristensen besluttet, at ledelsesstrukturen på Handicap- og Psykiatriområdet skal revurderes.

Målet med at revurdere ledelsesstrukturen på Handicap- og Psykiatriområdet er at sikre den bedst mulige udnyttelse af ressourcerne. Der skal i vurderingen være fokus på at sikre at området kan løfte de påkrævede opgaver til borgernes tilfredshed, ligesom der skal være fokus på at sikre en bæredygtig økonomi.

I 2012 blev der sidst gennemført en omstrukturering på Handicap- og Psykiatriområdet. Målet med den nye struktur i 2012 var at sikre en ensartet ledelsesstruktur med fokus på fordeling af opgaver, fokus på strategisk ledelse samt at sikre synlig ledelse på de enkelte tilbud. I revurderingen vil der blive kigget på, om disse mål er opfyldt og hvad der er sket i perioden siden 2012. Derudover vil der blive kigget på, hvorvidt den gældende funktionsbeskrivelse for områdelederne er dækkende ift. opgaveløsningen, om opgaverne er fordelt rimeligt mellem ledere på alle niveauer, hvilke styrker og svagheder der er i den nuværende organisering, samt hvilke udefra kommende forhold der skal tages med i overvejelserne ift. den fremtidige ledelsesstruktur.

Til toppen


8. Årshjul 2016


Resume

Forslag til datoer for møder i MED-organisationen i 2016 til drøftelse og godkendelse.

Sagsfremstilling

HR-afdelingen har udarbejdet forslag til datoer for MED-organisationen i 2016.

Når tidsplan for budget 2017 er udarbejdet, fastsættes datoer for møderne i henholdsvis juni og september måned 2016 og der indkaldes til MED-møder via outlook.

Indstilling

Fag MED for Administrationen, 25. november 2015, pkt. 2:

Bilag

Til toppen


9. Information om Arbejdsmiljø herunder Arbejdsskader


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader, indberetning om vold og trusler og anden psykisk påvirkning og arbejdstilsynets Risikobaserede tilsyn for området.

Sagsfremstilling

Siden sidste møde har Arbejdsstilsynet meddelt at de kommer på risikobaseret tilsynsbesøg på Magrethelund d. 8. december

Bostøtten har haft besøg af arbejdstilsynet - de fik en vejledning og grøn smiley.

D- vest Sygeplejegruppen har fået en tilbagemelding fra AT efter påbud at de vil få en opfølgende besøg indefor 12-18 mdr.

Arbejdsmiljødagene bliver igen i Vrå Idrætscenter 9. og 10. marts 2016 - det gennemgående tema for alle workshops er forebyggelse.

Til toppen


10. Gensidig Information - herunder relevante emner for næste møde


Resume

Sagsforløb:

Til toppen

Opdateret 23. november 2015
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye