17. juni 2013

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 17. juni 2013
Lokale: Mødelokale 220 Rådhuset Brønderslev
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Godkendelse af referat


Sagsfremstilling

Godkendelse af referat fra møderne den 5. marts og 8. maj 2013

Referaterne er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen


2. Diverse referater til Fag MED Administrationen


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen foreligger der referater fra følgende:

  • Jobcentret

  • Borgerservice

  • Jobcentret

  • Økonomi, Personale og IT

Beslutning

Der bliver spurgt ind til referater fra øvrige Lokaludvalg samt Personalemøder med MED-status. De har endu ikke afholdt møder.

Punktet tages til efterretning.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Bilag

Til toppen


3. Høring af afdækningskatalog i MED-udvalget for Administrationen


Resume

Forslag til afdækningskatalog til Budget 2014 fremsendes til høring i udvalget

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget vedtog på møde d. 13. februar 2013 de overordnede principper, herunder størrelsen af afdækningsforslag til Budget 2014. Økonomiudvalget besluttede følgende:

  • Der igangsættes allerede i januar/februar udarbejdelse af afdækningskatalog, således at kommunens samlede afdækningskatalog foreligger inden sommerferien

  • Økonomiudvalget udmelder allerede nu, at der arbejdes med en rammereduktion af de enkelte udvalgs områder på 2%. For at sikre et politisk spillerum, skal afdækningskatalogerne være større end besparelsesrammerne, hvorfor der skal findes forslag for 4%, og heraf skal minimum 3% kunne realiseres i 2014.

  • Høring af afdækningskataloger i MED-organisationen, bestyrelser, råd m.v. foretages i juni måned i stedet for som tidligere i august.

Samlet set indebærer beslutningen følgende krav til besparelser og afdækningskataloger fordelt på udvalg:

Afdækning pr. udvalg i 1.000 kr. 4% 2%
Økonomiudvalget (excl. energi) 9.619 4.809
Børne- og Skoleudvalget 21.936 10.968
Fritids- og Kulturudvalget 2.282 1.141
Beskæftigelsesudvalget 50 25
Ældreomsorgsudvalget 10.116 5.058
Social- og Sundhedsudvalget 7.818 3.909
Miljø- og Teknikudvalget 2.801 1.401
Indlagt sparekrav til digitalisering og velfærdsteknologi 2.036
I alt 54.622 29.347

I budget 2013 blev det besluttet at indarbejde en besparelse på digitalisering og velfærdsteknologi som gradvist skal indfases. Dette betyder at der årligt er indlagt øgede sparekrav på godt 2 mio. kr. og vel at mærke krav der ikke er udmøntet endnu. Da Økonomiudvalget i sine styringsprincipper har besluttet, at budgetterne skal ses i et flerårigt perspektiv, er det besluttet, at de områder som forlods har fået indlagt sparekrav på digitalisering og velfærdsteknologi får nedskrevet deres sparekrav og afdækningskrav med de allerede indarbejdede sparekrav. Dette er indarbejdet i ovenstående besparelses- og afdækningskrav. Endvidere er energiområdet udtaget af besparelseskravet og besparelser på dette område vil i stedet blive håndteret direkte i forbindelse med ESCO-projektet.

Beslutning

Fag MED for Administrationen anerkender, at situationen i forhold til besparelse er svær. Medarbejdersiden i udvalget udtaler, at de forslag som har personalemæssige konsekvenser bør undgås med baggrund i følgende bekymringer:

  • serviceniveau

  • arbejdsmiljø (både kort- og langsigtet)

  • struktur

  • faglig kvalitet og udvikling

Der ønskes generelt, at der tænkes mere langsigtet.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Bilag

Til toppen


4. Orientering om tælleuger gennemført i administrationen i 2012


Resume

I lighed med 2010 og 2011er der i 2012 gennemført tælleuger i administrationen.

Målet er at flytte borgernes henvendelser fra traditionelle skriftlige og personlige kommunikationsformer til digitale kanaler.

MED-udvalget for administrationenbedes tage resultatet af tælleugen til efterretning.

Sagsfremstilling

Byrådet godkendte på mødet den 15. september 2010 forslag til Kanalstrategi for Brønderslev Kommune.

Kanalstrategien har til formål at flytte henvendelser fra traditionelle skriftlige og personlige kommunikationsformer til mere effektive digitale kanaler.

Som udgangspunkt for målingener der gennemført tælleuge i administrationen i uge 36 og 38. Resultatet af disse danner udgangspunktet for målingen på de enkelte mål og succeskriterier.

Der er lavet følgende konkrete mål og succeskriterier i kanalstrategien:

Mål i kanal- strategien Udvikling 2010 til 2012 Bemærkning
Mængden af traditionel indgående post skal reduceres -25% pr. år -38% Antallet af breve var uændret fra 2010 til 2011. Fra 2011 til 2012 er der et fald på 38%
Traditionel intern post Skal være digitaliseret senest 31/12 2012 -66% Der arbejdes fortsat på at digitalisere området.
Mængden af forsendelser, der frankeres centralt skal falde -25% i 2011 og -10% efterfølgende år -47% Målet er indfriet
Brugen af fjernprint skal øges. Det koster 12 kr. at sende et fysisk brev, 9 kr. at sende via fjernprint og 2 kr. at sende via Digital post. Der skal arbejdes målrettet for at anvende fjernprint + 375% via fjernprint og +1.064% via Digital post.
Antallet af personligt fremmødte i administrationen skal falde -15% fra 2010 – 2011 og -10% efterfølgende år. -28% Målet er indfriet. Borgerservice tilbyder at udstede nøglekort til NemID.
Selvbetjeningsløsninger Som minimum skal tilbydes de løsninger, som aftales fælleskommunalt I 2010 havde vi 2 selvbetjenings- løsninger. Nu har vi ca. 260. Borgerservice og fagenhederne guider borgerne til at bruge løsningerne.
Obligatorisk digital service KL og regeringen har meddelt, at al kommunikation mellem borgere og myndigheder fra 2015 som udgangspunkt skal være digital Brønderslev Kommune har anskaffet de løsninger, der obligatoriske fra 1. december 2012. Der arbejdes målrettet med at flytte henvendelserne fra borgerne over på de digitale løsninger.
Telefoni Det prioriteres, at borgerne oplyses om sagsbehandlernes direkte telefonnr. 40% af opkaldene er modtaget i den centrale omstilling Telefonpolitikken følges. Der er fokus på at undgå returkald.
Hjemmeside Det er et mål, at borgerne kan finde relevant info på hjemmesiden Antallet af forskellige besøgende er steget med 48%. Der er kommet ny hjemmeside primo 2013.

Det er et mål i Kanalstrategien, at 50% af kommunens borgere har valgt, at modtage forsendelser fra kommunen i Digital post senest den 31. december 2011. I 2012 var målet 60%. Borgerne har taget NemID til sig. Ca. halvdelen af borgere over 18 år har en NemID, men kun 19% har krydset af, at de ønsker at modtage post fra det offentlige digitalt, hvilket er 1% under gennemsnittet for Region Nordjylland og 2% under landsgennemsnittet. Langt de fleste bruger kun NemID til netbank.

Folketingen har i juni 2012 vedtaget Lov om Offentlig Digital post. Loven indebærer, at borgere skal have en digital postkasse til brug for at modtage digital post fra det offentlige senest 1. november 2014.

Digitaliseringsforum oplyser, at der er igangsættes kampagner på kommunens hjemmeside med henblik på, at opfordre både ansatte og borgere til at modtage post fra det offentlige via Digital post.

Digitaliseringsforum foreslår, at Økonomiudvalget og MED-udvalget for Administrationen tager sagen til orientering.

Beslutning i Forretningsledelsen den 2. april 2013:

Til efterretning.

Beslutning i Økonomiudvalget den 17. april 2013:

Taget til efterretning.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Bilag

Til toppen


5. Ny Kommunikationsplatform


Resume

Stabsenheden for Økonomi, Personale og IT ansøger om frigivelse af rådighedsbeløb fra digitaliseringspuljen på 1,55mio. kr.til en ny kommunikationsplatform. Samtidig angives et rationale ved løsningen på 426.000 kr. i 2014, 1.368.000 kr. i 2015 og 2.252.464 kr. i 2016.

Sagsfremstilling

Byrådet besluttede med vedtagelsen af budget 2013 at der årligt skal findes effektiviseringer ved digitalisering og velfærdsteknologi på godt 2 mio. kr., og samtidigt blev der afsat 4 mio. kr. i anlæg til digitaliseringstiltag i Brønderslev Kommune.

Der er behov for en nyt system, til afløsning af Kommunens nuværende telefonanlæg, til en tidssvarende version, for at kunne tilbyde en basal telefonservice overfor ansatte og borgere i Brønderslev Kommune, og for at sikre at kommunen ikke står i en kritisk situation med hensyn til decentrale telefoncentraler, der ikke længere fungerer. Stabsenheden for Økonomi, Personale og IT foreslår, at der indføres et nyt kommunikationssystem i Brønderslev Kommune, som kan afløse den nuværende telefoniløsning.

Der har derfor igennem længere tid været arbejdet på at indføre et nyt kommunikationssystem, hvor telefonsystemet i højere grad smelter sammen med de øvrige metoder, vi anvender i vores kommunikation. Stabsenheden forslår derfor at derfor at Brønderslev kommune etablerer en løsning hvor telefoniløsningen i langt højere grad arbejder sammen med chat, intranet, mobiltelefoner og video konference systemer. Løsningen kaldes Unified Communications.

I vedlagte notat beskrives løsningen nærmere, ligesom processen for etableringen af systemet beskrives. Systemet vil givet et årligt rationale på 426.000 kr. i 2014, 1.368.000 kr. i 2015 og 2.252.464 kr. i 2016. Der søges om frigivelse af 1,55 mio. kr. af anlægsmidlerne til indførelse af ny kommunikationsløsning.

Personalemæssige konsekvenser

Rationalet vil blive fundet ved at reducere personalet i de områder hvor løsningen indføres og vil, når det er indfaset, medføre en personalereduktion på 5,6 stillinger.

Stabsenheden for Økonomi, Personale og IT foreslår:

  • At kommunikationsprojektet gennemføres som planlagt

  • At der frigives 1,55 mio. kr. af anlægsmidlerne til digitaliser

  • At rationalet findes ved at reducere lønbudgetterne de steder, hvor kommunikationsløsningen udrulles.

  • At rationalet anvendes til at udmøntning af besparelsespuljen på digitalisering på økonomiudvalgets område.

Digitaliseringsforum har på møde den 15. maj 2013 behandlet sagen og anbefaler forslaget.

Påtegning fra Center for Økonomi:

Økonomiafdelingen bemærker, af der er indarbejdet et rationale på digitalisering på 730.000 kr. i 2013, 1.461.000. kr. i 2014, 2.191.000 kr. i 2015 og 2.921.000 kr. i 2016. Rationalet i 2013 forventes fundet via et controlingprojekt, som er besluttet opstartet. Der er ikke frigivet midler fra anlægspuljen endnu.

Beslutning i Forretningsledelsen den 28. maj 2013:
Anbefales. Søren Steensen og Thomas Jepsen var fraværende.
Beslutning

Jens orientere om det nye kommunikationssystem, som starter op efter sommerferien. Systemet har mange faciliteter og der bliver mulighed for at tilpasse den enkelte afdeling.

Tages til efterretning.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Bilag

Til toppen


6. Ungeenhedens målgruppe udvides til 15-29 årige


Resume

Den politiske følgegruppe, som er nedsat i forbindelse med etablering af den nye fælles Ungeenhed i Brønderslev Kommune, holdt møde den 8. maj 2013, hvor de godkendte styregruppens anbefaling af, at målgruppen til den fælles Ungeenhed udvides fra 15-24årige til at omfatte 15-29årige unge.

Beskæftigelsesudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet anmodes om at godkende anbefalingen.

Social- og Sundhedsudvalget og Børne- og Skoleudvalget vil få sagen til orientering.

Sagsfremstilling
I etableringsplanen for Ungeenheden, som er godkendt i de politiske udvalg i Brønderslev Kommune i februar 2013, er det besluttet, at den politiske følgegruppe har til opgave at: ”Sikre sammenhæng og gennemsigtighed mellem de politiske udvalg i planlægningsprocessen. Godkende styregruppens anbefalinger og sende dem videre til godkendelse i Beskæftigelsesudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet.” Den politiske følgegruppe består af 2 repræsentanter fra Social- og Sundhedsudvalget, Børne- og Skoleudvalget, Beskæftigelsesudvalget samt styregruppens medlemmer. Det første møde i den politiske følgegruppe blev holdt den 8. maj 2013. På følgegruppemødet blev denne anbefaling fremlagt:
  • Styregruppen anbefaler, at den nye Ungeenhed tager afsæt i de fælles målgrupper i Kontanthjælpsreformen. Den nye enhed bør have fokus på alle de målgrupper, som har behov for en tværfaglig indsats:
    • Unge uden uddannelse under 30 år
    • Uddannelsesparate
    • Aktivitetsparate
    • Enlige forsørgere
    • Ungemødre
  • Således foreslås det, at målgruppen for den fælles Ungeenhed udvides til at omfatte 15-29årige i stedet for 15-24årige.
Udvidelsen af aldersgruppen skyldes, at den nye kontanthjælpsreform stiller krav til samarbejde på tværs af de kommunale fagområder omkring en helhedsorienteret indsats for alle unge under 30 år. Styregruppens anbefaling er godkendt i den politiske følgegruppe den 8. maj 2013. Styregruppen proienterede, at der skal være opmærksomhed på, at de målgrupper, som bliver en del af Ungeenheden, skal have et uddannelsesmæssigt sigte. Dvs. at de aller svageste målgrupper, som på ingen måde har uddannelse i sigte på særlige eller ordinære vilkår, ikke skal være en del af ungeenheden. Fagenheden for Beskæftigelse foreslår, at Beskæftigelsesudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet godkender anbefalingen om, at målgruppen for Ungeenheden udvides til at rumme 15-29årige med et uddannelsesmæssigt sigte. Personalemæssige konsekvenser Der vil overgå tilsvarende flere personaleressourcer til den fælles Ungeenhed.
Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Bilag

Til toppen


7. Trivselsundersøgelser


Resume

Trivselsmålingen er igangsat og de første rapporter forventes afleveret i løbet af juni måned 2013.

Sagsfremstilling

Fag MED for Administrationen bedes give en umiddelbar status på Trivselsmålingen.

Beslutning

Teknik og Miljø starter op med trivselsmålingen efter sommerferien.

Der opleves nogle steder, at der har manglet information om opstart af trivselsmålingen.

Der opfordres til drøftelse og behandling af trivselsmålingen i de endelte afdelinger.

Punktet tages i øvrigt til efterretning.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen


8. Orientering om FRI-projekt


Resume

I forbindelse med projekt FRI er der overflyttet 2 visitatorer fra Visitationen til projektet. Overflytninger er sket pr. 1. februar 2013. Projektet er under Fag MED for Sundhed og Velfærd og dermed er medarbejderne flyttet fra ét MED-udvalg til et andet.

Sagsfremstilling

Projektet FRI ( fælles rehabiliterende indsats) løber i hele 2013 og fra omkring 2014 vil arbejdsformen være implementeret i daglig drift.

Kernen i FRI er tværfaglige grupper med fokus på de sundhedsfaglige indsatser til borgerne, hvor udredning og afklaring danner grundlag for den efterfølgende rehabiliterende indsats. En FRI gruppe skal bestå af en visitator, en sygeplejerske og en terapeut. Øvrige fagpersoner bringes ind i gruppen ad hoc.

Beslutning

Henrik Aarup-Kristensen deltog i dette punkt og orienterede om projektet.

Taget til efterretning.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen


9. Vurdering/evaluering af organisationsjusteringer


Resume

Drøftelse af hvorledes og hvornår vurdering/evaluering af organisationsjusteringer på ældre-, skole- og dagtilbudsområdet kan gennemføres mest hensigtsmæssigt.

Sagsfremstilling
Det politiske niveau får løbende forskellige signaler fra medarbejdere, ledere, og brugere påkonsekvenserne af de sidste par års gennemførte organisations- og ledelsesstrukturjusteringer på de store driftsområder indenfor ældre, skole og dagtilbud. Borgmesteren ønsker en drøftelse med Forretningsledelsen om, hvorledes der kan gennemføres en generel vurdering/evaluering af de gennemførte tilpasninger, hvor både ledelses- og medarbejdersynspunkter kommer til torvs.

Beslutning i Forretningsledelsen den 12. marts 2013:
Punktet genoptages.

Beslutning i Forretningsledelsen den 2. april 2013:
Hver enkelt direktør fremsender relevante organisationsændringer til Jens. De gennemgås i Forretningsledelsen og drøftes derefter i MED-udvalgene.

Sagsfremstilling til Forretningsledelsen den 28. maj 2013:
På baggrund af det fremsendte materiale er der udarbejdetoversigt over de gennemførte organisationsændringer. Der ønskes en gennemgang og evt. tilretning inden oversigten fremsendes til MED-udvalgene med henblik på udvalgenesvurdering af de gennemførte ændringer.

Beslutning i Forretningsledelsen den 28. maj 2013:
Notatet suppleres i løbet af i dag og i morgen. Søren Steensen og Thomas Jepsen var fraværende.

MED- Administrationen bedes komme med synspunkter ift. ovenstående

Beslutning

Generelt vurderer medarbejdersiden, at det er gået godt med de strukturændringer, der er gennemført i Administrationen de seneste par år.

I nogle af processerne har TR'erne følt, at de er kommet for sent på banen i.f.t. de øvrige medarbejders inddragelse.

Det blev drøftet, hvornår det mest hensigtmæssige tidspunkt for inddragelse af TR/AMR er, da her også skal være foretaget en ledelsesmæssig vurdering af, hvilke ændringer der skal ske.

Der var enighed om, at tæt samarbejde og dialog mellem ledelse og TR/AMR i hele processen er vigtig. Medarbejdersiden udtrykte at samarbejdet mellem TR/AMR og ledelsen fungerede rigtig godt i de efterfølgende implementeringsprocesser.

Medarbejdersiden udtrykte bekymring for om nogle af afdelingerne var blevet så store, at der ikke bliver tilstrækkelig tid til daglig ledelse og nærvær af ledelse.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen


10. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen

Sagsfremstilling

Siden sidste møde i Fag MED- Administrationen har personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 2 Anmeldelser af arbejdsskader

  • 0 Intern registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning

Arbejdstilsynet:

Til orientering kan oplyses, at Arbejdstilsynet endnu ikke været på det Risikobaseret tilsyn på Rådhuset, som de tidligere har varslet.

Når Arbejdstilsynet har været på et besøg og der efterfølgende gives et påbud findes der en procedure for, hvordan påbuddene behandles ved Brønderslev Kommune. Der gives en kort orientering på mødet om proceduren.

Beslutning

Der gives en kort orientering om proceduren for modtagelse af påbud fra Arbejdstilsynet. Proceduren vil blive lagt på hjemmesiden "ansat i brønderslev".

Punktet tages i øvrigt til efterretning.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen


11. Gensidig information - Herunder relevante emner for næste møde


Resume

Sagsforløb:

Beslutning

Der blev spurgt til rettelse af navne og billeder på hjemmesiden i forhold til MED-udvalg. HR-afdelingen følger op på dette.

Der er ønske om, at medarbejderne fortsat fotograferes til intranettet.

Det store antal regninger fra medarbejderne i Kantinen i Brønderslev blev drøftet. Fag MED for Administrationen blev enige om, at efter sommerferie er det kun muligt at købe i Kantinerne, såfremt man betaler kontant.

Fraværende: Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen

Opdateret 7. august 2013
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye