24. maj 2016

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 24. maj 2016
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Intet.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


2. Godkendelse af referater


Resume

Godkendelse af referater fra møder henholdsvis den 9. februar 2016 og den 19. april 2016.

Sagsfremstilling

Fag MED for Administrationen anmodes om at godkende referater fra henholdsvis den 9. februar 2016 og den 19. april 2016. Referaterne er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED for Administrationen foreligger der referater fra følgende:

  • Teknik og Miljø
  • Børne- og Familieafdelingen
  • Borgerservice
  • Socialcentret
  • FAS Børn og Kultur
  • Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen
  • Visitationen
  • Jobcentret
Beslutning

Referaterne taget til efterretning, men en generel opfordring til, at indholdet på møderne skal kunne afspejles i referaterne.

Samtidig blev det konstateret, at der er forskel på, om det er et referat fra et Lokaludvalg, som repræsenterer nogle få medarbejdere eller om det er et referat fra Personalemøder med MED-status, hvor det, som udgangspunkt, er alle medarbejderne, som deltager i mødet.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Bilag

Til toppen


4. Regnskab 2015 for Brønderslev Kommune


Resume

Sagsforløb: MED for Administration

Brønderslev Kommunes årsregnskab for 2015, der blev godkendt i Byrådet den 27. april 2016 fremsendes til udvalgets orientering.

Sagsfremstilling

Årsregnskabet for 2015 er udarbejdet under hensyntagen til bestemmelserne i den kommunale styrelseslov, regnskabsbekendtgørelsen og principperne for økonomistyring i Brønderslev Kommune. Regnskabet indeholder alle formelle krav stillet af centrale myndigheder.

Hovedtallene i årsregnskabet ser således ud:

Samlet set giver det et overskud på den ordinære driftsvirksomhed på 20,6 mio. kr., mod et oprindeligt budgetteret overskud på 31,9 mio. kr. I forhold til det korrigerede budget, der udviste et overskud på 0,5 mio. kr., endte det endelige regnskabsresultat 20,1 mio. kr. bedre.

Anlægsudgifterne er 36,6 mio. kr. mindre end det korrigerede budget og som følge heraf overføres der 39,86 mio. kr. til budget 2016. Driftsudgifterne er 21,0 mio. kr. lavere end det korrigerede budget. Da der samtidig overføres driftsudgifter til 2016 på 20,4 mio. kr. ender de samlede driftsudgifter meget tæt på det korrigerede budget og hermed på det skøn som fremgik af den sidste budgetopfølgning.

Indtægterne bliver samlet 3,3 mio. kr. mindre end det korrigerede budget. Afvigelse skyldes primært tilbagebetaling af grundskyld på ca. 3,5 mio. kr. Afvigelsen af grundskyld vedrørende sager, hvor der er gjort krav om fradrag for de faktiske udgifter til forbedringer og dels en forkert skønnet udvikling i grundskylden.

Det samlede resultatet af drift og anlæg viser et underskud på 25,9 mio. kr., mod et oprindeligt budgetteret underskud på 20,0 mio. kr. I forhold til det korrigerede budget, der viste et underskud på 82,6 mio. kr., er der tale om en forbedring af resultatet med 56,7 mio. kr., hvilket primært skyldes overførsler på anlægsområdet.

For nærmere redegørelse for regnskabsresultatet henvises til vedlagte årsberetning.

Revisionen afgiver efterfølgende beretning om revision af årsregnskabet til Byrådet inden den 15. juni 2016. Byrådet skal herefter inden den 1. september 2016 indsende regnskabet til Tilsynsmyndigheden sammen med Revisionsberetningen og de afgørelser, som Byrådet har truffet i forbindelse med behandlingen af revisionsberetningen.

Stabsenheden for Økonomi, Personale og IT foreslår:

•at Brønderslev Kommunes regnskab for 2015 godkendes og oversendes til Revisionen

•at afvigelser mellem budget og regnskab godkendes

•at Byrådet godkender genbevilling i 2016 af uforbrugte driftsmidler med i alt 20,4 mio. kr.

•at Byrådet godkender overførsel til 2016 finansieringsbeløb med i alt 4,9 mio. kr.

•at Byrådet godkender genbevilling i 2016 af uforbrugte anlægsmidler med i alt 39,9 mio. kr.

Forretningsledelsen, 29. marts 2016, pkt. 6:

Regnskab og overførsler anbefales godkendt.

Økonomiudvalget, 20. april 2016, pkt. 3:

Indstilles godkendt.

Lene Hansen og Claus Kongsgaard var fraværende.

Beslutning

Godkendt.

Lene Hansen og Henning Jørgensen var fraværende.

Beslutning

Jens giver en orientering om årsregnskabet for 2015, som tages til efterretning.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Bilag

Til toppen


5. Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2016


Resume

Sagsforløb: MED for Administration

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet budgetopgølgning 1 pr. 31. marts 2016. Budgetopfølgning fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Samlet set viser budgetopfølgningen 1 en forventet merforbrug på 694.000 kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2016.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2016. Ifølge principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Samlet set viser budgetopfølgning 1 en forventet merforbrug på 694.000 kr.

På Børne- og Skoleudvalgets område er der en forventet afvigelse på 129.000 kr. Afvigelsen skyldes dels indkøb af Læringsplatform samt ikke effektueret besparelser vedrørende sammenlægninger på institutionsområdet. Herudover er der en mindre udgift som følge af nedjustering i normeringen på tilsynsførende dagplejepædagoger.

På Teknik- og Miljøudvalgets område er der en forventet mindre indtægt vedr. byggesagsgebyrer på 565.000 kr.

Byrådet godkendte på mødet den 30. marts 2016 indsatser og finansiering af flerårsaftalen, så det forventede underskud for 2016 vil blive udlignet.

Ved budgetopfølgning 1 kan der være stor usikkerhed i forhold til det endelige forbrug på de enkelte områder. Selvom der i budgetopfølgning 1, ikke er forventet de store afvigelser, er der følgende områder som skal følges og holdes meget øje med:

- Ældreområdet

- Specialundervisning

- Udsatte børn og unge

- Udsatte børn og unge - UngeCenter

- Misbrug - UngeCenter

- Integrationsområdet

- Aktivitetsbestemt medfinansiering

Budgetopfølgningen er behandlet i Forretningsledelsen og i fagudvalgene på møderne primo maj måned.

Forretningsledelsen, 26. april 2016, pkt. 5:

Det blev aftalt, at der laves en ny sammenfatning i budgetopfølgningen, som oplister de hovedændringer som budgetopfølgningen viser i såvel positiv som negativ retning. Herigennem bliver det tydeligt, hvilke områder der især skal være fokus på i forhold til budgettet.

Forretningsledelsen anbefaler, at budgetopfølgningen godkendes med en bemærkning om, at der skal være særligt fokus på de områder hvor der er risiko for budgetskred med henblik på at imødegå budgetproblemer på disse områder.

Beslutning

Jens giver en orientering om Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2016, som tages til efterretning.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Bilag

Til toppen


6. Orientering om afdækningskatalog på Økonomiudvalgets område


Resume

Sagsforløb: I henhold til tidsplanen for udarbejdelse af Budget 2017, orienteres hermed om afdækningskatalog på Økonomiudvalgets område.

Sagsfremstilling

I henhold til tidsplanen for Budget 2017, skal fagudvalgene på møderne ultimo maj/juni måned foretage en prioritering af, hvilke af besparelsesforslagene fra afdækningskataloget, der ønskes indarbejdet til førstebehandlingen af budgettet.

Økonomiudvalget godkendte d. 20. januar 2016 forslag til budgetprocedure for arbejdet med Budget 2017.

Det samlede sparemål for 2017 er fastsat til 30,2 mio. kr. for serviceudgifterne, udover de besparelser og ændringer, der allerede er vedtaget. For at sikre et prioriteringsrum skal der derfor udarbejdes afdækningskataloger, som sikrer muligheder for at gennemføre reduktion i denne størrelsesorden. Der skal også findes afdækningsforslag på overførselsudgifterne. Her fastsættes sparekravet til 5 mio. kr.

På Økonomiudvalgets område skal der udarbejdes et afdækningskatalog for budget 2017 på 11,5 mio.kr. med en helårlig efterfølgende effekt på 15,0 mio.kr.

Beslutning

Afdækningskataloget på Økonomiuvalgets området blev drøftet.

Medarbejdersiden har følgende udtalelse til forslagene om afdækning på Økonomiudvalgets område:

  • Er oprigtigt bekymret for at arbejdsmiljøet – både det fysiske og psykiske - bliver forringet og dermed øget sygefravær
  • Tvivler på om sagsbehandlingen fremadrettet vil kunne overholde lovgivningens krav
  • Kan være meget i tvivl om, hvorvidt den administrative organisation kan blive ved med at leve op til politikernes krav og forventninger
  • Er oprigtigt bekymret i forhold til, hvorvidt de tilbageværende medarbejdere får mulighed for at fastholde det nødvendige faglige niveau i sagsbehandlingen
  • Har en stor forventning om, at politikerne vil stå til ansvar for de konsekvenser som besparelserne giver. Herunder klart og tydeligt at udmelde til kommunens borgere, at det betyder længere sagsbehandlingstider, forringet serviceniveau i sagsbehandlingen og servicen generelt. Udmeldingen bør også ske officielt, så de enkelte medarbejdere undgår unødig belastning ift. at skulle retfærdiggøre de konkrete sagsbehandlingstider eller serviceniveau. F.eks. ved at annoncere i lokale aviser
  • Er oprigtigt bekymret i forhold til den generelle rengøringsstandard i forhold til indeklima/velfærd for medarbejderne og øget risiko for sygefravær

Medarbejdersiden ønsker at de forslag, som indeholder konkrete personalereduktioner skal prioriteres til sidst.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


7. Status på ny organisation


Resume

Der gives en status på implementeringen af den nye organisation.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen får en status på implementeringen af den den nye organisation.

Beslutning

Jens gennemgik plancher for den ny stab, som hører under ham og Lene gennemgik planche for Beskæftigelse/Teknik og Miljø.

Plancherne sendes med referatet ud.

I forbindelse med den politiske beslutning om, at Visitationen skal flyttes fra Brønderslev til Dronninglund Rådhus udtrykker medarbejdersiden stor utilfredshed med den manglende proces i forhold til flytning og varsling af personalet.

Medarbejderne opfordrer til, at man fremadrettet er opmærksom på proces i forhold til eventuel kommende strukturændringer/flytninger.

Ledersiden tager medarbejdersidens kritik til efterretning.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


8. Rygekultur


Resume

Rygekulturen har tidligere været drøftet i Fag MED Administrationen, hvor det blev besluttet, at der skal være plads til alle samtidig med, at rygekulturen skal være præget af ordentlighed.

Sagsfremstilling

På baggrund af ny henvendelse om rygegener i forbindelse med rygeskuret ved Brønderslev Rådhus ønskes der endnu engang en drøftelse af rygekulturen.

Beslutning

Punkter fra mødet i Fag MED Administrationen den 27. november 2014 er stadig gældende:

  • At ryge giver ikke ret til flere pauser end ikke-rygere, som udgangspunkt sker rygning i pauserne
  • Der ryges ikke i telefontiden, hvor der er specifikke telefontider
  • Afdelinger/teams må ikke tømmes p.g.a. rygning
  • Der drøftes ikke sager, hvis der er andre i rygeskuret/på rygestedet
  • Rygning skal foregå i rygeskuret/på rygestedet og der skal tages hensyn til de omkringliggende kontorer

Søren sender en mail ud til medarbejderne i Administrationen.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


9. Brug af Rådhusets kantiner


Resume

Fag MED Administrationen bedes drøfte, hvad vi kan gøre for at hjælpe kantinernes drift, så de ”overlever” og vores kollegaer oplever et attraktivt tilbud, som vi ser frem til i hverdagen.

Sagsfremstilling

Det er tidligere besluttet at nedlægge kantineudvalget og at sætte sager omhandlende kantinerne på møder i Fag MED Administrationen.

Vi ønsker derfor at drøfte følgende:

  • Hvad skal der til for at vores kollegaer føler, at kantinerne opleves som et attraktivt tilbud, som vælges til og vi ser frem til i hverdagen?
  • For at give kantinepersonalet energi (og økonomi) til at lave en masse nyt og spændende, skal der et vist kvantum (antal portioner) til – hvordan får vi vores kollegaer til at vælge kantinerne til? (Evt. indførelse af tematiserede uger med eks. mad fra en udvalgt region).
  • Indførelse af kantineordninger – her tænkes både forskellige ordninger (kaffe og/eller mad) samt muligheder for betaling udover kontanter (trækkes over lønnen, MobilePay m.v.)?
  • Hvad og hvordan med kommunikationen imellem den enkelte kantine og udvalget?
Beslutning

Der afventes Kantinens placering i forhold til den nye organisering. Hereftger tages en snak med den nye afdelingsleder i forhold til punkterne.

I forhold til MobilePay arbejdes der konkret med denne løsning.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


10. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 0 Arbejdsskader
  • 0 Interne registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning.

Arbejdstilsynet

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet været på risikobaseret tilsyn på UngeCentret og på Familiehuset Hegely. I forbindelse med besøget på UngeCentret overvejer Arbejdstilsyent at give et påbud om:

  • At sikre et hensigtsmæssigt indeklima i arbejdsrum for afdeling "handicap/psykiatri"

Familiehuset Hegely fik en grøn smiley.

På nuværende tidspunkt har Arbejdstilsynet ikke meldt nye risikobaseret tilsyn inden for Administrationen.

Beslutning

Grete fra Jobcentret oplyser, at hun indtil dato i 2016 har indberettet 9 interne registreringer i Easy. Indberetningerne er ikke videregivet til Personaleafdlingen og har derfor ikke indgået i statistikken.

Siden dagsordenen er sendt ud har Arbejdstislynet givet påbud på UngeCentret om:

  • At sikre et hensigtsmæssigt indeklima i arbejdsrum for afdeling "handicap/psykiatri"

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


11. Gensidig orientering - herunder relevante punkter for næste møde


Beslutning

Intet.

Fraværende: Søren Steensen, Ole Holdt og Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen

Opdateret 31. maj 2016
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye