19. maj 2015

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 19. maj 2015
Lokale: Lokale 272, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Der er et ønske om, at dagsordenen udsendes så tidligt som muligt til udvalget ud over den uge, som er aftalt, jfr. forretningsorden.

HR-afdelingen vil gerne imødekomme ønsket, men gør opmærksom på, at der er faktorer der gør, at det ikke altid er muligt.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra møde den 23. februar 2015.

Sagsfremstilling

Fag MED for Administrtionen anmodes om at godkende referat fra mødet den 23. februar 2015. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Medarbejdersiden ønsker, at referaterne fremadrettet er mere fyldige.

Det aftales, at der ridses op efter hvert punkt, hvad der i hovedtræk skal med i referatat.

Referat fra 23. februar 2015 godkendes.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED for Administrationen foreligger der referater fra følgende:

  • Visitationen
  • Jobcentret
  • Børn og Kultur
  • Socialcentret
  • Børne- og Familieafdelingen
  • Teknik og Miljø
  • Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen
  • Jobcentret
  • Økonomi, Personale og IT samt U&P
Beslutning

Medarbejdersiden spørger ind til refereratet fra møde i FAS - Børn og Kultur, den 9. marts 2015. De ønsker undersøgt, hvad punkt 8 mere konkret handler om.

Efterfølgende er det afklaret, at punktet omhandler præcisering af gældende regler.

Punktet i øvrigt taget til efterretning.

Bilag

Til toppen


4. Regnskab 2014 for Brønderslev Kommune


Resume

Sagsforløb:

Brønderslev Kommunes Årsregnskab for 2014, der blev godkendt i Byrådet d. 29. april 2015, fremsendes til udvalgets orientering.

Sagsfremstilling

Årsregnskabet for 2014 er udarbejdet under hensyntagen til bestemmelserne i den kommunale styrelseslov, regnskabsbekendtgørelsen og principperne for økonomistyring i Brønderslev Kommune. Regnskabet indeholder alle formelle krav stillet af centrale myndigheder.

Hovedtallene i årsregnskabet ser således ud:

i 1.000 kr.

Oprindeligt budget

Korrigeret budget

Regnskab

2014

Afvigelse

Overførsel til 2015

Skatter, udligning og tilskud

-2.165.155

-2.161.863

-2.147.917

-13.946

3.133

Driftsudgifter

2.108.048

2.125.720

2.120.077

5.643

15.584

Renter og kursreguleringer

8.881

7.555

7.405

150

Resultat drift i alt

-48.227

-28.588

-20.435

-8.153

18.717

Anlæg

75.470

97.079

53.504

43.575

41.207

Resultat drift + anlæg i alt

27.243

68.490

33.069

-35.422

59.924

Brugerfinansierede områder

0

0

-742

742

Resultat i alt

27.243

68.490

32.327

36.164

Det samlede regnskabsresultat viser et underskud på 32,3 mio. kr. hvilket er 5,1 mio. kr. større end det oprindeligt budgetterede, men 36,1 mindre end det korrigerede budget.

Driftsudgifterne, dvs. service- og overførselsudgifter samlet, landede 5,6 mio. kr. lavere end det korrigerede budget. Det svarer til en samlet afvigelse i forhold til det korrigerede budget på 0,26 % og dvs. at udgifterne ligger meget tæt på resultatet af den 3. budgetopfølgning. I forhold til det oprindelige budget er serviceudgifterne ca. 12 mio. kr. højere. Vedr. overførslen på driften fra 2014 til 2015 er den ca. på niveau med overførslen fra 2013 til 2014.

Anlægsudgifterne er 43,6 mio. kr. mindre end det korrigerede budget og heraf skal der overføres 41,2 mio. kr. fra 2014 til 2015. Mindre forbruget skyldes både at en række afregninger er kommet senere end forventet, men også at en række af anlægsprojekterne er startet senere op end forventet.

Serviceudgifterne blev cirka 34,6 mio. kr. højere end oprindeligt budgetteret i 2014, men det skal understreges at da kommunerne samlede serviceudgifter ligger under rammen er der ingen sanktion på serviceudgifterne. Hovedårsagerne til merudgifterne på serviceområdet er flerårsaftalen (13,5 mio. kr.), flytning af mentorudgifter fra overførselsudgifter (5,0 mio. kr), Ungecentret (4,4 mio. kr. vedr. børne- og familieområdet) og misbrugsområdet (2,3 mio. kr.)

Den største udfordring i forhold til serviceudgifterne er således merforbruget i forhold til flerårsaftalen på samlet 13,5 mio. kr. Flerårsaftalen dækker perioden 2014-2017 og Byrådet skal derfor tage stilling til, hvordan overførsel underskuddet på flerårsaftalen skal håndteres. Forretningsledelsens forslag til håndtering af flerårsaftalen fremgår af forretningsledelsens bemærkninger. Det skal understreges at merudgiften på de 13,5 mio. kr., ikke fremgår af oversigten over overførte beløb (Økonomisk Decentralisering) til 2015.

Brønderslev Kommune har løbende i 2014 forbedret likviditeten. Det er således lykkedes ved udgangen af 2014 at øge kommunens gennemsnitlige likviditet (målt over 12 måneder) med 21 mio. kr., sammenlignet med udgangen af 2013.

For nærmere redegørelse for regnskabsresultatet henvises til vedlagte årsberetning.

Revisionen afgiver efterfølgende beretning om revision af årsregnskabet til Byrådet inden den 15. juni 2015. Byrådet skal herefter inden 1. september 2015 indsende regnskabet til Tilsynsmyndigheden sammen med Revisionsberetningen og de afgørelser, som Byrådet har truffet i forbindelse med behandlingen af revisionsberetningen.

Stabsenheden for Økonomi, Personale og IT indstillede følgende til Byrådets behandling:

· At Brønderslev Kommunes regnskab for 2014 godkendes og oversendes til Revisionen

· At afvigelser mellem budget og regnskab godkendes

· At Byrådet godkender genbevilling i 2015 af uforbrugte driftsmidler med i alt 15.583.698 kr.

· At Byrådet godkender overførsel til 2015 af finansieringsbeløb med i alt 3.133.000 kr., svarende til den forventede efterregulering af beskæftigelsestilskuddet for 2014

· At Byrådet godkender genbevilling i 2014 af uforbrugte anlægsmidler med i alt 41.207.130 kr.

· At Byrådet tager stilling til forretningsledelsen forsalg til håndtering af flerårsaftalen.

Forretningsledelsen den 7. april 2015:

Regnskab gennemgået og stabenhedens indstillinger anbefales.

Vedrørende behandlingen af flerårsaftalens underskud i 2014 bemærker Forretningsledelsen følgende:

Ved Økonomiudvalgets behandling af status for flerårsaftalen i januar 2015 blev der redegjort for, hvordan der bliver arbejdet på at opnå besparelsen. Heraf fremgik bl.a. at forventningen for 2015 var, at det årets besparelsesmål ville kunne blive ”næsten nået”, men at det ville blive umuligt at indhente eller afdrage på 2014 efterslæbet på ca. 13,5 mio. kr. Det foreslås derfor, at Økonomiudvalget tager stilling til de 2 nedenstående muligheder i forhold til behandling af underskuddet på flerårsaftalen fra 2014 til 2015.

· At underskuddet overføres til 2015, men at det samtidigt forventes, at der overføres i tilsvarende underskud til 2016. Dvs. det ikke bliver en del af målet for budgetopfølgningerne i 2015, at der skal afdrages på det opsparede underskud. (en form for parkering af underskuddet)

· At underskuddet, ud fra anerkendelse af at der har været opstartsproblemer på områderne, helt ekstraordinært ikke overføres til 2015, men i stedet afskrives. Men at der samtidigt slås fast at fremtidige underskud vil blive overført som aftalt i flerårsaftalen.

Økonomiudvalget indstillede d. 22. april 2015 følgende, der d. 29. april blev godkendt i Byrådet:

Stabsenhedens forslag indstilles godkendt, med anbefaling af Forretningsledelsens forslag 1 til håndtering af flerårsaftalens underskud.

Beslutning

Søren orienterede om årsregnskabet for 2014. Der er ingen overraskelser i forhold til den 3. budgetopfølgning.

Orienteringen bleve taget til efterretning.

Bilag

Til toppen


5. Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2015


Resume

Sagsforløb:

Budgetopfølgning 1. pr. 31. marts 2015, fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Budgetopfølgningen udviser et nettomerforbrug på i alt 9.385.000 kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2015.

Sagsfremstilling

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Budgetopfølgning 1 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

Status 31. marts 2015

Status inkl. effekt af flerårsaftalen

Serviceudgifter

2.808.000

7.555.000

Overførselsudgifter

13.418.000

13.418.000

Finansiering

-6.841.000

-6.841.000

Netto

9.385.000

14.132.000

Budgetopfølgning 1 viser, at der er en særlig udfordring i forhold til integrationsområdet, hvor det ekstra antal flygtninge, som Brønderslev Kommune forventes at modtage i 2015, vil medføre merudgifter, der er opgjort til 10,727 mio. kr. Da kommunerne – set samlet – kompenseres for de ekstra udgifter, et øget antal flygtninge medfører, må det også forventes at Brønderslev Kommune vil modtaget ekstra tilskud til finansiering af merudgiften. I budgetopfølgningen er indregnet en forventet indtægt på 4,735 mio. kr. Det forventes dog, at området vil blive midtvejsreguleret. Omfanget heraf forventes kendt til 2. budgetopfølgning.

Derudover kan der også konstateres en fortsat udfordringer i forhold til flerårsaftalen. Status pr. 31. marts 2015, er et forventet samlet merforbrug på 4,747 mio. kr.

En uddybende forklaring på afvigelserne inden for fagudvalgets politikområder fremgår af vedlagte bilag.

Der er ligeledes vedlagt et statusnotat på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med Budget 2015.

Budgetopfølgningen er behandlet i Forretningsledelsen (bemærkninger herfra fremgår af budgetopfølgningen) og i fagudvalgene på møderne ultimo april/primo maj måned. Budgetopfølgningen behandles i Økonomiudvalget d. 13. maj og i Byrådet d. 27. maj.

Beslutning

Søren orienterede om budgetopfølgningen.

Udfordringen på integrationsområdet blev drøftet særskilt.

Punktet tages til efterretning.

Bilag

Til toppen


6. Status på Budget 2016


Resume

Sagsforløb:

Der gives en status på det aktuelle arbejde med Budget 2016.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget godkendte d. 21. januar 2015 forslag til budgetprocedure for arbejdet med Budget 2016.

Det samlede sparemål for 2016 er fastsat til 30 mio. kr. for serviceudgifterne, udover de besparelser og ændringer, der allerede er vedtaget. For at sikre et prioriteringsrum skal der derfor udarbejdes afdækningskataloger, som sikrer muligheder for at gennemføre reduktion i denne størrelsesorden. Der skal også findes afdækningsforslag på overførselsudgifterne. Her fastsættes sparekravet til 5 mio. kr.

For at sikre et flerårsperspektiv i budgetarbejdet, tages der i fastlæggelsen af sparekravene højde for de tidligere års besparelser som gradvist får helårseffekt.

Det betyder følgende sparekrav, samt krav til størrelsen af afdækningskatalog pr. udvalgsområde:

Udvalgsområder

Service udgifter

Mål for besparelser

i 2016

Størrelse af afdækningskatalog

Helårseffekt

Effekt i 2016

Økonomiudvalget

326.966

7.209

12.644

9.926

Børne- og Skoleudvalget

530.128

11.940

22.542

17.241

Fritids- og Kulturudvalget

54.890

1.014

2.112

1.563

Beskæftigelsesudvalget

98.837

1.540

3.060

2.300

Ældreomsorgsudvalget

283.664

5.579

11.252

8.416

Social- og Sundhedsudvalget

178.540

1.722

3.135

2.429

Miljø- og Teknikudvalget

63.186

1.896

3.159

2.527

I alt

1.536.211

30.900

57.904

44.402

Beskæftigelsesområdet, overførselsudgifter

5.000

Fagområderne arbejder i øjeblikket med udarbejdelsen af afdækningsforslag til Budget 2016. I henhold til tidsplanen for Budget 2016, skal fagudvalgene på deres møder i juni foretage en prioritering af afdækningsforslagene til videre politisk behandling efter sommerferien.

Der er endvidere i tidsplanen indarbejdet en høringsperiode fra d. 8.-25. juni. MED-udvalget afholder møde på ny i denne periode, hvor afdækningsforslag vil foreligge.

Beslutning

Der udarbejdes afdækningsforlag til udvalgsmøderne i juni, som skal prioriteres inden sommerferien. Fag MED for Administrationen er indkaldt til ekstraordnært møde den 17. juni kl. 10.00 i forhold til høring af afdækningsforslagene på området.

Derfor p..t. ingen kommentarer fra medarebejdersiden.

Til toppen


7. Ændring af MED-struktur, Sundhedsplejen


Resume

Sundhedsplejen er organisatorisk flyttet fra Fagenheden for Sundhed og Velfærd til Fagenheden for Børn og Kultur, Børne- og Familieafdelingen. Fag MED for Administrationen bedes drøfte forslaget til ændring af MED-strukturen, som efterfølgende skal godkendes af Hoved MED.

Sagsfremstilling

Det fremgår af MED-aftalen § 3, stk. 3, at MED-strukturen skal følge ledelsesstrukturen. Det fremgår desuden, at Hoved MED ved enighed kan godkende oprettelse og nedlæggelse af udvalg, arbejdsmiljøgrupper og antal arbejdsmiljørepræsentanter indenfor den struktur og de principper, der er beskrevet i aftalen. Forud for godkendelse i Hoved MED skal forslaget til ændring af MED-strukturen behandles lokalt, i Fag MED og drøftes med de berørte faglige organisationer.

Efter omstruktureringen refererer medarbejderne til lederen i Børne- og Familieafdelingen. Der er ansat en leder af Sundhedsplejen.

Spørgsmålet om MED-organisering har været drøftet med medarbejderne i Sundhedsplejen og i Børne- og Famileafdelingen. De ønsker, at blive en del af Børne- og Famileafdelingens MED-organisation, således at der bliver holdt Personalemøder med MED-status for hele gruppen.

På baggrund af medarbejdernes indstilling har kommunen den 29. april 2015 drøftet følgende forslag med HK, DSR og FOA:

Arbejdsmiljøgrupper for:

MED-organisation på det lokale niveau

FAS – Børn og Kultur

Børne- og Familieafdelingen (inkl. Familiecentret og Sundhedsplejen)

1 leder

1 arbejdsmiljørepræsentant (dog 2 AMR i valgperioden 2012-2016), idet der i perioden bibeholdes en AMR for Sundhedsplejen)

1 arbejdsmiljøgruppe

Personalemøde med MED-status

Som et alternativ foreslog kommunen at udskyde beslutningen om antallet af AMR'ere indtil udløbet af indeværende valgperiode for at give medarbejderne og AMR'erne mulighed for at etablere et samarbejde og at afdække arbejdsmængden som AMR'ere. En senere beslutning om antallet af AMR'ere vil fortsat været begrundet i organisationsændringen. Det alternative forslag kan beskrives således:

Arbejdsmiljøgrupper for:

MED-organisation på det lokale niveau

FAS – Børn og Kultur

Børne- og Familieafdelingen (inkl. Familiecentret og Sundhedsplejen)

1 leder

2 arbejdsmiljørepræsentant (inden udgangen af valgperioden 2012-2016 tages der stilling til antallet af AMR'ere ud fra en vurdering af blandt andet arbejdsmængde og sammenhæng i gruppen. En efterfølgende beslutning om at der fremadrettet kun skal være 1 AMR vil være begrundet i organisationsændringen.)

1 arbejdsmiljøgruppe

Personalemøde med MED-status

Som følge af ændringen bliver Sundhedsplejen desuden repræsenteret af Fag-MED Administration frem for Fag-MED Sundhed og Velfærd.

Indstilling
at Fag MED Administration indstiller til Hoved MED, at ændringen af MED-strukturen godkendes.

Fag MED for Administrationen, 23. februar 2015, pkt. 14:

Beslutning

Fag MED for Administrationen indstiller til Hoved MED, at godkende alternativ forslag, hvor beslutningen om antallet af AMR udskydes indtil udløbet af indeværende valgperiode.

Bilag

Til toppen


8. Fraværsforebyggende indsatser på hygiejne og indeklima i forhold til nærvær/fravær indsatsen


Resume

Arbejdsmiljørepræsentanterne i Administrationen opfordrer Fag MED for Administrationen til at drøfte fraværsforebyggende indsatser på hygiejne og indeklima på især Rådhuset i Brønderslev, men også i de øvrige administrationsbygninger i relation til nærvær/fravær indsatsen. Hvordan sikres det, at medarbejderne i administrationen ikke bliver syge af at være på arbejde.

Fag MED for Administrationen opfordres til at undersøge, hvilke af de beskrevne problematikker der er medtaget i ESKOprojektet. Hvorefter det kan klarlægges, om der behov for yderligere renovering af Rådhuset i Brønderslev og evt. hvordan problematikkerne løses.

Sagsfremstilling

3 af de 4 arbejdsmiljøgrupper på Rådhuset har i deres APV handleplan nogle fokusområder, som er problematiske i forhold til nærvær/fravær indsatsen.

Utætheder, træk,kuldenedfald og temperaturer

Det trækker voldsomt fra vindueskarmene, hvilket giver store problemer med træk. Der er ikke kun tale om kuldenedfald fra skråvinduer. Trækgenerne kan mærkes over ryg og arme, hvilket giver gener i nakke, arme og skuldre. Ind imellem må personalet på øverste etage sidde med vinterjakke på.

Der kommer fugt/vand ind fra taget, som løber ned ad væggen på øverste etage, og der lugter af fugt og mug.
På nogle af vinduerne på øverste etage skaller malingen af pga. fugtskader.
Der trækker og regner ind ved branddørerne for enden af gangene på de to nederste etager.
For at undgå en del træk er udluftningskanaler tapet til.

Toiletforhold

Toiletterne er slidte. Det opleves, at toiletterne ikke kan skylde ordentlig ud. På alle etager findes der toiletter der lugter af kloak eller urin.
Der er problemer med at toiletterne over natten bliver tømt for vand, og kontorer og gange lugter fælt, når personalet møder ind om morgenen.
Der opleves dårlig udluftning på toiletterne.

Arbejdsmiljøgruppen for Børn og Kultur samt arbejdsmiljøgruppen for Fællessekretariatet, Borgerservice, Rådhusbetjeningen, Socialcentret og kantinen har begge fremsendt handleplan til Bygningsafdelingen med en beskrivelse af ovenstående problematikker. Der foreligger dog endnu ingen afklaring på problematikkerne.
Dertil afventer arbejdsmiljøgruppen for Sundhed og Velfærd resultatet af Fag MED for Administrationens drøftelse af de fysiske forhold, før de fremsender deres handleplan til Bygningsafdelingen.

Spritdispensere

Arbejdsmiljørepræsentanterne for Administrationen indstiller samlet til, at Fag MED for Administrationen diskuterer behovet for spritdispensere ved kantinerne til forebyggelse af smittespredning i relation til nærvær/fravær indsatsen.

Der serveres ofte buffé i kantinen, hvor mange har fat i det samme service, og alle skal trykke på den samme knap for at trække vand. Der er derfor ønske om, at der er mulighed for at afspritte hænder til forebyggelse i relation til indsatserne omkring nærvær/fravær.

Beslutning

Thomas Jepsen orienterede om følgende tiltag vedr. Brønderslev Rådhus, der p.t. er indtænkt i ESCO-projektet:

  • Loftrum over gl. bygningsdel efterisoleres med 200 mm papiruld.
  • Lukning af riste i murværk under vinduerne samt i skunke (vil reducere trækproblemer og kuldenedfald)
  • Udskiftning af radiatorventiler.
  • Udskiftning af belysning, mest i kælder.
  • Solceller på taget.

Det er aftalt med ESCO-samarbejdspartneren Kemp & Lauritzen, at de i dagsordenen påpegede problemstillinger gennemgås på møde mellem parterne den 21/5 2015.

Det vil herefter blive vurderet, hvorvidt yderligere tiltag kan gennemføres indenfor den gældende økonomise ramme.

I forhold til spritdispensere undersøger Ole, hvad udgiften ved opsætning i kantinerne, på henholdsvis Brønderslev og Dronninglund rådhuse, vil være. Opsætning aftales mellem kantinerne og Teknisk Service.

Til toppen


9. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 2 Arbejdsskader
  • 5 Interne registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning.

Arbejdstilsynet

Der er intet nyt i forhold til Arbejdstilsynet siden sidste møde.

Beslutning

Der blev orienteret om, at vold, trusler og andre psykiske faktorer fremadrettet skal indberettes via Easy. Der er sendt mail ud til lederene og arbejdsmiljørepræsentanterne. Hjemmesiden vil blive opdateret snarest i forhold til det nye tiltag.

Temamøderne i forhold til nærvær/fravær blev vendt. Fag MED Administrationen opfordrer til, at dialogen i forhold til nærvær/fravær tages hjemme på arbejdspladsen.

Til toppen


10. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Strukturændringer
Beslutning

Søren orienterede om de strukturændringer der er i gang/på vej i organisationen.

Sundhed og Velfærd:

  • Grundet lovændring (§83a) sker der ændringer i FRI-projektet. 5 medarbejdere skal flyttes tilbage til Visitationen og terapeuter flyttes over i Træningsafdelingen.
  • Som en del af budeg 2015 kommer der en ny struktur på Ældreområdet. I øjeblikket er den i høring i MED-systemet og skal videre til det politiske system.

Skoleområdet:

  • Inden sommerferien skal forslag til nye skoledistrkter ud i høring

Medarbejdersiden pointerer vigtigheden i, at processerne er ordentlig herunder, at der er en "rimelig" høringsfrist, således der er mulighed for en grundig drøftelse, så medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens og politikernes beslutninger.

Til toppen

Opdateret 21. maj 2015
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye