13. marts 2019

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 13. marts 2019
Lokale: Mødelokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 10:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Ole Holdt og Ole Lund.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 10. december 2018.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at godkende referatet fra mødet den 10. december 2018. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Ole Holdt og Ole Lund.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Jobcentret - integration og ydelse
  • Plan og Miljø
  • Driftsområderne
  • Jobcentret - integration og ydelse
  • Visitationen
  • Børne- og Familieafdelingen
  • Plan og Miljø
  • UngeCentret
  • UngeCentret
Beslutning

Medarbejderrepræsentanterne fremførte, at der, af de referater, som er indsendt til orientering, er der en generel tendens til:

  • fokus på fysisk arbejdsmiljø
  • stigning i sygefraværet.

Der var enighed om, at netop det, at 1 af de 3 hovedtemaer i HR-strategien for 2019-20 er nærvær/fravær, er et udtryk for fokus på området.

  • Efter at have oplevet et fald i sygefraværet efter implementering af 1-1-2-4 i 2015, sker der nu en mindre stigning i organisationen. Det skaber igen et behov for øget fokus på nærvær/fravær, og særligt om der skal målrettede indsatser til forskellige steder i organisationen

Fraværende: Ole Holdt og Ole Lund.

Bilag

Til toppen


4. Foreløbig Budgetproces og tidsplan for Budget 2020


Resume

Sagsforløb: DIR/ØK/BY/MED

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2020. Til orientering.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2020.

For at opnå balance på driften i budget 2020 i forhold til budget 2019 foreslås det, at fagudvalgene får til opgave i perioden fra februar til april at udarbejde og prioritere en reduktionspulje på minimum 0,67 %. Hvis der ønskes mulighed for en politisk prioritering, kan reduktionspuljen forøges - eksempelvis til 1,0 %, 1,3 % eller 1,5 %. Reduktionspuljen fordelt pr. udvalg fremgår af vedhæftede bilag: Budgetproces 2020.

Der er som sidste år mulighed for, at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet heraf kan indregnes i budgettet.

Efter Økonomiudvalgets inspirationsbesøg hos Faaborg-Midtfyn og Nordfyns kommuner vil den endelige budgetproces 2020 og tidsplan blive udarbejdet.

Stabsforvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget drøfter oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2020.

Indstilling

Direktionen, 15. januar 2019, pkt. 5:

Forslag indstilles iværksat, evt. tilpasset ideer fra inspirationsbesøg.

Økonomiudvalget, 22. januar 2019, pkt. 4:

Udsat til næste møde.

Supplerende sagsfremstilling til Økonomiudvalgets møde den 13. februar 2019:

Som en opfølgning på inspirationsturen den 21.-22. januar 2019 har forvaltningen udarbejdet en stikordsoversigt over de centrale budskaber fra turen, som er vedlagt som bilag.

I forbindelse hermed kan det anbefales, at Økonomiudvalget bl.a. vurderer:

  • Hvorvidt den vedtagne økonomiske politik kan inddrages tættere i styring af budgetlægningens flerårsperspektiv?
  • Hvorvidt der er behov for ændringer i håndtering af opmærksomhedspunkter/tekniske korrektioner i forhold til det budgetforslag, der fremlægges til 1. behandling?
  • Hvorledes proceduren for udarbejdelse af forslag til reduktioner, råderum, besparelser m.v. evt.. kunne justeres, herunder
    • Hvornår skal det politiske niveau inddrages i behandlingen/udarbejdelsen?
    • Hvornår inddrages offentlighed og medarbejdere?

Herudover var der inspiration til forskellige elementer i budgetprocessen fx:

  • Udfordringer med at få fagudvalgene til at være en aktiv del af budgetprocessen
  • Håndtering af udgiftsudfordringer i forhold til demografi, beskæftigelse og andre områder
  • Inspiration til afdækningsforslag
  • Forskellige støtteredskaber i budgetlægningsprocessen
  • Tidspunkter for og typer af for seminarer for Byråd og politiske forhandlinger

Stabsforvaltningen foreslår, at Økonomiudvalget drøfter oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2020 og herunder hvilke ændringer, der ønskes indarbejde i lyset af inspirationsturen.

Økonomiudvalget, 13. februar 2019, pkt. 3:

Der igangsættes en proces, hvor der findes forslag til råderum på 1% i alle udvalg.

Forslagene skal være klar til videre politisk behandling og høringsproces i maj måned.

Lene Hansen, Arne M Jensen og Poul Erik Andreasen finder ikke. der er behov for forslag på 1.%.

Poul Erik Andreasen finder, at der ikke skal ske en ligelig fordeling af forslagene mellem udvalgene, og ønsker handleplaner for minimering af overskridelserne på sygepleje- og psykiatri-handicapområdet

Sagen sendes til beslutning i Byrådet

Byrådet, 27. februar 2019, pkt. 5:

Godkendt efter følgende afstemning

  • For Økonomiudvalgets indstilling: 16
  • Imod: 11 (A)
Beslutning

Jens gav en orientering i forhold til budgetproces og tidsplan for budget 2020, som er godkendt i det politiske system.

  • Økonomiudvalget har været på inspirationstur på Fyn ved kommuner, som ligner Brønderslev i størrelse og struktur
  • Økonomiudvalget har ikke ønsket at ændre hele budgetprocessen og derfor er der flere ligheder fra tidligere
  • I foråret igangsættes der en proces, hvor der skal afdækkes 1% til råderum i alle udvalg (skal ikke ses som besparelse). Økonomiudvalget beslutter i maj mødet om disse skal sendes i høring i bl.a. MED-systemet
  • Processen efter sommerferien med høring af budgetforslag ligner processen fra sidste år

Medarbejderrepræsentanterne er bekymret for den 1%, som skal afdækkes i foråret. Det er svært at se, hvor den kan findes, uden det får store konsekvenser i organisationen.

Efter sommerferien og i forbindelse med høring af budgetforslag skal Fag MED og Hoved MED tilbydes en grundig introduktion til og gennemgang af, hvordan budgettet læses og forstås.

Fraværende: Ole Holdt og Ole Lund.

Bilag

Til toppen


5. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til Easy for november 2018 til januar 2019. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet ikke besøgt eller anmeldt nye tilsynsbesøg inden for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Ny vejledning: "Krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane":

Vejledningen oplyser om arbejdsgiverens pligt til at forebygge krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane.

Den nye vejledning, oplyser bl.a. om:

  • hvad krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane, er
  • hvilke årsager, der kan være til krænkende handlinger og hvilke helbredsmæssige konsekvenser, de kan have
  • hvordan arbejdsgiver kan forebygge og håndtere krænkende handlinger.

Dette betyder, at Arbejdstilsynet fra den 15. marts 2019 kan træffe afgørelse om alle typer af krænkende handlinger, der udgør en helbredsmæssig risiko for de ansatte. Tidligere var det kun muligt at skride ind, hvis der var tale om systematisk mobning, herunder seksuel chikane. Læs den nye At-vejledning her: Krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane

Andet:

Tag snakken - bryd vanen:

Muskel- og skeletbesvær (MSB) er en realitet for mange medarbejdere, men det er muligt at sætte ind mod MSB ved at fremme en velfungerende forebyggelseskultur på arbejdspladsen. Få inspiration til hvordan i materialetTag snakken - Bryd vanerne

Find materialet her: Tag snakken - bryd vanen

Sæt ergonomi på dagsordenen:

Hent metoder og værktøjer til at styrke en velfungerende kultur omkring forebyggelse. Både i forhold til de fysiske, psykiske og sociale faktorer, som kan udløse smerter og sygefravær

Find materiale her: Ergonomi på dagsordenen

Arbejdsmiljødage 20. og 21. marts 2019:

Tilmelding til Arbejdsmiljødagene er åben til og med, den 15. marts 2019

På følgende link kan du se programmet og tilmelde dig: www.broenderslev.dk/arbejdsmiljodagene

Brugernavn: am2019

Password: brønderslev

Ved spørgsmål kontakt HR, Gitte Grau eller Mia Pilgaard.

Beslutning
  • I forhold til vejledningen om "krænkende handlinger, herunder mobning og seksuel chikane" udsendes der fra HR mere materiale til relevante parter.
  • Det ser fint ud med tilmeldingerne til Arbejdsmiljødagene 2019
    • For Brønderslev Kommune er der dag 1 p.t. flere tilmeldte end sidste år og dag 2 er næste samme deltagerantal
    • generelt er der stor tilslutning til dagene fra alle 3 kommuner
    • ingen aflysninger af workshops i år, da der er stor søgning til alle workshops

Fraværende: Ole Holdt og Ole Lund.

Bilag

Til toppen


6. Gensidig information - herunder relevante punkter for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Status på kantinerne
Beslutning

Ad 1)

  • Hanne Melgaard startede som kantineleder pr. 1. marts 2019
    • medført mere ro
    • skal give ideer til udvikling af kantinerne

Lene orienterede om strategi for borgere, der er længere væk fra arbejdsmarkedet. Strategien behandles politisk.

Forslag om, at Brønderslev Kommune, som virksomhed, skal går foran i forhold til sortering af affald. Her tænkes udover sortering af papiraffald også sortering af anden affald, så som madaffald, plastic osv.

Fraværende: Ole Holdt og Ole Lund.

Til toppen

Opdateret 14. marts 2019
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye