10. december 2018

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 10. december 2018
Lokale: Lokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 12. september 2018.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at godkende referatet fra mødet den 12. september 2018. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • TKT og Sekretariatet for Børn og Kultur
  • TKT og Sekretariatet for Børn og Kultur
  • Børne- og Familieafdelingen
  • Plan og Miljø
  • UngeCentret
  • Visitationen
  • Jobcentret - integration og ydelse
  • Plan og Miljø
  • Administrationen Sundhed og Velfærd
  • TKT og Sekretariatet for Børn og Kultur
Beslutning

Det kommenteres, at der et opmærksomhedspunkt i forhold til manglende AMR på grund af barsel i Sundhed og Velfærd (FAS/Visitationen).

Tages i øvrigt til efterretning.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen.

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2018


Resume

Sagsforløb: MED for Administrationen og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2018.

Budgetopfølgningen for tredje kvartal 2018, viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 20,6 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2018. Der er oprindelig budgetteret med et overskud på 20,5 mio. kr. Derudover er der budgetteret med pulje til overførsler på 25,0 mio. kr. - samlet set et budgetteret overskud på 45,5 mio. kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2018 – status på aftalepunkter fremsendes inden mødet.

Budgetopfølgning 3 pr. 30. september, behandles i Direktionen den 04. december, Økonomiudvalget den 12. december og Byrådet den 19. december 2018.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2018 til orientering.

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

Forventet budgetafvigelser – serviceudgifter og øvrig drift:

Samlet resultat

Budgetopfølgningen for tredje kvartal 2018, viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 20,6 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2018. Der er oprindelig budgetteret med et overskud på 20,5 mio. kr. Derudover er der budgetteret med pulje til overførsler på 25,0 mio. kr. - samlet set et budgetteret overskud på 45,5 mio. kr.

Finansieringssiden inkl. jordforsyning viser samlet en forventet mindreindtægt på 2,8 mio. kr..

I budgetopfølgning pr. 31/3 blev der forventet en merindtægt 5,5 mio.kr. Årsagen til forskellen skyldes primærtnye tal vedr. nedjustering af beskæftigelsestilskuddet med samlet 7,9 mio.kr. - der er budgetteret med en regulering på 9,0 mio.kr. Derudover midtvejsreguleres øvrige overførselsområder, ændret skøn for pris- og lønudviklingen, samt regulering af lov- og cirkulæreprogram - samlet set en nedjustering på 15,4 mio.kr. Mindre indtægter på beskæftigelses- og budgetgaranterede områder skal ses i sammenhæng med de lavere udgifter på Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalgets område.

Jordforsyning har pr. 30/9 bidraget med indtægter for 7,7 mio.kr.

Driftsområderne under ét viser et mindreforbrug på 23,4 mio. kr.

På Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalget er der samlet set et forventet mindreforbrug på 39,5 mio. kr., som primært skyldes færre udgifter til forsikrede ledige og øvrige overførselsudgifter. Som det ses i ovenstående tabel, har der igennem hele 2018 været forventning til en mindreudgift på området, der er igennem året er fuldt tæt og justeret løbende.

På Social- og Sundhedsudvalget forventes på nuværende tidspunkt et merforbrug på 6,3 mio. kr., som primært vedrører mindreindtægter bl.a. som følge af tomme pladser. Derudover forventes der et merforbrug til aktivitetsbestemt medfinansiering på 1,9 mio.kr. i denne budgetopfølgning. I budgetopfølgning pr. 30/6 var forventningen 4,2 mio.kr. i merforbrug på aktivitetsbestemt medfinansiering.

Ældreomsorgsudvalgets forventede afvigelse er samlet set et merforbrug på 7,8 mio. kr., der primært dækker over merudgifter på sygeplejeområdet.

På det samlede Børne- og Ungeområde forventes der et merforbrug på i alt 7,0 mio. kr., som kan henføres til Udsatte børn og unge. En forventet afvigelse på dette niveau betyder dog, at nettoforbruget på det samlede Børne- og Ungeområde falder yderligere fra 2017 til 2018 med ca. 2,0 mio.kr. På UngeCentret forventes der balance på området for Ungefamilier.

Anlæg

Anlægsbudgettet i 2018 er på 77,6 mio. kr. Dette er inkl. overførsel fra 2017 på 17,8 mio. kr. Det samlede anlægsforbrug forventes at være på 46,5 mio. kr. ved årets slutning. Herefter resterer der et restbudget på 31,1 mio. kr., som vedrører ikke afsluttede anlægsprojekter og endnu ikke frigivne rådighedsbeløb.

Afvigelsen på Økonomiudvalgets område består primært af ikke frigivne midler fra anlægspuljer. Under Teknik- og Miljøudvalgets områder skyldes afvigelsen også ikke frigivne midler fra anlægspuljer samt byggemodningsprojekter, der først forventes færdige til foråret 2019.

Direktionen indstiller, at der gives bevilling i forhold til budgetopfølgningen.

Direktionen foreslår, at puljen til overførsel mellem årene på 25,0 mio. kr. 0-stilles

Budgetopfølgning 3 pr. 30. september, behandles i Direktionen den 04. december, Økonomiudvalget den 12. december og Byrådet den 19. december 2018.

Beslutning

Søren gav en orientering om budgetopfølgningen.

Det samlede billede udviser god udvikling i forhold til budgettet. Der arbejdes fortsat med at minimere overskridelserne på de områder, hvor der forventes negativt skred i forhold til budgetforudsætningerne.

I forhold til sidste budgetopfølgning:

  • De samlede udgifter til udsatte børn og unge udvikler sig fortsat i den rigtige retning
  • Overskridelserne på ældreområdet har dog udviklet sig negativt, bl.a. pga. flere borgere på høj taks på friplejehjem og flere pladser generelt. Der er iværksat initiativer til at modvirke især overskridelserne på hjemmesygeplejeområdet
  • På social- og sundhedsområdet er de forventede overskridelser formindsket i forhold til forventningerne ved 2. budgetopfølgning, dog er der fortsat udfordringer i forhold til tomme pladser og deraf følgende mindre indtægter.

På Økonomiudvalgets område er billedet det samme. Der forventes

  • et mindreforbrug til Udbetaling Danmark
  • et mindreforbrug til tjenestemandspensioner
  • et merforbrug til Nordjyllands Beredskab

Der arbejdes målrettet de steder, hvor der er udfordringer.

Udvalget tog Sørens orientering til efterretning.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen.

Bilag

Til toppen


5. Orientering om FGU


Resume

Til orientering.

Sagsfremstilling

På mødet gives en orientering om status på FGU - forberedende grunduddannelse.

Beslutning

Lene gav en orientering om FGU.

Der er vedtaget en ny reform, hvor kommunerne nu får ansvaret for unge under 25 år, som endnu ikke er kommet i gang med en uddannelsen, KUI (Kommunal Ungeindsats).

FGU - forberede grunduddannelse er et uddannelsestilbud, som består af:

  • Almen grunduddannelse - målrettet unge, der vil kvalificere sig til en erhvervsuddannelse eller hf
  • Erhvervsgrunduddannelse - målrettet unge, der først og fremmest ønsker beskæftigelse og eventuelt vil fortsætte på en erhvervsuddannelse
  • Produktionsgrunduddannelse – målrettet unge, som har en praktisk læringstilgang og som kan være uafklarede om deres fremtid

Brønderslev, Hjørring, Frederikshavn og Læsø Kommuner har i fællesskab oprettet institutionen FGU Vendsyssel. Eskild Slot Andersen er formand for bestyrelsen. Der vil være FGU-skoler i alle kommuner (på nær Læsø).

Der er en proces i gang i forhold til ansættelse af leder af FGU Vendsyssel. Der er ingen kommunale medarbejdere, som skal overdrages til FGU og UU fortsætter som hidtil. Skolerne forventes at starte op pr. 1. august 2019.

Der kan læses mere om FGU og samarbejdet på følgende link: https://hjoerring.dk/soeg/?q=Fgu

FGU vil være et fast punkt på dagsordenen til Lokaludvalgsmøde på UngeCentret, hvor UU hører under, indtil opstart af skolerne.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


6. Orientering efter Byrådsmøder


Resume

Til drøftelse.

Sagsfremstilling

Det er tidligere besluttet, at der ikke længere gives en orientering efter Byrådsmøderne på de to Rådhuse.

Medarbejderne ønsker at drøfte, hvorvidt disse orienteringer kan genoptages.

Beslutning

Søren gav en kort begrundelse for, hvorfor orienteringen efter byrådsmøderne stoppede for 1½ år siden:

  • færre og færre mødte op
  • tidskrævende
  • mange administrative enheder udenfor rådhusene, som ikke fik informationerne

Udvalget drøftede behovet for orienteringen samt alternative muligheder for orientering efter byrådsmøder.

Alle har mulighed for at se beslutningerne fra byrådsmødet på hjemmesiden og der er mulighed for at få en evt. uddybning hos Søren og så længe der ikke er en større efterspørgsel fastholdes beslutningen om, at der ikke gives en orientering efter byrådsmøderne på de to Rådhuse.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen


7. Årshjul for MED-organisationen 2019


Resume

Forslag til datoer for møder i MED-organisationen i 2019 til godkendelse.

Sagsfremstilling

HR har som tidligere udarbejdet forslag til datoer for MED-organisationen i 2019.

HR indkalder til møderne via outlook, når alle MED-udvalg har godkendt forslaget.

Beslutning

Mødet i marts flyttes til onsdag, den 13. marts 2019 kl. 10.00.

De øvrige datoer godkendes som foreslået.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen.

Bilag

Til toppen


8. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendom og Service.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til Easy for august 2018 til oktober 2018. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet besøgt følgende steder:

Rådhuset i Brønderslev.

  • Der er afholdt gruppesamtaler med henblik på at undersøge det psykiske arbejdsmiljø - der blev givet en vejledning om psykisk arbejdsmiljø, forebyggelse af vold.

Arbejdstilsynet har ikke anmeldt nye tilsynsbesøg inden for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, siden sidste møde.

Lær af ulykken - så den ikke gentager sig

Arbejdstilsynet har udarbejdet 5 gode råd til at forebygge ulykker. Hvis der er sket en arbejdsulykke eller en nærved-ulykke, er det vigtigt, at der findes ud af, hvad der gik galt. Når årsagerne kendes, kan man bedre forhindre, at en lignende ulykke sker igen.

Andet:

Forebyg konflikter og vold
Vold som Udtryksform har produceret nye casefilm om konflikter og vold. De har bl.a. produceret én, som tager udgangspunkt på socialkontoret - "Hvor er lokale 3-1-13?". Filmene kan bruges til at sætte gang i en snak på arbejdspladsen om, hvordan I forebygger og håndterer konflikter.

Tag snakken - bryd vanerne
Der er udarbejdet nyt materiale fra BFA Velfærd og Offentlig administration, som tager udgangspunkt i, at man kan sætte ind mod muskel- og skeletbesvær ved at fremme en velfungerende forebyggelseskultur på arbejdspladsen. Materialet består af et dialogværktøj, en vejledning og et mødekit.

Ny hjemmeside om arbejdsmiljø

Der er oprettet en ny hjemmeside www.amid.dk, som står for Arbejdsmiljø i Danmark. Hjemmesiden erstatter www.at.dk (Arbejdstilsynet) og www.vfa.dk (Videncenter for Arbejdsmiljø). Målet med den fælles nye hjemmeside er at guide brugerne til viden om arbejdsmiljø, der er sammentænkt fra love og regler til forskningsbaseret viden og erfaringsbaseret god praksis, så virksomheder, borgere og andre interessenter let kan finde frem til den information og inspiration, de har behov for. De nuværende hjemmesider vil ikke længere være tilgængelige, men der vil være en automatisk omdirigering til den nye side.

Krænkende handlinger på arbejdspladsen

Med virkning fra den 15. november 2018 kommer der en ny bekendtgørelse om arbejdets udførelse, hvor Arbejdstilsynet nu får mulighed for at træffe afgørelse om "krænkende handlinger", hvis de udgør en risiko for de ansattes sikkerhed og sundhed. Krænkende handlinger beskrives som handlinger, hvor en eller flere personer udsætter andre personer i virksomheden for adfærd, der af disse personer opfattes som nedværdigende. Dette kan være unødig krænkende handlinger som fx ydmygelse, mistænkeliggørelse, forhånelse, diskriminerende udsagn, trusler om vold eller fysiske overgreb.

Arbejdstilsynet udsender samtidig en ny AT-vejledning omkring krænkende handlinger herunder mobning og seksuel chikane.

Beslutning

Vejledningen fra Arbejdstilsynet har været drøftet på direktionens møde. Her blev det besluttet, at HR skal udarbejde en kort redegørelse for hvilke indsatser, der allerede er i dag i forhold til fysisk og psykisk vold uden for arbejdstiden, samt borgernes u-planlagte adgang til rådhuse og andre administrationsbygninger. Der ønskes fortsat, at det grundlæggende princip er, at der er åbne rådhuse.

I forhold til det videre arbejde med vejledningen fra AT tages der en drøftelse i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Punktet tages til efterretning.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen.

Bilag

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante punkter for næste møde


Beslutning

Jens havde følgende status om Kantinerne:

  • Jens Chr. er blevet ny leder af Kantinerne
  • Der er gang i en ansættelsesproces af ny daglig leder af Kantinerne
  • Ny daglig leder skal være med til at se på:
    • udbud af mad i kantinerne
    • evt. fast pris
    • sundere kantiner

Lene orienterede om, at der er en ansættelsesproces i gang med ny leder af UngeCentret. Stillingen forventes besat 1. februar 2019.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen.

Til toppen

Opdateret 12. december 2018
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye