12. marts 2018

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 12. marts 2018
Lokale: Lokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Jens Davidsen, Pia Bro Marinussen mødte for Annette Lerche og Lotte S. Jørgensen mødte for Anne Kirstine Jensen.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 27. november 2017.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at godkende referat fra mødet den 27. november 2017. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

I forhold til punkt 6 fra mødet, den 27. november 2017 har flere haft en opfattelse af, at formanden skulle skrive en mail ud om konsekvenserne af overtrædelse af rygepolitikken. Formandskabet har ikke haft samme opfattelse og derfor er dette ikke gjort.

Referatet tages i øvrigt til efterretning.

Fraværende: Jens Davidsen, Pia Bro Marinussen mødte for Annette Lerche og Lotte S. Jørgensen mødte for Anne Kirstine Jensen.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Driftsområderne
  • Jobcentret - integration og ydelse
  • Plan og Miljø
  • Plan og Miljø
  • Visitationen
Beslutning

Punktet tages til efterretning, men samtidig opfordres der til, at der indsendes flere referater fra Lokaludvalgsmøder samt Personalemøder med MED-status i Administrationen samt Ejendomsservice.

Fraværende: Jens Davidsen, Pia Bro Marinussen mødte for Annette Lerche og Lotte S. Jørgensen mødte for Anne Kirstine Jensen.

Bilag

Til toppen


4. Budgetproces og tidsplan for Budget 2019


Resume

Sagsforløb: DIR/ØK/BY/Fag MED

Med baggrund i Økonomiudvalgets drøftelser på mødet den 24. januar 2018 af budgetproces for budget 2019, har Økonomiafdelingen udarbejdet oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2019. Til orientering.

Sagsfremstilling

Med baggrund i Økonomiudvalgets drøftelser på mødet den 24. januar 2018 af budgetproces for budget 2019 har Økonomiafdelingen udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2019.

For at opnå balance på driften i budget 2019 i forhold til budget 2018 foreslås det, at fagudvalgene får til opgave i perioden fra februar til april at udarbejde og prioritere en reduktionspulje på minimum 0,75 %. Hvis der ønskes mulighed for en politisk prioritering, kan reduktionspuljen forøges - eksempelvis til 1,0 %, 1,3 % eller 1,5 %. Reduktionspuljen fordelt pr. udvalg fremgår af vedhæftede bilag: Budgetproces 2019.

Der er som sidste år mulighed for at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet heraf kan indregnes i budgettet. Dette kunne for eksempel være "strukturen på plejecenterområdet", "museumsområdet", "ændringer i skole- eller specialundervisningsstrukturen".

Stabsforvaltningen foreslår, atØkonomiudvalget

  • godkender budgetproces og tidsplan for budget 2019
  • tager stilling til størrelsen af reduktionspuljen, samt
  • træffer beslutning om, hvorvidt der er emner, der skal behandles udenfor budgetprocessen

Punktet behandles på Byrådets møde, den 28. februar 2018.

Personale

Ingen.

Indstilling

Økonomiudvalget, 14. februar 2018, pkt. 4:

Budgetproces og tidsplan indstilles godkendt.

Det indstilles, at processen igangsættes i fagudvalgene m.h.t. beskrivelse af reduktionsforslag på 1,5 %, endelig beslutning om størrelse sker efter strategi- og visionsseminar i april.

Strukturændringer indenfor skole, ældre og kulturområdet indstilles behandlet udenfor budgetprocessen.

Arne M Jensen var fraværende.

Beslutning

Både Økonomiudvalget og Byrådet har behandlet og godkendt budgetproces og tidsplan for budget 2019. Der fortsættes med reduktionspuljer, som i år skal svare til 1,5%. Der er enighed om, at der denne gang skal:

  • være kommenteringsfrist hen over sommeren
  • skal beskrives tydeligt og med et sprog, så det kan forstås

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice udtaler, at de er glade for, at politikerne har lyttet til de udtalelser, som Fag MED er kommet med.

I forhold til udmøntning af budget 2018 sender Søren sagsfremstilling rundt til orientering til udvalget.

Fraværende: Jens Davidsen, Pia Bro Marinussen mødte for Annette Lerche og Lotte S. Jørgensen mødte for Anne Kirstine Jensen.

Bilag

Til toppen


5. Organisationsændring i Fagforvaltningen for Teknik og Miljø


Resume

Sagsforløb: DIR/TM/Fag MED Adm/ØK

Til orientering og drøftelse i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Direktøren for Teknik- og Miljøområdet fremsender forslag til organisationsændring i Fagforvaltningen for Teknik og Miljø.

Området er i dag organiseret med 2 chefer - Plan og Miljøchefen og Vej og Parkchefen.

Stillingen som Vej og Parkchef er vakant p.t. og i den forbindelse er den nuværende organisering taget op til vurdering.

Det foreslås, at organiseringen ændres, så der ansættes en Chef for Teknik- og Miljøområdet. Vej- og Parkchefstillingen nedlægges og Plan- og Miljøchefstillingen ændres til niveau 4.

I Plan og Miljø har der gennem længere tid været fokus på at optimere den direkte personaleledelse og ledelse af den daglige opgaveløsning / drift. Medarbejderne efterlyser synlig daglig ledelse.

Samtidig har Formændene i Vej og Park udtrykt, at de ikke ser et behov for en chef specifikt for deres område, idet de er meget selvkørende omkring driften.

Organisationsændringen vil tage hånd om dette og formålet med organisationsændringen er:

  • At samle området og sikre helhedsorienteret opgaveløsning på tværs af afdelingerne
  • At sikre mere ledelseskraft i Plan og Miljø i forhold til den daglige opgaveløsning / drift
  • At chefen bliver bindeled mellem organisationen og direktøren / politisk system
  • At der bliver en ledergruppe med fælles ansvar for opgaveløsningen af opgaverne / økonomien på det samlede Teknik- og Miljøområde.

Den foreslåede organisering giver Direktøren bedre mulighed for fokus på den overordnede strategiske udvikling af området, såvel politisk som administrativt, i takt med at de daglige driftsopgaver elimineres fra Direktørens opgavefelt. Der bliver bedre mulighed for og tid til sparring med såvel den politiske som den administrative ledelse af området.

Direktøren for Teknik- og Miljø foreslår, at Økonomiudvalget godkender organisationsændringen.

Lokal Med for Plan og Miljø og Lokal MED for Vej og Park har på fællesmøde den 15. februar 2018 drøftet forslaget og anbefaler organisationsændringen.

Personale

Der ansættes en Chef for Teknik- og Miljøområdet. Vej- og Parkchefstillingen nedlægges og Plan- og Miljøchefstillingen ændres til niveau 4.

Indstilling

Direktionen, 27. februar 2018, pkt. 5:

Anbefales.

Lene Faber og Jens Davidsen var fraværende.

Teknik- og Miljøudvalget, 5. marts 2018, pkt. 20:

Beslutning

Lene gav en kort orientering for tankerne bag organisationsændringen.

Fag MED tog orienteringen til efterretning og anbefaler organisationsændringen.

Fraværende: Jens Davidsen, Pia Bro Marinussen mødte for Annette Lerche og Lotte S. Jørgensen mødte for Anne Kirstine Jensen.

Bilag

Til toppen


6. Organisationstilpasning på Integrationsområdet


Resume

Orientering om organisationstilpasning på Integrationsområdet.

Sagsfremstilling

Der gives en orientering om tilpasninger dels af antal medarbejder og dels af justering af organiseringen indenfor Integrationsområdet.

Tillige orienteres om procesplan, som er aftalt i Lokaludvalget på området.

Beslutning

Lene gav en kort orientering om baggrunden for tilpasningen på Integrationsområdet.

Der er varslet nedsættelse af personalenormeringen og dermed afsked af personale. Samtidig ønsker man at samle personalet fra Integrationsområdet på henholdsvis Jobcentret og Dronninglund Rådhus.

Fra medarbejdersiden er der en undren over, at man ønsker at flytte medarbejder fra Integrationsområdet fra Rådhuset i Brønderslev, da man ved tidligere lokalerokader prioriterede Integrationsområdet tæt på Borgerservice på grund af de tætte samarbejdsrelationer/opgaver.

Fraværende: Jens Davidsen, Pia Bro Marinussen mødte for Annette Lerche og Lotte S. Jørgensen mødte for Anne Kirstine Jensen.

Bilag

Til toppen


7. Håndtering af tjenestefrihed med løn i Administrationen


Resume

Da der opleves forskellig praksis for, hvordan afsnittet omkring tjenestefrihed med løn i personale ABC'en forstås og ikke mindst udmøntes, ønskes en drøftelse af, hvad man som medarbejder kan forvente og hvorvidt man har en ret og om det kun er efter aftale med ledelsen.

Sagsfremstilling

Da punktet tjenestefrihed med løn har været sat på dagsordenen flere gange i Lokal MED i Plan og Miljø og der endnu ikke er klarhed over, hvordan reglerne i Personale ABC'en skal tolkes eller om der måske overfortolkes, ønsker Lokal MED i Plan og Miljø sagen drøftet overordnet i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice. Det er særligt udfordringen om mulighed for at gå til specialistkonsultation i arbejdstiden til sig selv eller til nødvendig ledsagelse af børn dertil, der opleves at give de største spørgsmål ift. om disse er omfattet af tjenestefrihed med løn.

Det opleves, at der nogle steder i Administrationen tolkes, at man har en ret også uden at skulle spørge om lov og andre steder kan man slet ikke opnå tjenestefrihed med løn til den samme behandling heller ikke hvis man spørger eller det opleves, at der ikke kan gives et svar, da lederen heller ikke ved hvad svaret er.

http://www.ansatibronderslev.dk/PersonaleABC/Personale%20abc%20-%20emne%20oversigt/Under%20ansaettelse/Tjenestefri%20orlov%20%20mm/Tjenestefri%20med%20lon.aspx

Beslutning

Punktet gav en god drøftelse i udvalget.

Der er enighed om, at det er umuligt at beskrive præcist, hvordan man skal forholde sig i den konkrete situation. Der er også enighed om, at udvalget forventer, at der altid ligger en gensidig aftale bag, og at denne aftale er fremkommet på baggrund af en dialog

Fraværende: Pia Bro Marinussen mødte for Annette Lerche og Lotte S. Jørgensen mødte for Anne Kirstine Jensen.

Til toppen


8. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendom og Service.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til Easy for november 2017 til januar 2018. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet ikke været på besøg indenfor Administrationen og Ejendom og Services område.

Arbejdstilsynet har meldt, at de kommer på risikobaseret tilsyn på Rådhuset, Ny Rådhusplads 1, 9700 Brønderslev. Besøget vil finde sted efter den 16. marts 2018.

Andet:

OnlineAt:

Fra årsskiftet skal danske virksomheder svare digitalt, når de fx skal fortælle Arbejdstilsynet, hvordan de har efterkommet et påbud, eller ønsker at svare på en skriftlig høring om en påtænkt afgørelse. Dette skal ske gennem Arbejdstilsynets selvbetjeningsløsning OnlineAt.

Sådan gør vi:

  • Arbejdsmiljøkonsulenten på området sender afgørelser modtaget fra AT samt blanket til underskrivning ud til den berørte afdeling.
  • Afdelingen udarbejder tilbagemelding om, hvordan arbejdsmiljøproblemet er løst. Samtidig udfyldes blanketten, hvor AMR og leder skriver under på, at arbejdsmiljøgruppen er orienteret om, hvordan arbejdsmiljøproblemet er løst.
  • Afdelingen sender tilbagemelding og blanket retur til arbejdsmiljøkonsulenten, hvorefter der sendes en tilbagemelding til AT via OnlineAt.

Kampagne: Gør det nu - anmeld arbejdsulykker

Omkring halvdelen af alle arbejdsulykker i Danmark bliver aldrig anmeldt. Derfor vil en ny kampagne - ”Gør det nu - anmeld arbejdsulykker” - sætte fokus på anmeldelse af arbejdsulykker.

Kampagnen er et samarbejde mellem arbejdsmiljørådet, Arbejdstilsynet, de fem Branchefællesskaber for Arbejdsmiljø, Videncenter for Arbejdsmiljø og Arbejdsmarkeds Erhvervssikring. Læs mere om anmeldelserne og arbejdsulykker her: https://www.arbejdsmiljoweb.dk/arbejdsmiljoearbejdet/arbejdsulykker/anmeldelse/goer-det-nu-anmeld-arbejdsulykker?utm_source=Arbejdsmili%C3%B8web.dk&utm_campaign=85a06ba82c-EMAIL_CAMPAIGN_2018_02_28&utm_medium=email&utm_term=0_07aa3606ba-85a06ba82c-20338941

Retningslinjer for vold og trusler:

I forhold til arbejdet med at revidere de eksisterende retningslinjerne samt indarbejde "arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid" har HR udarbejdet forslag til nye retningslinjer. Arbejdsgruppen, som skal kvalificerer forslaget, skal mødes igen den 2. marts 2018.

Oplæg til ledere, AMR og TR (Trio'en) om forebyggelse af vold, den 12. juni. 9.00-10.30

Oplægget sætter fokus på et udsnit af de tiltag, metoder og indsatser, som erfaringsmæssigt kan bidrage positivt til voldsforebyggelse. Det handler blandt andet om borgerinddragelse, trygheds- og risikovurderinger samt systematisk læring efter volds- og trusselsepisoder.

Målet er at identificere volden, forebygge overgrebene og håndtere situationerne, når de opstår. Og det handler både om at sikre de ansatte et godt arbejdsmiljø og at sikre borgerne en god service/et godt liv.

Oplægsholder: Bjarne Møller leder af "Projekt Vold som Udtryksform" www.voldsomudtryksform.dk.

Arbejdsmiljødage 2018

Husk at tilmelde jer Arbejdsmiljødagene den 21. og 22. marts 2018 i Idrætscenter Vendsyssel, Vrå. Har du ikke allerede tilmeldt dig, så kan du gøre det på følgende link, hvor du også kan se programmet: www.broenderslev.dk/arbejdsmiljodagene

Brugernavn: AM2018

Password: Brønderslev

Sidste tilmelding er 16. marts 2018

Beslutning

Der blev spurgt ind til hvad et risikobaseret tilsyn fra Arbejdstilsynet er. Det kan beskrives således:

Formålet med tilsynet er at kontrollere, om virksomheden lever op til arbejdsmiljøreglerne og at reagere, hvis der er væsentlige arbejdsmiljøproblemer. Virksomheder, der er udtaget til risikobaseret tilsyn, bliver som hovedregel varslet mindst en måned inden tilsynsbesøget, men får ikke at vide, hvilken dato Arbejdstilsynet kommer. Besøgene er således uanmeldte.

Der blev opfordret til at melde sig til Arbejdsmiljødagene 2018. Ros fra Fag MED Administrationen og Ejendomsservice til arbejdsgruppen for Arbejdsmiljødagene i forhold til, at der er lyttet til ønsket om at få en ren workshop for deltagere fra Brønderslev.

Punktet blev i øvrigt taget til efterretning.

Fraværende: Pia Bro Marinussen mødte for Annette Lerche og Lotte S. Jørgensen mødte for Anne Kirstine Jensen.

Bilag

Til toppen


9. Gensidig orientering - herunder relevante punkter for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Status på kantinedriften
Beslutning

ad 1)

Ole gav en kort status på kantinedriften:

  • ingen ændring i forhold til økonomien
  • stadig udfordring i Dronninglund
  • trivslen er bedre i Brønderslev nu
  • der er indrykket stillingsannonce, hvor der søges en ernæringsassistent/kok - stor efterspørgsel

Søren orienterede kort om at der er udsendt strejkevarsel, men der er endnu ikke kommet udmelding fra KL i forhold til lockout.

Fraværende: Pia Bro Marinussen mødte for Annette Lerche og Lotte S. Jørgensen mødte for Anne Kirstine Jensen.

Til toppen

Opdateret 23. marts 2018
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye