16. maj 2017

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 16. maj 2017
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger til dagsorden


Beslutning

Connie bydes velkommen som medlem af udvalget og Jeppe bydes velkommen som suppleant.

Fraværende: Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Til toppen


2. Valg af næstformand


Resume

Medarbejdersiden i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice bedes udpege næstformand til udvalget.

Sagsfremstilling

I forbindelse med nyvalg til MED-organisationen fra 1. januar 2017 skal der udpeges næstformand til Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice.

Indstilling

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice, 6. marts 2017, pkt. 2:

Medarbejdersiden mener ikke, de kan vælge næstformand endnu, da organisationerne først skal mødes den 8. marts i forhold til fordeling af pladser til MED-udvalgene. Efter denne dato melder medarbejdersiden tilbage med navn på næstformand.

Lisbeth fungerer fortsat som næstformand, indtil der sker nyvalg.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Beslutning

Lisbeth Fruensgaard blev genvalgt som næstformand.

Fraværende: Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Til toppen


3. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra møde den 6. marts 2017.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at godkende refrat fra mødet den 6. marts 2017. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Til toppen


4. Diverse referater til Fag MED Administrtionen og Ejendomsservice


Resume

Orientring om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • UngeCentret
  • UngeCentret
  • Plan og Miljø
  • Jobcentret - Integration og Ydelse
  • Driftsområderne
  • HR og Sekretariatet
  • Plan og Miljø
  • Jobcentret - Integration og Ydelse
  • Sekretariatet for Børn og Kultur
Beslutning

Referaterne blev taget til efterretning. Der opfordres til, at deltagerne er genkendelige med fulde navn i referaterne fra Lokaludvalgene og Personalemøderne med MED-status.

Fraværende: Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


5. Budgetopfølgning 1 - pr. 31. marts 2017


Resume

Sagsforløb: MED for Administrationen og Ejendomsservide

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejdet budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2017. Budgetopfølgningen 1 viser et forventet netto mindreforbrug på i alt -10.239 mio. kr. sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelse af Budget 2017.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2017. Ifølge principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalvise budgetopfølgning til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

I 1.000 kr.

Overførsels-udgifter

Service- udgifter

Netto

Økonomiudvalget, finansiering

-11.200

Økonomiudvalget

0

0

0

Børne- og Skoleudvalget

900

5.921

6.821

Fritids- og Kulturudvalget

0

0

0

Beskæftigelsesudvalget

-13.300

0

-13.300

Ældreomsorgsudvalget

0

6.090

6.090

Social- og Sundhedsudvalget

0

1.088

1.088

Teknik- og Miljøudvalget

0

262

262

I alt

-12.400

13.361

-10.239

Budgetopfølgningen pr. 31.03.2017 viser

- at indtægtssiden, herunder generelle tilskud forventes forøget med -11.200

- at der forventes et mindreforbrug på overførselsudgifterne -12.400

- at der forventes et merforbrug på serviceudgifterne 13.361

Samlet set viser budgetopfølgning pr. 31.03.2017 et forventet mindreforbrug på -10.239 mio. kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2017.

Den samlede budgetopfølgning eftersendes inden mødet.

Direktionen den 25. april 2017

Direktionen anbefaler, at budgetopfølgningen godkendes med en bemærkning om, at der skal være særligt fokus på de områder, hvor der er risiko for budgetskred. Særlig fokus vil der være på ældreområdet og på det samlede område for udsatte Børn og Unge, men samtidigt udtrykker direktionen tilfredshed med, at det samlede driftsbudget ser ud til at holde.

Beslutning

Søren gav en orientering om Budgetopfølgning 1 - pr. 31. marts 2017.

I forhold til bilag - Aftalepunkter budget 2017 - var der spørgsmål omkring ESCO. Jens orienterede om, at anlægsprojektet er afsluttet, men der stadig er en opfølgning tilbage.

Der blev gjort opmærksom på, at der i "Aftalepunkter budget 2017" kan fås et overblik over de emner/aktiviteter der er/skal sættes i gang.

Punktet blev i øvrigt taget til efterretning.

Fraværende: Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


6. Status på budgetproces 2018


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

I henhold til tidsplanen for udarbejdelse af Budget 2018, orienteres MED-organisationen om arbejdet med reduktionspuljen. Herunder en status på budgetprocessen.

Sagsfremstilling

I henhold til tidsplanen for udarbejdelse af Budget 2018, orienteres MED-organisationen om arbejdet med reduktionspuljen. Fagudvalgene har på deres møder i april 2017, drøftet muligheder og mulige emner for reduktionspulje. På Byrådets budgetdag den 27. april 2017, blev fagudvalgenes emner til reduktionspulje fremlagt.

Emner til reduktionspulje fra budgetdagen er vedlagt.

Beslutning

Søren gav en status på budgetproces 2018.

Som før nævt udarbejdes der ikke et afdækningskatalog som tidligere og der sker først en prioritering, når den økonomiske situation kendes.

Fraværende: Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


7. Projekt om minimering af domumentation og procedurer


Resume

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice bedes drøfte og behandle indsendte forslag i forbindelse med projekt "minimering af dokumentation og forenkling af procedurer".

Sagsfremstilling

Efter mødet i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice, den 6. marts 2017 er der sendt brev ud til alle Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status inden for udvalgets område i forbindelse med projekt "minimering og dokumentation og forenkling af procedure".

De forslag der er indkommet til Fag MED for Administrationen og Ejendomsservices område skal drøftes og behandles på mødet. Herefter skal der gives en tilbagemelding til Direktionen/Økonomiudvalget.

Beslutning

Enighed om, at der er kommet mange gode forslag. Forslagene giver mening for dem, som har udarbejdet og indsendt dem, men kan samtidig godt have konsekvenser for andre.

Alle forslagene blev gennemgået på mødet én for én.

Forslagene sættes efterfølgende på dagsordenen i Direktionen.

Punktet sættes på dagsordenen igen på Fag MED Administrtionen og Ejendomsservice i september.

Fraværende: Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


8. Principper for anvendelse af Skype


Resume

De 9 principper for Skype for Business ønskes drøftet i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

De 9 principper for Skype for Business er udarbejdet i forbindeles med projekt ”Effektivisering af Mødekultur”. Principperne er udarbejdet i samarbejde med Borgerservice, HR og Sekretariatet, ud fra ønsket om, at vi som kommune ensretter vores brug af Skype og sender et ens professionelt billede til borgere og samarbejdspartnere, såvel som interne.

Formålet med principperne er at sætte fokus på Skypes forskellige funktionaliteter og ønsket om, hvordan de skal bruges i Brønderslev Kommune, så vi i fælleskab kan oprette og udvikle brugen af Skype.

Principperne er godkendt af Direktionen og ønskes efterfølgende drøftet i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice. Digitalisering og IT imødeser gerne kommentarer på hvad der evt. kan uddybes og tænkes over i den videre proces.

I relation til punkt 8. så kan alle indtaste og rette flere typer af telefonnumre via TopDesk, hvilket vil blive informeret om i den nærmeste fremtid.

Beslutning

Udvalget opfordre til, at alle efterlever de 9 principper og bruger dem.

Fraværende: Lisbeth Fruensgaard, Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


9. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobasert tilsyn indenfor Ejendom og Service.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdskader, der er indberettet til Easy for februar 2017 til april 2017. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet meldt, at de kommer på risikobaseret tilsyn følgende steder inden for Administrationen eller Ejendom og Service:

  • UngeCentret

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet været på besøg i Serviceområde Hjallerup. Besøget resulteret i en afgørelse uden handlepligt, da forholdene var bragt i orden. Arbejdsmiljølovgivningens regler, om at forebygge faldrisiko som følge af sæbe på gulvet i rengøringsdepot, var blevet overtrådt.

Andet:

Årlig arbejdsmiljødrøftelse:

Hoved MED havde på sidste møde et på punkt på dagsordenen vedrørende den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Der blev besluttet, at der fortsat skal være fokus på nærvær/fravær:

- Hvordan fastholder vi det faldende sygefravær

- hvordan får vi øget fokuks på den forebyggende indsats, herunder omsorgssamtaler.

Omsorgssamtaler:

HR har udarbejdet en pixi udgave til brug for omsorgssamler. Der er planlagt workshops for leder, TR og AMR før og efter sommerferien.

Arbejdsmiljøstrategi:

HR er i gang med at udarbejde en Arbejdsmiljøstrategi, som er gældende fra 2017 til 2020. HR indkalder sparringsgruppe nedsat under Hoved MED til kvalificering af strategien.

Easy:

Den 17. juni 2017 kommer der en ny og forbedret udgave af EASY. Det nye EASY fungerer som du kender det i dag, men er blevet nemmere og enklere at bruge.

Før det nye system går i luften 17.juni, skal vi som bruger forberede følgende:

  • Vi skal have en NemID medarbejdersignatur
  • Vi skal gemme vores gamle anmeldelser og bilag samt afslutte eventuelle kladder.
  • Vi vil efter lanceringen af det nye system få adgang til en datafil med tidligere anmeldelser.
Beslutning

Der gives en uddybende orientering, hvorefter punktet tages til efterretning.

Fraværende: Lisbeth Fruensgaard, Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


10. Gensidig orientering - herunder relevante punkter for næste møde


Beslutning

Intet.

Fraværende: Lisbeth Fruensgaard, Jeppe Andersen mødte for Rita Nielsen

Til toppen

Opdateret 23. maj 2017
Ansvarlig redaktør: Ditte Høybye