7. december 2016

Hoved MED og Økonomiudvalget afholder igangsætningsmøde vedrørende budgetaftalepunkt om ”Minimering af dokumentation i samspil med MED”.

I forlængelse af budgetaftale afholdes fællesmøde om igangsætning af budgetaftalepunkt for budget 2017:

I samarbejde med MED-systemet skal der gennemføres et projekt til belysning af, hvilke muligheder der er for at mindske dokumentation og forenkle procedurer i den kommunale drifts og myndighedsorganisation.

Hensigten er at afskaffe den dokumentation, der ikke er nødvendig for styring af driften eller for beskyttelse af borgerne og medarbejderne.

Hensigten med projektet er at frigøre ressourcer til anvendelse i.f.t. kernevelfærds opgaverne. Igangsætning af projektet skal ske via et fællesmøde mellem Hoved MED og Økonomiudvalget.

Formanden for Hove MED starter punktet med kort introduktion.

Punktet blev drøftet.

På baggrund af drøftelserne, som er beskrevet i bilag, besluttede Hoved MED, at der skal udarbejdes fællespunkt til de næstfølgende møder i Fag MED, således processen kan igangsættes.

Som bilag til Fag MED medsendes budgetaftaletekst og referat af drøftelserne på fællesmødet mellem ØK og Hovedudvalget

Fraværende:

Henrik Aarup-Kristensen og Jens Davidsen.

Henning Risager forlod mødet efter pkt. 1.

Godkendelse af referat fra møde den 8. september 2016.

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra mødet den 8. september 2016. Referatet er tidligere udsendt via e-Dagsorden.

Godkendt.

Sagsforløb: Hoved MED

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30.09.2016. Budgetopfølgning 3 viser et forventet netto mindreforbrug på i alt -14.772 mio. kr. Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2016.

Fremlægges til orientering og dræftelse i Fag MED og Hoved MED.

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2016. Ifølge principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalvise budgetopfølgning til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

Budgetopfølgningen pr. 30.09.2016 viser

Samlet set viser budgetopfølgning pr. 30. september 2016 et forventet mindreforbrug på -14.772 mio. kr.

Merindtægten på finansieringssiden skyldes primært et ekstraordinært integrationstilskud på 2,0 mio. kr., samt efterregulering af beskæftigelsestilskuddet for 2015 på 4,5 mio.kr.. Derudover er der færre renteudgifter som følge af det lavere renteniveau svarende til ca. 1,2 mio. kr.

Mindreforbruget på overførselsudgifterne, skyldes primært lavere udgifter på integrationsområdet på 13,4 mio.kr., samt mindre forbrug på 2,0 mio.kr. som følge af de vedtagne strategier på beskæftigelsesområdet. Merforbruget på serviceudgifterne kan hovedsageligt henføres til ældreområdet, herunder Frit Valg på personlig og praktisk hjælp på 3,9 mio. kr.. Derudover er området vedrørende mellemoffentlige betalinger udfordret på grund udgifter til køb af plejehjemspladser i andre kommuner, her forventes et merforbrug på ca. 3,0 mio.kr.

Som det har været praksis hidtil er indtægter på grundsalg til byggegrunde indregnet i budgetopfølgningen, mens de indtægter der har været på været jordsalg på erhverv på 13,9 mio. kr. ikke er indregnet i denne budgetopfølgning, men det forslås, at der med budgetopfølgningen ligeledes gives en bevilling på 13,9 mio. kr. til grundsalg til erhvervsjord.

I budgetter er der afsat en pulje til håndtering af overførsel mellem årene og der resterer pt. 21,4 mio.kr. i puljen. Puljen er at sidestille med midler kassebeholdningen og eftersom de resterende 21,4 mio. kr. ikke forventes brugt, foreslås det, at det resterende beløb på 21,4 mio.kr. nulstilles ved at give en negativ tillægsbevilling og midlerne hermed bevillingsmæssigt bliver en del af kassebeholdningen.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2016.

Direktionen,den 1. november 2016:

Budgetopfølgningen gennemgået og forslag til tilretninger drøftet.

Direktionen udtaler følgende:

Det samlede driftsresultat udviser fortsat en positiv status i forhold til korrigeret budget. Der er fortsat en positiv udvikling på overførselsudgifterne, som understøtter det positive samlede resultat.

På psykiatri- og handicapområdet konstateres, at udgiftsudviklingen er på vej i den ønskede retning, men at den fulde målopfyldelse forventes i 2017.

Ældreområdets økonomi er endnu mere presset end ved sidste budgetopfølgning, og fremadrettet er det specielt udviklingen i anvendelse af andre plejehjemspladser, som presser økonomien. I forhold til overholdelse af budget 2017, bør der derfor tages stilling til, om der midlertidigt skal arbejdes med en regulering i antallet af egne plejehjemspladser for at medvirke til balance i budgettet, eller om det skal afvente planen for plejecenterområdet, som ifølge budgetaftalen skal forelægges inden sommerferien.

Det skal understreges, at afvigelsen i serviceudgifterne ikke giver problemer i forhold til overholdelse af servicerammen på grund af overførselspuljen.

Direktionen indstiller, at der gives bevillinger i forhold til budgetopfølgningen.

Ingen bemærkninger.

Feriefondens årsrapport for 2015 fremsendes til godkendelse.

Feriefondens årsrapport for 2015 er vedhæftet som bilag.

Formanden for Feriefonden medsender følgende kommentarer:

Mols er nu officielt solgt. Kontant købesum var 1.520.000 kr., hvorfra der er fratrukket refusioner på 60.500 kr.

Salget og nuværende indestående forpligter Feriefonden til at lave investering i nye faciliteter, eller udvikle bestående. Aktuelt arbejdes der på en nyanskaffelse, hvor der pt. kører en brugerundersøgelse, som er udsendt til alle i e-boks. Undersøgelsen har til formål at støtte bestyrelsen i beslutning omkring nyanskaffelse, så anskaffelsen bredest muligt afspejler medarbejdernes ønsker. Samtidigt er Feriefonden i gang med at indhente tilbud på et nyt køkken/bad i sommerhuset i Saltum, således at dette får en tidssvarende standard.

De nye forhold vedr. orientering til medarbejdere, omkring tilgodehavende feriepenge, vil mindske fremtidige afregninger, hvor Feriefondens bestyrelse skal drøfte, hvordan de nye indtægtsvilkår tilpasses.

Jon Miller orienterede.

Årsrapporten godkendt.

Med virkning fra den 1. januar 2017 sker der en ændring af organiseringen på Serviceormådet indenfor Brønderslev Kommune og på den baggrund ændres AMR og MED-strukturen.

Jfr, MED-aftalen skal Hoved MED godkende forslaget.

Pr. 1. januar 2017 ændres organiseringen på Serviceområdet indenfor Brønderslev Kommune til følgende:

På baggrund af den nye organisering betyder det en ændring af AMR og MED-strukturen på Serviceområdet og Brønderslev Kommune har følgende forslag:

1 AMR pr. Serviceområde (dækker alle medarbejdere indenfor Serviceområdelederens område)

1 arbejdsmiljøgruppe pr. Serviceområde, hvor Serviceområdelederen er daglig leder af arbejdsmiljøgruppen.

1 Lokaludvalg, hvor afdelingschefen er formand.

Jfr. § 11 i Brønderslev Kommunes Lokalaftale sammensættes Lokaludvalget, så der er:

• mindst lige så mange medarbejderrepræsentanter som ledelsesrepræsentanter
• mindst 1 arbejdsmiljørepræsentant og 1 lederrepræsentant fra arbejdsmiljøgrupperne i hvert udvalg
• Lokaludvalget skal have en funktionsduelig størrelse

Medarbejderrepræsentationen i udvalgsstrukturen skal afspejle personalesammensætningen.

Arbejdsmiljørepræsentanten(erne) indgår i Lokaludvalget på lige fod med øvrige medarbejder-repræsentanter

Serviceområdet:

Forslaget har været sendt ud til de berørte organisationer.

Både FOA og 3F kan tilslutte sig den del, som vedrører antallet af arbejdsmiljørepræsentanter, men ønsker et møde, hvor den fremtidige MED-struktur på Serviceområdet drøftes.

Mødet blev afholdt den 23. november 2016. På mødet blev der drøftet, hvordan der sikres en bred repræsentation fra alle områder i Lokaludvalget og organisationerne har efterfølgende givet en positiv tilkendegivelse, hvor de tilslutter sig Brønderslev Kommunes forslag om, at der fremadrettet skal være 1 Lokaludvalg, som dækker alle Serviceområderne.

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice, 22. november 2016, pkt. 5:

Jens og Ole redegjorde kort for den proces, der har været på Serviceområdet indtil nu og som har dannet baggrund for forslaget til ny AMR og MED-struktur.

Fag MED for Administationen og Ejendomsservice anbefaler at Hoved MED godkender forslaget om antallet af arbejdsmiljørepræsentanter på Serviceområdet.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Godkendt.

Brønderslev Kommunes Lokalaftale skal evalueres i Hoved MED hvert 4. år og der ønskes en indledende drøftelse af, hvordan det skal gribes an.

I Brønderslev Kommunes Lokalaftale om medindflydelse og medbestemmelse er det aftalt, at den skal evalueres i Hoved MED hvert 4. år.

Formand og næstformand foreslår, at de indledende drøftelser startes, men samtidig afvente MED-håndbogen. MED-håndbogen er en kommenteret udgave af ”Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse”, der handler om de kommunale samarbejdsregler og bestemmelser vedrørende tillidsrepræsentanter og andre medarbejderrepræsentanter. Den forvenes klar til udsendelse i januar 2017.

Der nedsættes en arbejdsgruppe til at komme med forslag til emner, der skal arbejdes på.

Tommy Rise fra Nordjyllands Beredskab kommer på mødet og giver et kort oplæg til, hvordan man ude på institutionerne kan forberede sig, f.eks. i forhold til terrortrusler m.v.

På mødet i juni måned 2016 blev det besluttet at inviterer Nordjyllands Beredskab til at komme på et møde i Hoved MED, hvor der ønskes et oplæg om niveau for trusselsbillede og gode råd til, hvordan man, uden at overreagere, kan forberede sig ude på institutionerne. F.eks. børnehaver, skoler, plejecentre m.v.

Thomas Dybro Andersen, Nordjyllands Beredskab, gav et oplæg på mødet.

Sagsforløb: DIR/IR/ØK/Hoved-MED

HR har udarbejdet forslag for måltal for ikke-vestlige ansatte ved Brønderslev Kommune.

Alle kommuner skal opstille måltal for, hvor stor en andel af de kommunale medarbejdere, der er ansatte med ikke-vestlig baggrund.

Formålet med måltallet er, at andelen af kommunalt ansatte med ikke-vestlig baggrund skal afspejle det omkringliggende samfund.

HR har udarbejdet forslag til måltal for ikke-vestlige ansatte ved Brønderslev Kommune 2016. Forslaget er vedhæftet som bilag.

Måltallene skal opdateres hvert år. Eftersom data omkring arbejdsstyrken i Brønderslev Kommune først er tilgængelig ultimo april, anbefaler HR, at opdateringen sker herefter.

Måltal for ikke-vestlige ansatte skal efterfølgende sendes til Integrationsrådet, hvor de kommer i høring.

Direktionen skal vedtage måltal for ikke-vestlige ansatte ved Brønderslev Kommune og aftale videre politisk behandling for sagen.

Direktionen, 28. juni 2016, pkt. 6:

Anbefales.

Oversendes til Integrationsrådet, Økonomiudvalget og Hoved MED.

Supplerende sagsfremstilling til Integrationsrådets møde den 7. september 2016

Sagen blev sendt til høring i Integrationsrådet den 12. juli 2016.

Kommunernes Landsforening har udarbejdet en model for opstilling af måltal.

Brønderslev Kommunen skal

• som minimum fastsætte måltal for kommunens ansatte samlet og for fem fagområder på baggrund af data fra KL,

• vedtage måltal på politisk niveau. Der er ikke nogen krav til, hvordan de vedtages.
• drøfte opfyldelsen af måltallene mindst én gang årligt

HR afdelingen foreslår, at måltallet for 2016 er på 75 ansatte med ikke vestlig baggrund.

Fagforvaltningen Beskæftigelse foreslår, at Integrationsrådet drøfter HR´s forslag til måltal for Brønderslev Kommune.

Integrationsrådet, 7. september 2016, pkt. 4:

Integrationsrådet anbefaler, at Brønderslev Kommune tilstræber, at måltallet opnås.

Emilly L. K. Pedersen og Salah-Eldin E. S. El-Awad var fraværende.

Daniel Nouri var fraværende uden afbud.

Forslaget godkendt.

Forslag til datoer for møder i MED-organisationen i 2017 til drøftelse og godkendelse.

HR har udarbejdet forslag til datoer for MED-organisationen i 2017.

Når der har været afholdt valg til MED-organisationen indkaldes der til MED-møderne via outlook.

Forslaget godkendt.

Der kommer senere enny samlet plan.

1. Respektpakken
2. Optagelse af samtaler

Til efterretning.

Pkt. 1. Projekt omkring minimering af dokumentation og procedurer.

Pkt. 6. Strukturændringer - Serviceområdet.

Pkt. 8. Terrortrusler på institutioner.