24. februar 2015

Hoved MED - Referat

Dato: 24. februar 2015
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 12:30


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Anne-Marie bydes velkommen til Hoved MED.

Fraværende: Lena Skødsholm

Til toppen


2. Godkendelse af referat fra mødet 11. december 2014


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 11. december 2014.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra møde den 11. december 2014. Referatet er tidligere udsendt via e-Dagsorden.

Beslutning

Referatet godkendt.

I forhold til punktet om ytringsfrihed har Søren og Jens, efter mødet den 11. december 2014, haft møde med alle FTR i forhold til den del af punktet, som handler om samarbejdsproblemer.

For at skabe en tryghed og overblik udarbejder HR-afdelingen et overordnet notat om, hvad der er gældende i forhold til ytringsfrihed. Temamødet, som blev aftalt på mødet den 11. december 2014, sættes i bero.

Fraværende: Lena Skødsholm

Til toppen


3. Økonomisk tilbageholdenhed


Resume

Byrådet besluttede på mødet den 17. december 2014, at der skal udvises generel tilbageholdenhed i forhold til frigivelse af bevillinger og ansættelser fremover.

Sagsfremstilling

På baggrund af byrådets beslutning er der sendt en mail ud til alle ledere i hele organsationen om økonomisk tilbageholdenhed. Mailen er vedhæftet som bilag.

Hoved MED bedes drøfte de økonomiske udfordringer, som dette giver.

Beslutning

Søren orienterede om, at Byrådet ønsker at sende et signal om økonomisk tilbageholdenhed. Dette skal tages som en "early warning", idet vi kan risikerer, at der skal ske en opbremsning senere i 2015. På ansættelsesområdet betyder det, at behov for genbesættelse skal vurderes nøje og opslag internt eller eksternt skal godkendes af fagchef. Det er vigtigt, at pointere, at der ikke er tale om ansættelsesstop.

Orienteringen tages til efterretning.

Fraværende: Lena Skødsholm

Bilag

Til toppen


4. Orientering om budgetproces for Budget 2016


Resume

Budgetproces for arbejdet med Budget 2016 fremsendes til orientering.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget godkendte d. 21. januar 2015 forslag til budgetproces for arbejdet med Budget 2016.

I forhold til sidste års proces, er den væsentligste ændring, at udarbejdelsen af afdækningskataloger startes op allerede i januar måned og at de skal være færdige så tidligt, at de politisk kan prioriteres i fagudvalgene senest i juni måned i år.

Af budgetprocessen fremgår, at der stiles mod et samlet sparemål på ca. 30 mio. kr. på serviceudgifterne og 5 mio. kr. på overførselsudgifterne, udover de besparelser, der allerede tidligere er besluttet.

De konkrete sparemål samt krav til størrelse af afdækningskatalog for de enkelte fagudvalg og politikområder, fremgår af vedlagte bilag.

Beslutning

Søren orienterer om den vedtagne budgetproces for 2016.

Orienteringen tages til efterretning.

Fraværende: Lena Skødsholm

Bilag

Til toppen


5. Formen på mødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget


Resume

Hvert år holdes der møde mellem Hoved MED og Økonomiudvalget. Der ønskes en drøftelse af formen på mødet.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget ønsker en tilbagemelding fra Hoved MED på, hvordan formen på møderne mellem Hoved MED og Økonomiudvalget kunne være fremadrettet.

Her tænkes, hvordan styrker vi den fælles dialog, hvor Hoved MED byder ind med konstruktive forslag, spørgsmål m.m. til møderne i juni.

Beslutning

Udvalget er enige om, at mødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget skal have en anden form. Af forslag kom:

  • mere dialogorienteret møde - evt. cafémøde
  • mødet skal holdes et andet sted en byrådssalen
  • der skal være afsat god tid til mødet - skal være en anden dag end Økonomiudvalgsmøde og mødet i Hoved MED
  • Hoved MED laver i god tid før fællesmødet nogle spørgsmål til Økonomiudvalget, som de kan forberede sig på
  • evt. oplæg fra politiker (borgmester)
  • Hoved MED er tovholder på mødet

Fraværende: Lena Skødsholm

Til toppen


6. Ny politik for brug af rusmidler


Resume

Sagsforløb: FL/Hoved MED

Hoved MED anmodes om at drøfte udkast til ny politik for brug af rusmidler.

Sagsfremstilling

Med baggrund i dels konkrete sager og dels ny retspraksis ser Personaleafdelingen et behov for at revidere de nuværende holdninger til misbrug i PersonaleABC. Som følge deraf er der udarbejdet et udkast til en ny politik for brug af rusmidler.

Politikken er primært ændret i forhold til følgende:

  • Det er tilføjet, at det er uacceptabelt at lugte af alkohol.
  • Det er tilføjet, at de ansættelsesretlige konsekvenser ved overtrædelse af politikken kan være bortvisning eller afskedigelse.

Derudover er det præciseret, at hjælp til misbrugsbehandling skal hentes hos bopælskommunen.

Stabsenheden for Økonomi, Personale og ITforeslår,

at Forretningsledelsen godkender politikken efter høring i Hovedudvalget,

at Forretningsledelsen tager stilling til, om politikken skal foreligges Økonomiudvalget til orientering eller godkendelse.

Indstilling

Forretningsledelsen, 4. november 2014, pkt. 11:

Der ønskes en uddybning af baggrund for behov for ændring/tilpasning inden sagens genbehandles.

Sagsfremstilling til Forretningsledelsens møde den 3. februar 2015:

Behovet for ændringer har dels baggrund i retspraksis og dels baggrund i konkrete sager.

Afskedigelsesnævnet har i november 2012 afsagt kendelse i en sag, hvor tre medarbejdere drak øl i frokoststuen i arbejdstiden. Det fremgik af kommunens alkoholpolitik, at der ikke måtte indtages alkohol i arbejdstiden eller på arbejdspladsen. Det fremgik imidlertid ikke konkret, hvad konsekvensen ville være, hvis politikken blev overtrådt. Som følge deraf var afskedigelsen af de tre medarbejdere usaglig. KL anbefaler på baggrund af sagen, at det fremgår af rusmiddelpolitikker, hvad konsekvensen er ved overtrædelse af politikken.

Den nuværende politik tager alene højde for situationer, hvor en medarbejder er påvirket af rusmidler i arbejdstiden. Personaleafdelingen har kendskab til konkrete sager, hvor medarbejdere - i nogle tilfælde gentagne gange - har lugtet af alkohol uden at virke påvirket. Ændringen af politikken tager højde for disse situationer, idet der indføres en nultolerance overfor alkohol.

Forretningsledelsen, 3. februar 2015, pkt. 9:

Godkendt sendt til høring i MED Hovedudvalget, med redaktionelle ændringer.

Ændringer forelægges efterfølgende for Økonomiudvalget til orientering.

Beslutning

Jens Chr. orienterer om de ændringer, der er lavet i forhold til den nye politik for brug af rusmidler.

Politikken blev drøftet og der var enighed om, at afsnittet med "hvis en medarbejder møder eller optræder påvirket eller lugter af alkohol i arbejdstiden" skal omformuleres. Søren og Jon godkender ændringen.

Hoved MED tilslutter sig i øvrigt politikken.

Fraværende: Lena Skødsholm

Bilag

Til toppen


7. Drøftelse af arbejdspres, vold og trusler


Resume

Ved sidste møde i Fag MED for Administrationen blev arbejdspres, vold og trusler overordnet drøftet på baggrund af bekymrende udmeldinger fra forelagte referater fra diverse MED udvalg i organisationen.

På den baggrund anmodes Hoved MED at drøfte, hvordan man forholder sig til problemstillingen i Lokaludvalgene og Personalemøderne med MED-status.

Sagsfremstilling

På baggrund af drøftelse ved sidste møde i Fag MED for Administrationen den 27. november 2014, hvor diverse referater fra MED udvalgene blev forelagt til orientering, føler de tillidsvalgte at problemstillingen skal drøftes i Hoved MED.

Vi tillidsvalgte er bekymrede for den skærpede retorik fra borgerne/samarbejdspartnere m.v., arbejdspresset og hvad det gør for vores kollegaers trivsel. Derfor ønsker vi en overordnet drøftelse af, hvordan man håndterer vold, trusler og stigende arbjdspres ved Brønderslev Kommune.

Personale

Ingen

Beslutning

Hoved MED opfordrer de enkelte arbejdspladser til at få italesat og drøfte de vilkår, som er ude lokalt i forhold til arbejdspres, vold og trusler. Få lavet handleplaner, hvor det er nødvendigt således trivslen på arbejdspladsen er optimal i forhold til den del.

Hoved MED henviser i øvrigt til:

  • de overordnet retningslinjer i forhold til vold og trusler på fagområderne
  • Trivselsmålingerne, hvor der er mulighed for at sætte emnet på som et indsatsområde
  • Arbejdsmiljødagene i Vrå, den 25. og 26. marts 2015, hvor der er mulighed for at få redskaber og inspiration

Fraværende: Lena Skødsholm

Til toppen


8. Etablering af studiejobs i Brønderslev Kommune


Resume

Sagsforløb: Hoved MED, ØK

Hoved MED og Økonomiudvalget anmodes om at drøfte, hvorledes der kan etableres ca. 25 studenterjobs i hele den kommunale organisation

Sagsfremstilling

Business Region North Denmark (BRN) er et nyt strategisk partnerskab i Nordjylland om vækst og udvikling mellem de 11 nordjyske kommuner og Region Nordjylland.

Hensigten er at etablere et partnerskab på områder, der er særligt vigtige for en positiv udvikling i regionen, bl.a. gennem konkrete fælles initiativer og projekter. Et af disse initiativer er at sikre, at der i Nordjylland er adgang til kvalificeret arbejdskraft.

En af metoderne til at sikre, at den kvalificerede arbejdskraft forbliver i regionen er at finde job til de studerende og nyuddannede fra universitetet og UCN. Undersøgelser viser, at relationer mellem studerende og erhvervslivet er afgørende for kandidaternes jobmuligheder.

Kendskab til et bredere udsnit af virksomheder og offentlige organisationer og evnen til at tilføre en værdi fra start er nogle af de positive resultater ved relationerne. Samtidig har virksomhederne/organisationerne mulighed for at tilknytte en fleksibel akademisk arbejdskraft, ligesom man kan stifte bekendtskab med den akademiske arbejdskraft, hvis erfaring og kendskab mangler.

Bestyrelsen for BRN (De 11 borgmestre og regionsformanden) besluttede på det konstituerende møde 28. november 2014 at iværksætte en indsats for etablering af flere studiejobs i kommunerne og hos erhvervslivet.

Målgruppen for denne indsats er studerende ved videregående uddannelser (University College Nordjylland og Aalborg Universitet). Kommunerne forpligter sig at oprette i alt 1.000 studiejobs, dels i egne organisationer, dels ved at medvirke til oprettelse af flere studiejobs i de lokale virksomheder via en målrettet indsats for egne erhvervskontorer.

Kommunerne og Region Nordjylland forpligter sig til at oprette 500 nye studiejobs. Dertil kommer, at kommunerne forpligter sig til at gøre en indsats for, at der i den private sektor etableres yderligere 500 studiejobs.

De 1.000 nye studiejobs skal oprettes i løbet af de næste tre år. Det er aftalt en gradvis implementering af de kommunale studiejobs ud fra en fordeling, der hedder 25 % første år, yderligere 35 % i år 2 og de resterende 40 % i år 3.

Fordelingen betyder for Brønderslev Kommune, at slutmålet efter 3 år er:

  • Brønderslev Kommune: 25 studenterjobs
  • Erhvervslivet i Brønderslev Kommune: 25 studenterjobs

Et studenterjob er defineret som seks måneders ansættelse med én ugentlig arbejdsdag for én studerende. Det svarer til 200 timer, som er den kvantitative definition af et studiejob.

Der er tale om 1.000 nye studiejobs gennem perioden. Derfor indgår eksisterende studentermedhjælpere ikke i beregningen.

Det forudsættes, at studenterjobsene etableres indenfor den nuværende normering på baggrund af naturlig stillingsledighed i den samlede kommunale organisation. I alt vil det svare til 2 – 2,5 fuldtidsnormering.

Beslutning

Udvalget ser positivt på etableringen af studiejobs i Brønderslev Kommune. Ser det som et et løft af organisationen og en investering i fremtiden.

Det er vigtigt, at der findes en god måde at etablere studiejobbene på, så det opleves ordentligt.

Fraværende: Lena Skødsholm

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Trivselsmåling
  2. "Temadage om sygefravær"
Beslutning

1)

Processen med trivselsmålingen er i gang: Tidsplanen er følgende:

  • 1/3 - deadline for maillister
  • 9/3-12/4 - trivselsmålingen gennemføres
  • uge 16-18 - udlevering af elektroniske rapporter
  • 6.-7. maj - informationsmøder
  • efterår 2015 - sparingsmøder

2)

  • 1. temadag om nærvær/fravær er færdig
  • 2. temadag i april
  • orienteringsmøde for TR/AMR den 17., 18. og 19. marts

Temadagene er blevet positivt modtaget og man er glad for de fælles retningslinjer.

Husk at tilmelde jer Arbejdsmiljødagene i Vrå den 25. og 26. marts 2015

Fraværende: Lena Skødsholm

Til toppen


10. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal informeres om


Resume

Udvælgelse af punkter til information.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at udvælge punkter fra dagens møde, der skal informeres om.

Beslutning
  • Punkt 3 - økonomisk tilbageholdenhed
  • Punkt 7 - drøftelse af arbejdspres, vold og trusler
  • Punkt 8 - etablering af studejobs i Brønderslev Kommune

Fraværende: Lena Skødsholm

Til toppen

Opdateret 12. marts 2015