4. september 2014

Hoved MED - Referat

Dato: 4. september 2014
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 12:30


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Intet.

Fraværende: Ole Holdt, Per Kronborg Christensen og Grete Christensen er mødt for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 11. juni 2014

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra mødet den 11. juni 2014. Referatet er tidligere udsendt via e-Dagsorden.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Ole Holdt, Per Kronborg Christensen og

Grete Christensen er mødt for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen


3. Halvårsregnskab pr. 30. juni 2014


Resume

Sagsforløb:

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet halvårsregnskab og budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2014, der ud over skøn over udviklingen i budget 2014 også bruges som udgangspunkt for vurderingen af behovet for øvrige korrektioner i budget 2015.

Budgetopfølgningen udviser forventede netto mindreudgifter på i alt 3,6 mio. kr. for hele 2014.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014.

Halvårsregnskabet fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Sagsfremstilling

I henhold til lov om kommunernes styrelse af 26. februar 2011, skal kommunerne aflægge et halvårsregnskab. Halvårsregnskabet er tænkt som et styringsværktøj for kommunerne, der skal sikre, at der følges op på udgiftsudviklingen, og at der udarbejdes en prognose for regnskabsresultatet. Halvårsregnskabet skal aflægges af Økonomiudvalget til Byrådet, der skal godkende halvårsregnskabet. Godkendelse skal ske senest på 1. møde i september måned og inden 1. behandling af næste års budget.

Halvårsregnskabet viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

Serviceudgifter 17.570.000
Overførsler -10.658.000
Finansiering -10.557.000
Netto mindreforbrug -3.645.000

Pr. 1. januar 2014 blev UngeCentret etableret. Dermed varetages anbringelsesområdet (0-18 år) fremover i to forskellige organisatoriske enheder og budget/regnskab vil fremgå på to forskellige politikområder. For at sikre sammenhængen på anbringelsesområdet, ses området i denne budgetopfølgning under ét.

I forhold til 1. budgetopfølgning pr. 31. marts 2015 er det samlede resultat forbedret med 8,181 mio. kr.Dette skyldes primært væsentligt øgede indtægter på finansieringssiden samt et betydeligt mindreforbrug på aktivitetsbestemt medfinansiering på Social- og Sundhedsudvalgets område.Omvendt forventes et yderligere merforbrug på serviceudgifterne på Børne- og Skoleudvalget samt Beskæftigelsesudvalgets politikområder.

Halvårsregnskabet viser også i lighed med 1. budgetopfølgning, at der er særlige udfordringer i forhold til at opnå den forventede besparelse med Flerårsaftalen på handicap- og psykiatriområdet. Den aktuelle udfordring ser pr. 30/6 ud til at udgøre ca. 18,5 mio. kr., der forventes i merforbrug på området i indeværende år.

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne, med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det vil sige, at på områder, hvor udgifterne skrider, har fagudvalgene en forpligtelse til at anvise finansiering

af ikke budgetterede merudgifter indenfor fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser indenfor udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisere forslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 12. august med følgende bemærkninger:

Forretningsledelsen anbefaler følgende indsatser som følge af det markante merforbrug på serviceudgifterne

Indenfor flerårsaftalens område skal der sættes fokus på:

  • At indhente efterslæbet som følge af forsinkelsen af igangsætningen af ekstraindsatsen med re-visitation, således der kun bliver tale om en forskydning af effekten. I forbindelse hermed skal der være fokus på sagerne med størst potentiale.

  • At finde baggrunden for at antallet af nye sager er vokset mere end forventeligt, og dermed kan forklare hvorfor udgiftsniveauet generelt er steget på området.

Indenfor området Udsatte børn og unge, skal det undersøges nærmere, hvorfor stigningen til udgifterne til forebyggende foranstaltninger er vokset så kraftigt, således det bliver muligt at bremse denne udvikling.

Til alle fagudvalg med markante skred i serviceudgifterne skal der laves forslag til kompenserende besparelser

Forretningsledelsen konstaterer, at der umiddelbart er finansiering af overskridelsen i 2014, men at der kan blive store udfordringer for finansieringen i 2015”

Økonomiudvalget behandlede budgetopfølgningen d. 27. august, hvor følgende blev besluttet:

Budgetaftale parterne indkaldes til møde, efterfølgende mødes Økonomiudvalg.

Forretningsledelsen anmodes om, på baggrund af udarbejdede forslag til kompenserende besparelser til fagudvalg, afdækningskatalog og andre forslag, at fremkomme med forslag besparelser til behandling på det indkaldte møde.

Beslutning

Søren deltog på formødet.

Den største udfordring er serviceudgifterne.Budgetaftaleparterne indkaldes til møde og efterfølgende mødes Økonomiudvalget.

Der spørges ind til om de penge, som er lagt ud til folkeskolereformen, er brugt. Jens svarer, at det har været et skøn, hvad reformen ville koste. Når bloktilskuddet forsvinder fortsætter det hidtidige niveau i forhold til budget.

Henning orienter, at man på nuværende tidspunkt er i gang med at samle op hele vejen rundt i forhold til folkeskolereformen.

Fraværende: Ole Holdt, Per Kronborg Christensen og

Grete Christensen er mødt for Marianne Heilskov Hansen

Bilag

Til toppen


4. Høring af afdækningsforslag til Budget 2015


Resume

Sagsforløb:

I henhold til tidsplan for udarbejdelse af Budget 2015, afholdes høring i perioden 1.-10. september.

Afdækningskataloger for alle udvalg vedlægges som bilag.

Resultatgørelse med status på Budget 2015 medbringes til mødet.

Sagsfremstilling

I henhold til Budgetproceduren for Budget 2015, skal fagudvalgene på møderne i august måned foretage en prioritering af afdækningsforslagene. Denne prioritering fremsendes hermed til høring.

Økonomiudvalget besluttede tilbage i marts måned, at der med udgangspunkt i de økonomiske udfordringer for kommunen, bliver lagt op til, at der i 2015 skal spares 4% på serviceudgifterne. I forhold til årene 2016-2018 er det foreslået, at der opereres med yderligere årlige sparepuljer på 2%. Hermed kan der for hvert udvalgsområde udmeldes et samlet sparekrav for hvert år i de kommende 4 år.

I de enkelte fagudvalgs spareramme, tages højde for de områder som allerede har indarbejdet planer for langsigtet udmøntning af besparelser. Derudover er der taget højde for politisk besluttede strukturændringer, vedtaget inden sommerferien. Det gælder følgende:

  • Flerårsaftalen på Handicap- og Psykiatriområdet

  • Aftale om digitalisering og velfærdsteknologi

  • Energibesparelser som følge af ESCO-projektet.

  • Nedlæggelse af Serritslev og Agersted Skoler

  • Ny organisering af hjælpemiddelområdet

Det betyder, at der samlet set nu er følgende sparekrav pr. udvalgsområde:

Sparekrav
Service Udgift Sparekrav 4% Allerede indarbejdet 2015 2016 2017 2018
Økonomiudvalg 303.961 12.159 3.351 8.808 12.287 18.366 24.445
Digitalisering 731
ESCO 2.000
Afledt drift Agersted/Serritslev 620
Børne- og Skoleudvalg 528.158 21.126 1.546 19.580 27.980 38.544 49.107
Agersted Skole lukkes 864
Serritslev Skole lukkes 682
Fritids- og Kulturudvalg 56.558 2.262 0 2.262 3.393 4.525 5.656
Beskæftigelsesudvalg 93.119 3.777 748 3.029 4.169 5.427 7.315
Andel af flerårsaftale 630
Andel digitaliseringsbesp. 118
Ældreomsorgsudvalg 284.805 11.392 2.500 8.892 13.128 18.694 24.271
Digitalisering 740
Hjælpemiddelområdet 1.760
Social- og Sundhedsudvalg 178.409 7.084 3.508 3.576 3.609 4.088 7.630
Andel af flerårsaftale 3.063
Andel digitaliseringsbesp. 445
Miljø- og Teknikudvalg 61.458 2.458 0 2.458 3.687 4.917 6.146
I alt 1.506.468 60.258 11.653 48.605 68.253 94.561 124.570

Fagudvalgene har foretaget følgende prioritering på deres møder i august måned:

Økonomiudvalget

Der er følgende prioritering af afdækningsforslagene: 1,2,3,4,5,7,6

Der er indregnet ESCO, afledt drift planlagte skolelukninger og digitalisering i afdækningerne

Børne- og Skoleudvalget

Udvalget prioriterer forslagene: 1,2,3,4,5,8,10,11,12,17 og 18.

Knud Pedersen, Steen Søgaard, Line Vanggaard Pedersen og Lone Lex ønsker derudover, at der på anbringelsesområdet afdækket 0,5 mio. kr.

Fritids- og Kulturudvalget

Udvalget prioriterer forslagene 1, 3, 4, 6 og 7. Derudover ønsker udvalget, at udgifterne til Sommerskole kr. 94.000, Kunstfonden kr. 52.000 og BAS-bio kr. 100.000 afdækkes.

Miljø- og Teknikudvalget

Udvalget indstiller følgende prioritering af besparelsesforslag fra det udarbejdede afdækningskatalog. Prioriteringen er foretaget i henhold til den udmeldte ramme på 4%

  1. MT 801 - Ændret grødeskæring, træbeskæring og opgravning 212.000 kr.

  2. MT 802 - Gadelys 290.000 kr.

  3. MT 801 - Slidlagskontoen. Spare slidlag væk 388.000 kr.

  4. MT 801 - Nedskæring på 3 medarbejdere ved naturlig afgang 1.000.000 kr.

  5. MT 802 - Kollektiv trafik 575.000 kr.

Ældreomsorgsudvalget

Udvalget prioriterer afdækningsforslagene i følgende rækkefølge:

  1. Fælles hjælpemiddeldepot

  2. rengøring hver 3. uge. Besparelse på 1,89 mio. kr.

  3. reduktion af nattevagter på plejecentre

Udenfor prioritering:

Lukning af Emnehøj som plejecenter.

Ole Bruun tager forbehold for prioriteringen med undtagelse af forslaget om det fælles hjælpemiddeldepot.

Udvalget beder fagenheden om forslag til yderligere besparelsesmuligheder.

Social- og Sundhedsudvalget

Udvalget foreslår følgende prioritering af afdækningsforslagene:

Forslag, prioritet 1:

3. Sundhedsplejen, reduktion af uddannelsesbudget til 5.000 kr. pr./medarbejder/år

2. Sundhedsplejen, 2% generel reduktion

6. Forebyggelse og rehabilitering, 40.000 kr. (delforslag 2 og 3)

8. Træning, weekend. Fjernelse af de ekstra timer, som weekendtræning udløser

4. Høreomsorg

5 § 18 midler

7., 9. og 12. Træning, reduktion og ligestilling af offentlige og private tilbud

10. Rusmiddelcenter

11. Socialpsykiatrien, reduktion af § 99

Forslag, prioritet 2:

6. Forebyggelse og rehabilitering, 90.000 kr. (delforslag 1)

8. Træning, weekend. Oprindeligt forslag.

2. Sundhedsplejen. 4% reduktion.

1. Tandplejen

Udvalget ønsker på baggrund af nøgletal udsendt i forbindelse med økonomiaftalen for 2015 belyst, hvordan der kan reduceres i sundhedsudgifter inden for områderne sundhedsfremme og forebyggelse, sygepleje og sundhedstjeneste, således at Brønderslev Kommunes forbrug over årene 2015 og 2016 reduceres til regionsniveau.

Beskæftigelsesudvalget

Beskæftigelsesudvalget prioriterer afdækningsforslagene således:

1. prioritering:

Forslag 3. Særlig tilretteligt uddannelse (STU) 825.000 kr.

Forslag 4. Løn til forsikrede ledige ansat i kommunen 47.200 kr.

2. prioritering:

Forslag 1. Plejefamilier, opholdssteder og forebyggende foranstaltninger 1.105.000 kr.

Der skal være fokus på forslag 2, der skal være med til at indfri den besparelse, der er indregnet i budgettet som følge af flerårsaftalen.

Beslutning

De afdækningsforslag som går på tværs af hele organisationen er følgende:

  • prisfremskrivninger

  • moms

  • puljer

I forbindelse med orienteringen gennemgår Jens plancher i forhold til det foreløbige budget.

Generelt er der et ønske til politikerne om, at der rejses et krav til Staten om regelforenkling.

Medarbejdersiden i Hoved MED har følgende udtalelse:

  • Vi frygter, at arbejdsmiljøet bliver mere anstrengt med de personalereduceringer, der er i vente, med øget sygefravær til følge eller dygtige medarbejdere, der søger væk fra kommunen.

  • Ved personalereduceringer skal det være på alle niveauer.

  • Nogle steder i afdækningskatalogerne kunne konsekvenserne godt være bedre beskrevet.

  • Hoved MED kan godt indkaldes til et ekstraordinært møde hurtigt, hvis der er behov.

Fraværende: Ole Holdt, Per Kronborg Christensen og

Grete Christensen er mødt for Marianne Heilskov Hansen

Bilag

Til toppen


5. Forslag til tekniske korrektioner


Resume

Sagsforløb:

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har på møderne i august måned drøftet de af administrationen foreslåede tekniske korrektioner til Budget 2015.

Oversigt over tekniske korrektioner fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Sagsfremstilling

I følge principper for udarbejdelse af budget 2015 udarbejder Økonomiafdelingen forslag til øvrige korrektioner. Disse korrektioner behandles i fagudvalgene på møderne i august måned, hvor fagudvalgene skal indstille, hvilke af korrektionerne, der ønskes indarbejdet til 1. behandling i budgettet. Med henblik på at sikre et øget politisk ejerskab til ændringerne, er det besluttet, at korrektionerne får en meget grundig behandling efterfølgende i Økonomiudvalget.

For at give et overblik over de ændringer, der foreslås indarbejdet, udarbejdes et skema for hvert politikområde, som hører under fagudvalget. Skemaet viser, hvilke ændringer der foreslås indarbejdet under hvert politikområde.

Skemaet er opbygget således, at øverste linje viser politikområdets budget for 2015 i 2015-niveau, dvs. efter der er foretaget en løn- og prisregulering. Endvidere er udgangspunktet også allerede korrigeret for de ændringer, der blev vedtaget i overslagsårene i budget 2014 samt for evt. byrådsbeslutninger i første halvår af 2014 med økonomiske konsekvenser for 2015. Herudover indgår en sum over de omplaceringer, der er foretaget mellem politikområderne. Disse omplaceringer er samlet udgiftsneutrale for kommunen under ét, og der er således tale om nogle rent administrative omplaceringer, f.eks. fordeling af lønpuljer.

Herefter tillægges øvrige budgetkorrektioner, der er kategoriseret under henholdsvis:

  1. Lovgivningsændringer,

  2. Ændrede forudsætninger, overførselsudgifter,

  3. Ændrede forudsætninger, serviceudgifter,

  4. Ændrede forudsætninger, specialiserede socialområde.

Hver korrektion er endvidere kort beskrevet i et efterfølgende skema.

Fagudvalgene har i deres behandling indstillet alle de foreslåede korrektioner indarbejdes til 1. behandling af budgettet.

Økonomiudvalget har d. 27. august, besluttet, at alle tekniske korrektioner indarbejdes i det tekniske basisbudget til 1. behandlingen.

Beslutning

Hoved MED er orienteret om punktet.

Fraværende: Ole Holdt, Henrik Aarup-Kristensen, Per Kronborg Christensen og

Grete Christensen er mødt for Marianne Heilskov Hansen

Bilag

Til toppen


6. Retningslinjer for trivselsmåling


Resume

Sagsforløb:

HR anbefaler at Hoved MED:

  • Vedtager nye retningslinjer for trivselsmålinger i Brønderslev Kommune

  • Tager en drøftelse om hvorvidt målingen skal være anonym eller fortrolig.

  • Nedsætter en arbejdsgruppe bestående af 2 medarbejdere og 2 lederrepræsentanter, der i sparring med HR kvalificerer/tester spørgeskemaet i efteråret 2014, så vi kan gennemføre måling i foråret 2015 for hele organisationen.

Sagsfremstilling

Baggrund for ændringen:

  • Tidligere er der anvendt et generelt spørgeskema, hvor flere medarbejdere har givet udtryk for, at spørgsmålene ikke var relevante, eller var udformet, så de kunne misforstås.

  • Endvidere var flere af spørgsmålene ikke relevante for ledere, hvorfor trivselsmåling af ledere kørte efter et andet koncept.

  • Arbejdstilsynet har efterlyst spørgsmål i forhold til mobning, vold og trusler

  • Flere områder har efterlyst mere tid til at arbejde med indsatserne i handleplanen, idet flere indsatser har krævet processer over længere tid.

  • Den eksterne benchmarking med andre kommuner har ikke haft stort betydning for de enkelte områder, så muligheden vil falde bort med de nye spørgsmål

Hovedændringerne i de nye retningslinjer:

  • Trivselsmålingen gennemføres hvert 3 år, frem for hvert 2. år for at give mere plads til arbejdet med handleplanen.

  • Målgruppen udvides, så alle medarbejdere og ledere deltager i trivselsmålingen, hvilket betyder et samlet billede af trivslen i Brønderslev Kommune.

  • Spørgsmålene tilrettes Brønderslev Kommune i forhold til Leadership Pipeline samt yderligere spørgsmål omkring mobning, vold og trusler

  • Benchmarking sker efterfølgende internt eftersom trivselsmålingen er tilrettet organisationen

  • Områdets fravær fremgår i trivselsrapporten

Indstilling

Forretningsledelsen, 12. august 2014, pkt. 7

Forretningsledelsen godkender projektbeskrivelse og afventer konkret forslag, der skal tilgodese muligheden for fortsat at sammenligne på tværs af organisationen.

Beslutning

Jens Chr. orienterede kort om baggrunden for det forslag HR har til nye retningslinjer for trivselsmålinger i Brønderslev Kommune.

Herefter blev drøftelsen delt op i 2. En drøftelse om, hvorvidt trivselsmålingen fremadrettet skal gennemføres hvert 3. år og en drøftelse om, hvorvidt den skal være anonym.

Drøftelserne endte ud i, at de enkelte Lokaludvalg/Personalemøder med MED-status skal spørges om, hvad de tænker om, at trivselsmålingen fremadrettet gennemføres hvert 3. år samt spørgsmålet til anonymitet.

I forhold til forslaget om ændringen af udformningen af spørgeskemaet godkendte Hoved MED den del.

Jon Miller og Ann Catrine Vestergaard er medarbejderrepræsentanter som skal være med i sparringsgruppen. 2 ledelsesrepræsentanter meldes ind til HR-afdelingen.

Fraværende: Ole Holdt, Henrik Aarup-Kristensen, Per Kronborg Christensen og

Grete Christensen er mødt for Marianne Heilskov Hansen

Bilag

Til toppen


7. MED-struktur


Resume

Sagsforløb: HU

Orientering om forhandling af MED-aftale og redaktionelle ændringer af de bilag til MED-aftalen, der vedrører MED-struktur.

Sagsfremstilling

På Hoved MED's møde den 11. juni 2014 blev Hoved MED orienteret om kommende ændringer i MED-aftalen. Aftalen er efterfølgende skrevet under. Alle ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljørepræsentanter er orienteret om den nye MED-aftale ved mail af 14. juli 2014.

Efter aftalens indgåelse har Hoved MED kompetence til at godkende ændringer af MED-strukturen i forbindelse med organisationsændringer. Forud for godkendelsen skal forslaget behandles lokalt, i Fag MED og drøftes med de berørte faglige organisationer. Der er i den forbindelse aftalt møde med organisationerne den 19. august 2014 vedrørende MED-struktur for Psykiatri og Handicap. Sagen vil efterfølgende komme på Hovedudvalgets dagsorden.

I forbindelse med genforhandlingen af MED-aftalen har der vist sig et behov for at opdatere bilag 1, 1a og 1b med redaktionelle ændringer. Det drejer sig eksempelvis om institutioner, der har skiftet navn. Ændringerne er markeret med rødt på vedlagte bilag, som vil blive lagt på kommunens hjemmeside for medarbejdere.

Indstilling
at orienteringen tages til efterretning.
Beslutning

De rettelse som stadig måtte være i forhold til bilag 1, 1a og 1b skal mailes til Dorte Hollesen inden den 20 september 2014. Dorte vil herefter sørger for, de kommer med i den tilrettede MED-aftale.

I forhold til pladser for selvejende institutioner i Fag MED for Børn og Kultur sørger HR-afdelingen for, at tage kontakten.

Fraværende: Ole Holdt, Henrik Aarup-Kristensen, Per Kronborg Christensen og

Grete Christensen er mødt for Marianne Heilskov Hansen

Bilag

Til toppen


8. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Beslutning

Jens Chr. orienterede om, at HR-afdelingen er i gang med at udarbejde en ny HR-stragegi. I forbindelse med den, ønskes interviewes med medarbejderrepræsentanter fra Hoved MED, således alle områder er dækket. HR-afdelingen udpeger og indkalder til interviews.

Marianne Nelving oplyser, at hun ikke genopstiller ved kommene TR-valg og dermed ikke fortsætter i Hoved MED.

Ytringsfrihed foreslåes at være et emne til næste møde i Hoved MED. Hvordan er det at være ansat og så samtidig kunne udtale sig om konkrete sager.

Fraværende: Ole Holdt, Henrik Aarup-Kristensen, Per Kronborg Christensen og

Grete Christensen er mødt for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen


9. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal informeres om


Resume

Udvælgelse af punkter til information.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at udvælge punkter fra dagens møde, der skal informeres om.

Beslutning

Det blev besluttet, at det eneste punkt, der skal informer om, er punktet omkring retningslinjer for trivselsmåling.

Fraværende: Ole Holdt, Henrik Aarup-Kristensen, Per Kronborg Christensen og

Grete Christensen er mødt for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen

Opdateret 23. september 2016