12. maj 2020

Hoved MED - Referat

Dato: 12. maj 2020
Lokale: Online
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende:

Dorthea Jensen og Mette Brændskov Andersen

Til toppen


2. Oplæg til Budgetproces og tidsplan for Budget 2021


Resume

Sagsforløb: ØK/BY

Til orientering for Hoved MED samt valg af planlægningsgruppe til fællesmødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget.

Der gøres opmærksom på, at Budgetproces og tidsplan er vedtaget før Corona-krisen og at det kan medføre ændringer i budgetprocessen og mål for budgettet.

Der vil blive orienteret om aktuel kendt status, og evt. konsekvenser for budgetprocessen.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen har udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2021.

Set i forhold til måltallet "overskud på driften" på 50 mio. kr., jf. Brønderslev Kommunes økonomiske politik, er der en udfordring på ca. 11. mio. kr. i budget 2021.

Inden budgetarbejdet sættes i gang, foreslås det, at der indarbejdes reduktionen af prisfremskrivningen. Puljen udgør 2,6 mio. kr. mellem 2020 og 2021 baseret på KL's skøn for september 2019. Hermed reduceres det resterende krav til besparelser til ca. 8,6 mio. kr. eller ca. 0,5 % af serviceudgifterne. Jf. budgetprocessen foreslås det, at hvert udvalg i de respektive møder i august skal fremsætte forsalg til råderum på 0,5 %.

Der er som de tidligere år mulighed for, at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet herfra kan indregnes i budgettet.

Staben foreslår, at Økonomiudvalget drøfter oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2021.

Hoved MED bedes nedsætte planlægningsgruppe til fællesmødet mellem Hoved MED og Økonomiudvalget.

Personale

Ingen.

Indstilling

Økonomiudvalget, 22. januar 2020, pkt. 3:

Jf. budgetaftale pålægges udvalgene at igangsætte en proces for at finde råderum for budget 2021, dette kan være via nye metoder, omlægninger, investeringer, effektiviseringer, besparelser o.l., med henblik på at fremlægge forslag/overvejelser på Byrådets temamøde i april.

Udgangspunktet er, at udvalgene vil blive godskrevet, såfremt der iværksættes initiativer i perioden.

Økonomiudvalgets overordnede målsætning er, at alle 4 ”trafiklys” skal være grønne, samt at nye ønsker skal være finansieret indenfor denne ramme

Poul Erik Andreasen var fraværende.

Byrådet, 29. januar 2020, pkt. 7:

Økonomiudvalgets indstilling godkendt.

Fraværende:

Martin Bech (Kim Østergaard mødt)

Bettina Bøcker Kjeldsen (Ole Andersen mødt)

Niels Vestergaard Salling

Beslutning

Budgetproces og tidsplan for budget 2021

Søren orienterede omkring budgetproces og tidsplan for budget 2021.

Processen fortsætter som planlagt før Covid-19. Dog er temamødet den 1/4 udskudt til 27/5 pga. Coronasituationen

Hvert fagudvalg skal komme med forslag til råderum svarende til 0,5%. Forslagene skal behandles endeligt på møderne i august. Der udarbejdes ikke katalog inden sommerferien

Høring af budgetforslag, fagudvalgenes forslag til råderum og opmærksomhedsliste finder sted i september. Vær opmærksom på at høringsperioden er kort (3-11 september).

Formandskabet drøfter hvilke lokale MED der er relevante som høringsparter, udover Fag-MED og Hoved MED, når forslag til råderum kendes

Aftalen på udligningsreformen er på plads. Brønderslev Kommune modtager 61 mio. mere end forventet samt en finansieret skattelettelse på 0.6%.

Begge tilskud er permanente og udligningen indfases over en 3-årig periode og svarer til ca. 35 mio. i 2021.

Fællesmøde mellem Økonomiudvalg og Hoved MED

Mødet forventes afholdt i august.

Der blev nedsat en arbejdsgruppe bestående af:

  • 2 medarbejderrepræsentanter: Rita og Lars
  • 2 ledelsesrepræsentanter: Søren og Jens

Fraværende:

Dorthea Jensen og Mette Brændskov Andersen

Bilag

Til toppen


3. Opsamling på drøftelse omkring COVID-19 fra Fag MED udvalg


Resume

Fag MED/Hoved MED

Opsamling på status og drøftelser fra Fag MED omkring COVID-19 situationen.

Sagsfremstilling

I forbindelse med COVID-19 er der på alle Fag MED belyst status på situationen inden for alle Fag områder.

Formænd og næstformænd giver en status på drøftelserne i Fag MED.

På baggrund heraf drøftes om der er fælles forhold, som giver anledning til en fælles indsats på tværs i hele organisationen.

Beslutning

Opsamling ved formand og næstformand fra de forskellige Fag MED omkring Covid-19 situationen.

Fag MED Sundhed og Velfærd:

Området har været i gang hele perioden. I starten var der en vis utryghed, der var ingen tidligere erfaringer at trække på og medarbejderne skulle lige finde sine ben i de nye arbejdsforhold.

Samlet set har der gennem hele perioden været et højt humør og opgaverne er blevet løst med stort initiativ. Det er kun småting der fylder i dagligdagen.

De løbende retningslinjer fra Sundhedsstyrelsen er blevet fulgt og der har ikke været mangel på værnemidler.

Nogle dagtilbud har været lukket ned, herunder Det Blå Hus. Dog har medarbejderne været opsøgende, da kirkens korshær lukkede ned, startede de madservering til udsatte borgere. Dette initiativ har været en stor succes.

Hedebo var uden synlig ledelse i starten og det var skønt at få lederen tilbage på matriklen.

Sygeplejen har haft en smittet medarbejder hvor der var lidt usikkerhed omkring håndtering, dette er løst og gået godt.

Der har været 2 plejecentre med tilfælde af Covid-19, som får ros omkring håndtering.

Pressen var meget opsøgende på Valdemarsgade. Sagen blev håndteret rigtig godt, især fordi både medarbejdersiden og ledelsessiden, var meget enige i udmeldingerne. Her næves ekstra stor ros til FTR Lene Svenningsen.

Fag MED Teknik og Miljø:

Vej og Park startede langsomt op med enmands opgaver. Alle er gode til at overholde Sundhedsstyrelsens anbefalinger. De fleste medarbejderne er nu tilbage på arbejde igen.

Medarbejderne har afprøvet nye måder at arbejde på og har tilført flere gode tiltag, herunder:

- at møde forskudt ind

- at tage maskiner med hjem og køre ud hjemmefra

Et opmærksomhedspunkt er informationsniveauet, det er vigtigt at medarbejderne og lederne afstemmer informationsniveauet.

Fag MED Børn og Kultur:

Der var lidt usikkerhed omkring nødberedskabet i starten, grundet Sundhedsstyrelsen skiftende udmeldinger, som medarbejderne skulle forholde sig til.

Stor ros til medarbejderne der har været meget omstillingsparate, i forhold til den helt nye situation de står i. Der gives stor ros for, at der blev prioriteret tid til at forberede sig ordentligt inden åbning af skoler og børnehaver. Dette resulterede i, at der stort ikke været usikkerhed fra børn og forældre.

Der ytres en vis bekymring i forhold til kapaciteten på skolerne når de store klasser skal møde ind. Her afventes de nye retningslinjer. At afstandskravet er lempet til 1 m åbner for flere muligheder.

Generelt fortæller medarbejderne om at flere føler ensomhed. Det kan være hvis man sidder alene på distancen eller på skolen hvor man mangler det kollegiale fællesskab og den daglige sparring. Emnet er drøftet i ledergrupperne og arbejdsmiljøgrupperne, her er det vigtigt at italesætte ens oplevelser samt at forventningsafstemme, at det er en anden hverdag vi vender tilbage til.

Fag MED Administration og Ejendomsservice:

Håndteringen af situationen er overordnet positiv. Der har været en god stemning.

På Ejendomsområdet er det gået over al forventning. De har haft travlt, men løst opgaverne i fællesskab og opnået større sammenhold.

På det administrative område har det generelt fungeret godt at arbejde hjemme. Nogle medarbejdere arbejder endda mere effektivt hjemme, mens andre mangler adgang den faglige sparring, da det ikke er helt det samme at benytte de virtuelle metoder. Mange glæder sit til at komme tilbage på arbejdspladsen, når vi får lov, mens andre gerne venter til det er sikkert at møde ind.

Der har været nogle opmærksomhedspunkter i forhold til indretning af hjemmearbejdspladsen.

Generelt er det vigtigt at have opmærksomhed på at kollegaer, der arbejder hjemmefra, kan føle sig ensomme.

Omkring genåbningsplanerne – der afventer udmelding fra Mette Frederiksen - skal man huske at inddrage AMR og TR / TRIO / Lokal MED.

Fraværende:

Dorthea Jensen og Mette Brændskov Andersen

Til toppen


4. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  • kort status på budgetopfølgning
Beslutning
  • Jens gav kort status på budgetopfølgning. Der bliver orienteret om budgetopfølgning på næste MED møder i juni.
    • Hvis man ser bort fra corona situationen, ser det fornuftigt ud og der er overskud på ca. 20 mio.
    • Det er svært at tage højde for effekten af corona i budgetopfølgningen. Den tages ikke, hverken i vores kommune eller de andre kommuner, med i budgetopfølgningen.
  • Covid-19 og 1-1-2-4 der blev spurgt ind til hvordan man forholder sig til 1-1-2-4 i forhold til Covid-19 smittede.
    • "Almindeligt" sygefravær håndteres som normalt med 1-1-2-4
    • Sygefravær grundet Covid-19 håndteres som en særlig situation, med respekt for behandlingsforløbet og løses i samarbejde med den enkelte leder og HR
  • Hovedudvalget har fået tid til Budgetkonsultation den 24. august 2020. Tidspunktet kan være en udfordring da materialet først er klar til Byrådet den 2. september 2020. Så det samlede budgetmateriale er ikke til rådighed, dog er råderumsforslagene på plads på dette tidspunkt.

Fraværende:

Dorthea Jensen og Mette Brændskov Andersen

Til toppen

Opdateret 15. maj 2020