23. marts 2018

Hoved MED - Referat

Dato: 23. marts 2018
Lokale: Lokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 09:30


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Ingen bemærkninger til dagsorden.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen, Line Lillelund mødte for Lene Skjødsholm og Jacob Hyllested mødte for Jesper Jensen.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referater.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra mødet den 31/11 2017. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet er godkendt.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen, Line Lillelund mødte for Lene Skjødsholm og Jacob Hyllested mødte for Jesper Jensen.

Til toppen


3. Budgetproces og tidsplan for Budget 2019


Resume

Sagsforløb: DIR/ØK/BY/Hoved MED

Med baggrund i Økonomiudvalgets drøftelser på mødet den 24. januar 2018 af budgetproces for budget 2019, har Økonomiafdelingen udarbejdet oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2019. Til orientering.

Sagsfremstilling

Med baggrund i Økonomiudvalgets drøftelser på mødet den 24. januar 2018 af budgetproces for budget 2019 har Økonomiafdelingen udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2019.

For at opnå balance på driften i budget 2019 i forhold til budget 2018 foreslås det, at fagudvalgene får til opgave i perioden fra februar til april at udarbejde og prioritere en reduktionspulje på minimum 0,75 %. Hvis der ønskes mulighed for en politisk prioritering, kan reduktionspuljen forøges - eksempelvis til 1,0 %, 1,3 % eller 1,5 %. Reduktionspuljen fordelt pr. udvalg fremgår af vedhæftede bilag: Budgetproces 2019.

Der er som sidste år mulighed for at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet heraf kan indregnes i budgettet. Dette kunne for eksempel være "strukturen på plejecenterområdet", "museumsområdet", "ændringer i skole- eller specialundervisningsstrukturen".

Stabsforvaltningen foreslår, atØkonomiudvalget

  • godkender budgetproces og tidsplan for budget 2019
  • tager stilling til størrelsen af reduktionspuljen, samt
  • træffer beslutning om, hvorvidt der er emner, der skal behandles udenfor budgetprocessen

Punktet behandles på Byrådets møde, den 28. februar 2018.

Personale

Ingen.

Indstilling

Økonomiudvalget, 14. februar 2018, pkt. 4:

Budgetproces og tidsplan indstilles godkendt.

Det indstilles, at processen igangsættes i fagudvalgene m.h.t. beskrivelse af reduktionsforslag på 1,5 %, endelig beslutning om størrelse sker efter strategi- og visionsseminar i april.

Strukturændringer indenfor skole, ældre og kulturområdet indstilles behandlet udenfor budgetprocessen.

Arne M Jensen var fraværende.

Beslutning

Jens Davidsen orienterede omkring budgetproces og tidsplan for Budget 2019

Der blev drøftet hvor specifikke beskrivelserne af reduktionsforslagene bliver. Byrådet har ønsket at beskrivelsen skal kunne danne udgangspunkt for en vurdering af indhold og konsekvenser af forslagene. Her er der udarbejdet en skabelon som kan anvendes i beskrivelsen af forslagene.

Processen er startet lidt senere i år da vi har fået nyt byråd.

Udvalget finder det positivt at der er stor tydelighed omkring budgetprocessen, og at der er lyttet til evalueringen fra sidste års proces.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen, Line Lillelund mødte for Lene Skjødsholm og Jacob Hyllested mødte for Jesper Jensen.

Bilag

Til toppen


4. Dialog og sarmarbejdskultur i organisationen


Resume

Hoved MED bedes godkende tilrettet notat omkring dialog- og samarbejdskultur i Brønderslev Kommune.

Sagsfremstilling

HR og arbejdsgruppen har udarbejdet et notat, som beskriver:

  • Hvilken dialog- og samarbejdskultur der er/skal være i organisationen.
  • Hvilke dialogveje der er i MED- og ledelsessystemet, hvis en medarbejder står over for noget, som ønskes videregivet.

Hoved MED bedes godkende notatet.

Notatet skal derefter danne udgangspunkt for en drøftelse af, hvorledes "ånden" i dialog- og samarbejdskulturen formidles ud i hele organisationen.

Notatet er vedhæftet som bilag.

Beslutning

Notatet omkring "Dialog og Samarbejdskultur i organisationen" blev godkendt. Notatet bliver evalueret til marts mødet 2019.

Formidling af notatet vil foregå via Trioen og på www.ansatibronderslev.dk

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen, Line Lillelund mødte for Lene Skjødsholm og Jacob Hyllested mødte for Jesper Jensen.

Til toppen


5. Strukturændring af Træning, Forebyggelse og Rehabilietering samt Aktivitetsområdet


Resume

Med virkning fra den 1. marts 2018 er der sket en ændring af organiseringen af Træning, Forebyggelse og Rehabilitering samt Aktivitetsområdet indenfor Brønderslev Kommune og på den baggrund ændres AMR og MED-strukturen.

Jfr. MED-aftalen skal Hoved MED godkende forslaget.

Sagsfremstilling

Pr. 1. marts 2018 ændres organiseringen af Træning, Forebyggelse og Rehabilitering samt Aktivtetsområdet indenfor Brønderslev Kommune til følgende:

Leder: Sundhed

Afdelingsleder: Aktivitet og Frivillige

Afdelingsleder: Forebyggelse, Rehabilitering ogTræning

På baggrund af den nye organisering betyder det en ændring af AMR og MED-strukturen, hvor der er følgende forslag:

  • 1 AMR som dækker Aktivitet og Frivillige
  • 1 AMR som dækker Forebyggelse, Rehabilitering og Træning
  • 1 Lokaludvalg, hvor lederen af Sundhed er formand

Det forslås, at der i en overgangsperiode på 1 år i Forebyggelse, Rehabilitering og Træning fortsættes med 2 AMR'er. Overgangsperioden bruges til at arbejde målrettet mod håndtering af en AMR-organisation med 1 AMR samt rammer og vilkår for denne ene AMR. Herudover skal perioden bruges til at følge op på omorganiseringen i afdelingen.

Rammer og vilkår for AMR's funktion aftales lokalt og evalueres efter 1 år. I forhold til Forebyggelse, Rehabilitering og Træning gælder dette, når AMR har fungeret 1 år efter overgangsperioden.

Der har været afholdt møde, den 7. marts 2018, hvor medarbejder- og ledelsesrepræsentanter fra Aktivitet og Frivillige, samt Forebyggelse, Rehabilitering og Træning deltog. Herudover deltog repræsentanter fra Hoved MED samt HR. På mødet blev ovenstående drøftet.

Beslutning

Forslaget blev godkendt, dog med den ændring at overgangsperioden bliver 2 år i stedet for 1 år.

Overgangsordningen bliver evalueret efter 1. år.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen, Line Lillelund mødte for Lene Skjødsholm og Jacob Hyllested mødte for Jesper Jensen.

Bilag

Til toppen


6. Trivselsmåling 2017


Resume

Overordnede resultater fra trivselsmålingen 2017. Til orientering.

Sagsfremstilling

Trivselsmålingen 2017 er gennemført for hele organisationen (enkelte afdelinger undtaget, grundet manglende leder) i perioden 13-11-2017 til 03-12-2017.

Efterfølgende er der dannet trivselsrapporter, som er sendt ud i organisationen i løbet af december 2017. Det videre arbejde med trivselsmålingen er forankret i de lokale arbejdsmiljøgrupper.

Overordnet viser resultaterne fra 2017:

  • En svarprocenten på 81% i 2017
  • Fremgang ved alle temaer set i forhold til trivselsmålingen i 2015.
  • Social kapital viser oplevelsen af tillid, retfærdighed og samarbejde i de forskellige relationer. På en skala fra 1-5, viser der sig høj social kapital med en score på 4.
  • Vi ligger under nationalt niveau ift. medarbejdere, der har oplevet mobning, men over nationalt niveau forhold til trusler om vold og fysisk vold.
  • På en skala fra 1-5 ser 3,8 sig som ”en del af det store fællesskab i Brønderslev Kommune”.

I bilaget præsenteres de overordnede resultater for hele Brønderslev Kommune og for de fire fag-/stabsområder. Derudover er den samlede trivselsrapport for hele Brønderslev Kommune også vedhæftet som bilag.

Indstilling

Fremsendes til orientering

Beslutning

Jens Chr. orienterede om de overordnede resultater omkring Trivselsmålingen 2017.

Der blev drøftet forskellige erfaringer med trivselsmålingen. Senere på året vil der komme en evaluering af trivselsmålingen.

Der er vigtigt at understrege at kortlægningen i trivselsmålingen kun første del af arbejdet. Det videre arbejde med undarbejdelse af handleplaner og tiltag ligger hos Trioen.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen, Line Lillelund mødte for Lene Skjødsholm og Jacob Hyllested mødte for Jesper Jensen.

Bilag

Til toppen


7. Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2018


Resume

Hoved MED bedes drøfte status på forrige års arbejdsmiljødrøftelse samt beslutte hvilke emner der skal fokuseres på i 2018.

Sagsfremstilling

I forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse på det strategiske niveau ønskes drøftet, hvilke emne(r) der skal fokuseres på det næste år. Samtidig skal vurdres om sidste års mål er nået.

Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2017:

I marts 2017, blev det ved HovedMED’s årlige arbejdsmiljødrøftelse besluttet, at der i 2017 stadig skulle være fokus på fravær/nærvær, og hvordan vi fastholdt det faldende sygefravær. Samtidig skulle der et øget fokus på den forebyggende indsats, herunder omsorgssamtalerne.

Følgende tiltag har været iværksat:

· Drøftelser på Fag- og lokalMED

· Udarbejdelse af folder om Omsorgssamtaler

· Brush-up workshop om 1-1-2-4 og omsorgssamtaler

· Årlig AM-dage i 2018 med workshop for Trioerne i Brønderslev Kommune – særligt fokus på Brønderslev Kommune

· Trivselsmålinger også med fokus på sygefravær – HR sparring

Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2018:

Emnet for årlig arbejdsmiljødrøftelse vælges inden for temaerne i HR Strategien eller i Fokusområder for arbejdsmiljøarbejdet.

HR foreslår at der fortsat arbejdes med den forebyggende indsats på fravær/nærvær, med fokus på:

  • Sygefravær
  • Psykisk arbejdsmiljø, herunder fx stress, vold, mobning eller høje følelsesmæssige krav i arbejdet.

Hoved MED vælger emne for Årlig arbejdsmiljødrøftelse.

Fag MED drøfter i juni, hvilket fokuspunkter der skal prioriteres inden for det valgte emne.

Lokaludvalg/personalemøder med MED-status drøfter herefter hvilke konkrete tiltag, der skal iværksættes og hvordan de gennemføres.

Beslutning

Jens Chr. orienterede om Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2017.

Forslag til Årlig arbejdsmiljødrøftelse 2018 blev godkendt.

Emnerne for næste års arbejdsmiljødrøftelse vil blive gennemgået på de næste Fag MED.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen, Line Lillelund mødte for Lene Skjødsholm og Jacob Hyllested mødte for Jesper Jensen.

Bilag

Til toppen


8. Gensidig information, herunder relevante punkter for næste møde


Resume

Til orientering.

Sagsfremstilling

Oplæg til ledere, AMR og TR (Trioen) om forebyggelse af vold, den 12. juni. 9.00-10.30:

Oplægget sætter fokus på et udsnit af de tiltag, metoder og indsatser, som erfaringsmæssigt kan bidrage positivt til voldsforebyggelse. Det handler blandt andet om borgerinddragelse, trygheds- og risikovurderinger samt systematisk læring efter volds- og trusselsepisoder.

Målet er at identificere volden, forebygge overgrebene og håndtere situationerne, når de opstår. Og det handler både om at sikre de ansatte et godt arbejdsmiljø og at sikre borgerne en god service/et godt liv.

Oplægsholder: Bjarne Møller leder af "Projekt Vold som Udtryksform" www.voldsomudtryksform.dk.

Ledelsesevaluering:

Jens Chr. Platen giver en status på den kommende Ledelsesevaluering

Beslutning

1. Oplæg til ledere, AMR og TR (Trioen) om forebyggelse af vold, den 12. juni. 9.00-10.30, her var der ønske om at indbydelsen kommer så tidligt ud som muligt. Den kommer efter påske.

2. Ledelsesevaluering, Jens Chr. orienterede omkring ledelses evaluering samt uddelte folder omkring ledelses evaluering.

3. Henning orienterede omkring Unge Konference for 8. og 9. klasser et flot og veludført arrangement.

4. Henning orienterede at et ungdomshus er på vej i Bredgade i Brønderslev. fra 8.kl til 19 år.

5. Susanne Aabenhus stopper og har sidste dag 1. maj 2018.

6. Information omkring OK18, streje og lockout findes på www.ansatibronderslev.dk

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen, Line Lillelund mødte for Lene Skjødsholm og Jacob Hyllested mødte for Jesper Jensen.

Til toppen


9. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde der skal informeres om


Beslutning

1. Budgetproces og tidsplan for Budget 2019

2. Dialog og samarbejdskultur i organisationen

3. Trivselsmåling 2017.

Fraværende: Henrik Aarup-Kristensen, Line Lillelund mødte for Lene Skjødsholm og Jacob Hyllested mødte for Jesper Jensen.

Til toppen

Opdateret 3. april 2018