24. maj 2017

Ingen bemærkninger til dagsordenen.

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen

Medarbejdersiden i Hoved MED bedes udpege næstformand til udvalget.

I forbindelse med nyvalg til MED-organisationen fra 1. januar 2017 skal der udpeges næstformand til Hoved MED

Bodil Nielsen er valgt til ny næstformand.

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen

Godkendelse af referat.

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra mødet den 15. marts. Referatet er tidligere udsendt.

Referatet er godkendt.

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen

Sagsforløb: ØK/BY/Hoved MED

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejdet Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2017. Budgetopfølgning 1 viser et forventet netto mindreforbrug på i alt -10.239 mio. kr. Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2017.

Budgetopfølgningen fremlægges til Hoved MED’s orientering og drøftelse.

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2017. Ifølge principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvis budgetopfølgning til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

Budgetopfølgningen pr. 31.03.2017 viser:

Samlet set viser budgetopfølgning pr. 31.03.2017 et forventet mindreforbrug på -10.239 mio. kr.

Merindtægten på finansieringssiden skyldes, at der med aftalen om finansloven for 2017, blev afsat en særtilskudspulje på 300 mio. kr.. Tilskuddet fordeles på baggrund af et lavt beskatningsgrundlag og særlige demografiske, strukturelle og beskæftigelsesmæssige udfordringer. Brønderslev Kommunes andel heraf i 2017 er 11.2 mio. kr.

Det forventede merforbrug på serviceudgifter er hovedsagelig vedrørende udsatte børn og unge samt ældreområdet.

Under Børne- og Skoleudvalget er der på udsatte børn og unge en forventning om, at området kommer ud med et merforbrug på 6,2 mio. kr. Siden budgetlægningen er antallet af anbringelser steget med 4 børn. I det forventede merforbrug er der indregnet vedtagne rammebesparelser for 2016 og 2017, aftalt overførsel til UngeCentret og Varige spor.

Under Ældreomsorgsudvalget forventes der et merforbrug på 6,1 mio. kr. Dette skyldes primært, at Brønderslev Kommune er betalingskommune for 10 borgere på Asaa Friplejehjem. Med nuværende antal borgere (10) forventes en merudgift i 2017 på 3,7 mio. kr.. Derudover er der pres på ansøgninger vedr. handicapbiler. Aktuelt er der 20 ansøgninger til handicapbiler, det er dog vanskeligt at forudsige, om alle fakturaer modtages i regnskabsår 2017. Skønsmæssigt vurderes der et merforbrug vedr. handicapbiler på 3,0 mio. kr.

Mindreforbruget på overførselsudgifter kommer fra Beskæftigelsesudvalget. Der er i budget 2017 budgetteret med en tilgang på 103 kvoteflygtninge og 24 familiesammenførte. KL’s udmelding for 2017 var 48 kvoteflygtninge. Disponeringen viser samlet set en tilgang på ca. tre personer om måneden. Antallet af indvandrere har hovedsageligt indvirkning på ydelsen. Det drastiske fald i antallet har ligeledes indvirkning på aktivitetsudgifterne. På området forventes der en mindreudgift på 13,3 mio. kr.

Direktionen den 25. april 2017

Direktionen anbefaler, at budgetopfølgningen godkendes med en bemærkning om, at der skal være særligt fokus på de områder hvor der er risiko for budgetskred. Særlig fokus vil der være på ældreområdet og på det samlede område for udsatte Børn og Unge, men samtidigt udtrykker direktionen tilfredshed med, at det samlede driftsbudget ser ud til at holde.

Økonomiudvalget, 17. maj 2017, pkt. 3:

Indstilles taget til efterretning

Det forudsættes, at fagudvalgene arbejder med indsatser, der bevirker reduktion af merudgifterne på ældreområdet og udsatte børn og unge, samt at de fremlægges snarest.

Lene Hansen og Claus Kongsgaard var fraværende.

Byrået, 24. maj 2017, pkt. 4:

Økonomiudvalgets indstilling godkendt.

Johannes Trudslev var fraværende.

Orientering omkring budgetopfølgning 1 - pr. 31 marts 2017, ved Søren og Jens.

Overordnet set er den samlede budgetopfølgnings resultat fornuftig, da overskridelserne på serviceudgifterne dækkes ind af mindre udgifter på overførelsesudgifterne.

Områderne Udsatte børn og unge samt ældreområdet, har de største budget udfordringer, hvorfor også Økonomiudvalget har bedt de ansvarlige udvalg om at kigge på mulighederne for reduktion af overskridelserne.

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen

Sagsforløb: Hoved MED

Hoved MED orienteres om status på budgetprocessen.

I henhold til tidsplanen for udarbejdelse af Budget 2018, orienteres MED-organisationen om arbejdet med reduktionspuljen.

Fagudvalgene har på deres møder i foråret 2017, drøftet muligheder og mulige emner for reduktionspulje.

På Byrådets budgetdag den 27. april 2017, blev fagudvalgenes emner til reduktionspulje præsenteret og fremlagt til generel drøftelse, men ikke beslutning.

Oversigt over mulige emner til reduktionspulje fra budgetdagen er vedlagt som bilag.

Økonomiudvalget vil på møde d. 17. maj drøfte det videre forløb i budgetprocessen.

Der vil på mødet blive orienteret om resultatet af denne drøftelse

Kommunaldirektøren har varslet en sandsynlig udsættelse af fællesmødet mellem Økonomiudvalget og Hoved MED. Alternative muligheder for møde bedes drøftet

Søren orienterede omkring status på budgetproces 2018.

Emner til reduktionspulje samt processen omkring budget 2018 blev drøftet. Det blev understreget, at den normale høringsprocedure for MED-systemet gennemføres i september, når basisbudget er udarbejdet til 1. behandling jf. tidsplan for budget.

I forhold til tidligere år er forskellen i år, at der ikke er udarbejdet et afdækningskatalog.

Fællesmødet med Økonomiudvalget gennemføres d. 21. juni 2017 kl. 14-16. Medarbejdergruppen i Hoved MED udarbejder dagsorden, som udsendes til Økonomiudvalget og Hoved MED i god tid før mødet.

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen

Hoved MED bedes godkende indstillingen fra Fag MED Børn og Kultur i forhold til nyt medlem af Feriefondens bestyrelse.

Hoved MED godkendte i sit møde den 10. juni 2015 ny procedure i forhold til valg af nye medlemmer til Feriefondens bestyrelse.

Når et medlem af Feriefondens bestyrelse stopper f.eks. inden valgperiodens udløb, er det godkendt, at der er det enkelte Fag MED, der indstiller til Hoved MED, hvem der skal indtræde i bestyrelsen.

Alle medarbejdere inden for det pågældende Fagområde skal have muligheden for at tilkendegive, såfremt de ønsker at komme i betragning til en bestyrelsesplads. Blandt de tilkendegivelser der er indkommet indstiller Fag MED til Hoved MED, som træffer den endelige beslutning.

I februar 2017 udsendte formanden for Feriefonden, via eboks, besked til alle medarbejderne inden for Fag MED Børn og Kulturs område. Fristen for tilkendegivelse var den 7. april 2017.

Følgende har meldt tilbage, at de ønsker at komme i betragtning:

• Marianne Krogh - Børnehuset Petra
• Bodil Nielsen - FTR for lærerne

Fag MED Børn og Kultur besluttede i deres møde den 15. maj 2017, at indstille Bodil Nielsen - FTR for lærerne, til Feriefondes bestyrelse.

Bodil Nielsen er udpeget som nyt medlem i Feriefondens bestyrelse.

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen

Evaluering af Arbejdsmiljødagene den 22. og 23. marts 2017.

Hoved MED bedes evaluere Arbejdsmiljødagene, der blev afholdt den 22. og 23. marts 2017 i Idrætscenter Vendsyssel sammen med Hjørring og Frederikshavn Kommuner.

Fordelingen på områder af de 119 deltagere fra Brønderslev Kommune ser således ud:

• 43 Ledere
• 46 AMR
• 26 TR
• 4 Andet

Arbejdsmiljødagene 2017 blev drøftet, herunder følgende forslag til kommende Arbejdsmiljødage:

• Tidligere inddragelse af sparringsgruppen
• Vi fortsætter samarbejdet med Hjørring og Frederikshavn kommune
• En' formiddag reserveret kun til Brønderslev kommune

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen

På baggrund af ny bekendtgørelse om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid pr. 1. januar 2016, foreslår HR, at de retninglinjer Fag MED Sundhed og Velfærd har udarbejdet, skal tilføjes Brønderslev kommunes øvrige retningslinjer for fysisk og psykisk vold.

Hoved MED bedes godkende forslag.

Reglerne betyder, at arbejdsgiveren ikke kun skal forebygge arbejdsrelateret vold inden for arbejdstiden. Arbejdsgiveren skal fremover også sikre, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres, så risikoen for, at medarbejderne udsættes for arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid, forebygges. Reglerne skal være med til at sikre, at medarbejdere ikke bliver udsat for vold, trusler og anden krænkende adfærd på grund af deres arbejde, uanset hvor og hvornår dette finder sted.

Arbejdsrelateret vold omfatter både risiko for og episoder med arbejdsrelateret vold.

De nye regler er relevante for afdelinger, hvor medarbejderen udfører et arbejde, der kan medføre risiko for at blive udsat for arbejdsrelateret vold, trusler og anden krænkende adfærd uden for arbejdstid. Der vil typisk være tale om virksomheder, hvor der i forvejen er risiko for vold i arbejdet, dvs. i arbejdstiden.

HR har sammen med en arbejdsgruppe fra Fag MED Sundhed og Velfærd, i forlængelse af retningslinjerne for forebyggelse af fysisk og psykisk vold, udarbejdet retningslinjer for håndtering af arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid.

Indledningsvis blev det fastslået, at Hoved MED ikke skal godkende forslaget.

De forskellige Fag MED indarbejder selv reglerne for "arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid", i deres eksisterende retningslinjer for fysisk og psykisk vold og uddyber yderligere, så det passer til deres eget fagområde.

HR´s forslag til retningslinjer bruges som inspiration, dog med den opmærksomhed at man følger de lovgivningsmæssige krav der stilles til retningslinjerne.

Fag MED Sundhed og Velfærd er færdige med at revidere deres retningslinjer og de er tilgængelige på www.ansatibronderslev.dk.

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen

1. Arbejdsmiljøstrategi 2017-2020.

• Arbejdsmiljøstrategi 2017-2020, er under udarbejdelse og når den er godkendt i Direktionen, vil den efterfølgende blive orienteret om på Hoved MED.
• Brev fra KL og Forhandlingsfællesskabet vedr. partsrådgivning, er med som punkt på næste Hoved MED.
• Information omkring indkaldelse til klippekortsmodul.
• Der har været stor interesse omkring temadag omkring omsorgssamtaler.
• Spørgsmål omkring minimering af dokumentation og procedurer, herunder den fremadrettede proces.
  • Der kommer fortsat nye forslag ind og disse bliver behandlet på lige fod med tidligere indkomne.
  • Husk at have opmæksomhed på, at de enkelte tiltag kan have afledte konsekvenser i andre afdelinger.
  • Det forventes de respektive ledelser koordinerer drøftelser af afledte konsekvenser.
  • På de næste Fag MED møder i september realitets behandles alle indkomne forslag med henblik på prioritering.
  • De rapporteres til Direktion og Økonomiudvalg om igangsatte aktiviteter efter møderne i Fag MED.
• Fællesmødet for økonomiudvalget er flyttet til den 21/6 2017.
• Information omkring temadag for lokale akut midler. Afholdelse den 12. september.
• Mia stopper som Arbejdsmiljøkonsulent i HR og vender tilbage til Arbejdstilsynet 31/5. Marianne Mortensen vender tilbage i sin gamle stilling 1/6.

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen

1. Valg af næstformand.
2. Nyt medlem i Feriefondens bestyrelse.
3. Arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid.

Fraværende: Henning Risager og Jesper Jensen