11. december 2014

Hoved MED - Dagsorden

Dato: 11. december 2014
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 12:30


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Til toppen


2. Godkendelse af referat fra mødet 4. september 2014


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 4. september 2014.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at godkende referat fra møde den 4. september 2014. Referatet er tidligere udsendt via e-Dagsorden.

Til toppen


3. Ytringsfrihed


Resume

Der ønskes en drøftelse af punktet.

Sagsfremstilling

Emnet ytringsfrihed er til stadighed et aktuelt emne. I takt med, at der er større usikker fremtid inden for de kommunale arbejdspladser kan ytringsfrihed have en stor betydning for nogle medarbejdere. Balancen mellem at kunne ytre sig frit uden at være illoyal kan være svær.

Derfor ønskes en drøftelse af, hvordan man i kommunen ser på ytringsfrihed og hvordan man sikre, at offentlige ansatte tør stå frem med konstruktiv kritik uden, at det får repressalier.

På Brønderslev Kommunes hjemmesiden henvises til "God adfærd i det offentlige" om ytringsfrihed. Link til afsnit 3. Ytringsfrihed, s. 13: http://www.kl.dk/ImageVault/Images/id_32702/scope_0/ImageVaultHandler.aspx

Til toppen


4. Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2014


Resume

Sagsforløb: Hoved MED

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2014. Budgetopfølgningen udviser et nettomindreforbrug på i alt 7.976.000 kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014.

Budgetopfølgningen fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2014. Ifølge principper for Økonomistyring, udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgning til fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

De tre budgetopfølgninger i indeværende år, har vist følgende budgetafgivelser:

Pr. 31/3-2014

Pr. 30/6-2014

Pr. 30/9-2014

Serviceudgifter

13.215.000

17.570.000

14.518.000

Overførselsudgifter

-7.540.000

-10.658.000

-10.239.000

Finansiering

-1.139.000

-10.557.000

-12.255.000

Samlet status

4.536.000

-3.645.000

-7.976.000

Sammenlignet med Halvårsregnskabet pr. 30. juni 2014, er der følgende væsentlige forskydninger ved 3. budgetopfølgning:

  • Finansieringssiden, hvor indtægterne er øget med ca. 1,2 mio. kr.
  • Børne- og Skoleudvalget, hvor det forventede merforbrug er øget med 1,5 mio. kr.
  • Beskæftigelsesudvalget, hvor det forventede merforbrug er reduceret med 1,4 mio. kr.
  • Ældreomsorgsudvalget, hvor tidligere opgjort merforbrug på 3,0 mio. kr. nu forventes finansieret fuldt ud indenfor området

På baggrund af kommunernes løbende indberetninger af forventede udgifter i 2014, forventer KL ikke, at servicerammen overskrides på landsplan. Sanktionslovgivningen forventes derfor ikke at træde i kraft.

Pr. 1. januar 2014 blev UngeCentret etableret. Dermed varetages anbringelsesområdet (0-18 år) fremover i to forskellige organisatoriske enheder og budget/regnskab vil fremgå på to forskellige politikområder. For at sikre sammenhængen på anbringelsesområdet, ses området i budgetopfølgningerne i indeværende år under ét. Det samlede merforbrug på anbringelsesområdet er i denne budgetopfølgning opgjort til 429.000 kr.

3. budgetopfølgning viser også i lighed med de tidligere budgetopfølgninger i år, at der er særlige udfordringer i forhold til at opnå den forventede besparelse med Flerårsaftalen på handicap- og psykiatriområdet. Den aktuelle udfordring ser pr. 30/9 ud til at udgøre ca. 20 mio. kr., der forventes i merforbrug på området i indeværende år. Dette er ikke indregnet i ovennævnte oversigt.

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det betyder, at fagudvalgene på områder, hvor udgifterne skrider, har en forpligtelse til at anvise finansiering af ikke budgetterede merudgifter inden for fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser inden for udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisereforslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 28. oktober med følgende bemærkninger:

Forretningsledelsen anbefaler at budgetopfølgningen godkendes.

Forretningsledelsen udtrykker samtidig tilfredshed med at budgetopfølgningen udviser et samlet overskud og at det samlede billede er bedre end ved sidste budgetopfølgning, herunder at der en forbedring på området for udsatte Børn og Unge i forhold til sidste opfølgning. Der er dog fortsat et stort pres på serviceudgifterne, hvorfor det fortsat er vigtigt, at der er en generel tilbageholdenhed. Endeligt bliver det afgørende, at der fremadrettet holdes fuld fokus på at nå de mål der er sat indenfor Flerårsaftalens område.

Økonomiudvalget behandlede budgetopfølgningen d. 12. november. Her blev det besluttet, at udsætte behandlingen af budgetopfølgningen til mødet i december måned. Økonomiudvalget ønskede samtidig en status og handleplan på flerårsaftalen, idet Økonomiudvalget ser med stor bekymring på den manglende opfyldelse.

Indstilling

Fag MED for Administrationen, 27. november 2014, pkt. 9:

Fag MED for Sundhed og Velfærd, 19. november 2014, pkt. 7:

Bilag

Til toppen


5. Retningslinjer for opfølgning ved sygefravær


Resume

Sagsforløb: FL/Hoved MED

Personaleafdelingen foreslår, at Hoved MED godkender forslaget til nye retningslinjer for opfølgning ved sygefravær.

Sagsfremstilling

Byrådet har i forbindelse med budget 2015 besluttet, at der skal iværksættes foranstaltninger, der kan nedsætte det samlede sygefravær i kommunen. Der er i budgetforliget beskrevet en række initiativer, ligesom det fremgår, at arbejdet med sygefravær skal gøres til et nøglepunkt i HR-strategien for 2015-2016.

Økonomiudvalget har den 12. november 2014 godkendt en projektbeskrivelse, der beskriver de initiativer, som har fokus her og nu. Det drejer sig om:

  • Proces for opfølgning ved sygefravær
  • Ledelsesmæssig fokus på anvendelse af statistikmateriale
  • 2 temadage for alle ledere med bl.a. ovennævnte fokus samt temaet "hvordan agerer vi, når medarbejdere bliver stressramte?"
  • Infomøde for alle TR og AMR omkring sygefraværsprocessen
  • Løbende opfølgning / besøg fra HR til enheder, hvor sygefraværet er højere end måltallet for området.

Arbejdet med de forskellige aktiviteter er nærmere beskrevet i projektbeskrivelsen. Fokusområderne vil desuden blive skrevet ind i HR-strategien som indsatsområder.

Som et led i det videre arbejde har Personaleafdelingen udarbejdet et forslag til nye retningslinjer for opfølgning ved sygefravær.

Retningslinjerne skal bidrage til at sikre, at vi har en fælles holdning til opfølgning, når en medarbejder er fraværende fra arbejdspladsen på grund af sygdom.

Retningslinjerne beskriver forskellige samtaletyper afhængig af fraværets længde:

Hvornår

Hvad

Mål

Ved bekymring for medarbejderens helbred og trivsel

Forebyggende omsorgssamtale.

At sætte fokus på omsorg og trivsel for at forebygge et decideret fraværs- eller sygdomsforløb.

1. sygedag

Telefonisk kontakt til nærmeste leder.

At vise omsorg for den syge og at opretholde den gode relation mellem leder og medarbejder.

Syg 1 uge

Nærmeste leder kontakter medarbejder telefonisk.

At vise omsorg for den syge og bevare den gode relation mellem leder og medarbejder.

Syg 14 dage eller spredt fravær

Fraværssamtale.

At afklare forventet varighed af sygdommen samt at afdække hvilke tiltag, der skal til, for at medarbejderen kan vende tilbage til arbejdet.

Syg 4 uger eller mere

Statussamtale.

At afklare status på sygemeldingen og at udarbejde en handleplan med henblik på tilbagevenden til arbejdet.

Desuden er den tjenstlige samtale nævnt. Den anvendes, hvis der ikke længere er en fælles tro på fremtiden.

Stabsenheden for Økonomi, Personale og IT foreslår, at at Hoved MED godkender retningslinjerne.

Beslutning

Forretningsledelsen anbefaler retningslinierne, der nu sendes til godkendelse i Hoved MED.

Bilag

Til toppen


6. HR Strategi


Resume

Sagsforløb: FL/ØK

FL har godkendt HR Strategien med redaktionelle ændringer de 2/12 og ØK behandler den 10/12

HR foreslår, at Hoved MED drøfter HR Strategien

Sagsfremstilling

Baggrund og historik

Denne HR Strategi sætter fokus på, hvordan Brønderslev Kommune som arbejdsplads bliver i stand til at navigere i det felt, som er en del af hverdagens udfordringer.

HR bliver i stigende grad involveret i samarbejdsprocesser i organisationen som et resultat af ændrede vilkår på arbejdspladsen, enten i form af ændrede ressourcer, nye opgaver,

reformer mm.

Processen indtil nu

HR har defineret en ramme med de temaer, der arbejdes med/er en udfordring i organisationen, og som der oftest bliver bedt om hjælp til.

Rammen er kvalificeret i Forretningsledelsen og Lederforum, hvorefter der er gennemført interview/fokusgruppeinterview af:

  • Borgmester
  • Økonomiudvalget
  • Medarbejderrepræsentanter fra Hoved MED
  • Decentrale ledere

Udgangspunktet og omdrejningspunktet for HR Strategien vil være følgende 2 hovedtemaer:

  • Tværsektorielt samarbejde
  • Nærvær/fravær

Efter godkendelse i FL/ØK orienteres på Hoved MED

Formål med HR Strategien

  • At synliggøre de udfordringer, som organisationen har på HR området og dermed identificere initiativer, så der fremadrettet kan arbejdes med løsninger i forhold til de nævnte udfordringer
  • At understøtte/udvikle et godt arbejdsmiljø som højner trivsel og nærvær og dermed gode leverancer for borgerne

Dermed bliver HR strategien også et styringsværktøj for HR i forhold til de indsatser, som skal støtte op om de nævnte udfordringer.

HR tager initiativ til procesforslag til de enkelte indsatser med prioritering og godkendelse hos Forretningsledelsen.

Samtidig er det vigtigt at skabe den røde tråd i indsatserne; det kan bl.a. ses i forhold til, at der sættes meget stort fokus på social kapital, idet en høj social kapital betyder bedre trivsel og mindre sygefravær på den enkelte arbejdsplads.

Som noget nyt vil dette fremgå i den næste trivselsmåling.

Indsatser i 2015-16:

Indsatserne er udarbejdet efter input og forslag fra de forskellige interviews

  • Tværsektorielt samarbejde
    • Koncerntankegang og tværsektorielt samarbejde ved bl.a. at arbejde med social kapital, som også måler på samarbejdet på tværs, skabe ledelsesmæssig fokus på det tværsektorielle, trivselmålinger mm
    • Ledelsesmæssig fokus på kommunikation omkring politiske/administrative beslutninger samt italesættelse af kravene til at være ansat i Brønderslev Kommune
  • Nærvær/fravær
    • At skabe en klar ramme omkring sygefraværsprocessen, så den opleves retfærdig alle steder - og dermed sætte social kapital i fokus her
    • Gennemføre temadage for alle ledere samt opsøgende støtte i forhold til steder med højt sygefravær

Almindelige driftsopgaver som trivselsmåling, ledelsesevaluering, udvikling/samarbejdsprocesser i organisationen, MED uddannelse mm. udvikles og kobles sideløbende med de nye initiativer

Personale

ingen

Økonomi

ingen

Indstilling

Økonomiudvalget, 10. december 2014, pkt. 15:

Bilag

Til toppen


8. Ny MED-grunduddannelse


Resume

Orientering om den nye MED-grunduddannelse

Sagsfremstilling

Fra Parterners uddannelsesfællesskab er der kommet informationsbrev omkring den nye MED uddannelse. På baggrud af dette vil HR gerne at Hoved MED godkender Parternes forslag:

Den ny MED-grunduddannelse bliver på 14,8 timer, og den er obligatorisk for alle, der sidder i MED. Uddannelsen tilrettelægges i Brønderslev Kommune, efter anbefaling fra parterne, som to enkelte dage.

Den nye grunduddannelse er kortere, skarpere og stiller mere præcist fokus på at give deltagerne:

- spillereglerne for MED-arbejdet (aftalegrundlaget)

- en fælles platform for det gode samarbejde, der skaber merværdi for opgaveløsning og arbejdsmiljø.

Uddannelsen er opbygget efter seks læringsmål, og der er udviklet nye oplæg, øvelser og deltagermaterialer. Den lokale MED-aftale og MED-rammeaftalen er fundamentet for uddannelsen.

MED-grunduddannelsen bliver som hidtil afholdt i Brønderslev Kommune med interne undervisere.Reglerne om supplerende MED-uddannelse (klippekort) er der ikke ændret på.

Indstilling

Forretningsledelsen, 2. december 2014, pkt. 13:

Bilag

Til toppen


9. Årshjul for 2015


Resume

Drøftelse og godkendelse af datoer for årshjul for 2015.

Sagsfremstilling

HR-afdelingen har udarbejdet forslag til nye datoer for MED-organisationen for 2015

Bilag

Til toppen


10. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Økonomiudvalgets drøftelse om indhentning af straffeattester
  2. Brugen af digitale postkasser fra 1. november 2014
  3. Møde mellem Brønderslev Kommune og Organisationerne i forhold til overholdelse af MED-aftalen

Til toppen


11. Stillingtagen til, hvilke punkter fra dagens møde, der skal informeres om


Resume

Udvælgelse af punkter til information.

Sagsfremstilling

Hoved MED anmodes om at udvælge punkter fra dagens møde, der skal informeres om.

Til toppen

Opdateret 3. december 2014