15. marts 2018

Fag MED for Teknik og Miljø - Dagsorden

Dato: 15. marts 2018
Lokale: Lenes kontor, Dronninglund
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Ingen bemærkninger.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 18. december 2018.

Sagsfremstilling

Fag MED Teknik og Miljø anmodes om at godkende referatet fra mødet den 18. december. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referat er godkendt.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Teknik og Miljø


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Teknik og Miljø foreligger der referater fra følgende:

  • Vej og Park Lokaludvalg den 24/1 2018
Beslutning

Ingen bemærkninger.

Bilag

Til toppen


4. Budgetproces og tidsplan for Budget 2019


Resume

Sagsforløb: DIR/ØK/BY/Fag MED

Med baggrund i Økonomiudvalgets drøftelser på mødet den 24. januar 2018 af budgetproces for budget 2019, har Økonomiafdelingen udarbejdet oplæg til budgetproces og tidsplan for budget 2019. Til orientering.

Sagsfremstilling

Med baggrund i Økonomiudvalgets drøftelser på mødet den 24. januar 2018 af budgetproces for budget 2019 har Økonomiafdelingen udarbejdet oplæg til budgetproces samt forslag til tidsplan for budget 2019.

For at opnå balance på driften i budget 2019 i forhold til budget 2018 foreslås det, at fagudvalgene får til opgave i perioden fra februar til april at udarbejde og prioritere en reduktionspulje på minimum 0,75 %. Hvis der ønskes mulighed for en politisk prioritering, kan reduktionspuljen forøges - eksempelvis til 1,0 %, 1,3 % eller 1,5 %. Reduktionspuljen fordelt pr. udvalg fremgår af vedhæftede bilag: Budgetproces 2019.

Der er som sidste år mulighed for at større og principielle beslutninger evt. kan træffes udenfor budgetprocessen, hvor der samtidig er politisk enighed om, at resultatet heraf kan indregnes i budgettet. Dette kunne for eksempel være "strukturen på plejecenterområdet", "museumsområdet", "ændringer i skole- eller specialundervisningsstrukturen".

Stabsforvaltningen foreslår, atØkonomiudvalget

  • godkender budgetproces og tidsplan for budget 2019
  • tager stilling til størrelsen af reduktionspuljen, samt
  • træffer beslutning om, hvorvidt der er emner, der skal behandles udenfor budgetprocessen

Punktet behandles på Byrådets møde, den 28. februar 2018.

Personale

Ingen.

Indstilling

Økonomiudvalget, 14. februar 2018, pkt. 4:

Budgetproces og tidsplan indstilles godkendt.

Det indstilles, at processen igangsættes i fagudvalgene m.h.t. beskrivelse af reduktionsforslag på 1,5 %, endelig beslutning om størrelse sker efter strategi- og visionsseminar i april.

Strukturændringer indenfor skole, ældre og kulturområdet indstilles behandlet udenfor budgetprocessen.

Arne M Jensen var fraværende.

Beslutning

Lene orienterede omkring budgetproces og tidsplan for Budget 2019.

Teknik og Miljø skal finde 1½% i besparelser.

Der er stort fokus på tidlig medarbejderinddragelse i forhold til ideer og forslag til effektuering af den 1½% besparelse.

Forskellige forslag blev drøftet, herunder mere smarte arbejdsgange.

For at få inddraget medarbejderne blev der foreslået:

- Opsætning af en "forslagskasse" hvor medarbejderne kan komme med ideer og forslag

- drøftelse på lokaludvalgsmøder.

- drøftelse på morgenmøder.

Bilag

Til toppen


5. Organisationsændring i Fagforvaltningen for Teknik og Miljø


Resume

Sagsforløb: DIR/TM/Fag Med Adm og Teknik og Miljø/ØK

Fag MED Teknik og Miljø anmodes om at drøfte organisationsændringen i Fagforvaltningen for Teknik og Miljø.

Sagsfremstilling

Direktøren for Teknik- og Miljøområdet fremsender forslag til organisationsændring i Fagforvaltningen for Teknik og Miljø.

Området er i dag organiseret med 2 chefer - Plan og Miljøchefen og Vej og Parkchefen.

Stillingen som Vej og Parkchef er vakant p.t. og i den forbindelse er den nuværende organisering taget op til vurdering.

Det foreslås, at organiseringen ændres, så der ansættes en Chef for Teknik- og Miljøområdet. Vej- og Parkchefstillingen nedlægges og Plan- og Miljøchefstillingen ændres til niveau 4.

I Plan og Miljø har der gennem længere tid været fokus på at optimere den direkte personaleledelse og ledelse af den daglige opgaveløsning / drift. Medarbejderne efterlyser synlig daglig ledelse.

Samtidig har Formændene i Vej og Park udtrykt, at de ikke ser et behov for en chef specifikt for deres område, idet de er meget selvkørende omkring driften.

Organisationsændringen vil tage hånd om dette og formålet med organisationsændringen er:

  • At samle området og sikre helhedsorienteret opgaveløsning på tværs af afdelingerne
  • At sikre mere ledelseskraft i Plan og Miljø i forhold til den daglige opgaveløsning / drift
  • At chefen bliver bindeled mellem organisationen og direktøren / politisk system
  • At der bliver en ledergruppe med fælles ansvar for opgaveløsningen af opgaverne / økonomien på det samlede Teknik- og Miljøområde.

Den foreslåede organisering giver Direktøren bedre mulighed for fokus på den overordnede strategiske udvikling af området, såvel politisk som administrativt, i takt med at de daglige driftsopgaver elimineres fra Direktørens opgavefelt. Der bliver bedre mulighed for og tid til sparring med såvel den politiske som den administrative ledelse af området.

Direktøren for Teknik- og Miljø foreslår, at Økonomiudvalget godkender organisationsændringen.

Lokal Med for Plan og Miljø og Lokal MED for Vej og Park har på fællesmøde den 15. februar 2018 drøftet forslaget og anbefaler organisationsændringen.

Beslutning

Lene orienterede omkring organisationsændring i Fagforvaltningen for Teknik og Miljø.

Organisationsændringen blev godkendt i økonomiudvalget den 14/3 2018.

Der er blevet nedsat et ansættelses udvalg, bestående af medarbejderrepræsentanter, ledelse og politiker Karsten Frederiksen.

Der er møde den 9/4 2018, hvor der skal drøftes hvilken profil man skal søge efter ved ansættelse af den nye chef for Teknik og Miljø.

Bilag

Til toppen


6. Retningslinjer for fysisk og psykisk vold - Teknik og Miljø


Resume

Der skal nedsættes en arbejdsgruppe i forbindelse med udarbejdelse af retningslinjer for vold og trusler herunder retningslinjer omkring "arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid".

Sagsfremstilling

På baggrund af ny bekendtgørelse om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid pr. 1. januar 2016 skal de eksisterende retningslinjer for vold og trusler revideres. Hver enkelt Fag MED skal udarbejde deres egne retningslinjer.

Reglerne skal være med til at sikre, at medarbejdere ikke bliver udsat for vold, trusler og anden krænkende adfærd på grund af deres arbejde, uanset hvor og hvornår dette finder sted.

Arbejdsgruppen sammensættes af fx 1 ledelsesrepræsentant samt 2 AMR.

HR er tovholder på opgaven.

Beslutning

Palle, John og Dorthea er med i arbejdsgruppen, omkring udarbejdelse af retningslinjer for fysisk og psykisk vold.

Mia indkalder til møde i foråret.

Til toppen


7. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder bl.a. arbejdsskader og Arbejdstilsynets risikobaserets tilsyn inden for Teknik og Miljø.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Teknik og Miljø har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til Easy for november 2017 til mødet februar 2018. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet været på besøg hos Materialegården i Dronninglund.Der blev afgivet 1 strakspåbud, 1 påbud og 2 vejledninger. Arbejdstilsyent kommer desuden igen i april.

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet ikke meldt, at de kommer på flere risikobaserede tilsyn

Arbejdsmiljødage 21. og 22. marts 2018:

Sidste frist for tilmelding er 16. marts.

OnlineAt:

Fra årsskiftet skal danske virksomheder svare digitalt, når de fx skal fortælle Arbejdstilsynet, hvordan de har efterkommet et påbud, eller ønsker at svare på en skriftlig høring om en påtænkt afgørelse. Dette skal ske gennem Arbejdstilsynets selvbetjeningsløsning OnlineAt.

Sådan gør vi:

  • Arbejdsmiljøkonsulenten på området sender afgørelser modtaget fra Arbejdstilsynet samt blanket til underskrivning ud til den berørte afdeling.
  • Afdelingen udarbejder tilbagemelding om, hvordan arbejdsmiljøproblemet er løst. Samtidig udfyldes blanketten, hvor AMR og leder skriver under på, at arbejdsmiljøgruppen er orienteret om, hvordan arbejdsmiljøproblemet er løst.
  • Afdelingen sender tilbagemelding og blanket retur til arbejdsmiljøkonsulenten, hvorefter der sendes en tilbagemelding til Arbejdstilsynet via OnlineAt.

Kampagne: Gør det nu - anmeld arbejdsulykker:

Omkring halvdelen af alle arbejdsulykker i Danmark bliver aldrig anmeldt. Derfor vil en ny kampagne - ”Gør det nu - anmeld arbejdsulykker” - sætte fokus på anmeldelse af arbejdsulykker.

Kampagnen er et samarbejde mellem arbejdsmiljørådet, Arbejdstilsynet, de fem Branchefællesskaber for Arbejdsmiljø, Videncenter for Arbejdsmiljø og Arbejdsmarkeds Erhvervssikring. Læs mere om anmeldelserne og arbejdsulykker her: https://www.arbejdsmiljoweb.dk/arbejdsmiljoearbejdet/arbejdsulykker/anmeldelse/goer-det-nu-anmeld-arbejdsulykker?utm_source=Arbejdsmili%C3%B8web.dk&utm_campaign=85a06ba82c-EMAIL_CAMPAIGN_2018_02_28&utm_medium=email&utm_term=0_07aa3606ba-85a06ba82c-20338941

Oplæg til ledere, AMR og TR (Trioen) om forebyggelse af vold, den 12. juni. 9.00-10.30:

Oplægget sætter fokus på et udsnit af de tiltag, metoder og indsatser, som erfaringsmæssigt kan bidrage positivt til voldsforebyggelse. Det handler blandt andet om borgerinddragelse, trygheds- og risikovurderinger samt systematisk læring efter volds- og trusselsepisoder.

Målet er at identificere volden, forebygge overgrebene og håndtere situationerne, når de opstår. Og det handler både om at sikre de ansatte et godt arbejdsmiljø og at sikre borgerne en god service/et godt liv.

Oplægsholder: Bjarne Møller leder af "Projekt Vold som Udtryksform" www.voldsomudtryksform.dk.

Beslutning

Orientering omkring arbejdsmiljø.

Her blev drøftet håndtering af arbejdsulykker. Både hvordan de bedst forebygges og hvordan man forholder sig efter en arbejdsulykke. Her er det vigtigt løbende at inddrage medarbejderne.

Palle vil komme med forslag til en ny beredskabsplan.

Bilag

Til toppen


8. Gensidig orientering - herunder relevante punkter for næste møde


Beslutning

Stor ros til snerydnings teamet. De har klaret opgaven rigtig godt og professionelt. Flot.

Emner til næste møde:

- Budgetopfølgning.

- Ny organisations struktur.

- Retningslinjer for fysisk og psykisk vold.

Til toppen

Opdateret 19. marts 2018