26. november 2013

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 26. november 2013
Lokale: Mødelokale 272, Rådhuset Brønderslev
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Intet at bemærke.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Til toppen


2. Godkendelse af referater


Sagsfremstilling

Godkendelse af referater fra møder den 2. september, den 23. september og den 7. oktober 2013. Referaterne er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen foreligger der referater fra følgende:

  • Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen

  • Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen

  • Økonomi, Personale og IT

  • Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen

  • Teknik og Miljø

  • Borgerservice

Beslutning

Det er de enkelte Lokaludvalg/Personalemøder med MED-status, som selv har ansvaret for, at referaterne bliver indsendt, så de kan komme med på møderne for Fag MED for Administrationen.

Punktet i øvrigt taget til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2013


Resume

Sagsforløb:

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2013. Budgetopfølgningen udviser et nettomerforbrug på i alt 6.852.000 kr.

Budgetopfølgningen behandles i Økonomiudvalget d. 21. november og forventes efterfølgende behandlet først i fagudvalgene og efterfølgende på ny i Økonomiudvalg og Byråd på møderne i december måned.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2013. Ifølge principper for Økonomistyring, udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgning til fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Budgetopfølgning 3 viser, at der pt. forventes følgende budgetafgivelser:

Serviceudgifter............................... 9.021.000
Overførsler..................................... 3.893.000
Finansiering................................... -6.062.000
Netto merforbrug........................... 6.852.000

Der gøres opmærksom på, at der tidligere i 2013 er givet negative tillægsbevillinger på samlet 4,066mio. kr. Det betyder at det samlede nettomerforbrug i 2013 pt. skønnes at blive i alt 2,786 mio. kr. Brønderslev Kommunes samlede resultat ligger pt. 3,8 mio. kr. over servicerammen for 2013. På baggrund af kommunernes seneste indmeldte forventninger til årsregnskabet for 2013, der er foretaget ultimo oktober måned, ligger kommunerne under ét dog under servicerammen, hvilket gør at KL seneste vurdering er, at der ikke vil blive tale om nogle sanktioner for de kommuner, der ligger over servicerammen.

Sammenlignet med halvårsregnskabet pr. 30. juni 2013 er der følgende væsentlige forskydninger ved 3. budgetopfølgning:

  • Børne- og Skoleudvalget, hvor den samlede merudgift til lærerlønsområdet for 2013 nu er gjort endelig op til i alt 4,249 mio. kr.

  • Beskæftigelsesudvalget, hvor det forventede merforbrug er reduceret fra 10,035 mio. kr. til 9,036 mio. kr.

  • Social- og Sundhedsudvalget, hvor det samlede mindreforbrug er øget med 0,935 mio. kr.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgning 3 d. 12. november, og knytter følgende bemærkninger til:

Forretningsledelsen tager den samlede budgetopfølgning til efterretning, og konstaterer at budgetoverskridelsen i forhold til oprindeligt budget samlet set er minimal.

Der er forventning om, at der med budget 2014 er taget højde de områder, hvor der er er markante afvigelser.

En uddybende forklaring på afvigelserne fordelt på politikområder fremgår af vedlagte bilag.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Bilag

Til toppen


5. Udmøntning af besparelser og ændringsforslag til Budget 2014


Resume

Sagsforløb:

Udmøntningen af afdækningsforslag og ændringsforslag i øvrigt, der blev vedtaget i forbindelse med Budget 2014, fremsendes til MED-udvalgets orientering og drøftelse.

Sagsfremstilling

I forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014 blev der vedtaget ændringer til det administrative budget på driften med en samlet effekt i 2014 på 17,6 mio. kr. stigende til 30,1 mio. kr. i 2017.

Indenfor MED-udvalgets område, blev følgende ændringsforslag besluttet:

2014 2015 2016 2017
Politisk virksomhed Rammereduktion politisk virksomhed -750 -750 -750 -750
Administration Rammereduktion administrationspersonale -824 -824 -824 -824
Administration Boligsocialt projekt mælkebøtten 325 325 325 325
Forsikringer, bygninger Servicepersonale -145 -145 -145 -145
Forsikringer, bygninger Beredskab -125 -125 -125 -125
IT Rammereduktion IT -100 -100 -100 -100

De vedtagne ændringsforslag indenfor MED-udvalgets område fremsendes til orientering og drøftelse i forhold til udmøntning af forslagene.

Beslutning

Udmøntningen taget til efterretning. Når fordelingsnøglen, som FL har udarbejdet, er udregnet fremsendes den til orientering.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Til toppen


6. Sygefraværsstatistik


Resume

Sygefraværsstatistik fremsendes til orientering.

Sagsfremstilling

Sygefraværsstatistik gældende for perioden 1. januar 2010 - 30. september 2013 er nu udarbejdet. Statistikken vedrørende Administrationen vedlægges som bilag til orientering.

Beslutning

Det er positivt, at det overordnet sygefravær er faldende.

Fag MED for Administrationen opfordrer den enkelte afdeling til, at drøfte fraværsstatistikken lokalt.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Bilag

Til toppen


7. Strategi vedrørende nytteindsats


Resume

Sagsforløb: LBR/BE/FL/MED/ØK/BY

Nytteindsats foregår på en offentlig arbejdsplads, varer maksimalt 13 uger og behøver ikke nødvendigvis at tjene noget særligt formål i forhold til den enkeltes fremtidsplaner. Målet med nytteindsats er, at den enkelte ledige indgår i et arbejdsfællesskab og udfører en samfundsnyttig opgave for sin ydelse.

Byrådet anmodes om at godkende strategien for kommunens etablering og opfølgning på nytteindsatsen.

Sagsfremstilling

Nytteindsatsen skal have et indhold, som giver den ledige mulighed for at indgå i et arbejdsfællesskab og udføre et reelt stykke arbejde for sin ydelse. Det betyder også, at det er en fælleskommunal opgave at løfte opgaven omkring nytteindsats. Nytteindsats er tiltænkt ledige, der ikke har problemer udover ledighed.

LBR skal en gang årligt drøfte en samlet strategi for kommunens etablering af og opfølgning på anvendelse af nytteindsats. Fagenheden for Beskæftigelse har udarbejdet et forslag til en strategi med følgende centrale pejlemærker:

  • Indholdet i nytteindsats skal være nyttigt for samfundet.

  • Nytteindsatsopgaverne skal være sikkerhedsgodkendte.

  • Nytteindsats må ikke virke fastholdende/forlængende for den lediges periode på offentlig forsørgelse.

  • Nytteindsats må ikke substituere øvrige virksomhedsplaceringer eller erstatte ordinært arbejde.

  • Nytteindsats må ikke være konkurrenceforvridende.

  • Nytteindsats kan kun oprettes på en arbejdsplads, når der foreligger skriftlig tilkendegivelse fra ledelsen på arbejdspladsen og fra en tillids- eller medarbejderrepræsentant. Desuden kan der ikke etableres en nytteindsats på det arbejdssted, som personen senest har været ansat.

Fagenheden for Beskæftigelse har indledt drøftelser med de øvrige fagenheder i Brønderslev Kommune i forhold til, hvilke arbejdsopgaver den enkelte fagenhed har, som kan have relevans i forhold til etablering af nytteindsats.

Der er pt. afdækket muligheder for etablering af nytteindsats hos Fagenheden for Teknik og Miljø i afdelingerne for Plan og Miljø samt Ejendomme og Service. Plan og Miljø har en række opgaver, som pt. ikke løftes. Disse opgaver knytter sig til vedligehold af stisystemer og gravhøje og naturpleje af beskyttede områder etc. Hos Ejendomme og Service er der opgaver, der knytter sig til vedligehold af udenomsarealerne på skoler og institutioner samt hovedrengøring, som vil kunne løftes af personer i nytteindsats.

Fagenheden for Beskæftigelse afholder i november måned 2013 møder med ældreområdet samt skole- og dagtilbudsområdet for at afdække, hvorvidt der er muligheder for etablering af nytteindsats indenfor disse områder.

Rimelighedskravet for almindelig virksomhedspraktikker, gælder som udgangspunkt i forhold til nytteindsats. Det betyder, at der skal være et rimeligt forhold mellem antallet af ordinært ansatte og antallet af ledige i nytteindsats. De gældende regler for virksomhedspraktik er, at der maksimalt må være én i virksomhedspraktik for hver 5 ordinært ansatte, hvis en virksomhed har op til 50 ansatte. Herudover må der være 1 i virksomhedspraktik for hver 10 ordinært ansatte.

Der gives dog mulighed for, at LBR kan dispensere fra rimelighedskravet i forhold til nytteindsats efter begrundet ansøgning fra kommunen. Fagenheden for Beskæftigelse vurderer, at det vil være hensigtsmæssigt, at der dispenseres fra rimelighedskravet for så vidt gælder Ejendomme og Services samt Plan og Miljø.

Fagenheden for Beskæftigelse forslår, at

  • LBR tager stilling til principperne bag nytteindsats i Brønderslev Kommune.

  • LBR tager stilling til, om der kan dispensere fra rimelighedskravet i forhold til etablering af nytteindsats hos Fagenheden for Teknik og Miljø i afdelingerne Plan og Miljø samt Ejendomme og Service.

  • LBR fremsender notatet til videre politisk behandling med anbefaling om, at alle Fagenheder, så vidt muligt, bidrager til at løfte opgaven omkring nytteindsatsen.

  • Byrådet godkender strategien for kommunens etablering af og opfølgning på nytteindsatsen.

Fagenheden for Beskæftigelse foreslår, at Byrådet godkender strategien.

Personalemæssige konsekvenser

Ingen.

Indstilling

Det Lokale Beskæftigelsesråd, 6. november 2013, pkt. 4:

  • LBR godkendte principperne bag nytteindsats.

  • LBR dispenserer fra rimelighedskravet i forhold til Plan og Miljø. LBR ønsker ikke at dispensere fra rimelighedskravet i forhold til Ejendomme og Service, da LBR mener, at der er risiko for, at ordinære stillinger fortrænges.

  • LBR fremsender notatet til videre politisk behandling.

Per K. Andersen, Lisbeth Fruensgaard, Elly Henriksen og Per Dissing Nielsen var fraværende.

Beskæftigelsesudvalget, 11. november 2013, pkt. 7:

Strategien indstilles til godkendelse.

Forretningsledelsen, den 12. november 2013, pkt. 7:

Forretningsledelsen anbefaler principperne og strategien for nyttejobs.

Forretningsledelsen gør dog opmærksom på, at det er et problem, at der ikke følger ressourcer med til styring/ledelse af de konkrete nytteindsatser, da det ellers vil påvirke den øvrige ledelsesindsats og styring på de berørte arbejdspladser, hvorfor en konsekvens kan være, at der skal tilføres øget ledelseskraftressourcer til de berørte arbejdspladser.

Økonomiudvalget, 21. november 2013, pkt. 12:

Beslutning

Fag MED for Administrationen anbefaler strategien. Udvalget er enige om, at det som udgangspunkt skal være TR, der underskriver rammeaftalen.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Bilag

Til toppen


8. Leadership Pipeline


Resume

I samarbejde med FL/Lederforum, kombineret med erfaringer fra ledelsesevalueringen, har HR-afdelingen videreudviklet modellen "Hvad er god ledelse i Brønderslev Kommune" i forhold til Leadership Pipeline tankegangen.

Modellen er vedlagt til orientering.

Sagsfremstilling

Leadership Pipeline er en model, som beskriver hvilke krav og forventninger, der er til ledelse på forskellige niveauer i organisationen.

Modellen omfatter ledelsesniveau 1-5 samt medarbejderniveauet, idet Leadership Pipeline tankegangen har fokus på, at alle har et medansvar for, at der er et godt samarbejde på arbejdspladsen.

Implementering af Leadership Pipeline i organisationen blev startet op den 8. oktober 2013, hvor der blev taget hul på arbejdet med Leadership Pipeline for lederne. Målet med dagen var, at alle lederne i Brønderslev Kommune fik en viden og forståelse for Leadership Pipeline samt ideer til, hvordan modellen kan bringes i spil i hverdagen.

Der arbejdes videre i organisationen med Leadership Pipeline og i løbet af foråret 2014 samles der op på processen på et kvartalsledermøde. MED vil løbende blive orienteret.

Beslutning

Fag MED for Administrationen opfordre alle afdelinger til at tage Leadership Pipeline op på møde, således modellen kan blive implementeret i organisationen.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Bilag

Til toppen


9. Årshjul 2014


Resume

Drøftelse af datoer for årshjul for 2014.

Sagsfremstilling

Personaleafdelingen har udarbejdet forslag til nye datoer for MED-organisationen for 2014.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Bilag

Til toppen


10. Etablering af en fælles Ungeenhed i Brønderslev Kommune


Resume

Der gives en status på etablering af Ungeenheden.

Sagsfremstilling

Der gives en status på etablering af Ungeenheden. Herunder overflytning af medarbejdere.

Beslutning

Der gives en status af Ungeenheden.

Lederen tiltrådte pr. 1. november 2013 og medarbejdersiden er ved at være på plads. Medarbejdere fra Sundhed og Velfærd mangler, som de sidste. Generelt har det være en god proces og alt i alt, har der været gjort meget for at inddrage medarbejderne.

Maltvej er klar pr. 1. januar 2014.

Der er forslag om, at navnet bliver "Ungecenter Brønderslev", i stedet for Ungeenheden i Brønderslev.

Ovenstående tages til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Til toppen


11. Fremtidig organisering af Visitationen


Resume

Der gives en status på implementeringen af organisationsændringen i Visitationen.

Sagsfremstilling

Der gives en status på implementeringen af organisationsændringen i Visitationen.

Beslutning

Der gives en status i forhold til Visitationen.

Der er ansat en ny leder i Visitationen, som er begyndt en snak med samtlige medarbejdere. Den fysiske placering er endnu ikke afklaret og der forventes en forsinkelse i forhold til implementering af organisationsændringen i Visitationen.

Der er og har været stor frustratione blandt medarbejdersiden, men der kan ses lys forude.

Ovenstående tages til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Til toppen


12. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen

Sagsfremstilling

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 0 Arbejdsskader

  • 8 Intern registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning

Der er ingen orientering i forbindelse med Arbejdstilsynet.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Til toppen


13. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Status på trivselsmåling i Administrationen. Bilag vedlagt.

  2. Lønforhandlingsprocedure

  3. Status på "lokalesituationen"

Beslutning

1. Taget til efterretning

2. Når overenskomsterne er underskrevet fra de centrale organisationer, vil der blive indkaldt til møde om lønforhandlingsprocedure, som tidligere år.

3. I forhold til lokalesituationen er en arbejdsgruppe begyndt at se på etape 2. Det er endnu ikke faldet på plads. Inden der meldes noget ud i organisationen indkaldes FTR'erne til møde.

Fraværende: Ole Holdt og Ingrid Thompsen mødte for Annette Lerche.

Bilag

Til toppen

Opdateret 18. november 2013