02. sep 2013

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 2. september 2013
Lokale: Mødelokale 272, Rådhuset Brønderslev
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Godkendelse af referat


Sagsfremstilling

Godkendelse af referat fra mødet den 17. juni 2013. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Lene D. Faber og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen


2. Høring af budgetforslag til 1. behandling i MED for Administrationen


Resume

I henhold til tidsplan for udarbejdelse af Budget 2014, afholdes høring af budgetforslag til 1. behandling i perioden 2.-13. september.

Sagsfremstilling

Budgetforslaget behandles først i Økonomiudvalget d. 4. september og i Byrådet d. 11.september, hvorfor budgetforslaget eftersendes.

Budgetforslaget udarbejdes på baggrund af fagudvalgenes og Økonomiudvalgets behandling af de tekniske korrektioner på møderne i august måned.

På indtægtssiden vil det i budgetforslaget være forudsat, at der vælges statsgaranteret udskrivningsgrundlag. Endvidere er der indregnet et forventet tilskud fra puljen til særligt vanskeligt stillede kommuner på 15,0 mio. kr. Dette selvom Brønderslev Kommune endnu ikke har modtaget svar på ansøgning hertil.

Der er heller ikke modtaget svar på ansøgninger om lånetilsagn fra puljer til anlægsprojekter vedr. kvalitetsfondsområderne og øvrige områder, samt pulje til kommuner med lav likviditet.

Svar på ansøgningerne forventes at foreligge inden Økonomiudvalgets møde.

Økonomiudvalget har tidligere besluttet, at der til Budget 2014 skulle prioriteres besparelser på i alt 2%, svarende til ca. 29,3 mio. kr. Denne ramme vil ikke være indarbejdet i budgetforslaget.

Beslutning

Søren giver en kort status på budget 2014.

Inden for Økonomiudvalgets politikområde har udvalget prioriteret afdækningsforslag vedr. prisfremskrivning, moms, politisk virksomhed, rammereduktion vedr. IT. Resten er på personale, heraf ca. 400.000 kr. på rengøring, ca. 150.000 kr. på serviceledere og ca. 800.000 kr. på administrationen

Medarbejdersiden i Fag MED for Administrationen udtaler igen, at de forslag som har personalemæssige konsekvenser bør undgås, da det giver følgende bekymringer:

  • manglende ressourcer påvirker arbejdsmiljøet (både kort- og langsigtet)

  • opgavernes kvalitet forringes.

Såfremt besparelserne får personalemæssige konsekvenser, er der en forventning om, at der vil være en opbakning til, hvor der skal slækkes på kvaliteten.

I øvrigt er det vigtig, at besparelserne ses i sammenhæng med det rummelige arbejdsmarked.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Lene D. Faber og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen


3. Halvårsregnskab pr. 30. juni 2013


Resume

Økonomiudvalget behandlede d. 21. august 2013 Halvårsregnskabet for Brønderslev Kommune. Byrådet behandler først Halvårsregnskabet d. 28. august. Der orienteres om deres beslutning i mødet.

Sagsfremstilling

I henhold til lov om kommunernes styrelse af 26. februar 2011, skal kommunerne aflægge et halvårsregnskab. Halvårsregnskabet er tænkt som et styringsværktøj for kommunerne, der skal sikre, at der følges op på udgiftsudviklingen, og at der udarbejdes en prognose for regnskabsresultatet. Halvårsregnskabet skal aflægges af Økonomiudvalget til Byrådet, der skal godkende halvårsregnskabet. Godkendelse skal ske senest på 1. møde i september måned og inden 1. behandling af næste års budget.

Halvårsregnskabet danner endvidere udgangspunkt for en vurdering af behovet for øvrige korrektioner i budget 2014 på de forskellige politikområder.

Halvårsregnskabet viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

Serviceudgifter.............................. 7.577.000
Overførsler.................................... 7.392.000
Finansiering.................................. -5.476.000
Netto merforbrug......................... 9.493.000

I forhold til 1. budgetopfølgning pr. 31. marts 2013 er det samlede resultat forværret med 4,679 mio. kr. Dette skyldes primært stigende merudgifter indenfor Børne- og Skoleudvalget og Beskæftigelsesudvalgets områder. Omvendt er resultatet forbedret væsentligt på Social- og Sundhedsudvalgets område. Tillige er der øgede indtægter på finansieringssiden.

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne, med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det vil sige, at på områder, hvor udgifterne skrider, har fagudvalgene en forpligtelse til at anvise finansiering

af ikke budgetterede merudgifter indenfor fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser indenfor udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisere forslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

Forretningsledelsen anbefaler, at budgetopfølgningen godkendes med følgende bemærkninger:

  • De forventede overskridelser i 2013 indenfor Økonomiudvalget og Miljø- og Teknikudvalget, bør kunne holdes indenfor udvalgenes nuværende samlede budgetramme, via omprioriteringer.

  • Børne- og Skoleudvalget kommer med forslag til at dække merudgifterne på skoleområdet. Herunder anbefales at overveje forslag fra afdækningskataloget og/eller de sparede lockoutmidler.

  • Udviklingen på udsatte børn og unge er fortsat en stor udfordring. Det anbefales at overveje at gennemføre en ekstern undersøgelse af området, som skal sætte fokus på 2 forhold:

    1. De demografiske og sociale forholds indflydelse på den fortsatte stigning i antal, og herunder hvilke tiltag der kan gøres for afhjælpe denne stigning og situation i Brønderslev Kommune.

    2. Kommunens sagsbehandlingspraksis i forbindelse med indsatserne. Denne del skal fokusere på, om der er dele af praksissen, der især er udgiftsdrivende og om der kan anvendes andre foranstaltninger, som er mindre økonomisk belastende. Forretningsledelsen understreger at der generelt er stor tillid til den faglige kvalitet af sagsbehandlingen

      • I lyset af resultatet fra regnskabet på Ældreområdet og Handicap- og Psykiatriområdet, hvor der var et markant mindreforbrug i 2012, anbefaler Forretningsledelsen, at budget 2013 på disse områder reduceres yderligere for at medfinansiere den samlede forventede overskridelse på serviceudgifterne.

      • Bevillingsmæssigt godkendes at indfrielsen af lån til Brønderslev Varme A/S anvendes til at styrke kassebeholdningen i form af en positiv tillægsbevilling i 2013 samt at faldet i indtægter i form af ydelser fra Forsyningen gives som en negativ tillægsbevilling i 2013.

Økonomiudvalget d. 21. august

Halvårsregnskabet indstilles taget til efterretning.

Økonomiudvalget anbefaler Forretningsledelsens indstilling med følgende præciseringer:

  • Miljø- og Teknikudvalgets og Økonomiudvalgets budgetafvigelser finansieres indenfor udvalgenes samlede budget, svarende til samlet 2,5 mio. kr.

  • Overskridelserne på skoleområdet finansieres af ”lockoutpuljen” svarende til 1,2 mio. kr.

  • Overskridelserne på udsatte børn og unge-området indstilles finansieret ved tillægsbevilling (7,4 mio. kr.)

  • Ældreområdet forventes at kunne medfinansiere yderligere 1,5 mio. kr. set på baggrund af regnskabsresultat for 2012.

  • I alt forventes derfor en overskridelse på 2,3 mio. kr. på servicerammen.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Lene D. Faber og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Bilag

Til toppen


4. Etablering af en fælles Ungeenhed i Brønderslev Kommune


Resume

Sagsforløb: BE/BS/SS/ØK/BY

MED for Administrationen anmodes om at komme med bemærkninger til procesplanen.

Byrådet anmodes om at godkende målsætning og målgrupper, opgaver og normering, procesplan for overflyttelse af medarbejdere, samt stillingsopslag til leder for Ungeenheden.

Sagen sendes til godkendelse i Beskæftigelsesudvalget, Økonomiudvalget og Byrådet og til orientering i Børne- og Skoleudvalget og Social- og Sundhedsudvalget.

Sagsfremstilling

Byrådet traf i efteråret 2012 principbeslutning om at etablere en fælles Ungeenhed under Beskæftigelsesudvalget. I Ungeenheden skal alle fagområder, som er relevante for de unge, være repræsenteret, herunder også Ungdommens Uddannelsesvejledning. Ungeenheden i Brønderslev Kommune etableres til idriftsættelse pr. 1. januar 2014.

Målet er, at flere unge skal gennemføre en ungdomsuddannelse, og færre unge skal på offentlig forsørgelse.

Tanken med Ungeenheden er, at de unge får en mere sammenhængende indsats, som er helhedsorienteret og målrettet uddannelse og job i det omfang og tempo, som er det rette for den unge. Indsatserne for de unge vil blive koordineret i Ungeenheden, så den unge ikke oplever, at der iværksættes usammenhængende tiltag fra forskellige fronter. Når den unge er klar til at fokusere på uddannelse eller job, vil den unge opleve en naturlig indgang til det, fordi alle relevante sagsbehandlere sidder i samme hus og har et indgående kendskab til hinandens opgaveområder.

Ungeenheden skal medvirke til at sikre, at der skabes et miljø, hvor uddannelse er i centrum og hvor der skabes tætte samarbejdsrelationer til relevante uddannelsesinstitutioner. De unge, der bliver en del af Ungeenheden, skal have et uddannelsesmæssigt sigte. Dvs. at de aller svageste målgrupper, som på ingen måde har uddannelse eller job i sigte på særlige eller ordinære vilkår, ikke skal være en del af ungeenheden.

Tanken omkring ungeenheden understøttes endvidere af den nyligt vedtagne kontanthjælpsreform der træder i kraft 1. januar 2014. Her stilles der krav om en helhedsorienteret tværfaglig indsats omkring de svageste borgere.

De målgrupper, som reformen sætter fokus på, udgøres af unge, som har sager på tværs af fagenhederne og UU. Unge, der ikke er klar til uddannelse, unge, som er klar til uddannelse, men har behov for hjælp på vejen samt unge mødre, som har behov for hjælp både under og efter barsel.

Den politiske følgegruppe vedtog på møde den 5. august 2013, at anbefale følgende:

A) Overordnet mål for Ungeenheden:

"I 2015 skal 95% af de unge som afslutter 9. klasse vurderes at gennemføre mindst én ungdomsuddannelse".

B) Normering i Ungeenheden:

Fagenhed 16-29årige personer Normering (fuldtidsstillinger)
Beskæftigelse 711 12,7
Sundhed & Velfærd 144 5,25
Børn & Kultur 215 5,58
I alt 1.070 23,53

Hertil kommer:

  • 1 lederstilling

  • 3 medarbejdere, fra UU der indgår med egen ledelse

Det er forudsat, at lederstillingen skal afholdes inden for de eksisterende lønbudgetter.

Økonomiafdelingen er anmodet om at beregne budget til Ungeenheden, herunder overhead til ledelse, konsulenter o.l. Dette vil medføre en reduktion af de afgivende fagenheders lønbudgetter.

C) Forslag til stillingsopslag til lederstillingen. Lederstillingen ønskes besat den 1. november 2013, så lederen kan være med til at ansætte det øvrige personale til Ungeenheden.

D) Procesplan for overflyttelse af medarbejdere. De medarbejdere, som kan søge om at blive overflyttet, er medarbejdere, som i forvejen arbejder inden for de opgaveområder, der skal overgå til Ungeenheden.

Økonomiafdelingen er anmodet om i samarbejde med fagenhederne at beregne budget til Ungeenheden. Beløbene vil blive overflyttet fra de enkelte fagenheders/udvalgs budgetter.

Spørgsmålet om fysisk placering af ungeenheden behandles på lukket møde.

Byrådet anmodes om at godkende anbefalingerne fra den politiske følgegruppe.

Personalemæssige konsekvenser

Der skal overflyttes personale fra de 3 fagenheder til Ungeenheden.

Indstilling

Beskæftigelsesudvalget, 12. august 2013, pkt. 6:

Indstilles godkendt.

Forretningsledelsen, den 13. august 2013, pkt. 8:

Forretningsledelsenanbefaler forslaget fra den politiske følgegruppe.Punktet behandles i MED-systemet.

Børne- og Skoleudvalget, 13. august 2013, pkt. 9:

Taget til efterretning.

Social- og Sundhedsudvalget, den 14. august 2013, pkt. 9:

Carsten Møller Nielsen og Jens Andersen indstiller anbefalingerne fra den politiske følgegruppe godkendt, idet det forudsættes, at notat af 7. november 2012, som behandlet af Byrådet den 28. november 2012, belyses efterfølgende.

Thomas Krog, Ole Bruun og Karl Emil Nielsen ønsker beslutningen udsat med henblik på belysning af, hvordan opgavefordelingen mellem Ungeenheden og de øvrige fagenheder søges opfyldt, jf. notat af 7. november 2012, som behandlet af Byrådet den 28. november 2012.

Økonomiudvalget, 21. august 2013, pkt. 18:

Anbefales som indstillet af Beskæftigelsesudvalget. Det anbefales, at der gennemføres evaluering efter ca. ½ år. Opslag af lederstilling godkendt.

Arne M. Jensen og Thomas Krog var fraværende.

Beslutning

Der er generel tilfredshed med procesplanen og processen.

Personalet fra Visitationen samt Børne og Familieafdelingen er dog bekymret i forhold til fagligheden. Herudover er der en bekymring om, at der komme "tunge" sager retur, som er meget ressorcekrævende.

I forhold til procesplanen ønskes der en mere konkretisering af, hvem der kan søge stillingerne, hvor der nu står: "Stillingerne kan søges af de medarbejdere, der p.t. varetager opgaver inden

for området".

Fra ledelsens side blev det oplyst, at udgangspunktet selvfølgelig er, at løn- og arbejdsforhold er uændrede ved overflytning til Ungeenheden.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Lene D. Faber og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Bilag

Til toppen


5. Forslag om lukning den 23. december 2013


Resume

Forslag om lukning af adminstrationen mandag den 23. december 2013.

Sagsfremstilling

Der er kommet forslag om, at administrationen holder lukket mandag den 23. december 2013, således der først åbnes op igen efter nytår, den 2. januar 2014.

Dagen skal afholdes som flex eller ferie, ligesom dagene mellem jul og nytår.

Fag MED for Administrationen bedes tage stilling til forslaget.

Beslutning

Fag MED for Administrationen er positiv indstillet for forslaget og anbefaler lukning den 23. december 2013. Dette sker dog under forudsætning af, at ingen borgere kommer i "klemme" ved, at der holdes lukket på denne dag.

Søren undersøger dette inden Økonomiudvalget skal træffe den endelige beslutning den 18. september 2013.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Lene D. Faber og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen


6. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen

Sagsfremstilling

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 0 Arbejdsskader

  • 13 Intern registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning

Arbejdstilsynet:

Til orientering kan oplyses, at Arbejdstilsynet har været på Risikobaseret tilsyn på henholdsvis Rådhuset i Brønderslev og FAS, Grønnegade 16. Begge steder blev der givet Grøn Smiley.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Lene D. Faber og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen


7. Gensidig information - Herunder relevante emner for næste møde


Resume

Sagsforløb:

Beslutning

Intet.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Lene D. Faber og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen

Til toppen

Opdateret 23. august 2013