27. maj 2014

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 27. maj 2014
Lokale: Lokale 272, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Intet.

Fraværende: Lone Jin Nielsen mødte for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen


2. Godkendelse af referater


Resume

Godkendelse af referater fra møder den 13. december 2014 og den 3. marts 2014.

Sagsfremstilling

Fag MED for Administrationen anmodes om at godkende referater fra møder den 13. december 2014 og den 3. marts 2014. Referaterne er tidligere udsendt.

Beslutning

Referaterne godkendt. Dog er der i teksten skrevet at Fag MED for Administrationen har haft møde den 13. december 2013. Dette er er fejl. Mødet var den 26. november 2013.

Fraværende: Lone Jin Nielsen mødte for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen foreligger der referater fra følgende:

  • Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen

  • Borgerservice

  • Jobcentret

  • Teknik og Miljø

  • Børne- og Familieafdelingen

  • Visitationen

  • Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen

  • Borgerservice

  • FAS Børn og Kultur

  • Teknik og Miljø

  • Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen

  • Visitationen

  • Borgerservice

  • Socialcentret

  • Staben for Økonomi, Personale og IT samt U&P

  • Jobcentret

  • Jobcentret

  • Jobcentret

Beslutning

To af de medsendte referater kunne ikke åbnes. De medsendes igen til næste møde.

Der blev spurgt ind til projektet "styrket kontakt for personale, der arbejder med borgerbetjening". Projektet er sat i gang som et pilotprojekt i Teknik og Miljø. Thomas orientere om, hvordan det går. Der gør opmærksom på, at flere afdeling også kan have glæde af projektet end de afdelinger, som er nævt i referatet fra personalemødet med MED-status fra Fællessekretariatet og Rådhusbetjeningen den 10. februar 2014.

Punktet tages i øvrigt til efterretning.

Fraværende: Lone Jin Nielsen mødte for Marianne Heilskov Hansen

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning pr. 31. marts 2014 - MED Administrationen


Resume

Sagsforløb:

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stabe og fagenheder udarbejdet Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2014.

Budgetopfølgningen udviser forventede nettomerudgifter på i alt4,5 mio. kr. for hele 2014 i Brønderslev Kommune.

Budgetopfølgningen behandles i Økonomiudvalget d. 14. maj og i Byrådet d. 21. maj. Der orienteres på mødet om den politiske behandling herfra.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt status vedr. Ungecenteret samt status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2014.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender hermed Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2014. Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Budgetopfølgning 1 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

Serviceudgifter 13.215.000
Overførselsudgifter -7.540.000
Finansiering -1.139.000
Netto 4.536.000

Pr. 1. januar 2014 blev Ungecentret etableret. Dermed varetages anbringelsesområdet (0-18 år) fremover i to forskellige organisatoriske enheder og budget/regnskab vil fremgå på to forskellige politikområder. For at sikre sammenhængen i anbringelsesområdet, ses området i denne budgetopfølgning under ét.

Budgetopfølgning 1 viser, at der er særlige udfordringer på handicap- og psykiatriområdet i forhold til at opnå de forventede budgetreduktioner, der er indarbejdet i Budget 2014 som en del af flerårsaftalen. Med de merudgifter der forventes på området, ser udfordringen aktuelt ud til at udgøre ca. 13,8 mio. kr., der skal hentes i løbet af 2014.

En uddybende forklaring på afvigelserne inden for fagudvalgets politikområder fremgår af vedlagte bilag.

Byrådet har den 21. marts 2012 vedtaget en opstramning af økonomistyringsprincipperne med det formål at undgå kassefinansierede tillægsbevillinger på de kommunale serviceudgifter.

Hvert fagudvalg er omfattet af rammestyring som det bærende princip. Det betyder, at fagudvalgene på områder, hvor udgifterne skrider, har en forpligtelse til at anvise finansiering af ikke budgetterede merudgifter inden for fagudvalgets områder.

Viser den samlede budgetopfølgning for et fagudvalgsområde et udgiftsskred på serviceudgifterne, skal budgetopfølgningen følges af forslag til kompenserende besparelser inden for udvalgets område. Kan et eventuelt udgiftsskred ikke dækkes i budgetåret, eller er der ikke politisk ønske om at realisereforslagene til kompenserende besparelser, kan der ske overførsel af ikke budgetteret merforbrug, således at merforbruget afvikles over max. 3 år i henhold til en af fagudvalget udarbejdet handleplan.

Endvidere er vedlagt et statusnotat vedr. Ungecenteret. Notatet beskriver hvilke budgetomplaceringer, der nu foretages mellem de forskellige politikområder. Derudover forslag til håndtering af en række temaer, der skal afklares i forhold til styringen af området.

Der er ligeledes vedlagt et statusnotat på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med Budget 2014.

Fagudvalgene har behandlet budgetopfølgningen i møderne i april/maj måned med følgende beslutninger:

Ældreomsorgsudvalget d. 30. april 2014

Tages til efterretning.

Miljø- og Teknikudvalget d. 5. maj 2014

Budgetopfølgningen blev uddelt, gennemgået og taget til efterretning.

Beskæftigelsesudvalget d. 5. maj 2014

Der blev udleveret revideret udgave af budgetopfølgningen.

Taget til efterretning.

Børne- og Skoleudvalget d. 6. maj 2014

Udvalget blev orienteret om den reviderede budgetopfølgning, som Forretningsledelsen foreslår.

Taget til efterretning.

Social- og Sundhedsudvalget d. 7. maj 2014

Udvalget indstiller, at tomgangshusleje vedrørende Tygelsgade ikke afholdes af Social- og Sundhedsudvalget.

Udvalget ønsker i forlængelse af tidligere fremsendte sager at der bliver tilført øgede ressourcer til Visitationen, således at de besparelser, der er indarbejdet i flerårsaftalen, kan udmøntes.

Johannes Trudslev var fraværende.

Fritids- og Kulturudvalget d. 8. maj 2014

Til efterretning.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 6. maj 2014 med følgende bemærkninger:

Da der er vanskeligheder med at nå de udmeldte mål i Flerårsaftalen i 2014 anbefales det, at der hurtigst muligt iværksættes en opnormering i Visitationen/Ungecentret som skal målrettes udmøntning af Flerårsaftalen og at der løbende afrapporteres på effekten af indsatsen.

En stor del af budgetproblemerne kan henføres til udgifter på flere dyre enkeltsager, hvorfor det fortsat er vigtigt at arbejde med at reducere udgifterne på de dyre enkeltsager, som det også blev understreget på byrådet strategiseminar i foråret.

Det anbefales at den igangværende niveautilpasning på BPA-området gennemføres i lyset af de høje udgifter på området og at der arbejdes på at tilpasse til landsgennemsnittet. Samtidig anbefales det, at det undersøges hvilke serviceændringer der skal eller kan foretages på ældreområdet hvis området selv skal dække merudgifterne på området.

Endvidere bemærkes det, at der kun resterer 685.000 i anbringelsespuljen til resten af året, hvorfor det er vigtigt nøje at følge og styre området i resten af året. Endvidere gøres opmærksom på at analysen på det specialiserede børneområde på længere sigt bør kunne påvirke udgiftsudviklingen på dette område.

Endeligt tyder det på en betydelig overskridelse af servicerammen, hvilken kan medføre sanktioner hvis kommunerne under et ikke overholder servicerammen. Der anbefales derfor at landstendensen følges meget tæt og såfremt det tyder på at servicerammen på landsplan kommer under pres må der hurtigt laves tiltag som reducerer serviceudgifterne. Det skal understreges at 5 mio. af overskridelsen på servicerammen skyldes at mentorordningen på beskæftigelsesområdet som følge af krav fra revision skal konteres på serviceudgifter frem for i dag på overførselsudgifter.

Indstilling

Økonomiudvalget, 14. maj 2014, pkt. 4:

Økonomiudvalget ser med stor alvor på forventet overskridelse af servicerammen, derfor forventes det, at alle fagudvalg udviser tilbageholdenhed, således reel servicerammeoverskridelse bliver 0.

Byrådet, den 21. maj 2014, pkt. 7:

Godkendt.

Fraværende:;

Ole Bruun (Emma Lyng Svensson mødt)

Beslutning

Søren orienterer om, at Økonomiudvalget ser med stor alvor på forventet overskridelse af servicerammen, derfor forventes det, at alle fagudvalg udviser tilbageholdenhed.

Der modtages gerne gode ideer til, hvor der kan spares. På mødet blev nævt tomme ejendomme samt et fokus på at få "høstet" de eventuelle gevinster, der kan være i forbindelse med indkøbsaftalen.

Punktet taget til efterretning.

Fraværende: Lone Jin Nielsen mødte for Marianne Heilskov Hansen

Bilag

Til toppen


5. Status Budget 2015 - MED Administrationen


Resume

I henhold til budgetproceduren for arbejdet med Budget 2015, arbejdes der både med forslag til strukturændringer og udarbejdes afdækningsforslag, der skal afhjælpe de økonomiske udfordringer i budget 2015, herunder også for overførselsudgifterne og de specialiserede områder.

Status på arbejdet gives.

Sagsfremstilling

I henhold til den budgetprocedure, som Økonomiudvalget godkendte d. 12. marts, blev det besluttet at der bl.a. med udgangspunkt i de udarbejdede masterplaner igangsættes en proces for afklaring og politisk stillingtagen til hvilken udvikling og struktur, der ønskes på en række af kommunes serviceområder. Denne proces skal være afsluttet inden de egentlige forhandlinger om Budget 2015 starter op.

De økonomiske resultater af denne proces indregnes efterfølgende i budgetoplægget for Budget 2015 og vil påvirke behovet for yderligere afdækningsforslag på område.

Der blev samtidig fastlagt følgende tidsplan for arbejdet med strukturændringer m.v.

Tidsplan Aktivitet
27 marts – 9. april Masterplaner og evt. andet materiale drøftes i fagudvalg, og der angives ønsker til, hvilke forslag der skal undersøges nærmere.
23. april Temamøde for byråd, hvor der præsenteres, hvilke forslag der er sat til undersøgelse og status i øvrigt.
Mars - April Fagenheder arbejder i samarbejde med Økonomi med forslag og ideer på området
30. april – 8. maj Fagudvalg drøfter status på forslag og evt. supplerende forslag til ændringer rejses eller drøftes.
Maj Endelige forslag udarbejdes.
21. maj Temamøde for byråd, hvor forslag præsenteres og status drøftes.
22. maj – 4. juni. Fagudvalg drøfter forslag og indstiller, hvilke ændringer der foreslås.
26. maj – 6. juni Drøftelse af forslag til væsentlige ændringer i struktur m.m. samt afdækningskatalog på de forskellige fagområder i MED udvalgene.
6-9. juni Økonomiudvalget mødes mhp. at indgå fælles aftaler om ændringerne på baggrund af udvalgenes indstillinger.
11. juni. Økonomiudvalgsmøde hvor fagudvalgenes indstilling behandles og hvor endeligt krav til øvrige besparelser fastlægges.
18. juni Byrådsmøde hvor fagudvalgenes indstilling behandles.

Udover de nævnte strukturændringer er processen omkring udarbejdelse af afdækningsforslag ligeledes igangsat på fagudvalgenes møder i maj måned. Arbejdet med forslag til strukturændringer og afdækningsforslag hænger tæt sammen. Det betyder, at såfremt der indenfor fagudvalgets område ikke arbejdes med større forslag til strukturændringer, betyder det, at de vedtagne sparekrav i stedet skal findes via afdækningskataloger som kendt fra tidligere budgetår.

Med udgangspunkt i de økonomiske udfordringer for kommunen, er der i budgetproceduren lagt op til, at der i 2015 skal spares 4% på serviceudgifterne. I forhold til årene 2016-2018 er det foreslået, at der opereres med yderligere årlige sparepuljer på 2%. Hermed kan der for hvert udvalgsområde udmeldes et samlet sparekrav for hvert år i de kommende 4 år.

I de enkelte fagudvalgs spareramme, tages højde for de områder som allerede har indarbejdet planer for langsigtet udmøntning af besparelser, det gælder følgende:

  • Flerårsaftalen på Handicap- og Psykiatriområdet

  • Aftale om digitalisering og velfærdsteknologi

  • Energibesparelser som følge af ESCO-projektet.

Samlet set betyder det følgende sparekrav pr. udvalgsområde:

Service udgifter
Sparekrav
2015 2016 2017 2018
Økonomiudvalget 303.961 9.427 13.776 19.855 25.934
Børne- og Skoleudvalget 528.158 21.126 31.689 42.253 52.816
Fritids- og Kulturudvalget 56.558 2.262 3.393 4.525 5.656
Beskæftigelsesudvalget* 90.651 3.626 5.439 7.252 9.065
Ældreomsorgsudvalget 284.805 10.652 15.608 21.304 27.001
Social- og Sundhedsudvalget* 178.409 2.879 2.191 2.066 5.634
Miljø- og Teknikudvalget 61.458 2.458 3.687 4.917 6.146
I alt 1.504.000 52.432 75.784 102.171 132.251

* Der skal korrigeres for fordeling af flerårsaftalen mellem handicap- og psykiatriområdet og Ungecenteret.

Der vil på MED-udvalgsmødet blive givet en nærmere orientering om status indenfor udvalgets områder.

Beslutning

Søren orienterede om status på Budget 2015.

Der skal afdækkes 4% samlet i organisationen.

På Administrationsområdet skal der udarbejdes mere præcise beskrivelser af konsekvenserne (personalemæssige og servicemæssige) ved gennemførelse af afdækning i de enkelte enheder og afdelinger. Der er endnu ikke udarbejdet konkrete forslag til afdækninger. Derfor vil der eventuelt blive indkaldt til ekstraordinært møde i udvalget, såfremt formanden og næstformanden vurderer, der er behov for det.

Fraværende: Lone Jin Nielsen mødte for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen


6. Orientering om tælleuger gennemført i administrationen


Resume

Sagsforløb: DIFO/FL/MED-ADM/ØK

Siden 2010 er der gennemført tælleuger i administrationen.

Målet er at flytte borgernes henvendelser fra traditionelle skriftlige og personlige kommunikationsformer til digitale kanaler.

Resultat af tælleugen fremsendes til Forretningsledelsen, Fag-MED for Administrationen og Økonomiudvalget til orientering.

Sagsfremstilling

Byrådet godkendte i møde den 15. september 2010 forslag til Kanalstrategi for Brønderslev Kommune.

Kanalstrategien har til formål at flytte henvendelser fra traditionelle skriftlige og personlige kommunikationsformer til mere effektive digitale kanaler. Som det fremgår af nedenstående tabel er det lykkedes i stort omfang.

Som udgangspunkt for målingen er der gennemført tælleuge i administrationen i uge 36 og 38. Resultatet af disse danner udgangspunktet for målingen på de enkelte mål og succeskriterier.

Der er lavet følgende konkrete mål og succeskriterier i kanalstrategien:

Mål i kanalstrategien Udvikling 2010-2013 Bemærkning
Mængden af traditionel post skal reduceres -25 % pr. år -63% Antallet af breve var uændret fra 2010 til 2011. Fra 2011 til 2013 er der et fald på 63%.
Traditionel intern post Skal være digitaliseret senest 31. december 2012 -65% Der arbejdes fortsat på at digitalisere området
Mængden af forsendelser, der frankeres centralt skal falde 25 % i 2011 og 10 % efterfølgende år -36%
Brugen af fjernprint skal øges. Det koster 12 kr. at sende et fysisk brev, 9 kr. at sende via fjernprist og 2 kr. at sende via Digital post Der skal arbejdes målrettet for at anvende fjernprint +314% via fjernprint og +1.457% via Digital post
Antallet af personligt fremmødte i administrationen skal falde - 15 % fra 2010 til 2011 og – 10% de efterfølgende år -37% Målet er indfriet. Borgerservice tilbyder at udstede nøglekort til NemID
Selvbetjeningsløsninger Som minimum skal tilbydes de løsninger, som aftales fælleskommunalt I 2010 havde vi 2 selvbetjeningsløsninger. Nu har vi ca. 260 selvbetjeningsløsninger. Borgerservice og fagenhederne guider borgerne til at bruge løsningerne
Obligatorisk digital service KL og Regeringen har meddelt, at al kommunikation mellem borgere og myndigheder fra 2015 som udgangspunkt skal være digital Brønderslev Kommune har anskaffet de løsninger, der er obligatoriske fra 1. december 2012 og 2013. Der arbejdes målrettet med at flytte henvendelse fra borgerne over på de digitale løsninger
Telefoni Det prioriteres, at borgerne oplyses om sagsbehandlernes direkte telefonnummer 47% af opkaldene er modtaget i den centrale omstilling. Telefonpolitikken følges. Der er fokus på at undgå returkald
Hjemmeside Det er et mål, at borgerne kan finde relevant info på hjemmesiden Antallet af forskellige besøgende er steget med 32% fra 2010 til 2013. Der er kommet ny hjemmeside primo 2013

Det er et mål i Kanalstrategien, at 50 % af kommunens borgere har valgt at modtage forsendelser fra kommunen i Digital post senest den 31. december 2011. I 2012 var målet 60 %. Borgerne har taget NemID til sig. Ca. 80% af borgere over 15 år har en NemID, men kun 24 % har krydset af, at de ønsker at modtage post fra det offentlige digitalt, hvilket er 1 % under gennemsnittet for Region Nordjylland og 2,5 % under landsgennemsnittet. Langt de fleste bruger kun NemID til netbank.

Folketinget har i juni 2012 vedtaget Lov om Offentlig Digital post. Loven indebærer, at borgere skal have en digital postkasse til brug for at modtage digital post fra det offentlige senest den 1. november 2014.

Det er vigtigt, at de enkelte fagenheder / stabe har fokus på, at flytte borgerne til de digitale løsninger. Emnet drøftes i Digitaliseringsforum og der holdes kurser for pensionister m.fl. om anvendelsen af de digitale kurser og brug af NemId.

Digitaliseringsforum foreslår, at Forretningsledelsen, Fag-MED for administrationen og Økonomiudvalget tager sagen til orientering.

Forretningsledelsen, 25. februar 2014, pkt. 6:

Forretningsledelsen konkluderer, at det går den rigtige vej på alle områder.

Indstilling

Økonomiudvalget, 12. marts 2014, pkt. 21:

Taget til efterretning.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Lone Jin Nielsen mødte for Marianne Heilskov Hansen

Bilag

Til toppen


7. Rabatordning i forhold til sundhedsfremme


Resume

Der ønskes en drøftelse af, hvilke mulighedheder der er for rabatordning i forhold til sundhedsfremme.

Sagsfremstilling

Medarbejdersiden har et ønske om, at få adgang til rabatordning i forhold til fysioterapeut, kiropraktor, Zoneterapeut eller andre sundhedsfremmende foranstaltninger.

Beslutning

I forhold til de rabatordninger som allerede er tilgængelig henvises til www.ansatibronderslev.dk under personalegoder.

Der orienteres om, at medarbejder nu gennem Brønderslev Kommune har adgang til personalegodet myLogBuy. Her har man mulighed for at få rabat på mange forskellige ting også indenfor sundhedsfremme. myLogBuy giver også mulighed for at ønske, hvor man gerne vil have en rabatordning. Det er den enkelte medarbejder selv, som skal indsende sit ønske til myLogBuy.

I forbindelse med vores almene sundhedstilstand er der følgende opmærksomhedspunkter, som blev italesat på på mødet:

  • fysisk og psykisk arbejdsmiljø

  • forebyggelse

  • eget ansvar - fritiden kan også spille en rolle

Fraværende: Lone Jin Nielsen mødte for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen


8. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen

Sagsfremstilling

Arbejdsskader

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 5 Arbejdsskader

  • 13 Intern registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning

Arbejdstilsynet

Visitationen og Jobcentet har modtaget en grøn smiley fra AT siden sidste møde i Fag MED for Administrationen.

AT har meldt, at de kommer på Risikobasert tilsyn på følgende steder inden for Administrationens område:

  • Socialcentret

Beslutning

Borgerservice og Socialcentret har været på kursus i nænsom nødværge. Kan godt anbefales af andre, som har borgerkontakt.

Der er en god idé, at man i de enkelte afdelinger italesætter emnet vold, trusler og andre psykiske påvirkninger.

Punktet tages i øvrigt til efterretning.

Fraværende: Lone Jin Nielsen mødte for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Lokalerokade - etape 2

  2. Status på organisationsanalyser på henholdsvis Teknik og Miljø samt Børn og Kultur

Beslutning

ad 1)

Lokalerokaden er næsten på plads. Der mangler nogle ganske få omflytninger inden gæstekantinen kan etableres.

ad 2)

Organisationsanalysen på Teknik og Miljø blev sat i gang for 3 uger siden. Skal først præsenteres for Økonomiudvalget og siden for medarbejderne i Teknik og Miljø den 27. juni 2014.

Organisationsanalysen for det specialiseret børneområdet i Børn og Kultur blev i gangsat den 23. maj 2014. Delrapport er klar medio august 2014 og ultimo oktober måned 2014 er hele rapporten klar.

Forretningsledelsen har haft møde med Økonomiudvalget, hvor det stigende sagspres, der i flere større myndighedsområder, blev drøftet. Økonomiudvalget ønsker sager på de enkelte områder, hvor finansieringsforslag og konsekvenser for serviceniveau beskrives.

Fraværende: Lone Jin Nielsen mødte for Marianne Heilskov Hansen

Til toppen

Opdateret 15. maj 2014