22. november 2016

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 22. november 2016
Lokale: Lokale 272, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 6. september 2016.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at godkende referat fra mødet den 6. september 2016. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet godkendes, men der spørges ind til punkt 6 fra sidste møde, hvor der i referatet står, at der udarbejdes "gode råd" for ledelsen, når medarbejdere politianmeldes og uddstilles på sociale medier. Der følges op i HR og status kommer ud sammen med referatet fra dette møde.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgnde:

  • Serviceområdet
  • Teknik og Miljø
  • Visitationen
  • Teknik og Miljø
  • FAS Børn og Kultur
  • Jobcentret
  • HR og Sekretariatet
  • Teknik og Miljø
  • Børne- og Familieafdelingen
Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 3 pr. 30.09.2016


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30.09.2016. Budgetopfølgning 3 viser et forventet netto mindreforbrug på i alt -14.772 mio. kr. Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2016.

Fremlægges til orientering og dræftelse i Fag MED og Hoved MED.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2016. Ifølge principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalvise budgetopfølgning til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

I 1.000 kr.

Overførselsudgifter

Service- udgifter

Netto

Økonomiudvalget, finansiering

-7.099

Økonomiudvalget

0

0

0

Børne- og Skoleudvalget

0

774

774

Fritids- og Kulturudvalget

0

0

0

Beskæftigelsesudvalget

-17.943

500

-17.443

Ældreomsorgsudvalget

0

6.450

6.450

Social- og Sundhedsudvalget

0

2.096

2.096

Teknik- og Miljøudvalget

0

450

450

I alt

-17.943

10.270

-14.772

Budgetopfølgningen pr. 30.09.2016 viser

· at indtægtssiden, herunder generelle tilskud forventes forøget med

-7.099 kr.

· at der på overførselsudgifterne forventes en mindreudgift på

-17.943 kr.

· at der på serviceudgifterne forventes et merforbrug på

10.270 kr.

Samlet set viser budgetopfølgning pr. 30. september 2016 et forventet mindreforbrug på -14.772 mio. kr.

Merindtægten på finansieringssiden skyldes primært et ekstraordinært integrationstilskud på 2,0 mio. kr., samt efterregulering af beskæftigelsestilskuddet for 2015 på 4,5 mio.kr.. Derudover er der færre renteudgifter som følge af det lavere renteniveau svarende til ca. 1,2 mio. kr.

Mindreforbruget på overførselsudgifterne, skyldes primært lavere udgifter på integrationsområdet på 13,4 mio.kr., samt mindre forbrug på 2,0 mio.kr. som følge af de vedtagne strategier på beskæftigelsesområdet. Merforbruget på serviceudgifterne kan hovedsageligt henføres til ældreområdet, herunder Frit Valg på personlig og praktisk hjælp på 3,9 mio. kr.. Derudover er området vedrørende mellemoffentlige betalinger udfordret på grund udgifter til køb af plejehjemspladser i andre kommuner, her forventes et merforbrug på ca. 3,0 mio.kr.

Som det har været praksis hidtil er indtægter på grundsalg til byggegrunde indregnet i budgetopfølgningen, mens de indtægter der har været på været jordsalg på erhverv på 13,9 mio. kr. ikke er indregnet i denne budgetopfølgning, men det forslås, at der med budgetopfølgningen ligeledes gives en bevilling på 13,9 mio. kr. til grundsalg til erhvervsjord.

I budgetter er der afsat en pulje til håndtering af overførsel mellem årene og der resterer pt. 21,4 mio.kr. i puljen. Puljen er at sidestille med midler kassebeholdningen og eftersom de resterende 21,4 mio. kr. ikke forventes brugt, foreslås det, at det resterende beløb på 21,4 mio.kr. nulstilles ved at give en negativ tillægsbevilling og midlerne hermed bevillingsmæssigt bliver en del af kassebeholdningen.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2016.

Direktionen,den 1. november 2016:

Budgetopfølgningen gennemgået og forslag til tilretninger drøftet.

Direktionen udtaler følgende:

Det samlede driftsresultat udviser fortsat en positiv status i forhold til korrigeret budget. Der er fortsat en positiv udvikling på overførselsudgifterne, som understøtter det positive samlede resultat.

På psykiatri- og handicapområdet konstateres, at udgiftsudviklingen er på vej i den ønskede retning, men at den fulde målopfyldelse forventes i 2017.

Ældreområdets økonomi er endnu mere presset end ved sidste budgetopfølgning, og fremadrettet er det specielt udviklingen i anvendelse af andre plejehjemspladser, som presser økonomien. I forhold til overholdelse af budget 2017, bør der derfor tages stilling til, om der midlertidigt skal arbejdes med en regulering i antallet af egne plejehjemspladser for at medvirke til balance i budgettet, eller om det skal afvente planen for plejecenterområdet, som ifølge budgetaftalen skal forelægges inden sommerferien.

Det skal understreges, at afvigelsen i serviceudgifterne ikke giver problemer i forhold til overholdelse af servicerammen på grund af overførselspuljen.

Direktionen indstiller, at der gives bevillinger i forhold til budgetopfølgningen.

Beslutning

Søren gav en kort orientering.

Tendensen fra sidste budgetopfølgning holder. Økonomiudvalget har taget Budgetopfølgningen 3 til efterretning, men har dog bedt om en handleplan på Ældreområdet, idet der har været et merforbrug på ca. 6 mio. kr.

I forhold til udmøntning af rammebesparelsen på administrationen i budget 2017 fordeles det efter lønsum ud på de enkelte afdelinger.

Budgetproces for budget 2018 er ved at starte op. Processen kan blive anderledes end tidligere.

Punktet blev taget til efterretning.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Bilag

Til toppen


5. Strukturændringer - Serviceområdet


Resume

Med virkning fra den 1. januar 2017 sker der en ændring af organiseringen på Serviceormådet indenfor Brønderslev Kommune og på den baggrund ændres AMR og MED-strukturen.

Brønderslev Kommune har udarbejdet forslalg til ny AMR og MED-struktur.

Sagsfremstilling

Forslag til fremtidig AMR og MED-struktur på Serviceområdet

Pr. 1. januar 2017 ændres organiseringen på Serviceområdet indenfor Brønderslev Kommune til følgende:

På baggrund af den nye organisering betyder det en ændring af AMR og MED-strukturen på Serviceområdet og Brønderslev Kommune har følgende forslag:

1 AMR pr. Serviceområde (dækker alle medarbejdere indenfor Serviceområdelederens område)

1 arbejdsmiljøgruppe pr. Serviceområde, hvor Serviceområdelederen er daglig leder af arbejdsmiljøgruppen.

1 Lokaludvalg, hvor afdelingschefen er formand.

Jfr. § 11 i Brønderslev Kommunes Lokalaftale sammensættes Lokaludvalget, så der er:

  • mindst lige så mange medarbejderrepræsentanter som ledelsesrepræsentanter
  • mindst 1 arbejdsmiljørepræsentant og 1 lederrepræsentant fra arbejdsmiljøgrupperne i hvert udvalg
  • Lokaludvalget skal have en funktionsduelig størrelse

Medarbejderrepræsentationen i udvalgsstrukturen skal afspejle personalesammensætningen.

Arbejdsmiljørepræsentanten(erne) indgår i Lokaludvalget på lige fod med øvrige medarbejder-repræsentanter

Serviceområdet:

Arbejdsmiljøgrupper for:

MED-organisation på det lokale niveau

Serviceområde

Brønderslev Nord

1 leder

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

1 Lokaludvalg som dækker alle Serviceområderne

Serviceområde

Brønderslev Syd

1 leder

1 arbejdsmiljørepræsentanter

1 arbejdsmiljøgruppe

Serviceområde

Hjallerup

1 leder

1 arbejdsmiljørepræsentant

1 arbejdsmiljøgruppe

Serviceområde

Dronninglund

1 leder

1 arbejdsmiljørepræsentanter

1 arbejdsmiljøgruppe

Forslaget har været sendt ud til de berørte organisationer.

Både FOA og 3F kan tilslutte sig den del, som vedrører antallet af arbejdsmiljørepræsentanter, men ønsker et møde, hvor den fremtidige MED-struktur på Serviceområdet drøftes. Mødet er fastsat til den 23. november 2016.

Beslutning

Jens og Ole redegjorde kort for den proces, der har været på Serviceområdet indtil nu og som har dannet baggrund for forslaget til ny AMR og MED-struktur.

Fag MED for Administationen og Ejendomsservice anbefaler at Hoved MED godkender forslaget om antallet af arbejdsmiljørepræsentanter på Serviceområdet.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Til toppen


6. Varsling ved ændring af arbejdssted


Resume

Sagsforløb: Fag-MED Adm. / Hoved MED.

Orientering om ændring af principperne for varsling ved flytning af arbejdssted mellem Rådhusene.

Sagsfremstilling

Brønderslev Kommune har siden kommunesammenlægningen brugt den tommelfingerregel, at flytning af arbejdssted blev varslet som en væsentlig vilkårsændring, såfremt:

  • Medarbejderen bor i Brønderslev by, og arbejdsstedet ændres fra Rådhuset i Brønderslev til Rådhuset i Dronninglund eller
  • Medarbejderen bor i Dronninglund by, og arbejdsstedet ændres fra Rådhuset i Dronninglund til Rådhuset i Brønderslev.

Tommelfingerreglen har alene været anvendt ved flytning mellem rådhusene. Ved flytning af medarbejdere mellem arbejdssteder i øvrigt er det en konkret og individuel vurdering, der ligger til grund for, om der skal ske varsling som en væsentlig vilkårsændring.

Retspraksis og praksis i andre kommuner støtter op om, at der i denne type sager foretages en konkret og individuel vurdering, hvilket blandt andet hænger sammen med, at brug af tommelfingerregler ikke er i overensstemmelse med forvaltningsrettens forbud mod skøn under regel.

HR-afdelingen ensretter fremadrettet praksis, således at der ved fremtidige flytninger i de nævnte tilfælde alene vil ske varsling som væsentlig vilkårsændring efter en konkret og individuel vurdering. Dette ligesom i den øvrige del af kommunen.

Indstilling
at orienteringen tages til efterretning.
Beslutning

Orientering om ændring af principperne for varsling blev taget til efterretning.

I sagsfremstillingen henvises til, at der sker en konkret og individuel vurdering og der blev spurgt ind til, hvem det der foretager disse vurderinger. Svaret er, at det er ledelsen i samspil med HR.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Til toppen


7. Praksis og budget til arbejdsmiljømæssige tiltag


Resume

Arbejdsmiljørepræsentanterne i Administrationen ønsker en drøftelse af praksis og budget til arbejdsmiljømæssige tiltag.

Sagsfremstilling

Arbejdsmiljørepræsentanterne i Administrationen oplever forskellig praksis. Der mangler et fast regelsæt, så der opleves, at der er samme vilkår.

Der ønskes derfor en drøftelse af, hvordan det håndteres i de forskellige Fagforvaltninger overordnet set og ikke mindst, hvad der kan forventes.

Det kan opleves at være svært at få midler til særlige stole eller andet, der tilgodeser kollegaernes eventuelle særlige behov. Vi ved at der er forskellige behov i nogle Fagforvaltninger, f.eks. i forhold til udearbejde i felten (behov for særligt arbejdstøj/udstyr), men alle har kontorarbejde og her ønsker vi en drøftelse af de arbejdsmiljømæssige udfordringer, der mødes i arbejdet som arbejdsmiljørepræsentant.

HR har ikke været involveret i konkrete sager og har dermed ikke oplevet en generel problemstiling i Administrationen.

Beslutning

Punktet blev drøftet.

Alle arbejdsmiljømæssige tiltag skal drøftes i Arbejdsmiljøgruppen. Opstår der tvivlsspørgsmål, er der altid mulighed for at søge sparring i HR.

Udgangspunktet er, at dem som har brug for hjælpemidler, skal have dem stillet til rådighed.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Til toppen


8. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendom og Service.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader

Siden sidste møde har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 2 Arbejdsskader
  • 2 Interne registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning.

Arbejdstilsynet

På nuværende tidspunkt har Arbejdstilsynet ikke meldt nye risikobaseret tilsyn inden for Administrationen eller Ejendom og Service.

Andet

HR har sendt sendt mail ud til alle ledere i hele organisationen om, at der skal afholdes valg til AMR. Med virkning fra 1. januar 2017 sker der nyvalg til hele MED-organisationen. Af hensyn til de arbejdsmiljørepræsentanter der skal udpeges til henholdsvis Hoved MED og Fag MED skal valget til AMR ske senest den 18. november 2016.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Til toppen


9. Årshjul 2017


Resume

Forslag til datoer for møder i MED-organisationen i 2017 til drøftelse og godkendelse.

Sagsfremstilling

HR har udarbejdet forslag til datoer for MED-organisationen i 2017.

Når der har været afholdt valg til MED-organisationen indkaldes der til MED-møderne via outlook.

Beslutning

De to første møder byttes med Fag MED Børn og Kultur, såfremt det kan lades sig gøre.

Alle møderne i november ændres på grund af valg.

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Bilag

Til toppen


10. Gensidig orientering - herunder relevante punkter for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Status på Kantinerne
Beslutning

ad 1)

Ole gav en status på kantinerne:

  • Der er indført mobile pay
  • Der er iværksat forskellige ordninger i forhold til STAR
  • Mulighed for "take away" på salatbar
  • På Dronninglund Rådhus er omsætningen blevet større, men stadig en udfordring
  • Det er ikke alle, der betaler - når Anita har fri, mangler der i gennemsnit 500 kr.

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice opfordre til at bruge kantinerne på Rådhusene.

Der blev spurgt ind til, hvordan proceduren er i forhold til vedligehold at lokaler (f.eks. få malet). Det er ledelsen, der skal kontakte Bygningsafdelingen i forhold til ønsket. Ønsket vil herefter indgå i den samlede plan i Bygningsafdelingen

Fraværende: Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Connie Borkhardt mødte for Anne Mette Madsen.

Til toppen

Opdateret 24. november 2016