9. februar 2016

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 9. februar 2016
Lokale: Lokale 272, Brønderslev Rådhust
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Intet.

Fraværende: Grete Christensen, Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen var inde som suppleant.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 25. november 2015.

Sagsfremstilling

Fag MED for Administrationen anmodes om at godkende referat fra mødet den 25. november 2015. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Grete Christensen, Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen var inde som suppleant.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED for Administrationen foreligger der referater fra følgende:

  • Jobcentret
  • Teknik og Miljø
  • FAS Børn og Kultur
  • Fællessekretariatet & Rådhusbetjeningen
  • Borgerservice
  • Staben for Økonomi, Personale og IT samt U&P
Beslutning

Referaterne tages til efterretning.

Medarbejdersiden har dog gennem referaterne observeret en generel frustration og udtryk for stort arbejdspres. På baggrund af dette ønskes et emne på næste møde, hvor der tages en drøftelse af trivslen med forebyggelse for øje. Medarbejdersiden udarbejder forslag til sagstekst m.v.

Fraværende: Grete Christensen, Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen var inde som suppleant.

Bilag

Til toppen


4. Vurdering af organisering


Resume

Orientering om Økonomiudvalgets beslutning om igangsætning af vurdering af organisering og opgavefordeling.

Sagsfremstilling

I forbindelse med Thomas Jepsens fratræden som teknisk direktør og medlem af Forretningsledelsen, har Økonomiudvalget besluttet, at der igangsættes en vurdering af den nuværende organisering af kommunens topledelse i den fag- og stabsenheds struktur, som blev besluttet af byrådet i november 2010, herunder hvorvidt det kunne være hensigtsmæssigt med omfordeling af opgaverne i Forretningsledelsen.

Indtil den endelige fremtidige struktur er besluttet gennemføres midlertidige justeringer af ledelses- og organisatoriske tilhørsforhold for Plan & Miljø, Ejendomme & Service, Vej & Park og Udvikling & Planlægning.

Der gives en orientering om status vurderingen

Beslutning

I forlængelse af Sørens mail, som blev sendt ud i organisationen den 31. januar 2016, blev der givet en orientering om Økonomiudvalgets beslutning om igangsætning af vurdering af organisering og opgavefordeling.

Fra medarbejdersiden blev der spurgt ind til, hvorfor det er Carsten Sand Nielsen og ikke var et konsulentfirma, der er købt til opgaven. Begrundelsen herfor er:

  • praktisk "hands on" tilgang
  • mange år i den kommunale verden i ca. samme størrelse som Brønderslev
  • lang erfaring
  • kendt med området

På baggrund af samtalerunder udarbejder Carsten en vurdering til Økonomiudvalget, som skal tage stilling til den fremtidige organisering den 16. marts 2016.

Såfremt der besluttes ændringer i Forretninsledelsens størrelse og opgavefordeling ved MED-systemet blive inddraget i implementeringsprocessen.

Fraværende: Grete Christensen, Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen var inde som suppleant.

Til toppen


5. Orientering om budgetproces og tidsplan for Budget 2017


Resume

Sagsforløb:

Budgetproces samt tidsplan for arbejdet med budget 2017 fremsendes til orientering.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget godkendte den 20. januar 2016 forslag til budgetproces samt en tilhørende tidsplan.

I forhold til sidste års proces er den væsentligste ændring, at der ikke afholdes en høring af afdækningskataloget inden sommerferien. Der holdes kun én høring efter sommerferien af det samlede budgetmateriale.

I lighed med sidste år starter arbejdet med afdækningskatalogerne allerede i januar måned således, at fagudvalgene senest kan prioritere dem i juni måned. Af budgetprocessen fremgår det, at der arbejdes med et samlet sparemål på ca. 30 mio. kr. på serviceudgifterne, ud over de besparelser, der allerede er aftalt.

Budgetprocessen for 2017 fremgår af det vedlagte bilag. Vedlagt som bilag er desuden en detaljeret tidsplan for budgetprocessen.

Beslutning

Der blev givet en orientering.

Byrådet holder strategidag i foråret, hvor følgende emner debatteres:

  • integration/flygtninge (bredt)
  • udsatte børn og unge
  • folkeskolereformen

Efter mødet i Hoved MED indkaldes der til møderne i henholdsvis juni og september måned via outlook.

Fraværende: Grete Christensen, Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen var inde som suppleant.

Bilag

Til toppen


6. Resultatet af tælleuger, 2015


Resume

Sagsforløb: DIFO/FL/MED-ADM/ØK

Siden 2010 er der gennemført tælleuger i administrationen.

Målet er at flytte borgernes henvendelser fra traditionelle skriftlige og personlige kommunikationsformer til digitale kanaler og øge selvbetjeningsgraden.

Resultat af tælleugen fremsendes til Forretningsledelsen, Fag-MED for Administrationen og Økonomiudvalget til orientering.

Sagsfremstilling

Byrådet godkendte i møde den 15. september 2010 forslag til Kanalstrategi for Brønderslev Kommune.

Kanalstrategien har til formål at flytte henvendelser fra traditionelle skriftlige og personlige kommunikationsformer til mere effektive digitale kanaler, hvilket er lykkedes i stort omfang.

Som udgangspunkt for målingen er der gennemført tælleuge i administrationen i uge 36 og 38.

Resultatet af disse danner udgangspunktet for målingen på de enkelte mål og succeskriterier.

Der er lavet følgende konkrete mål og succeskriterier i kanalstrategien:

Mål i kanalstrategien

Udvikling 2010-2015

Bemærkning

Mængden af traditionel post skal reduceres

-25 % pr. år

-78%

Fra 2011 til 2015 er der et fald på -78%. Målet er nået.

Traditionel intern post

Skal være digitaliseret senest 31. december 2012

-90%

Det har vist sig, at det er urealistisk at digitalisere al intern post - der er behov for fysisk videresendelse af fx. pjecer og blade.

Målet er ikke nået.

Mængden af forsendelser, der frankeres centralt skal falde

25 % i 2011 og 10 % efterfølgende år

-95%

Resultatet er meget fint.
Målet er nået.

Brugen af fjernprint skal øges. Det koster 12 kr. at sende et fysisk brev, 9 kr. at sende via fjernprint og 2 kr. at sende via Digital post

Der skal arbejdes målrettet for at anvende fjernprint og Digital Post

+54% via fjernprint og +9.855% via Digital post

Målet er nået.
Samtidig er det samlede antal forsendelser faldet med -19%

Antallet af personligt fremmødte i administrationen skal falde

-15 % fra 2010 til 2011 og –10% de efterfølgende år

-42%

Målet er nået.

Selvbetjeningsløsninger

Som minimum skal tilbydes de løsninger, som aftales fælleskommunalt

I 2010 havde vi 2 selvbetjeningsløsninger.
Nu har vi over 260 selvbetjeningsløsninger.

Borgerservice og fagenhederne guider borgerne til at bruge løsningerne. Målet er nået.

Obligatorisk digital service

KL og Regeringen har meddelt, at al kommunikation mellem borgere og myndigheder fra 2015 som udgangspunkt skal være digital

Brønderslev Kommune har anskaffet de løsninger,
der er obligatoriske fra 1. december 2012 og 2015.
I alt 31 løsninger er blevet obligatoriske i perioden.

Der arbejdes målrettet med at flytte henvendelse fra borgerne over på de digitale løsninger

Telefoni

Det prioriteres, at borgerne oplyses om sagsbehandlernes direkte telefonnummer

32% af opkaldene er modtaget i den centrale omstilling.

Telefonpolitikken følges.

Der er fokus på at undgå returkald.

Hjemmeside

Det er et mål, at borgerne kan finde relevant info på hjemmesiden og betjene sig selv

Antallet af forskellige besøgende er steget med
100% fra 2010 til 2015.
17% bruger hjemmesiden via mobiltelefon/iPad.

Hjemmesiden har fokus på let tilgængelig selvbetjening og information

Det var et mål i Kanalstrategien, at 60% af kommunernes borgere havde valgt, at modtage forsendelser fra kommunen i Digital post inden loven om Offentlig Digital post blev indført i 2014. Loven indebar, at borgere skulle have en digital postkasse til brug for at modtage digital post fra det offentlige senest 1. november 2014.

Ved tælleugen 2015 havde 86,3 % af borgerne i Brønderslev Kommune tilmeldt sig Digital Post fra det offentlige. Landsgennemsnittet var 90,4 %, og Region Nordjylland var 87,4 %.

Borgerne har mulighed for at søge om fritagelse for Digital Post. Ved tælleugen havde 6,9 % fået midlertidig fritagelse, og 6,8 % havde fået permanent fritagelse.

Under ”Postforsendelser fra rådhuset” fremgår det, at 79 % af posten sendes som Digital Post, hvilket stemmer godt overens med de fælles kommunale mål på at opnå 80 %.

Det er vigtigt, at de enkelte fagenheder/stabe fortsat har fokus på at flytte borgerne til de digitale løsninger og øget selvbetjening.

Kanalstrategien skulle have været revideret i 2015, men har afventet den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi (2016-2020), der kom ultimo 2015. De tilhørende handlingsplaner forventes at foreligge første kvartal 2016.

Der er vedhæftet en detaljeret status.

Digitaliseringsforum fremsender sagen til Forretningsledelsen, Fag-MED for Administrationen og Økonomiudvalget til orientering.

Personale

Ingen.

Indstilling

Forretningsledelsen, 2. februar 2016, pkt. 6:

Karsten Bach gennemgik resultatet af tælleuger 2015.

Stor tilfredshed med at mange af målsætningerne er opnået på borgerhenvendelser, postforsendelser og på hjemmesiden.

Der skal fortsat arbejdes med implementering af bølgeplanerne, optimering af hjemmeside, minimering af antal returkald samt intern anvendelse af Selvbetjening.nu

Gennemgang taget til efterretning.

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Grete Christensen, Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen var inde som suppleant.

Bilag

Til toppen


7. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 1 Arbejdsskader
  • 2 Interne registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning.

Arbejdstilsynet

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet været på risikobaseret tilsyn på Jobcentret og på Dronninglund Rådhus, Teknik og Miljø. Begge steder fik en grøn smiley.

Samtidig har Arbejdstilsynet meldt nyt risikobaseret tilsyn inden for Administrationen. Denne gang på Ungecentret.

Beslutning

Ud over Ungecentret har Arbejdstilsynet også meldt risikobaseret tilsyn på Hegely.

Husk tilmelding til Arbejdsmiljødagene den 9. og 10. marts 2016. Den "røde tråd" gennem dagene er i år forebyggelse.

Se programmet og tilmeld dig her : http://www.broenderslev.dk/arbejdsmiljodagene/

Brugernavn: struktur

Password: 2090

I forbindelse med udskiftning af døre i underetagen på Brønderslev Råhus bliver der spurgt ind til, om dørene var flugtveje. De er nu erstattet af vinduer. Dette undersøges.

Fraværende: Grete Christensen, Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen var inde som suppleant.

Til toppen


8. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Orientering om fremtidig Rådhusbetjening
Beslutning

Rådhusbetjeningen kommer fremadrettet til organisatorisk til at høre under Ejendomme og Service. Kristine Søholm Larsen er ansat som teknisk servicemedarbejder til afløsning af Vagn, som går på pension.

Fraværende: Grete Christensen, Annie Præstegaard mødte for Anne Kirstine Jensen og Carsten Hoff Mortensen var inde som suppleant.

Til toppen


9. Lukket punkt: Rådhuskantinerne - Budgetmæssige udfordringer


Til toppen

Opdateret 11. februar 2016