7. september 2015

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 7. september 2015
Lokale: Lokale 272, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Intet.

Fraværende: Søren Steensen, Lene Faber, Thomas Jepsen, Grete Chistensen, Jørgen W. Pedersen og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen

Til toppen


2. Godkendelse af referater


Resume

Godkendelse af referater fra møder henholdsvis den 19. maj 2015 og den 17. juni 2015.

Sagsfremstilling

Fag MED for Administrtionen anmodes om at godkende referater fra møderne den 19. maj 2015 og den 17. juni 2015. Referaterne er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Søren Steensen, Lene Faber, Thomas Jepsen, Grete Chistensen, Jørgen W. Pedersen og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED for Administrationen foreligger der referater fra følgende:

  • Jobcentret
  • Børne- og Famileafdelingen
  • Visitationen
  • FAS Børn og Kultur
  • Staben for Økonomi, Personale og IT samt U&P
  • Borgerservice
  • Teknik og Miljø
  • Fællessekretariatet og Rådhusbetjening
Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Søren Steensen, Lene Faber, Thomas Jepsen, Grete Chistensen, Jørgen W. Pedersen og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


4. Halvårsregnskab pr. 30. juni 2015


Resume

Sagsforløb: Fag MED Administrationen

Halvårsregnskab og budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2015, fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stab og fagenheder udarbejdet halvårsregnskab og budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2015, der ud over skøn over udviklingen i budget 2015 også bruges som udgangspunkt for vurderingen af behovet for øvrige korrektioner i budget 2016.

Budgetopfølgningen viser forventede netto merudgifter på i alt 18,361 mio. kr. for hele 2015.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2015.

Sagsfremstilling

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder. Budgetopfølgningen 2 pr. 30. juni udgør også halvårsregnskabet jf. lov om kommunernes styrelse.

Budgetopfølgning 2 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

I hele 1.000

Status 30. juni 2015

Status inklusiv effekt af flerårsaftalen

Serviceudgifter

8.922

23.858

Overførselsudgifter

18.670

18.670

Finansiering

-9.231

-9.231

Total

18.361

33.297

Tidligere tillægsbevilling – PL regulering

-7.771

-7.771

Afvigelser i alt i forhold til korrigeret budget

10.590

25.526

En uddybende forklaring på afvigelserne inden for fagudvalgets politikområder fremgår af vedlagte bilag.

Der er ligeledes vedlagt et statusnotat på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med Budget 2015.

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 18. august 2015.

En meget væsentlig del af afvigelsen på budgetopfølgningen kan henføres til flygtninge/integrationsområdet, hvor der er indregnet i alt 13,745 mio. kr. Det er vigtigt at se denne merudgift i sammenhæng med den måde bloktilskuddet til kommunerne beregnes på, da det medfører at en del af indtægterne til at dække denne udgift først kommer senere.

Vedr. flerårsaftalen er det bekymrende, at den indsat der har væres udført for at nedbringe udgifterne på området langt hen af vejen bliver ”spist” af nye sager. FL er ikke i tvivl om, at det er vigtigt, at opretholde fokus på den måde der arbejdes på området, men omvendt bør det drøftes om det fremadrettede niveau på aftalen er realistisk.

Der har fra starten af året til hele organisationen været udmeldt en generel tilbageholdenhed, således man bredt i organisationen kunne opbygge en økonomisk ”buffer”, der kan hjælpe til med finansiering af et evt. underskud i 2015. Det bør derfor overvejes om udfordringerne med at nå målet på flerårsaftalen skal føre til at organisationen bredt skal bidrage til at finansieres medudgiften fx ved en ½ pct. engangsbesparelse i bredt på serviceudgifterne.

Økonomiudvalget behandlede budgetopfølgningen den 26. august.

På baggrund af den forventede overskridelse af budget 2015 indstiller Økonomiudvalget, at

  • Fagudvalgene anmodes om forslag til kompenserende besparelser inden næste møde i Økonomiudvalget den 2. september 2015
  • Hele organisationen skal fortsat udvise tilbageholdenhed

Afstemning om rets forbeholdet skal indarbejdes i budgetopfølgningen.

Halvårsregnskabet oversendes til Byrådets behandling den 2. september 2015.

Beslutning

Jens gav en orientering.

Taget til efterretning.

Fraværende: Lene Faber, Thomas Jepsen, Grete Chistensen, Jørgen W. Pedersen og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


5. Høring af budgetforslag 2016 til 1. behandling


Resume

Sagsforløb:

I henhold til tidsplan for udarbejdelse af Budget 2016, afholdes høring af budgetforslag til 1. behandling i perioden 7. - 16. september.

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har på møderne i august måned drøftet de af administrationen foreslåede ændringer til Budget 2016.

Oversigt over disse ændringer samt afdækningskatalog fremsendes til høring

Sagsfremstilling

Ifølge principper for udarbejdelse af budget 2016 udarbejder Økonomiafdelingen forslag til udvidelser og reduktioner. Disse behandles i fagudvalgene på møderne i august måned, hvor fagudvalgene skal indstille, hvilke af forslagene, der ønskes indarbejdet til 1. behandling i budgettet.

For at give et overblik over de ændringer, der foreslås indarbejdet, udarbejdes et skema for hvert politikområde, som hører under fagudvalget. Skemaet viser, hvilke ændringer der foreslås indarbejdet under hvert politikområde.

Skemaet er opbygget således, at øverste del består af rent budgettekniske tilretninger (pris og løn fremskrivning, sum over de omplaceringer, der er foretaget mellem politikområderne (udgiftsneutrale samlet set), ændringer som konsekvens af beslutninger i forbindelse med budget 2015, samt for evt. byrådsbeslutninger i første halvår af 2015 med økonomiske konsekvenser for 2016).

Herefter er opstillet forslag til udvidelser og reduktioner. Det er disse forslag, fagudvalgene har behandlet. Hvert af forslagene er beskrevet selvstændigt i det vedlagte bilag.

Fagudvalgenes indstillinger er efterfølgende behandlet i Økonomiudvalget den 26. august 2015.

Desuden er det prioriterede afdækningskatalog vedlagt.

Beskæftigelsesudvalget den 17. august 2015:

Beskæftigelsesudvalget indstiller, at der indregnes de ændringer, der fremgår af bilaget. Det betyder, at der indregnes følgende udvidelser på de enkelte politikområder:

501: Beskæftigelse og kontante ydelser + 62,244 mio. kr.

502: UngeCenter + 4,864 mio. kr.

503: Udlændinge + 15 mio. kr.

505: Pensioner, boligsikring mm + 2,405 mio. kr.

Økonomiudvalget den 26. august 2015:

De fremlagte forslag til udvidelser og reduktioner godkendt indarbejdet i basisbudget 2016.

Beslutning

Medarbejdersiden har følgende udtalelse til forslagene om afdækning på Økonomiudvalgets område:

  • Frygter for, at arbejdsmiljøet bliver forringet og dermed øget sygefravær
  • Vurderer at sagsbehandlingen fremadrettet ikke vil kunne overholde lovgivnings krav
  • Er bemymret for, hvorvidt den administrative organisation kan blive ved med at leve op til politikernes krav og forventninger
  • Frygter hvorvidt de tilbageværende medarbejdere får mulighed for at fastholde det nødvendige faglige niveau i sagsbehandlingen
  • Har en forventning om at politikerne vil stå til ansvar for de konsekvenser som besparelserne giver. Herunder klart at udmelde, at det betyder forringet serviceniveau i sagsbehandlingen og servicen
  • Frygter den generelle rengøringsstandard i forhold til indeklima/velfærd
  • På nogle områder er der foreslået en ekstra besparelse udover det, som er afdækket, hvilket kan få konsekvenser for serviceniveauet og arbejdsmiljøet på området.

Medarbejdersiden ønsker at de forslag, som indeholder personalereduktioner skal prioriteres til sidst.

Medarbejdersiden udtaler, at de gerne ser en gennemarbejdet plan bagved forslaget omkring slankere ledelsesstruktur i hele organisationen og ikke bare ved tilfældigheder, jfr. forslag nr. 9 i afdækningskatalog.

Fraværende: Lene Faber, Thomas Jepsen, Grete Chistensen, Jørgen W. Pedersen og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


6. Kommissorium for det videre arbejde - "Åbent Rådhus"


Resume

Sagsforløb: FL

Drøftelse af forslag til kommissorium for det videre arbejde med "Åbent Rådhus - når borgeren pludselig står bag dig".

Sagsfremstilling

Forretningsledelsen har i efteråret 2014 drøftet nedsættelse af arbejdsgruppe ”Åben Rådhus – når borgeren pludselig står bag dig”. Forretningsledelsen har i møde

den 30. september 2014 besluttet, at der skal udarbejdes et mere præcist kommissorium, inden arbejdet igangsættes. Til at forestå dette er nedsat arbejdsgruppe bestående af 4

medarbejderrepræsentanter og 2 ledelsesrepræsentanter.

Arbejdsgruppen fremsender forslag til det videre arbejde.

Kommunaldirektøren foreslår, at Forretningsledelsen drøfter forslaget.

Indstilling

Forretningsledelsen, 7. april 2015, pkt. 10:

Behandles videre på et kommende møde, hvor repræsentant for arbejdsgruppen anmodes at give en mundtlig fremlæggelse og uddybning.

Sagsfremstilling til forretningsledelsens møde den 26. maj 2015:

Lotte Holt Worup deltager under dette punkt.

Forretningsledelsen, 26. maj 2015, pkt. 7:

Lotte Worup uddybede forslag til kommissorium.

FL vurderer, at problemstillingen kan lokaliseres til Visitationen i Bredgade og Børn og Kultur på Rådhuset.

FL anbefaler MED-Adm., at der nedsættes arbejdsgrupper med udgangspunkt i AMR-organisationen for de 2 matrikler.

Formålet/kommissoriet for grupperne er at finde de bedste løsninger i forhold til minimering af utrygheden. Formålet/kommissoriet er ikke at vurdere telefonpolitik eller serviceniveau i forhold til betjening af borgerne.

Søren leder arbejdsgruppen for Rådhuset. Henrik leder arbejdsgruppen for Bredgade.

Beslutning

Som udgangspunkt er problemstillingen lokaliseret til Visitationen (dækkende både Brønderslev og Dronninglund) samt Børn og Kultur på Rådhuset. Samtidig undersøges det, om der er et behov på Dronninglund Rådhus (matriklen).

Fag MED udpegede medlemmer til de to arbejdsgrupper og de er som følger:

Visitationen:

  • Henrik Aarup-Kristensen
  • Ellen Lykke
  • Birthe Ø. Jensen
  • Lone Jin Nielsen

Børn og Kultur:

  • Søren Steensen
  • Lisbeth Fruensgaard
  • Sanne Riger
  • Ulla Christensen
  • Inge Gorm Andersen/Lotte Worup
  • Maria Petersen

Fraværende: Lene Faber, Thomas Jepsen, Grete Chistensen, Jørgen W. Pedersen og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen

Bilag

Til toppen


7. Udpegning af medlemmer til Feriefondens Bestyrelse


Resume

Fag MED for Administrationen bedes indstille 2 personer til Hoved MED, som skal indtræde i Feriefondens bestyrelse. Navne på de personer, som er interesseret i at komme i betragtning til bestyrelsen, vil foreligge på mødet.

Sagsfremstilling

Hoved MED godkendte i sit møde den 10. juni 2015 ny procedure i forhold til valg af nye medlemmer til Feriefondens bestyrelse.

Når et medlem af Feriefondens bestyrelse stopper f.eks. inden valgperiodens udløb, er det godkendt, at der er det enkelte Fag MED, der indstiller til Hoved MED, hvem der skal indtræde i bestyrelsen.

Alle medarbejdere inden for det pågældende Fagområde skal have muligheden for at tilkendegive, såfremt de ønsker at komme i betragning til en bestyrelsesplads. Blandt de tilkendegivelser der er indkommet indstiller Fag MED til Hoved MED, som træffer den endelige beslutning.

Formanden for Feriefonden har sendt en mail ud til medarbejderne inden for Fag MED for Administrationen. Fristen for tilkendegivelse er den 3. september 2015.

Beslutning

Der er kommet tilkendegivelser fra 3 personer, som ønsker at komme i betragtning til Feriefondens bestyrelse.

Fag MED Administrationen indstiller følgende personer til Hoved MED:

  • Ulla Christensen - Borgerservice og
  • Jesper Sand - Økonomi

Fraværende: Lene Faber, Thomas Jepsen, Grete Chistensen, Jørgen W. Pedersen og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen

Til toppen


8. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 2 Arbejdsskader
  • 1 Interne registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning.

Arbejdstilsynet

Arbejdstilsynet har meldt et risikobaseret tilsyn på Dronninglund Rådhus, Teknik og Miljø.

Beslutning

På mødet den 19. maj 2015 blev der orieneret om den ændrede procedure i forhold til indberetning af vold, trusler og andre psykiske faktorer. Siden da er der sket endnu en ændring, idet der nu kun anvendes ét skema, sådledes arbejdsskader og vold, trusler og andre psykiske faktorer indberettes på samme skema.

Det er arbejdsmiljøgruppen på arbejdspladsen, som har ansvaret for at indberette via Easy. Arbejdsmiljøkonsulenten har møde med alle AMR i Administrationen den 22. september 2015 i forhold til den fremadrettet procedure.

Fraværende: Lene Faber, Thomas Jepsen, Grete Chistensen, Jørgen W. Pedersen og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Beslutning

1.

Emnet omkring nye medarbejdere blev drøftet. Der var et ønske om, at nye medarbejder skulle præsenteres via en mail i organisationen. Efter en snak omkring dette, var der dog enighed om, at det kun er ved nye ledere, der skal sendes en mail rundt, ikke ved alle nye medarbejdere.

2.

Datatilsynet har meldt deres ankomt ved Brønderslev Kommune den 24. september 2015. Det giver anledning til at få ryddet det op.

Fraværende: Lene Faber, Thomas Jepsen, Grete Chistensen, Jørgen W. Pedersen og Marna Hagensby mødte for Rita Nielsen

Til toppen

Opdateret 14. september 2015