25. november 2015

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 25. november 2015
Lokale: Lokale 120, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsordenen


Beslutning

Intet.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mød den 7. september 2015.

Sagsfremstilling

Fag MED for Administrationen anmodes om at godkende referatet fra mødet den 7. september 2015. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED for Administrationen foreligger der referater fra følgende:

  • Jobcentret
  • Socialcenter
  • Fællessekretariatet & Rådhusbetjeningen
  • Visitationen
  • Borgerservice
  • FAS Børn og Kultur
  • Børne- og Familieafdelingen
  • Børne- og Familieafdelingen
Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 3 - 2015


Resume

Sagsforløb: Fag MED Administrationen

Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2015, fremsendes til MED-udvalgets orientering.

Økonomiafdelingen har i samarbejde med øvrige stab og fagenheder udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2015, der ud over skøn over udviklingen i budget 2015 også bruges som udgangspunkt for vurderingen af behovet for øvrige korrektioner i budget 2016.

Budgetopfølgningen viser forventede mindre udgift på i alt -1,1 mio. kr. for hele 2015. Indkluderes effekten af flerårsaftalen forventes et merforbrug på 16,7 mio. kr.

Sagsfremstilling

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Forretningsledelsen, der fremsender budgetopfølgningen til Fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Budgetopfølgning 3 viser, at der pt. forventes følgende budgetafvigelser:

I hele 1.000

Status

Serviceudgifter

6.892

Overførselsudgifter

20.137

Finansiering

-9.997

Total

Tidligere tillægsbevilling - pl regulering

Kompenserende besparelser besluttet i Byrådet den 2. september 2015

Anlægspulje til bygningsvedligeholdelse - fastfryses

Afvigelser i alt i forhold til korrigeret budget

17.032

-7.771

-5.467

-4.900

-1.106

Inkluderes effekten af fleraftalen viser Budgetopfølgning 3 følgende budgetafvigelser:

I hele 1.000

Status inklusiv effekt af flerårsaftalen

Serviceudgifter

24.712

Overførselsudgifter

20.137

Finansiering

-9.997

Total

Tidligere tillægsbevilling - pl regulering

Kompenserende besparelser besluttet i Byrådet den 2. september 2015

Anlægspulje til bygningsvedligeholdelse - fastfryses

Afvigelser i alt i forhold til korrigeret budget

34.852

-7.771

-5.467

-4.900

16.714

Forretningsledelsen behandlede budgetopfølgningen d. 27. oktober 2015.

Forretningsledelsen bemærker, at den samlede budgetopfølgning overordnet set ligger på niveau med halvårsregnskabet. Forretningsledelsen er bekymret over, at udgifterne på flerårsaftalens område udvikler sig i den forkerte retning. Udgifterne på dette område ligger således yderligere 2,9 mio. kr. over niveauet fra sidste budgetopfølgning.

Forretningsledelsen vil derfor hurtigst muligt tage skridt til at få iværksat arbejdet med at revurdere flerårsaftalen, som det er aftalt i budgetforliget for budget 2016.

Budgetopfølgningen tages i øvrigt til efterretning og det anbefales at der gives bevillinger i forhold til budgetopfølgningen.

En uddybende forklaring på afvigelserne fremgår af budgetopfølgning 3 som er vedlagt.

Desuden er status på aftalepunkterne vedlagt.

Beslutning

Søren gav en orientering.

Niveauet for 3. budgetopfølgning er nogenlunde samme som for halvårsregnskabet.

Udfordringen er stadig flerårsaftalen på psykiatri- og handicapområdet. På mødet i januar skal Byrådet præsenteres for et forslag til, hvordan man arbejder med flerårsaftalen.

Punktet taget til efterretning.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Bilag

Til toppen


5. Orientering om udmøntning af budget 2016


Resume

Orientering og status på udmøntning af budget 2016.

Sagsfremstilling

I forbindelse med budget 2016 blev det besluttet, at der skal gennemføres en besparelse på 800.000 kr. i 2016 og 1.500.000 kr. i 2017 og fremover på administrationens områder. I forlængelser heraf blev det besluttet, at Forretningsledelsen udarbejder konkret forslag til rammereduktionen på administrationsområdet, som forelægges for, og besluttes af, Økonomiudvalget inden endelig gennemførelse.

Der gives en orientering og status på sagen.

Beslutning

Den overordnende ramme er, at der tilsammen skal spares det, der svarer til ca. 3,25 stilling i Administrationen.

En del af den politiske budgetaftale indeholdt, at nedprioriterer vandløb- og naturområdet til fordel for opprioritering af sagsbehandling, der understøtter bosætning og erhvervslivet under Teknik og Miljø. Det har betydet, at 2 personer er blevet flyttet fra de nedprioriterede områder til de opprioriterede områder, og samtidig er bliver 2 vakante stillinger i Teknik og Miljø ikke genbesat. Overflytningen af de 2 medarbejdere er foregået ud fra vurderinger af, hvem der bedst kunne varetage de opprioriterede opgaver. De resterende 1,25 stilling fordeles på lønsummen på de øvrige områder.

De tillidsvalgte i Teknik og Miljø har skrevet en bekymringsskrivelse, som blev afleveret på mødet. Skrivelsen er vedhæftet punktet som bilag. I denne pointeres, hvor vigtigt det er med inddragelse af de lokale tillidsvalgte i sådanne sager, så hurtigt som muligt – dels for at skabe ro på arbejdspladsen og dels for at sikre, at der via dialogen opnås en følelse af ordenlighed i processen. Ved den manglende inddragelse er der skabt meget utryghed og frustration, og der bliver brugt meget unødigt energi i at spekulere over egen/fælles situation. Ønsket er, at der i fremtiden vil blive arbejdet ihærdigt på genopbygning af det gensidige tillidsforhold.

Processen blev drøftet og medarbejdersiden ønsker, at de inddrages noget mere ved eventuelle lignende og fremadrettet processer.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Bilag

Til toppen


6. Fraværsforebyggende indsatser på hygiejne og indeklima i forhold til nærvær/fravær indsatsen


Resume

Arbejdsmiljørepræsentanterne i Administrationen har været samlet igen og ønsker en status på punktet, som var på møde den 19. maj 2015, om fraværsforebyggende indsatser på hygiejne og indeklima i relation til nærvær/fravær indsatsen.

Nogle ting er iværksat siden sidste møde, men der også dele, som der ikke er givet en tilbagemelding på. Derfor ønskes der en status.

Sagsfremstilling

3 af de 4 arbejdsmiljøgrupper på Rådhuset har i deres APV handleplan nogle fokusområder, som er problematiske i forhold til nærvær/fravær indsatsen.

Utætheder, træk,kuldenedfald og temperaturer

Det trækker voldsomt fra vindueskarmene, hvilket giver store problemer med træk. Der er ikke kun tale om kuldenedfald fra skråvinduer. Trækgenerne kan mærkes over ryg og arme, hvilket giver gener i nakke, arme og skuldre. Ind imellem må personalet på øverste etage sidde med vinterjakke på.

Der kommer fugt/vand ind fra taget, som løber ned ad væggen på øverste etage, og der lugter af fugt og mug.
På nogle af vinduerne på øverste etage skaller malingen af pga. fugtskader.
Der trækker og regner ind ved branddørerne for enden af gangene på de to nederste etager.
For at undgå en del træk er udluftningskanaler tapet til.

Toiletforhold

Toiletterne er slidte. Det opleves, at toiletterne ikke kan skylde ordentlig ud. På alle etager findes der toiletter der lugter af kloak eller urin.
Der er problemer med at toiletterne over natten bliver tømt for vand, og kontorer og gange lugter fælt, når personalet møder ind om morgenen.
Der opleves dårlig udluftning på toiletterne.

Arbejdsmiljøgruppen for Børn og Kultur samt arbejdsmiljøgruppen for Fællessekretariatet, Borgerservice, Rådhusbetjeningen, Socialcentret og kantinen har begge fremsendt handleplan til Bygningsafdelingen med en beskrivelse af ovenstående problematikker. Der foreligger dog endnu ingen afklaring på problematikkerne.
Dertil afventer arbejdsmiljøgruppen for Sundhed og Velfærd resultatet af Fag MED for Administrationens drøftelse af de fysiske forhold, før de fremsender deres handleplan til Bygningsafdelingen.

Spritdispensere

Arbejdsmiljørepræsentanterne for Administrationen indstiller samlet til, at Fag MED for Administrationen diskuterer behovet for spritdispensere ved kantinerne til forebyggelse af smittespredning i relation til nærvær/fravær indsatsen.

Der serveres ofte buffé i kantinen, hvor mange har fat i det samme service, og alle skal trykke på den samme knap for at trække vand. Der er derfor ønske om, at der er mulighed for at afspritte hænder til forebyggelse i relation til indsatserne omkring nærvær/fravær.

Indstilling

Fag MED for Administrationen, 19. maj 2015, pkt. 8:

Thomas Jepsen orienterede om følgende tiltag vedr. Brønderslev Rådhus, der p.t. er indtænkt i ESCO-projektet:

  • Loftrum over gl. bygningsdel efterisoleres med 200 mm papiruld.
  • Lukning af riste i murværk under vinduerne samt i skunke (vil reducere trækproblemer og kuldenedfald)
  • Udskiftning af radiatorventiler.
  • Udskiftning af belysning, mest i kælder.
  • Solceller på taget.

Det er aftalt med ESCO-samarbejdspartneren Kemp & Lauritzen, at de i dagsordenen påpegede problemstillinger gennemgås på møde mellem parterne den 21/5 2015.

Det vil herefter blive vurderet, hvorvidt yderligere tiltag kan gennemføres indenfor den gældende økonomise ramme.

I forhold til spritdispensere undersøger Ole, hvad udgiften ved opsætning i kantinerne, på henholdsvis Brønderslev og Dronninglund rådhuse, vil være. Opsætning aftales mellem kantinerne og Teknisk Service.

Beslutning

Søren giver en status i forhold til punktet:

  • ESCO-projektet burde løse de gener, der har været i forhold til træk. Er det ikke tilfældet, så kontakt dem, som har ansvaret for problemet.
  • Spritdispensere blev sat op i begge kantiner umiddelbart efter sidste møde
  • Rådhusbetjeningen har ikke haft henvendelser i forhold til problemer med toiletforhold igennem længere tid.

Generelt opfordres der til, at der tages kontakt til dem, som har ansvaret, såfremt det opleves, at der er noget, som ikke er løst.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Til toppen


7. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

  • 2 Arbejdsskader
  • 2 Interne registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning.

Arbejdstilsynet

Arbejdstilsynet har ikke meldt nye risikobaseret tilsyn inden for Administrationen og de har endnu ikke været besøg på Dronninglund Rådhus, Teknik og Miljø.

Beslutning

Taget til efterretning.

Ole orienterer om muligheden for at lave en sundhedsforsikring for alle ansatte som en bruttoordning. Ole laver oplæg til FL.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Til toppen


8. Årshjul 2016


Resume

Forslag til datoer for møder i MED-organisationen i 2016 til drøftelse og godkendelse.

Sagsfremstilling

HR-afdelingen har udarbejdet forslag til datoer for MED-organisationen i 2016.

Når tidsplan for budget 2017 er udarbejdet, fastsættes datoer for møderne i henholdsvis juni og september måned 2016 og der indkaldes til MED-møder via outlook.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Bilag

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante emner for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Information om "Åbent Rådhus"
Beslutning

Ad 1)

Der er afholdt opstartsmøde i forbindelse med arbejdsgruppen for "Åbent Rådhus". Det er en hårfin balance at have et åbent Rådhus samtidig med, at der skal "passe godt på" medarbejderne.

Arbejdsgruppen der var nedsat i forbindelse med Visitationen er opløst, idet der ikke lægere er problematikker på området.

Lene orienterer om, at der på næste møde kommer der et punkt på dagsordenen som vedr. kantineudvalget. Der er forslag om, at det fremadrettet vil være under Fag MED Administrationen.

Fraværende: Thomas Jepsen, Jens Davidsen, Anne Kirstine Jensen og Ingrid Thompsen mødte for Anders Madsen.

Til toppen

Opdateret 11. december 2015