23. februar 2015

Intet.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Godkendelse af referat fra møde den 27. november 2014.

Fag MED for Administrationen anmodes om at godkende referat fra møde den 27. november 2014. Referatet er tidligere udsendt.

Godkendt.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Til orientering for Fag MED Administrationen foreligger der referater fra følgende:

• Borgerservice
• Jobcentret
• Socialcentret
• Børne- og Familieafdelingen
• Staben for Økonomi, Personale og IT samt UP
• Borgerservice
• Teknik og Miljø

Der blev stillet et overordnet spørgsmål, som gik på, hvem der er ansvarlig for at formidle beslutninger videre til Lokaludvalg/Personalemøder med MED-status.

Det blev besluttet, at der på de enkelte møder konkret besluttes, hvem der er tovholder på opgaven, men det vil altid være formandskabet, som har ansvaret.

Punktet tages til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Sagsforløb: FL/MED-Adm/ØK

Forretningsledelsen har godkendt, at Brønderslev Kommune tilslutter sig det eksisterende samarbejde i Region Midtjylland med den digitale Hotline pr. 1. februar 2015 samt finansieringen heraf.

Fremsendes til Fag MED for Administrationen til orientering.

Kommunaldirektørkredsen i Nordjylland godkendte den 16. september 2014, at Borgerservicecheferne i de nordjyske kommuner igangsatte en undersøgelse af, om der blandt de nordjyske kommuner kunne beskrives et eller flere forslag til et kontaktcentersamarbejde.

Formålet med oprettelse af et kontaktcenter er, at så mange borgere som muligt får straksafklaret deres behov for (digital) hjælp og derfor ikke har behov for at møde op personligt i kommunen eller bruge andre dyrere henvendelseskanaler.

Kommunaldirektørkredsen i Nordjylland anbefaler den 5. december 2014 indstillingen om, at koble sig på Den Digitale Hotline i Region Midtjylland.

Borgerservicecheferne i Nordjylland har udarbejdet vedlagte notat om fælleskommunalt kontaktcenter i Nordjylland.

I notatet er der beskrevet to modeller for oprettelse af en digital hotline/kontaktcenter. Begge modellers udgangspunkt er et virtuelt (telefon) samarbejde med henblik på at bibeholde arbejdspladser lokalt i de enkelte kommuner og at sikre en økonomisk og kompetencemæssig bæredygtighed, så opgaven fortsat løses lokalt.

Model 1: Indgår samarbejde med Den Digitale Hotline, som allerede er oprettet i Midtjylland.

Model 2: Oprettelse af et nyt kontaktcenter i Nordjylland, idet der ikke p.t. findes et sådant i området.

Af notatet fremgår det, at anbefalingen til et kommende kontaktcenter er, at man indgår samarbejde med ”Den Digitale Hotline” i Midtjylland, som er velfungerende.

Fordelen ved at indgå samarbejde med Midtjylland er, at man ikke behøver at opbygge noget nyt, men kan indgå i et velfungerende og struktureret samarbejde. Ved at indgå i samarbejde med Midtjylland vil den digitale hotline ligeledes blive mere fleksibel, mindre sårbar ved sygdom og spidsbelastninger, samt have en større faglighed.

Forudsætning for at indgå i samarbejdet er blandt andet, at KL’s online serviceværktøj ”Selvbetjening.nu” benyttes, og for Brønderslev Kommunes vedkommende er det et værktøj som vi p.t ikke benytter i kommunen.

Det midtjyske samarbejde, har foreslået en opstartsperiode på 3 måneder løbende fra den 1. februar til den 1. maj 2015, hvorefter de nordjyske kommuner indtræder i repræsentantskabet og styregruppen. Der skal udarbejdes nye fordelingsnøgler mellem kommunerne og projektøkonomien justeres.

Stabsenheden for Service foreslår, at

• Brønderslev Kommune tilslutter sig det eksisterende samarbejde i Region Midtjylland med Den Digitale Hotline pr. 1. februar 2015
• opgaven forankres i Borgerservice, selvom flere af opgaverne p.t. løses i fagenhederne af de enkelte sagsbehandlere.

Udgiften for Brønderslev Kommune i opstartsperioden på 3 måneder er angivet til 17.956 kr. Herudover vil der komme udgift til lokal markedsføring af hotline telefonnummeret - denne pris kendes ikke p.t.. Der bliver også behov for uddannelse af medarbejdere, som skal indgå i bemandingen af den digitale hotline samt indkøb af PC'ere, programmeret til varetagelse af opgaven - udgift ca. 25.000 kr.

Der kommer udgifter til supportkurser mm - prisen for 1 kommune er 122.000 kr., hvis 2 kommuner slår sig sammen er udgiften 66.000 kr. pr. kommune og hvis 3 kommuner slår sig sammen er prisen 50.000 kr. Denne udgift kan evt. holdes via puljen til digitalisering.

Efter opstartsperioden udgør omkostningerne i det midtjyske samarbejde ca. 0,21 kr. pr. borger pr. måned ~ 7.481,67 kr. pr. måned / 89.780,04 kr. pr. år.for Brønderslev Kommune.

Hver kommune, som bidrager til bemandingen godskrives 272 kr. pr. time. Bemandingen tilpasses volumen og tilstræbes fordelt mellem kommunerne i forhold til kommunernes størrelse.

Medarbejderne i de enkelte fagenheder skal bidrage med viden til den database, der skal udarbejdes vedr. de enkelte selvbetjeningsløsninger.

Forretningsledelsen, 6. januar 2015, pkt. 9:

Forretningsledelsen anbefaler forslagene fra Stabsenheden for Service og foreslår, at etableringsomkostningerne finansieres af digitaliseringspuljen. Sagen sendes til orientering i Fag MED for Administrationen og Økonomiudvalget.

Økonomiudvalget, 21. januar 2015, pkt. 27:

Taget til efterretning.

Økonomiudvalget, 21. januar 2015, pkt. 27:

Taget til efterretning.

Lene gav en kort orientering om punktet, som blev taget til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Sagsforløb: DIFO/FL/MED-ADM/ØK

Siden 2010 er der gennemført tælleuger i administrationen.

Målet er at flytte borgernes henvendelser fra traditionelle skriftlige og personlige kommunikationsformer til digitale kanaler.

Resultat af tælleugen fremsendes til Forretningsledelsen, Fag-MED for Administrationen og Økonomiudvalget til orientering.

Byrådet godkendte i møde den 15. september 2010 forslag til Kanalstrategi for Brønderslev Kommune.

Kanalstrategien har til formål at flytte henvendelser fra traditionelle skriftlige og personlige kommunikationsformer til mere effektive digitale kanaler. Som det fremgår af nedenstående tabel er det lykkedes i stort omfang.

Som udgangspunkt for målingen er der gennemført tælleuge i administrationen i uge 36 og 38. Resultatet af disse danner udgangspunktet for målingen på de enkelte mål og succeskriterier.

Der er lavet følgende konkrete mål og succeskriterier i kanalstrategien:

Det er et mål i Kanalstrategien, at 50 % af kommunens borgere har valgt at modtage forsendelser fra kommunen i Digital post senest den 31. december 2011. I 2012 var målet 60 %. Ved udgangen af oktober 2014 havde 61,3% af borgerne i Brønderslev Kommune tilmeldt sig Digital Post fra det offentlige. Landsgennemsnittet var 63,8% og Region Nordjylland var 62,1%.
Borgerne har mulighed for at søge om fritagelse for Digital Post. Ved udgangen af oktober 2014 havde 6% fået midlertidig fritagelse og 5,8% havde fået permanent fritagelse.

Folketinget har i juni 2012 vedtaget Lov om Offentlig Digital post. Loven indebærer, at borgere skal have en digital postkasse til brug for at modtage digital post fra det offentlige senest den 1. november 2014.

Det er vigtigt, at de enkelte fagenheder / stabe har fokus på, at flytte borgerne til de digitale løsninger. Emnet drøftes i Digitaliseringsforum og der holdes kurser for pensionister m.fl. om anvendelsen af de digitale kurser og brug af NemId.

Digitaliseringsforum foreslår, at Forretningsledelsen, Fag-MED for administrationen og Økonomiudvalget tager sagen til orientering.

Forretningsledelsen, 6. januar 2015, pkt. 7:

Forretningsledelsen tager orienteringen til efterretning. Der udsendes en pressemeddelelse fra borgmesteren.

Økonomiudvalget, 21. januar 2015, pkt. 15:

Taget til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Sagsforløb: FL

FL har besluttet principper for, hvorledes rationale vedr. Bølgeplan 3 skal realiseres og fremsender den til drøftelse i Fag MED for Administrationen.

Af nedenstående tabel fremgår de områder, der er omfattet af bølgeplan 3. For hvert område er anført det rationale som KL vurderer der kan opnås.

Der ønskes en drøftelse af hvilke principper der skal være for høstning af rationaler:

· Hele beløbet?

· En procentdel?

· Andre forslag?

Punktet har været på Digitaliseringsforums dagsorden til det seneste møde. Digitaliseringsforum besluttede ikke at komme med en anbefaling til Forretningsledelsen, men fremsender sagen til beslutning i Forretningsledelsen.

Gevinstrealiseringen vil medføre en reduktion i antallet af stillinger på de berørte områder.

Forretningsledelsen, 6. januar 2015, pkt. 8:

Principperne for fordelingen fastholdes fra de tidligere bølgeplaner, dvs.:

1. KL’s beregnede gevinstpotentiale for de enkelte systemer indregnes med 50% (dog 100% ved brugerfinansierede systemer)
2. Evt. lokalt beregnede og aftalte rationaler ved andre indførte digitale systemer (f.eks. kommunikationssystem, OPUS)
3. Evt. manglende opnået rationale på administrationsområdet i forhold til budgetlagt fordeles efter afdelingernes lønsum. I forhold til 2015 forventes det på nuværende tidspunkt, at mankoen vil være ca. 300.000 kr.

Lene orienterer om Bølgeplan 3, som drøftes.

Medarbejdersiden udtrykte bekymring for de forudsætninger, der ligger til grund for de påståede potentialer. Desuden er der bekymring for at evt. manglende opnået rationale på administrationsområdet, set i forhold til det budgetlagte, fordeles efter afdelingernes lønsum set i relation til den kommende afdækning, budget 2016 og ikke mindst arbejdet med trivsel på arbejdspladsen og fokus på at reducere sygefraværet.

Der var enighed om, at det vil være en god idé at begynde at tænke i nye arbejdsgange.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Budgetproces for arbejdet med Budget 2016 fremsendes til orientering.

Økonomiudvalget godkendte d. 21. januar 2015 forslag til budgetproces for arbejdet med Budget 2016.

I forhold til sidste års proces, er den væsentligste ændring, at udarbejdelsen af afdækningskataloger startes op allerede i januar måned og at de skal være færdige så tidligt, at de politisk kan prioriteres i fagudvalgene senest i juni måned i år.

Af budgetprocessen fremgår, at der stiles mod et samlet sparemål på ca. 30 mio. kr. på serviceudgifterne og 5 mio. kr. på overførselsudgifterne, udover de besparelser, der allerede tidligere er besluttet.

De konkrete sparemål samt krav til størrelse af afdækningskatalog for de enkelte fagudvalg og politikområder, fremgår af vedlagte bilag.

Søren orienterer om den vedtagne budgetproces for 2016.

Orienteringen tages til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Byrådet besluttede på mødet den 17. december 2014, at der skal udvises generel tilbageholdenhed i forhold til frigivelse af bevillinger og ansættelser fremover.

På baggrund af byrådets beslutning er der sendt en mail ud til alle ledere i hele organisationen om økonomisk tilbageholdenhed. Mailen er vedhæftet som bilag.

Fag MED for Administrationen bedes drøfte de økonomiske udfordringer, som dette giver.

Udvalget drøfter de økonomise udfordringer.

Medarbejdersiden anerkender, at der på et så tidlig tidspunkt er varslet økonomisk tilbageholdenhed, men er meget bekymret i forhold til, hvordan tingene skal kunne hænge sammen ude på arbejdspladserne, når der vil blive færre til at løse de samme opgaver.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Sagsforløb: FL / ØK

Økonomiudvalget har godkendt reviderede retningslinjer for telefonkommunikation. Retningslinjerne fremsendes til Fag MED for Administrationen til orientering.

Stabsenheden for Service fremsender forslag til reviderede retningslinjer for telefonkommunikation.

Retningslinjerne er tilpasset den praksis der p.t. er i forhold til de beskeder borgeren / virksomheden får, når de ringer til den centrale omstilling i Brønderslev Kommune.

Herudover er der sket enkelte redaktionelle tilpasninger.

Stabsenheden for Service foreslår, at Forretningsledelsen drøfter retningslinjerne og indstiller disse til godkendelse i Økonomiudvalget.

Efterfølgende skal de reviderede retningslinjer implementeres i de enkelte afdelinger, så det sikres, at borgerne / virksomhederne møder en imødekommende, effektiv og professionel besvarelse af telefoniske henvendelser.

Til orientering / evt. drøftelse vedhæftes en oversigt over de enkelte afdelingers telefontider.

Ingen.

Forretningsledelsen, 6. januar 2015, pkt. 10:

Forretningsledelsen anbefaler retningslinjerne godkendt med følgende tilføjelser

• Der skal alle steder i administrationen i hele den generelle telefonåbningstid være mulighed for enten besvarelse af opkald (f.eks. direkte kontakt eller via telefonsluse i afdelingen) eller mulighed for at lægge besked på telefonsvarer
• Alle afdelinger skal have fokus på at udnytte de muligheder der er i henholdsvis Lync (telefonsystemet) og på kommunens hjemmeside med henblik på bedst mulig borgerbetjening
• De enkelte afdelinger skal overveje, hvorvidt opbygning af FAQ (svar til ofte stillede spørgsmål) på hjemmesiden og/eller i det kommende kontaktcenter vil kunne understøtte borgerbetjeningen

Økonomiudvalget, 21. januar 2015, pkt. 26:

Godkendt med den ændring, at det skal præciseres, at telefonsvarer skal minimeres til fordel for telefonsluse/direkte kontrakt.

Lene orienterer om de ændringe, der er sket i retningslinjerne for telefonkommunikation.

Udvalget opfordrer til, at retningslinjerne sættes på dagsorden ude på afdelingsmøderne.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Til orientering.

På baggrund af de indsatsområder, der blev afdækket i evalueringen af de Fælles Rehabiliterende Indsatser i efteråret 2014 (jf. referat af Ældreomsorgsudvalgets møde 4. december 2014, pkt. 4) samt en tilføjelse til Serviceloven i form af § 83a vedrørende rehabilitering (jf. bilag 1), er der udarbejdet et kommissorium (jf. bilag 2) samt en tidsplan (jf. bilag 3) for omlægningen af rehabiliteringsindsatsen. Kommissorium samt tidsplan for omlægning af rehabiliteringsindsatsen har været fremsendt til høring i henholdsvis Visitationen, Træningsafdelingen samt FRI-grupperne.

Rehabilitering i henhold til SEL § 83a

Når en borger søger om hjemmehjælp efter SEL § 83, skal kommunen først foretage en individuel og konkret vurdering af, om borgeren vil kunne forbedre sin funktionsevne – fysisk, psykisk eller socialt. Vurderes det, at der er rehabiliteringspotentiale, tilbydes borgeren et rehabiliteringsforløb efter SEL 83a.

Rehabiliteringsforløbet er et korterevarende og tidsafgrænset forløb, som skal tilrettelægges ud fra en helhedstænkning og tage udgangspunkt i borgerens ønsker, ressourcer og behov. Forløbet udføres i et tværfagligt samarbejde og dialog mellem borgeren og relevante faggrupper.

Der skal fastsættes individuelle mål i samarbejde med borgeren, som løbende justeres, hvis dette er nødvendigt. Målene og tidsrammen for rehabiliteringen skal indgå i en samlet beskrivelse.

Under rehabiliteringsforløbet skal borgeren have den nødvendige hjælp og støtte i forhold til at nå de fastsatte mål. Hjælpen og støtten tilpasses løbende udviklingen i borgerens funktionsevne – uanset om udviklingen er positiv eller negativ.

Når forløbet er afsluttet, skal borgeren – hvis denne stadig har et behov – tilbydes hjemmehjælp efter SEL 83.

Den nye lovændring understøtter således princippet om hjælp til selvhjælp og muliggør en mere smidig hjælpeindsats i et motiverende og dialogisk samarbejde mellem borgeren og kommunen, som sætter fokus på en bedre livskvalitet.

Rehabilitering efter SEL § 83a i Brønderslev Kommune

Lovændringen lægger rehabilitering ind under Serviceloven, som hidtil er blevet bevilget efter sundhedslovens § 119. Dette har blandt andet udelukket de private leverandører af hjemmehjælp fra at varetage rehabiliteringsopgaver. Derfor skal der nu træffes politisk beslutning i forhold til, om man vil lade de private leverandører varetage rehabiliteringsopgaver.

Lovændringen vil således medføre en forandring af organiseringen, rammesætningen og opgaverne i forhold til de Fælles Rehabiliterende Indsatser.

Kommissorium samt tidsplan har været sendt til høring i de medarbejdergrupper, der vil blive påvirkede af omlægningen henholdsvis Visitationen, FRI-grupperne samt Træningsafdelingen.

Omlægningen af rehabiliteringsindsatsen vil foregå i perioden februar 2015 og frem til oktober 2015.

·

Fag MED for Sundhed og Velfærd, 11. februar 2015, pkt. 3:

Taget til efterretning, men opfordrer til at inddrage medarbejderne, således processen bliver så god som mulig.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Pr. 1. april 2015 flytter Sundhedsplejen, Træningsafdelingen og Forebyggelsesafdelingen i Brønderslev Sundhedshus. I huset vil der være både kommunale og regionale funktioner.

Ifølge Brønderslev Kommunes rygepolitik må der ikke ryges i bygningen, mens der ifølge Region Nordjyllands rygepolitik ikke er tilladt at ryge på matriklen.

I Brønderslev Sundhedshus er der behov for fælles retningslinjer.

I Fag MED for Administrationen ønskes en drøftelse af, om retningslinjerne skal basere sig på røgfri bygning eller røgfri matrikel.

Udvalget anbefaler ens regler i Brønderslev Sundhedshus og bakker op og bestyrelsens beslutning.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn for Administrationen.

Arbejdsskader

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen har Personaleafdelingen modtaget følgende:

• 0 Arbejdsskader
• 9 Interne registrering af vold, trusler og anden psykisk påvirkning.

Arbejdstilsynet

Arbejdstilsynets rejsehold om voldsforebyggelse har været på besøg i Brønderslev Kommune. De oplyste, at der i løbet af 2015 vil komme en særlig indsats for socialrådgiverne.

Der spørges ind til statistik for arbejdsbetinget lidelser, som f.eks. stress. Disse bliver ikke registreret centralt fra og statistikken kan derfor kun laves ude på den enkelte arbejdsplads, hvor man er bekendt med hændelsen. Handleplaner i disse situationer er også meget aktuelle og vigtige.

I forhold til Arbejdstilsynets særlige indsats for socialrådgivere bliver der spurgt ind til, om der også er fokus på lignende faggrupper. Arbejdstilsynet skriver på deres hjemmeside, at indsatsen er for socialrådgivere og formuleringen i deres henvendelse, når de kommer på besøg er, at "der er fokus på medarbejdere, der arbejder som socialrådgivere". Fag MED for Administrationen opfordre selvfølgelig til, at der også er fokus på lignende faggrupper.

Punktet tages i øvrigt til efterretning.

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen

1. Beredskabsorganisering
2. Trivselsmåling
3. "Temadage om sygefravær"

1)

Orientering om omorganisering af beredskabet i Danmark pr. 1. januar 2016. Nordjylland bliver et §60 selskab bestående af 11 kommuner. Brønderslev bliver en del af "1-4-11", som kommer til at bestå af Frederikshavn, Hjørring, Jammerbugt og Brønderslev.

2)

Processen med trivselsmålingen er i gang: Tidsplanen er følgende:

• 1/3 - deadline for maillister
• 9/3-12/4 - trivselsmålingen gennemføres
• uge 16-18 - udlevering af elektroniske rapporter
• 6.-7. maj - informationsmøder
• efterår 2015 - sparingsmøder

3)

• 1. temadag om nærvær/fravær er færdig
• 2. temadag i april
• orienteringsmøde for TR/AMR den 17., 18. og 19. marts

Fraværende: Ole Holdt og Anne Kirstine Jensen