3. september 2020

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 3. september 2020
Lokale: Byrådssalen, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 10:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Connie Borkhardt, Jeppe Hvas Anderssson, Anja Morsing mødte for Marianne Heilskov Hansen og Mogens Stadsvold mødte for Jesper Larsen

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet, den 24. juni 2020.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende referatet fra mødet, den 24. juni 2020.

Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet fra sidste møde blev godkendt.

Fraværende: Connie Borkhardt, Jeppe Hvas Anderssson, Anja Morsing mødte for Marianne Heilskov Hansen og Mogens Stadsvold mødte for Jesper Larsen

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Plan og Miljø
  • Driftsområderne
  • Børne og Familieområdet
  • UngeCentret
  • Visitationen
Beslutning

Ingen bemærkninger til de indsendte referater fra Personalemøder med MED-status/Lokaludvalg.

Fraværende: Connie Borkhardt, Jeppe Hvas Anderssson, Anja Morsing mødte for Marianne Heilskov Hansen og Mogens Stadsvold mødte for Jesper Larsen

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2020


Resume

Sagsforløb: ØK/BY

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2020.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2020. I Budgetopfølgningen 2 pr. 30 juni 2020, på drift og finansiering, er der stort set balance, der forventes årsafvigelse på 0,6 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2020.

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgninger til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byrådet.

Sammendrag af forventede budgetafvigelser:

Forventede budgetafvigelser - serviceudgifter og øvrig drift:

* Justeres der for pulje til overførsler mellem årene på 25 mio. kr., vil der i stedet for en forventet årsafvigelse på 19,9 mio. kr. i merforbrug, være en forventet afvigelse på 5,1 mio. kr. i mindreforbrug. Dette er forudsat, at overførsler på serviceområderne mellem årene er på samme niveau som i 2019.

Samlet resultat

I Budgetopfølgningen 2 pr. 30 juni 2020, på drift og finansiering, er der stort set balance, der forventes årsafvigelse på 0,6 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2020. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 43,8 mio. kr. inkl. pulje til overførsel mellem årene.

I denne budgetopfølgning er der indregnet forventede udgifter til Covid-19 i 2020 på udvalgsområderne. Derudover er der påfinansieringssiden indarbejdet bl.a. midtvejsregulering på beskæftigelsesområdet, samt særlig Covid-19 kompensation m.v.

I tabellen nedenfor er udgifterne til Covid-19 på hvert politikområde i 2020 vurderet til 9,8 mio.kr. Brønderslev Kommune er kompenseret med 8,4 mio.kr. til Covid-19 udgifter for 2020. Kompensationen af udgifter til Covid-19 vurderes af Staten på et senere tidspunkt og der kan derfor komme en regulering til det udmeldte beløb.

På øvrig drift, som primært er beskæftigelsesområdet, er der indarbejdet et forventet merforbrug på 48,2 mio.kr. - svarende til den oplyste midtvejsregulering af udgifter til forsikrede ledige samt øvrige overførselsudgifter.

Covid-19 udgifter

Økonomiudvalget

2,1

Administration

0,5

Forsikring, beredskab og bygninger

1,6

Børne- og Skoleudvalget

2,1

Skoler og undervisning

1,4

Dagtilbud

0,7

Fritids- og Kulturudvalget

0,3

Fritid, kultur og bibliotek

0,3

Ældreomsorgsudvalget

4,5

Ældreomsorg

4,5

Social- og Sundhedsudvalget

0,8

Sundhed

0,3

Socialpsykiatri, handicap og misbrug

0,5

Total

9,8

Det øvrige merforbrug som er opgjort til 9,7 mio.kr. dækker over flere justeringer som kan læses på de efterfølgende sider i denne budgetopfølgning, men merforbruget skyldes primært, merforbrug på Børne og familieområdet 4,2 mio.kr., Unge Familier i UngeCentret 2,7 mio.kr. samt handicap og psykiatri, myndighed 5,0 mio.kr.

På finansiering forventes et samlet mindreforbrug/merindtægt på 68,3 mio. kr. Beløbet består primært af midtvejsreguleringer samt en ekstraordinær kompensation pga. Covid-19, i alt 58,9 mio. kr. Herudover er der i budget 2020 budgetteret med en udgift til efter- og midtvejsregulering af beskæftigelsestilskuddet på 9 mio. kr. På skatter er der en merindtægt på 0,6 mio. kr. og på renteindtægter forventes en mindreindtægt på 0,2 mio. kr.

Direktionen deltager i behandling af punktet.

Indstilling

Direktionen, 18. august pkt. 5:

Direktionen udtrykker tilfredshed med, at budgetopfølgning 2 stort set udviser balance. Samtidig skal det understreges, at der er stor usikkerhed med budgetopfølgningen pga. skønnet over udgifter som følge af covid-19 er meget usikkert. Især påoverførselsudgifterne er der meget store usikkerheder med hensyn til udgiftsniveauet, hvorfor der også kan forventes en yderligere midtvejsregulering af indtægterne i 2020.

Udover merudgifterne til covid-19 er de største udfordringer i budgetopfølgningen merudgifterne på det specialiserede voksenområde, samt det samlede Børn og ungeområde. Herudover er der stigende udgifter på ældreområdet siden sidste budgetopfølgning, bl.a. på grund af flere plejehjemspladser end budgetteret.

Direktionen anbefaler, at budgetopfølgningen godkendes.

Teknik- og Miljøudvalget, 17. august 2020, pkt. 14:

Indstilles til godkendelse.

Børne- og Skoleudvalget, 18. august 2020, pkt. 3:

Budgetopfølgningen indstilles godkendt.

Lars Bisgaard var fraværende.

Ældreomsorgsudvalget, 19. august 2020, pkt. 4:

Til efterretning.

Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalget, 19. august 2020, pkt. 9:

Orienteringen blev taget til efterretning.

Social- og Sundhedsudvalget, 19. august 2020, pkt. 4:

Udvalget tager orienteringen til efterretning.

Udvalget forventer en fortsat effekt af arbejdet med KLK-rapporten, ligesom udvalget udbeder sig et notat om de sager, der giver anledning til merudgifter i indeværende år.

Lars Bisgaard var fraværende.

Fritids-. og Kulturudvalget, 20. august 2020, pkt. 3:

Budgetopfølgning 2 taget til efterretning.

Økonomiudvalget, 26. august 2020, pkt. 3:

Indstilles godkendt.

Beslutning

Punktet blev drøftet ud fra den gennemgang, som Jens havde tidligere på dagen for alle MED-udvalg.

Kort konklusion:

  • Budgetopfølgning 2 udviser stort set balance
  • 10 mio. kr. vedrører COVID-19
  • Vi har brugt 1,5 mio kr. mere end vi er blevet kompenseret for i forbindelse med COVID-19
  • Vi bliver ikke kompenseret 1:1 for de udgifter vi har i forbindelse med COVID-19

Fraværende: Connie Borkhardt, Jeppe Hvas Anderssson, Anja Morsing mødte for Marianne Heilskov Hansen og Mogens Stadsvold mødte for Jesper Larsen

Bilag

Til toppen


5. Budget 2021 - høring af budgetforslag til 1. behandling


Resume

Sagsforløb: Med for Administration og Ejendomsservice

Budget til 1. behandling samt opmærksomhedsliste og forslag til råderumspulje udsendes til høring.

MED for Administration og Ejendomsservice anmodes om høringsvar indenfor udvalgets område.

Sagsfremstilling

Det tekniske budgetgrundlag som fremsendes til 1. behandling samt opmærksomhedsliste og forslag til råderumspulje fremsendes hermed til høring.

I det tekniske budgetgrundlag til 1. behandling er indeholdt pris- og lønfremskrivning samt lov- og cirkulæreprogram.

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har behandlet opmærksomhedslisten som indeholder ændrede forudsætninger på service- samt øvrige driftsområder. Punkter på opmærksomhedslisten er ikke indarbejdet i det tekniske budgetgrundlag.

Materialet fremsendes inden mødet.

Frist for høringssvar er 11. september kl. 12.00

Beslutning

Medarbejderrepræsentanterne gav udtryk for, at de gerne ville have haft materialet tidligere eller som minimum haft information om, at materialet først ville blive udsendt kl. 16.00 dagen før mødet i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, den 3. september kl. 10.00.

Søren henviste til "Tidsplan for udarbejdelse af budget 2021" som tidligere er præsenteret på Fag MED. Heri fremgår det, at der er temamøde, hvor politikerne bliver præsenteret for materialet, den 2. september og medarbejderrepræsentanterne kan ikke modtage materialet før politikerne.

For at undgå samme situation næste år, skal der være mindst én dag fra materialet er tilgængeligt til, at der er møder i MED-udvalgene.

Medarbejderrepræsentanterne i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har udarbejdet følgende høringssvar:

Det er positivt at råderumsforslagene, på Økonomiudvalgets område, er forslag, hvor besparelsen er sandsynliggjort og de ikke har direkte eller indirekte konsekvens for kollegaer eller borgere.

Fag MED Adm. og Ejendomsservice skal alene udtale sig ift. Økonomiudvalget område - alligevel må vi italesætte bekymring på følgende områder:

  • Beskæftigelses og uddannelsesudvalget -Forlag nr. 2. Psykiatri og Handicap:

Vi skal også i Brønderslev Kommune følge den digitale udvikling. Ift. råderumsforlaget, kan vi være bekymret ift. kollegernes arbejdsmiljø, hvis borgerne ikke får den støtte de har behov for, og reagerer på det, samt at det indikeres, at der vil være tale om færre personaleressourcer, til at løse opgaven.

  • Fritids og kulturudvalget – Forslag nr. 2. Samarbejde mellem Biblioteket, Kulturskolen og Ungdomsskolen.

Det er helt naturligt at tænke optimering og effektivisering. Det er bekymrende, at der er et spareforslag, der ikke beskriver, hvad der konkret tænkes på, hvilke rationale, der forventes og hvilke konsekvenser det kan få – også personalemæssige konsekvenser for det administrative personale.

  • Børn- og Familie/Børn- og Unge.

Vi har set, at der i flere år, ikke afsættes midler til foranstaltninger/anbringelser, og dermed ikke er en buffer, og budgettet ikke holder. Såfremt disse ikke indarbejdes i budgettet fremadrettet, er vi bekymret for den konsekvens, det kan have for, om borgerne får den indsats der er behov for og kollegernes arbejdsmiljø – bl.a. bekymring for besparelser og høje sagstal.

En fremtidssikring:

Fag MED anerkender at budgetsituationen i år ser bedre ud end efter flere år med større og mindre besparelser og vanskelige budgetlægninger – velvidende at der stadig er mange forhandlinger tilbage. Derfor ser vi, at det vil være relevant at tænke investeringer – generelt på alle områder. Ift. til Økonomiudvalgets området, ser vi at det vil være relevant at der i budget 2021, afsættes midler til at investere i kompetenceløft og lønudvikling, for at kunne fastholde og tiltrække kompetent arbejdskraft, så vi fortsat kan udføre de mere og mere komplekse opgaver.

Vi ser, at det er relevant at sikre, at der er medarbejdere til at tage over, når de nuværende går på pension. Udfordringen ser vi specielt på det administrative (HK) område, hvor der i flere år, ikke har været ansat elever. Vi kunne stille spørgsmålet: Har en kommune ikke forpligtelse til at sikre, at der uddannes unge mennesker, så der er nogle til at tage over - også på det administrative område?

Fraværende: Connie Borkhardt, Jeppe Hvas Anderssson, Anja Morsing mødte for Marianne Heilskov Hansen og Mogens Stadsvold mødte for Jesper Larsen

Bilag

Til toppen


6. Status COVID-19


Resume

Opfølgning og status på COVID-19.

Sagsfremstilling

På Fag MED Administrationen og Ejendomsservice gives der en opfølgning og status på COVID-19.

Beslutning

Søren orienterede om, at KL har gjort en del ud af at signalere, at kommunerne skal følge Sundhedsstyrelsens retningslinjer i forhold til COVID-19 - hverken mere eller mindre.

Beredskabsgruppen, som blev oprettet i forbindelse med COVID-19, er begyndt at mødes igen. Det sker 1 gang om ugen.

Generelt er der enighed om, at det går godt. Afstand, sprit og hygiejne er blevet en del af hverdagen. Er der konkrete spørgsmål eller mangler man oplysninger om COVID-19 tages kontakt til sin nærmest leder.

Fraværende: Connie Borkhardt, Jeppe Hvas Anderssson, Anja Morsing mødte for Marianne Heilskov Hansen og Mogens Stadsvold mødte for Jesper Larsen

Til toppen


7. Elever ved Brønderslev Kommune


Resume

Til orientering og drøftelse.

Sagsfremstilling

Der ønskes en generel drøftelse af ansættelse af elever ved Administrationen i Brønderslev Kommune.

HR har udarbejdet oversigt over antallet og typer af fagområder ved Brønderslev Kommune samt oversigt over konsekvens i forhold til AUB-bidrag. Oversigten viser elever i hele Brønderslev Kommune.

Beslutning

Fag MED drøftede punktet om elever ved Brønderslev Kommune ud fra følgende:

  • HK'erne har en høj gennemsnitsalder, hvordan sikre vi, at der er nogen til at tage over?
  • Der er ingen elever på det administrative område - er det et bevidst valg?
  • Der ansættes flere og flere AC'ere i Administrationen
  • Opgaverne har ændret sig over tid

Generelt er der en forventning om, at der ansættes medarbejdere ud fra de kompetencer, der efterspørges i afdelingen. Det er ikke et bevidst fravalg af elever. Der bliver flere og flere analyse opgaver og kompleksiteten i opgaverne har ændret sig, hvilket giver behov for flere ACére.

Det er de enkelte ledere i afdelingerne, der beslutter om, de ønsker at ansætte elever. Flere afdelinger kan også gå sammen om en elev. Medarbejderrepræsentanterne udtrykker, at hvis der er vilje, burde man kunne.

Fraværende: Connie Borkhardt, Jeppe Hvas Anderssson, Anja Morsing mødte for Marianne Heilskov Hansen og Mogens Stadsvold mødte for Jesper Larsen

Bilag

Til toppen


8. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobasseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til EASY for maj 2020 til og med juli 2020. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med fravær og uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har Arbejdstilsynet ikke været på risikobasseret tilsyn og der er ikke meldt om nye tilsyn indenfor området.

Arbejdstilsynet har endnu ikke besøgt følgende steder, hvor der er meldt risikobasseret tilsynsbesøg:

  • Varige Spor Øst

Andet:

  • Til orientering kan oplyses, at psykisk APV udsendes i oktober måned til hele organisationen.

PrioriteringstrekantenPrioriteringstrekanten er et af de værktøjer, som SPARK benytter ude på de kommunale arbejdspladser. Trekanten kan hjælpe med at forebygge stress og styrke trivslen på arbejdspladsen. Den hjælper jer med at starte en dialog om kerneopgaven og skabe refleksion omkring hvilke opgaver, der er vigtigst. Den kan også være med til at identificere de opgaver, der måske ikke er så vigtige, men som rutinemæssigtbare bliver udført. Læs mere HER

Få arbejdsfællesskabet til at hænge sammen …..

For mange har corona-nedlukningen betydet en arbejdsmæssig koldbøtte.Nogle håndterer nye teknologier og virtuelle mødeplatforme som fisk i vandet, andre har skullet lære det hele fra bunden på få dage. Nogle har haft brug for tæt daglig kontakt med deres leder og team, andre har haft det godt med at være selvledende. Nogle har fået dækket deres sociale behov til overflod af familien derhjemme, andre føler sig dybt isolerede uden kollegerne. Læs Malene Friis Andersen og organisationspsykolog Tina Mulvad Jørgensen fortælle om, hvordan I passer på jeres arbejdsfællesskab i den nye situation.Læs mere HER

Digital chikane: Faktakort til dialog

Fire nye faktakort om digital chikane kan hjælpe jer med at sætte gang i dialogen om digital chikane på arbejdspladsen. Digital chikane kan særligt opstå for jer, som arbejder med mennesker: Arbejder du med borgere så oplever du måske, at telefonisk og digital kommunikation i denne specielle periode med covid-19 fylder særlig meget. Kortene fokuserer hver på et bestemt emne, der kort bliver udfoldet, og har tilhørende dialogspørgsmål, som I kan bruge til at få gang i dialogen om digital chikane. Læse mere HER

Rengøring og smitterisiko

Covid-19 stiller helt nye krav til rengøring og hygiejne på arbejdspladsen. Medarbejdere, som normalt ikke deltager i rengøringen, har nu fået en vigtig opgave i forhold til at stoppe smitte. Det betyder, at de skal instrueres og oplæres i de nye opgaver. Få fakta og konkrete gode råd HER

Beslutning

Generelt har der i sidste periode ikke været indberettet mange arbejdsskader.

Trivselsmålingen har skiftet navn til Psykisk APV. Den udsendes primo oktober 2020 i hele organisationen. Siden der har været afholdt møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice er der truffet en beslutning om at udsætte udsendelsen af spørgeskemaerne minimum en måned, således der bliver bedre tid til det lokale forberedende arbejde i forhold til den psykiske APV.

Fraværende: Connie Borkhardt, Jeppe Hvas Anderssson, Anja Morsing mødte for Marianne Heilskov Hansen og Mogens Stadsvold mødte for Jesper Larsen

Bilag

Til toppen


9. Gensidig information - herunder relevante punkter til næste møde


Beslutning

Det konstateres, at rygning igen opleves som en stor gene på kontorerne, hvor vinduerne har været mere åbne hen over sommeren. Det er især på Brønderslev Rådhus og på JobCentret, at det er aktuelt.

I forhold til borgerne foreslås det, at nudging bringes i spil for at undgå, at borgerne står foran Brønderslev Rådhus og ryger.

Problematikken vendes på chefgrupperne med henblik på at håndhæve de retningslinjer, der er vedtaget i forhold til rygning.

Ledelse og medarbejderrepræsentanter ønsker ikke at indføre rygeforbud – men at vi viser hensyn til hinanden.

Fraværende: Connie Borkhardt, Jeppe Hvas Anderssson, Anja Morsing mødte for Marianne Heilskov Hansen og Mogens Stadsvold mødte for Jesper Larsen

Til toppen

Opdateret 9. september 2020