9. december 2020

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 9. december 2020
Lokale: Online / Mødelokale 219, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Velkommen til Lærke, som er ny i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet, den 3. september 2020.

Sagsfremstilling

Fag Med Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende referatet fra mødet, den 3. september 2020.

Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet blev godkendt.

Til toppen


3. Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2020


Resume

Sagsforløb: Fag MED for Administration og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2020.

Budgetopfølgning 3 pr. 30/9-2020 behandles i Økonomiudvalget den 9/12-2020 og i Byrådet den 16/12-2020.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2020. I Budgetopfølgningen 3 pr. 30/9 - 2020 på drift og finansiering, forventes der en årsafvigelse på 6,6 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2020. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 43,8 mio. kr. inkl. pulje til overførsel mellem årene.

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgninger til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byrådet.

Sammendrag af forventede budgetafvigelser:

Forventede budgetafvigelser - serviceudgifter og øvrig drift:

* Justeres der for pulje til overførsler mellem årene på 25 mio. kr., vil der i stedet for en forventet årsafvigelse på 13,9 mio. kr. i merforbrug, være en forventet afvigelse på 11,1 mio. kr. i mindreforbrug. Dette er forudsat, at overførsler på serviceområderne mellem årene er på samme niveau som i 2019.

Samlet resultat

I Budgetopfølgningen 3 pr. 30/9 - 2020 på drift og finansiering, forventes der en årsafvigelse på 6,6 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2020. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 43,8 mio. kr. inkl. pulje til overførsel mellem årene.

I denne budgetopfølgning er der indregnet forventede udgifter til Covid-19 i 2020 på udvalgsområderne. Derudover er der på finansieringssiden blandt andet indarbejdet midtvejsregulering på beskæftigelsesområdet samt særlig Covid-19 kompensation.

I tabellen nedenfor er udgifterne til Covid-19 i 2020 opgjort for alle politikområder og samlet vurderet til 12,0 mio. kr. Brønderslev Kommune er kompenseret med 8,4 mio. kr. til Covid-19 udgifter for 2020 i forbindelse med midtvejsreguleringen. I økonomiaftalen indgik det, at KL og regeringen ultimo 2020 skal have en opfølgende drøftelse omkring kommunernes samlede Covid-19 udgifter i 2020.

I budgetopfølgning 3, er der ikke taget højde for Regeringens nedlukning af Nordjylland. Nedlukningen trådte i kraft den 5/11-20.

På øvrig drift, som primært er beskæftigelsesområdet, er der indarbejdet et forventet merforbrug på 48,2 mio. kr. - svarende til den oplyste midtvejsregulering af beskæftigelsestilskuddet vedr. de forsikrede ledige samt øvrige overførselsudgifter. De skønnede tal er på nuværende tidspunkt 10-15 mio. kr. lavere end KL’s midtvejsregulering, hvilket primært kan henledes til de forsikrede ledige. Senest i forbindelse med Økonomiaftalen for 2022, vil der ske en efterregulering af beskæftigelesstilskuddet til de forsikrede ledige for regnskab 2020.

På de efterfølgende sider i denne budgetopfølgning kan de enkelte områders afvigelser ses. Af afvigelser kan nævnes et merforbrug på Børn og familie området på 5,1 mio. kr., Unge familie i UngeCenteret på 2,7 mio. kr. samt Socialpsykiatri, handicap og misbrug (myndighed) på 6,4 mio. kr.

På finansiering forventes et samlet mindreforbrug/merindtægt på 68,2 mio. kr. Beløbet består primært af midtvejsreguleringer samt en ekstraordinær kompensation pga. Covid-19, ialt 58,9 mio. kr.
Herudover er der i budget 2020 budgetteret med en udgift til efter- og midtvejregulering af beskæftigelsestilskuddet på 9 mio. kr. På skatter er der en merindtægt på 0,5 mio. kr. og på renteindtægter forventes en mindreindtægt på 0,2 mio. kr.

Direktionen, 24.11.20 august pkt. 5

Direktionen konstaterer at budgetopfølgning 3 samlet set udviser et overskud. Selvom merudgifterne på det specialiserede voksen-, unge- og børneområde er på samme niveau som ved 2. budgetopfølgning, og at der er stigende udgifter på ældreområdet bl.a. på grund af flere plejehjemspladser end budgetteret. Der arbejdes på disse områder med at nedbringe merforbruget jf. beskrivelserne under de enkelte politikområder.

Det skal dog understreges, at der er stor usikkerhed i budgetopfølgningen pga. covid-19 situationen. Konsekvenserne af nedlukningen af de 7 kommuner i Nordjylland i starten af november kan heller ikke vurderes på nuværende tidspunkt.

For skønnet på overførselsudgifterne gælder, at vurderingen af niveauet er usikkert. Pt forventes der således mindre udgifter på forsikrede ledige på mellem 10-15 mio. kr., men denne mindre udgift er ikke indregnet i budgetopfølgningen, da der må forventes en modsvarende regulering på indtægtssiden via midtvejsregulering. På de store serviceområder som ældreområdet, skoleområdet og daginstitutionsområdet er det endnu meget vanskeligt at give et præcist overslag over såvel mindre- som merudgifter som følge af covid-19.

På grund af usikkerheden i forhold til udgifterne til covid-19 vil det samlede billede for 2020 først være endeligt ved regnskabsafslutningen. Derfor foreslår Direktionen, at beslutningen om at bevillige midler til covid-19, samtidig følges op med en principbeslutning om, at institutionerne alt andet lige ikke kan overføre mere fra 2020 til 2021 end de overførte fra 2019 til 2020. Samtidig indskærpes det, at der er en forventning om, at der i denne ekstraordinære situation ikke foretages større indkøb sidst på året end man plejer.

Budgetopfølgning 3 pr. 30/9-2020 behandles i Økonomiudvalget den 9/12-2020 og i Byrådet den 16/12-2020.

Direktionen foreslår, at

  • budgetopfølgningen godkendes og at der under forudsætning af bemærkningerne om overførslerne imellem årene gives de anbefalede bevillinger.
  • puljen til overførsel mellem årene på 25,0 mio. kr. 0-stilles.
  • der gives en tillægsbevilling til Børne- og Skoleudvalget på 36.000 kr. som vedr. sundhedsplejersker der kan fungere som vaccinationsambassadører – midler fra finansloven 2019.
  • der gives bevilling i forhold til regeringens initiativer i forbindelse med Covid-19:
    • tilskud til fastholdelse af social kontakt – 732.000 kr. Ældreomsorgsudvalget
    • tilskud til dagsture til plejehjemsbeboere – 288.000 kr. Ældreomsorgsudvalget
    • tilskud til dagsture til beboere på botilbud – 120.000 kr. Social- og Sundhedsudvalget
    • tilskud til særlige åbningstider for fritidsaktiviteter for ældre – 108.000 Ældreomsorgsudvalget/Fritids- og Kulturudvalget
  • der frigives 7,5 mio. kr. fra anlægspuljen til jordforsyningsindtægter til året grundsalgsindtægter.
Beslutning

Jens gav en status på budgetopfølgning 3 pr. 30. september 2020.

Samlet set udviser budgetopfølgning 3 et overskud. Der skal dog understreges, at der er stor usikkerhed i budgetopfølgningen p.g.a. situationen med COVID-19. Der forventes først et samlet billede for 2020 ved regnskabsafslutningen.

Direktionen har foreslået, at institutioner ikke kan overføre mere fra 2020 til 2021 end de overførte fra 2019 til 2020, dog således at der tages hensyn til specifikke allerede besluttede opsparingsprojekter o.l.

Der er fortsat udfordringer indenfor det specialiserende voksen-, unge- og børneområde samt på Ældreområdet. Med de tilførte midler håber man på, at der ser anderledes ud, når man går ind i 2021.

Orienteringen blev drøftet.

Bilag

Til toppen


4. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Visitationen
  • Sekretariatet for Børn og Kultur
  • JobCentret
  • Sundhed og Velfærd
  • HR og Sekretariat
  • UngeCentret
  • Sekretariatet for Børn og Kultur
  • Børne- og Familieområdet
  • JobCentret
Beslutning

Ud fra referaterne blev der stillet afklarende spørgsmål i forhold til:

  • Processen i Børn og Kultur
  • Vold/trusler på JobCentret, der handler om kontinuerligt fokus på området

Det blev kommenteret, at der skal ansættes en kontorelev i Administrationen for Børn og Kultur, hvilket er rigtig positivt.

Bilag

Til toppen


5. Status COVID-19


Resume

Opfølgning og status på COVID-19.

Sagsfremstilling

På Fag MED Administrationen og Ejendomsservice gives der en opfølgning og status på situationen omkring COVID-19.

Beslutning

Det har været en turbulent tid siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice. Kommunen har, sammen med 6 andre kommuner, været helt nedlukket. Nu er vi tilbage med samme restriktioner som før den "store" nedlukning.

Regeringen har meldt ud, at restriktionerne er forlænget frem til den 28. februar 2021. Beredskabsgruppen sender snarest noget ud i organisationen i forhold til dette.

På flere af de administrative arbejdspladser er der fundet løsninger på, hvordan der kan arbejdes i "rul". Der gives eksempler på, hvordan det fungerer og hvordan erfaringerne tages med fra arbejdsplads til arbejdsplads.

Der er blandt medarbejderne på tværs af arbejdspladser en del snak/undren omkring, at nogle arbejder hjemmefra hele tiden og andre i rul. Det handler om hvilke ledelsesmæssige overvejelser, der er på de enkelte arbejdspladser i forhold til opgaveudførelsen. Enkelte kolleger udtrykker usikkerhed ved at skulle møde fysisk ind.

Generelt gælder det, at vi alle skal tage ansvar for at overholde "de gode COVID-19 vaner".

Til toppen


6. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobasseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til EASY for august 2020 til og med oktober 2020. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med fravær og uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har Arbejdstilsynet besøgt følgende steder:

Brønderslev Rådhus:

  • Vejledning om håndhygiejne og rengøring som led i forebyggelsen af Coronasmitte

Arbejdstilsynet har meldt nye risikobasseret tilsynsbesøg på følgende steder:

  • Socialcentret, Dronninglund

Nyt fra Arbejdstilsynet:

Aftaleforløb:

Virksomhederne vil fremover i visse tilfælde få mulighed for at indgå en aftale med Arbejdstilsynet om forbedring af arbejdsmiljøet og om løsning af et eller flere konkrete arbejdsmiljøproblemer inden for en aftalt frist – i stedet for at få et påbud. Initiativet træder i kraft den 1. september.

Aftaleforløbet bliver en mulighed i 2 situationer:

  • Hvis Arbejdstilsynet på et tilsyn ser et arbejdsmiljøproblem og vurderer, at problemet kan være andre steder i virksomheden. Aftalen går så ud på, at virksomheden med hjælp fra Arbejdstilsynet skal løse problemet dér, hvor det er konstateret, men også andre steder, som virksomheden selv vælger. Virksomheden kan dermed undgå at få et påbud.
  • Hvis Arbejdstilsynet på et tilsyn får mistanke om et arbejdsmiljøproblem, men endnu ikke har afdækket, om der er tale om en overtrædelse af reglerne. Det vil især være relevant i forhold til komplekse arbejdsmiljøproblemer, fx inden for psykisk arbejdsmiljø. Aftalen går så ud på, at virksomheden med hjælp fra Arbejdstilsynet skal løse det problem, der er mistanke om. Virksomheden kan dermed undgå at få et påbud.

Dialog og vejledning:

Arbejdstilsynet kan fremover vælge at tilbyde supplerende dialog og vejledning til virksomheder, der får et påbud med frist eller et strakspåbud om at løse et konkret arbejdsmiljøproblem. Dialogen og vejledningen vil handle om, hvordan virksomheden kan arbejde med at løse problemet og generelt styrke arbejdsmiljøet. Initiativet træder i kraft den 23. september.

Andet:

Psykisk APV:

Til orientering kan oplyses, at Direktionen har besluttet, grundet den nuværende corona situation, at udskyde den planlagte Psykisk APV til efter nytår, når smittetrykket er mindre. Så snart HR har en ny dato klar, bliver den meldt ud i organisationen.

Ny bekendtgørelse om psykisk arbejdsmiljø:

Ny bekendtgørelse gør det tydeligere for arbejdsgivere, ledere og medarbejdere, hvilke regler der gælder for at forebygge problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Læs mere HER

Digital mobning:

Der er mange lighedspunkter mellem direkte face-to-face mobning og digital mobning, men der er forskel på oplevelsen. Digital mobning er ofte velovervejet og rammer hårdere, fordi der er afstand mellem afsender og modtager. Læs mere HER

Er krænkende handlinger et tabu hos jer?

På nogle arbejdspladser kan det være et tabu at tale om krænkende handlinger af seksuel karakter. I dette materiale finder du øvelser, som kan hjælpe jer med at tage dialogen. Se øvelser HER

SPARK:

Ny evaluering viser skyhøj tilfredshed med SPARK. 94 procent af deltagerne i SPARK-forløb anbefaler andre arbejdspladser at få et forløb – kunne det være noget for din arbejdsplads? Læs mere om evalueringen og søg et forløb HER

Hold kroppen i gang ved arbejdspladsen hjemme:

Har du fået flere hjemmearbejdsdage? Eller er du hjemsendt pga. smittefare? Husk at holde kroppen i gang og variere din arbejdsstilling, så du kan undgå smerter og ømme muskler ved skærmen derhjemme. Læs mere HER

Håndslaget - fælles forventningsafstemning i teamet:

Håndslaget er et værktøj, der hjælper jer med at afstemme forventningerne til hinanden indbyrdes i et team. Klare rammer giver et fælles, realistisk billede af opgaveløsningen. Se mere HER

Nyt materiale - Klar besked om samarbejdet i MED-systemet og mellem leder og TR:

Få viden og inspiration til samarbejdet i MED-systemet og mellem TR g leder med nyt materiale fra KL og Forhandlingsfællesskabet. Se mere HER

Pas på de bærbare arbejdsstillinger:

Den bærbare computer og ikke mindst de små tablets giver stor risiko for dårlige arbejdsstillinger. Så brug et løst tastatur og en mus, når du kan. Også ved hjemmearbejdspladsen og når du er på farten! Læs mere HER

Beslutning

Der gives udtryk for, at det er ærgerligt, at den psykiske APV er udsat. Den efterspørges i organisationen. Drøftelsen heraf tages på Hoved MED.

Fra medarbejderrepræsentanterne er der en generel opfattelse af, at det psykiske arbejdsmiljø fylder mere og mere og også end det fysiske indenfor Fag MED Administrationen og Ejendomsservice. Drøftelse af om/hvordan vi kan måle på det, uden at der findes konkrete mulighed herfor.

Bilag

Til toppen


7. Årshjul for MED-organisationen 2021


Resume

Forslag til datoer for møder i MED-organisationen i 2021 til godkendelse.

Sagsfremstilling

HR har som tidligere udarbejdet forslag til datoer for MED-organisationen. Denne gang gældende for 2021.

HR indkalder til møderne via Outlook, når alle MED-udvalg har godkendt datoerne.

Beslutning

Datoerne godkendt.

HR indkalder til møderne via Outlook, når alle MED-udvalg har godkendt datoerne.

Bilag

Til toppen


8. Gensidig information - herunder relevante punkter til næste møde


Beslutning

Det kommenteres, at medarbejderne fra Serviceområdet ikke har mulighed for at tilgå mødet virtuel. Det er grunden til, at mødet, i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, skal holdes som en kombination af et fysisk og et virtuelt møde.

I samme forbindelse kommenteres det, at mange af medarbejderne i organisationen ikke har en kommunal mail-adresse og derfor kan det være svært at videregive vigtig information.

IT har fokus på udfordringen og arbejder videre med, at alle i udvalget fremadrettet vil kunne tilgå mødet virtuelt.

Søren ønsker alle en glædelig jul og tak for året 2020, som har været specielt på mange måder.

Til toppen

Opdateret 10. december 2020