30. september 2019

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 30. september 2019
Lokale: Mødelokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Der blev budt velkommen til Mads Hurley og Stine O. Jensen, som begge er nye i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Fraværende: Solveig Pedersen

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet, den 24. juni 2019.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende referatet fra mødet, den 24. juni 2019. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet blev godkendt.

Fraværende: Solveig Pedersen

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • UngeCentret
  • UngeCentret
  • TKT og Sekretariat for Børn og Kultur
  • Jobcenter - integration og ydelse
  • Plan og Miljø
  • Plan og Miljø
  • Plan og Miljø
  • Sundhed og Velfærd
  • Driftsområderne
  • Visitationen
  • TKT og Sekretariat for Børn og Kultur
Beslutning

Ingen bemærkninger til de indsendte referater.

Fraværende: Solveig Pedersen

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2019


Resume

Sagsforløb: MED Administrationen og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2019. Budgetopfølgningen viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 6,3 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2019. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 16,6 mio. kr. Derudover er der budgetteret med pulje til overførsel på 25,0 mio. kr. - samlet set et budgetteret overskud på 41,6 mio. kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2019.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2019.

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

Forventet budgetafvigelser – serviceudgifter og øvrig drift:

*Justeres der for pulje til overførsel mellem årene på 25 mio. kr., vil der i stedet for en forventet årsafvigelse på 26,3 mio. kr. i merforbrug, være en forventet afvigelse på 1,3 mio. kr. i merforbrug.

Samlet resultat

På finansiering forventes et samlet mindreforbrug/merindtægt på 16,3 mio. kr. Beløbet består primært af en forventet mindreudgift vedr. midtvejsregulering af beskæftigelsestilskuddet samt merindtægt som følge af overgangsordning pga. tab i udligning.

Driftsområderne under ét viser et forventet merforbrug på 11,1 mio. kr. De væsentligste årsager til afvigelsen skyldes:

På Økonomiudvalgets område forventes der et mindreforbrug på 2 mio. kr., som vedrører forventet mindreforbrug på pension til tjenestemænd. Derudover forventes mindreforbrug på administrationsbidraget til Udbetaling Danmark og et mindreforbrug på Nordjyllands Beredskab.

På Børne- og Skoleudvalgets område forventes et merforbrug på 6,4 mio. kr., som hovedsageligt skyldes flere børn i dagplejen på 4 mio. kr. Derudover forventes der et merforbrug på Udsatte børn og unge på 2,4 mio. kr.

På Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalgets område forventes et mindreforbrug på 11 mio. kr. Ved sidste budgetopfølgning blev der forventet et mindreforbrug på 18,7 mio. kr. Ændringen skyldes primært et forventet merforbrug på 6 mio. kr. til førtidspensioner. Mindreforbruget vedrører primært Integrationsområdet pga. færre flygtninge samt efterregulering af bl.a. refusion. Derudover blev der ved budgetlægningen budgetteret med et beløb til at modstå konjunkturændringer, hvilket der ikke er behov for.

På Ældreomsorgsudvalget forventes der et merforbrug på 3,2 mio. kr. Merforbruget skyldes bl.a. ændring i antal pladser på plejecentre samt ændrede pladstyper. Derudover forventes der et merforbrug på henholdsvis boligstøtte og hjælpemidler.

På Social- og Sundhedsudvalgets område forventes der et merforbrug på 13,9 mio. kr., som primært skyldes tilgang af dyrere sager.

På Teknik- og Miljøudvalgets område forventes der et merforbrug på 1,0 mio. kr., som udelukkende vedrører vintertjeneste.

På det samlede børn- og ungeområde forventes der på nuværende tidspunkt et merforbrug på 2,4 mio. kr. Der er i dette beløb ikke taget højde for evt. tilgang resten af året. På nuværende tidspunkt vurderes det samlede forbrug på udsatte børn og unge inkl. UngeCentret at være på samme niveau som 2018, dog forventes der en netto nedgang i antal helårspersoner.

Direktionen deltager under behandlingen af punktet, og direktørerne vil give en afrapportering af, hvilke initiativer til minimering af overskridelser, der er iværksat. Herudover er vedlagt notater, som redegør for initiativerne på Ældreomsorgsudvalgets og Social- og Sundhedsudvalgets områder.

Direktionen den 20. august 2019, pkt. 5:

Samlet set udviser budgetopfølgning 2 ligesom ved sidste budgetopfølgning et overskud. Overskuddet er dog blevet mindre end ved sidste budgetopfølgning, Primært på beskæftigelsesområdet, hvor der er et merforbrug på førtidspension som følge af tilbagetrækningsreformen. Budgettet er endvidere reduceret med provenuet som følge af strategien for borgere længere væk fra arbejdsmarkedet. I forhold til indtægtssiden skal det understreges, at der forsat er usikkerhed i forhold til en evt. midtvejsregulering, da aftalen mellem Regeringen og KL er udsat.

Som ved sidste budgetopfølgning er den største udfordring i budgetopfølgningen merudgifterne på det specialiserede voksenområde. Det er derfor vigtigt, at der arbejdes videre med minimering af overskridelserne.

På ældreområdet konstateres det, at der forsat er udfordringer på frit-valg området, men det er lykkedes at opnå besparelsen på sygeplejeområdet, ligesom merudgifter til boligstøtte mere end kompenseres af reduktion på plejecenterområdet.

Merudgiften indenfor udsatte børn og unge skyldes tilgang af enkelte dyre sager. På beskæftigelsesområdet forventes der pt. flere ydelsesmodtagere totalt set, og der forventes især flere på førtidspension. Udviklingen på beskæftigelsesområdet vil blive fulgt nøje i de den kommende tid, hvor den forventede landsudvikling også vil blive kendt sammen med regeringsaftalen.

Direktionen anbefaler, at budgetopfølgningen godkendes.

Beslutning

Søren gav en orientering i forhold til budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2019.

Samlet set udviser budgetopfølgning 2 ligesom ved sidste budgetopfølgning et overskud. Overskuddet er dog blevet mindre end ved sidste budgetopfølgning. Dette skyldes primært:

  • Beskæftigelsesområdet, hvor der er et merforbrug på førtidspension
  • Merudgifter på det specialiserede voksenområde
  • Merudgiften indenfor udsatte børn og unge, som skyldes tilgang af enkelte dyre sager

Økonomiudvalget og Byrådet forventer fortsat, at forvaltning og udvalg iværksætter initiativer til minimering af budgetoverskridelser

Det oplyses, at der er fokus på servicerammen både i Brønderslev Kommune og kommunerne samlet set, for at undgå en overskridelse. En overskridelse vil nemlig udløse økonomiske sanktioner fra staten over den enkelte kommune og kommunerne i fællesskab.

Fraværende: Solveig Pedersen

Bilag

Til toppen


5. Budget 2020 – høring af budgetforslag til 1. behandling


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Budget til 1. behandling samt opmærksomhedslisen udsendes til høring.

MED for Administration og Ejendomsservice anmodes om høringssvar indenfor udvalgets område.

Sagsfremstilling

Det tekniske budgetgrundlag som fremsendes til 1. behandling samt opmærksomhedslisten fremsendes hermed til høring i MED forAdministration og Ejendomsservice.

I det tekniske budgetgrundlag til 1. behandling er indeholdt pris- og lønfremskrivninger samt lov- og cirkulæreprogram.

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har behandlet opmærksomhedslisten som indeholder ændrede forudsætninger på service- samt øvrige driftsområder. Punkter på opmærksomhedslisten er ikke indarbejdet i det tekniske budgetgrundlag.

Såfremt det ønskes, kan det aftales, at en fra Direktionen kan uddybe/forklare budgetforslag m.m. på medarbejdernes eventuelle formøde.

Budget til 1. behandling fremsendes inden mødet

Fristen for høringssvar er 07. oktober kl. 12.00

Beslutning

Jens Davidsen deltog på formødet for medarbejdersiden og det var derfor ikke nødvendigt med en uddybende forklaring på budgetforslagene.

Medarbejderrepræsentanterne udtaler følgende:

Det er positivt at se, at Råderumsforslagene på Økonomiudvalget område ikke har forslag, der har direkte konsekvens for medarbejdere eller borgere.

Ud af råderumsforslagene på økonomiudvalget området, har vi, alene bemærkninger til forslaget vedrørende Reduktion af prisfremskrivning. Det er svært at få et overblik over ,om der sker en skævvridning over tid mellem kommunens arbejdspladser. Vi kan være bekymret for, at nogle arbejdspladser rammes ekstra hårdt grundet manglende besparelse på prisfremskrivning, og andre arbejdspladser følger den manglende prisfremskrivning og vinder derved.

En skævvridning kan medføre utilsigtede konsekvenser ift. kerneydelsen på disse arbejdspladser, der kan få betydning for medarbejdere eller borgere.

Fraværende: Solveig Pedersen

Bilag

Til toppen


6. Årlig Arbejdsmiljødrøftelse


Resume

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes drøfte hvilke fokuspunkter, der skal prioriteres inden for de valgte emner til årlig arbejdsmiljødrøftelse. Herudover skal Fag MED sørge for, at drøftelsen formidles videre til Lokaludvalgene/Personalemøderne med MED-Status indenfor Fag MED's område.

Sagsfremstilling

Der skal årligt gennemføres lovpligtig arbejdsmiljødrøftelse. Målet med at arbejde systematisk med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er at sikre, at drøftelsen bliver udført og handlet på i alle led i Brønderslev Kommune.

Hoved MED besluttede på sit møde, den 1. juli 2019, at emnerne, for den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2019/20, er følgende:

  • Opmærksomhed på, samt forebyggelse af krænkende handlinger, herunder mobning og chikane
  • Nærvær/fravær med fokus på langtidsfriske og håndtering af langtidssyge

HR arbejder videre med konkret materiale, som kan understøtte emnerne. Materialet vil blive tilgængeligt på hjemmesiden http://www.ansatibronderslev.dk

Når Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har drøftet, hvilke fokuspunkter, der skal arbejdes videre med, skal fokuspunkterne formidles videre til Lokaludvalgene/Personalemøderne med MED-status. Deres opgave er herefter at aftale, hvilke konkrete tiltag, der skal iværksættes og hvordan de kan gennemføres. Aftalerne skal fremgå skriftligt fx gennem referatet fra mødet eller via skemaet i Fokusområder for arbejdsmiljøarbejdet.

Beslutning

Emnerne, som Hoved MED har valgt blev drøftet på mødet og Fag MED besluttede at Lokaludvalget/Personalemøderne med MED-status skal arbejder videre med det emne, som giver mest værdi/mening på den enkelte arbejdsplads.

HR sender mail ud om beslutningen til ledere og AMR indenfor Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

HRgennemfører efterfølgende en mini surveyundersøgelse, der ligger til grund for den orientering, som Hoved MED får om forrige års mål er nået.

Fraværende: Solveig Pedersen

Til toppen


7. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobasseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til EASY for maj 2019 og til juli 2019. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med fravær og uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet ikke besøgt eller anmeldt nye tilsynsbesøg inden for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Andet:

BFA - Krop og kontor - sætte ergonomi på dagsordenen

Det kræver et løbende fokus fra ledelse og medarbejdere at forebygge smerter og sygefravær. Få inspiration og metoder til at komme i gang med forebyggelsen. Læs mere

Film: Du kan ændre på tastaturen og musen

Variation er nøglen til at forebygge skader og gener på kontoret. Hør prof. Karen Søgaard fra Syddansk Universitet forklare, hvorfor og hvad du kan gøre selv. Læs mere og se film

Der stilles samme høje fysiske arbejdskrav til ældre medarbejdere som til ungeDe høje fysiske arbejdskrav i rengørings- og industrijobs er ikke tilpasset medarbejdernes alder. Det viser resultater af tekniske målinger blandt ansatte i de to brancher. Bag forskningsprojektet står bl.a. Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø.

Forebyggelse af faldulykker i rengøringsbranchenFILM: Der er stor risiko for, at man kommer til skade ved at snuble, falde eller glide i rengøringsbranchen. BFA Service – Turisme har lavet 2 film om forebyggelse af faldulykker ved glidning og fra stiger. Med filmene følger gode råd og dialogspørgsmål.

Hjælp til at få TRIO-samarbejdet på sporetVÆRKTØJ: I nyt materiale beskriver BFA for Velfærd og Offentlig administration de almindelige udfordringer i TRIO-samarbejdet og giver inspiration og vejledning til at komme videre. Materialet er rettet mod TRIO’er, der enten har vanskeligt ved at komme i gang eller har vanskeligt ved at få et tidligere vellykket samarbejdet tilbage på sporet.

"Gå gladere hjem fra arbejde end da du kom"

I forbindelse med Danmarks Mentale Sundhedsdag i uge 41, inviterer Brønderslev Kommune ledere, AMR og TR til et gratis oplæg om Mental Sundhed den 9. oktober 2019, kl. 12:30 i salen på Brønderslev Bibliotek. Oplægsholderen er Freddy Meyer og oplægget hedder "Gå gladere hjem fra arbejde end da du kom". Foredraget om arbejdsglæde og samarbejde indeholder:
• Selektiv, positiv perception
• Psykologisk krydspres
• Forebyggende “surstråling”
• Kropssprogsargumentation
• “Vil du med ud og se mig i spejlet”

Beslutning

Siden dagsordenen er sendt ud, har Arbejdstilsynet anmeldt Risikobaseret tilsyn på Rådhuset i Brønderslev. Besøget kan ske fra den 20. oktober 2019 og 12 måneder frem. Arbejdsmiljøgrupperne på Rådhuset er orienteret om besøget.

Fristen for tilmelding til "Gå gladere hjem fra arbejde end da du kom" med Freddy Meyer er forlænget til den 4. oktober 2019.

Fraværende: Solveig Pedersen

Bilag

Til toppen


8. Gensidig information - herunder relevante punkter til næste møde


Beslutning

Arbejdsgruppen, som er nedsat under Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, som skal udarbejder anbefalinger om ”borgers planlagte og uplanlagte adgang til Rådhus og andre administrationsbygninger” har haft deres første møde. Arbejdsgruppen havde på deres møde mange gode drøftelser og er i proces. Når der er udarbejdet noget konkret, bliver det fremsendt til Fag MED.

Rygeskuret ved Brønderslev Rådhus bliver fjernet. Dette sker af flere årsager. Dels på grund af rotter og dels på grund af, at rygeskuret benyttes af unge uden for åbningstiden til fester. Der bliver sendt yderligere information ud på mail med tidspunkt og konkret henvisning til, hvor der fremadrettes kan/må ryges.

Fraværende: Solveig Pedersen

Til toppen

Opdateret 3. oktober 2019