24. juni 2019

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 24. juni 2019
Lokale: Mødelokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Ole Lund

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 13. marts 2019.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende referatet fra mødet den 13. marts 2019. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Ole Lund

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Jobcenter - integration og ydelse
  • Driftsområderne
  • Sundhed og Velfærd
  • Visitationen
  • Børne og Familieområdet
Beslutning

Der spørges ind til om Lokaludvalg/Personalemøder med MED-status har mulighed for høring i forhold rådighedspuljer. Det er der og der henvises til tidsplan for udarbejdelse af budget 2020, hvor høringsfristen fremgår.

Der er ikke generelle tendenser i referaterne, der bør være fokus på.

Fraværende: Ole Lund

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2019


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2019.

Budgetopfølgningen for første kvartal 2019, viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 11,9 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2019. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 41,6 mio. kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2019.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2019.

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgning til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byrådet.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

Forventede budgetafvigelser – serviceudgifter og øvrig drift:

Samlet resultat

Budgetopfølgningen for første kvartal 2019, viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 11,9 mio. kr. i mindreudgift i forhold til korrigeret budget 2019. Der er oprindeligt budgetteret med et overskud på 41,6 mio. kr.

På Finansiering forventes et samlet mindreforbrug/merindtægt på 16,3 mio.kr. Beløbet består primært af en forventet mindreudgift vedr. midtvejsregulering af beskæftigelsestilskuddet samt merindtægt som følge af overgangsordning pga. tab i udligning.

Driftsområderne under ét - viser et forventet merforbrug på 4,4 mio. kr., de væsentligste årsager til merforbruget er:

På Økonomiudvalgets område forventes der et mindreforbrug på 2,4 mio. kr. som vedrører forventet mindreforbrug til tjenestemænd, herunder pension til tjenestemænd. Derudover forventes mindreforbrug på administrationsbidraget til Udbetaling Danmark og et mindreforbrug på Nordjyllands Beredskab.

På Børne- og Skoleudvalgets område forventes et merforbrug på 5,7 mio. kr., som hovedsageligt skyldes flere børn i dagplejen. Derudover forventes merforbrug på SFO pga. færre indtægter, samt merforbrug på Udsatte børn og unge.

På Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalgets område forventes et mindreforbrug på 18,7 mio. kr., der hovedsageligt vedrører Integrationsområdet pga. færre flygtninge samt efterregulering af bl.a. refusion. Derudover blev der ved budgetlægningen budgetteret med et beløb til at modstå konjunkturændringer, hvilket der ikke er behov for. På området er der vedtaget en strategi for "borgere der er længere væk fra arbejdsmarkedet". Strategien forventes at bidrage med et mindreforbrug.

På Ældreomsorgsudvalget forventes der et merforbrug på 4,9 mio. kr. Merforbruget skyldes bl.a. ændring i antal pladser på plejecentre samt pladstyper. Derudover forventes der et merforbrug på hhv. boligstøtte samt hjælpemidler.

På Social- og Sundhedsudvalgets område forventes der et merfobrug på 13,9 mio. kr. som primært skyldes tilgang af dyrere sager.

På teknik- og Miljøudvalget forventes der et merforbrug på 1,0 mio.kr. som udelukkende vedrører vintertjeneste.

På det samlede børn- og ungeområde forventes der på nuværende tidspunkt et merforbrug på 1,0 mio.kr. Der er i dette beløb ikke taget højde for evt. tilgang resten af året.

Direktionen den 07. maj 2019

Pga. mindre udgifter på beskæftigelses- og integrationsområdet og merindtægter med baggrund i overgangsordningen for udligning, udviser det samlede billede et overskud i forhold til budget.

Udfordringen på det specialiserede voksenområde er umiddelbart vanskelig at reducere hurtigt. Kommunens medvirken i KL-partnerskabet ”Projekt om bedre styring på socialområdet” kan evt. give bud på indsatsområder. Ligeledes kunne det overvejes at få foretaget en ekstern screening af de aktive sager på området med henblik på ideer til yderligere indsatser for reduktion af udgiftsniveauet.

Inden der evt. foretages yderligere på ældreområdet, anbefales det at afvente effekten af de allerede igangsatte indsatser for håndtering af udfordringerne på ældreområdet

Det konstateres, at der på nuværende tidspunkt er opnået næsten balance mellem forventede udgifter og budget indenfor udsatte børn og unge

Udviklingen i antal ydelsesmodtagere på beskæftigelsesområdet følges løbende, da vurderingen aktuelt er på data for januar måneds forbrug. En evt. mere positiv vurdering af udgiftsudviklingen på området vil ske ved 2. budgetopfølgning.

Direktionen anbefaler, at budgetopfølgningen godkendes.

Da der ikke er kommet midler via sidste finanslov, foreslår Direktionen, at der laves følgende omplaceringer vedr. tilpasningspuljer jf. budgetaftale 2019:

  • At der sker en udligning af tilpasningspuljen på 3,0 mio. kr. mellem Økonomiudvalget og Social- og Sundhedsudvalget
  • At der sker en udligning af tilpasningspuljen på 5,0 mio. kr. mellem Økonomiudvalget og Ældreomsorgsudvalget

Økonomiudvalget den 15. maj 2019

Indstilles godkendt.

Udvalgene og forvaltningerne forventes at tage initiativer til minimering af overskridelser. Ved næste budgetopfølgning skal der rapporteres og følges op på iværksatte initiativer.

Byrådet den 22. maj 2019

Økonomiudvalgets indstilling godkendt

Beslutning

Jens gav en kort orientering om budgetopfølgningen.

På nuværende tidspunkt er der et mindreforbrug i forhold til budgettet på ca. 12 mio. kr. Herudover er der et merforbrug på serviceudgifterne på 4,4 mio. kr.

Samlet ser det godt ud, men det forventes, at der følges tæt op på de steder hvor, der har været et merforbrug.

Fraværende: Ole Lund

Bilag

Til toppen


5. Budget 2020 - høring af råderumspuljer


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Forslag til råderumspuljer udsendes til høring.

MED for Administration og Ejendomsservice anmodes om høringssvar indenfor udvalgets område.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget har besluttet at udsende de forslag til råderumspulje, der er indkommet fra fagudvalgene til høring i relevante råd, nævn og udvalg.

Fristen for indsendelse af høringssvar er 01. august 2019.

Beslutning

Punktet blev indledt med en kort drøftelse af forslag til råderumspuljer indenfor Økonomiudvalgets område.

I forhold til høringssvar udtaler Medarbejderrepræsentanterne følgende:

Det er positivt at se, at Råderumsforslagene på Økonomiudvalget område ikke har forslag, der har direkte konsekvens for medarbejdere eller borgere.

Ud af de 4 forslag har vi, alene bemærkninger til:

Forslag 1 - Reduktion af prisfremskrivning.

Det er usikkert, om der sker en skævvridning mellem kommunens arbejdspladser, fordi nogle områder måske rammes ekstra hårdt grundet manglende besparelse på prisfremskrivning, og andre arbejdspladser følger den manglende prisfremskrivning og kan vinde derved. En skævvridning, kan medføre utilsigtede konsekvenser ift. kerneydelsen på disse arbejdspladser.Vigtigt at være opmærksom på, at det ikke er de samme arbejdspladser, der rammes gentagne gange.

Fraværende: Ole Lund

Bilag

Til toppen


6. Ændret organisering af Ejendomsservice


Resume

Sagsforløb: ØK/Fag MED Administrationen og Ejendomsservice

Orientering om organisationsændring i Stabsforvaltningen.

Sagsfremstilling

I forbindelse med etableringen af det fælles stabsområde i 2016 blev det aftalt at etablere 4 områder under staben med hver deres niveau 3 leder:

  • Digitalisering og borgerservice
  • HR og sekretariat
  • Økonomi
  • Ejendomsservice.

For at trimme den ledelsesmæssige organisering og med baggrund i et længerevarende sygdomsforløb, ønskes en reduktion i antallet af niveau 3 ledere i Stabsforvaltningen og i stedet etableres en ny niveau 4 stilling. Det sker ved fremadrettet at gøre ejendomsservice til en afdeling under Digitalisering og Borgerservice, således der fremadrettet vil være 3 områder under Stabsforvaltningen:

  • Digitalisering, Borgerservice og Ejendomme.
  • HR og Sekretariat
  • Økonomi

Der vedlægges et organisationsdiagram for området Digitalisering, Borgerservice og Ejendomme.

Det er ingen økonomiske konsekvenser af organisationsændringen.

Ændringen har været behandlet i Lokal-med for ejendomsservice den 12. juni 2019 og Med-Udvalget har taget ændringen til efterretning.

Stabsforvaltningen fremsender sagen til Økonomiudvalget til orientering.

Indstilling

Økonomiudvalget, 19. juni 2019, pkt. 33:

Taget til efterretning.

Karsten Frederiksen og Steen Søgaard Petersen var fraværende.

Beslutning

Jens gav en kort baggrund for organisationsændringen i Stabsforvaltningen.

Medarbejderrepræsentanterne ser ikke, at kollegerne kommer til at mærke den organisatoriske ændring.

Fraværende: Ole Lund

Bilag

Til toppen


7. Vejledning fra AT om psykisk arbejdsmiljø, forebyggelse af vold


Resume

Sagsforløb: DIR/Fag MED Administrationen og Ejendomsservice

Der skal nedsættes en arbejdsgruppe under Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, hvor HR er tovholder. Arbejdsgruppen skal udarbejder anbefalinger om ”borgers planlagte og uplanlagte adgang til Rådhus og andre administrationsbygninger”.

Sagsfremstilling

På baggrund af Arbejdstilsynets besøg på Rådhuset i 2018 har Direktionen bedt HR om at udarbejde en kort redegørelse for, hvilke indsatser der er i forhold til fysisk og psykisk vold uden for arbejdstid, samt borgernes uplanlagte adgang til rådhuse samt andre administrationsbygninger.

HR's redegørelse er vedlagt som bilag.

HR foreslår følgende i forhold til det videre arbejde med vejledningen:

  • Under Fag MED Administrationen og Ejendomsservice nedsættes der en arbejdsgruppe med HR som tovholder. Arbejdsgruppen udarbejder overordnet anbefalinger om ”borgers planlagte og uplanlagte adgang til Rådhus og andre administrationsbygninger”
  • Anbefalingerne skal formidles og implementeres i alle afdelinger under Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.
  • Generel opmærksomhed på, at ved åbne Rådhuse stilles der større krav til tydelig instruktion og oplæring af alle medarbejdere
Indstilling

Direktionen, 28. maj 2019, pkt. 9:

Der nedsættes en arbejdsgruppe til at udarbejde en række anbefalinger.

Arbejdsgruppen sammensættes af AMR og ledelse.

Beslutning

Der nedsættes en arbejdsgruppe under Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, som skal udarbejder anbefalinger om ”borgers planlagte og uplanlagte adgang til Rådhus og andre administrationsbygninger”.

For medarbejdersiden deltager Maria Charlotte Petersen og Marianne Heilskov Hansen. Når ledelsesrepræsentanterne er udpeget får HR besked.

HR er tovholder og indkalder til mødet.

Fraværende: Ole Lund

Bilag

Til toppen


8. Status på Kantinen


Resume

Der ønskes en status på Kantinen samt drøftelse af nye muligheder.

Sagsfremstilling

Flere medarbejdere er interesseret i kantinens drift og vil gerne have en status på, hvordan det står til i kantinen. Dette gælder i forhold til den overordnede økonomi - eventuelle udfordringer og overvejelser.

I forbindelse med, at der er kommet ny kantineleder, er det måske nu, at der skal tænke nye tanker, for at sikre kantinens overlevelse til glæde og gavn for medarbejderne. Der ønskes en drøftelse af muligheder for at:

  • Lave kaffeordning – evt. med kaffemaskine der er tilgængelig udenfor kantinetider.
  • Gøre betalingen lettere – evt. månedlige betalinger, bruttolønsbetalinger mv.
  • Minimere madspild – evt. mulighed for at medarbejderne kan købe rester med hjem, donering til organisationer og lign.
  • Madkasseordning til feks. vej og park og feltfolk.
  • Økologi og klimaregnskab. Kan det få flere til at handle i kantinen, at der er fokus på økologi og klimaregnskab i den mad der serveres i kantinen? Samt information om hvordan økologiske varer indgår i sortiment mv.

Flere kommuner er allerede i gang med at omlægge deres produktion, og der kan være inspiration at hente i nedenstående link:

https://okologi.dk/politik/kommunal-oekologi/forslag-til-mere-oekologi-i-din-kommune/1-mere-oekologi-i-kommunens-koekkener

https://furesoe.meetingsplus.dk/welcome-da/udvalg/udvalg-for-natur-miljo-og-gron-omstilling/udvalg-for-natur-miljo-og-gron-omstilling/protocol/13-beslutning-klima-og-kodforbrug-i-de-kommunale-kokkenerpdf?downloadMode=open

http://furesoe.lokalavisen.dk/nyheder/2019-02-20/-Fures%C3%B8-Kommune-tager-k%C3%B8d-med-i-klimaregnskab-4214690.html

http://www.stopspildafmad.dk/madtilhjemloese.html

Beslutning

Jens gav en status på Kantinen.

Efter ny leder i Kantinen er ansat, har der været fokus på følgende:

  • udbud
  • prisstruktur
  • bestilling

Det er primært i kantinen i Brønderslev, der er sket ændringer, men der er også sket lidt i Dronninglund. Økonomien i kantinerne er umiddelbar uændret.

Med henblik på forenklingsmuligheder blev det besluttes, at følgende skal undersøges:

  • madpakkeordninger
  • betalingssystem

Punktet sættes på dagsordenen igen senere på året, hvor der følges op på ovenstående.

Fraværende: Ole Lund

Til toppen


9. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til EASY for februar 2019 og til april 2019. Af statistikken fremgår indberettede arbejdsskader både med fravær og uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet ikke besøgt eller anmeldt nye tilsynsbesøg inden for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice.

Ny kemisk Risikovurdering:

Kravet om udarbejdelse af skriftlige arbejdspladsbrugsanvisninger (APB) ophæves den 1. juli 2019. Dette fremgår af ændringer af "bekendtgørelserne om arbejde med stoffer og materialer" samt om foranstaltninger til "forebyggelse af kræftrisikoen ved arbejde med stoffer og materialer".

Alle virksomheder, der arbejder med farlige kemiske stoffer og materialer, skal nu udarbejde en kemisk risikovurdering. Den kemiske risikovurdering er en række ekstra forhold omkring udførsel af selve arbejdet med kemiske stoffer og materialer, der skal inddrages som en del af det øvrige APV-arbejde.

Formålet med risikovurderingen er at kortlægge, hvor og hvordan medarbejderne kan blive udsat for farlige kemikalier, så virksomheden kan fjerne eller forebygge risikoen. Samtidig vil der blive sat et øget fokus på oplæring og instruktion, fordi det i mange situationer er arbejdsgiverens manglende instruktion af medarbejderen i den konkrete arbejdssituation, der kan medføre forkert håndtering og dermed ulykker.

Når ændringen træder i kraft, vil HR sende mere information ud til alle arbejdsmiljøgrupperne.

Andet:

BFA har udviklet 6 nye guides omkring forebyggelse af fysisk og psykisk vold. Materialet er tænkt som inspiration:

https://www.arbejdsmiljoweb.dk/trivsel/vold_og_trusler/seks-guider-om-vold

BFA har udarbejdet en arbejdsmiljøkalender, hvor der er mulighed for at få 12 anderledes udfordringer i forhold til bevægelse ind i hverdagen:

https://www.kropogkontor.dk/ledelse-og-organisering/arbejdsmiljoekalenderen

Snublen på jobbet er skyld i hver 5. alvorlige arbejdsulykke. Hent inspiration til forebyggelse af fald- og snubleulykker:

https://www.arbejdsmiljoweb.dk/arbejdsmiljoearbejdet/arbejdsulykker/faldulykker

BFA har udarbejdet et inspirationshæfte til at øge bevidstheden omkring krænkende handlinger af seksuel karakter. Hæftet indeholder konkrete værktøjer, til at sætte gang i dialog og forebyggelse:

https://www.arbejdsmiljoweb.dk/trivsel/vold_og_trusler/kraenkende-handlinger-af-seksuel-karakter

BFA har udarbejdet to nye film samt materialer, der giver en introduktion til TRIO-samarbejdet og vejleder til, hvordan man kan få samarbejdet på sporet:

https://www.arbejdsmiljoweb.dk/arbejdsmiljoearbejdet/arbejdsmiljoeorganisationen/trio-samarbejdet

Beslutning

Taget til efterretning.

Fraværende: Ole Lund

Bilag

Til toppen


10. Gensidig information - herunder relevante punkter for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Sag vedr. plejefamilier
Beslutning

Ad 1)

Søren gav en kort gennemgang af det forløb, der har været omkring sagen om plejefamilier. Alle er enige om nu at se fremad i forhold til samarbejdet. Vurdering af ny vederlagsmodel, hvor gennemsnitbetaling er udgangspunktet, indgår i udvalgets overvejelser.

Forløbet har været/er betydende for arbejdsmiljøet for de involverede.

Fraværende: Ole Lund

Til toppen

Opdateret 27. juni 2019