12. september 2018

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 12. september 2018
Lokale: Lokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Ole Lund, Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen, Anja Morsing mødte for Maria Charlotte Petersen og Tom Muurmand mødte på ledig HK-plads

Til toppen


2. Valg af næstformand


Resume

Medarbejdersiden i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes udpege en næstformand til udvalget.

Sagsfremstilling

I forbindelse med, at den nuværende næstformand i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice er stoppet, skal der udpeges en ny næstformand til udvalget.

Beslutning

Rita Nielsen blev valgt.

Tillykke til Rita med næstformandsposten.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Ole Lund, Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen, Anja Morsing mødte for Maria Charlotte Petersen og Tom Muurmand mødte på ledig HK-plads

Til toppen


3. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 12. juni 2018.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at godkende referatet fra mødet den 12. juni 2018. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Ole Lund, Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen, Anja Morsing mødte for Maria Charlotte Petersen og Tom Muurmand mødte på ledig HK-plads

Til toppen


4. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Børne- og Familieafdelingen
  • Børne- og Familieafdelingen
  • Økonomiafdelingen
  • Jobcenter - Integration og Ydelse
Beslutning

Tages til efterretning.

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice minder om, at referaterne fra møderne i Lokaludvalgene/Personalemøder med MED-status skal indsendes til orientering til Fag MED.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Ole Lund, Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen, Anja Morsing mødte for Maria Charlotte Petersen og Tom Muurmand mødte på ledig HK-plads

Bilag

Til toppen


5. Budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2018


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2018. Budgetopfølgningen for andet kvartal 2018, viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 6,2 mio. kr. i mindreudgift i forhold til budget 2018. Der er oprindelig budgetteret med et overskud på 20,5 mio. kr. Derudover er der budgetteret med pulje til overførsler på 25,0 mio. kr - samlet set et budgetteret overskud på 45,5 mio. kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2018.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 2 pr. 30. juni 2018.

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg og Økonomiudvalg/Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

Forventet budgetafvigelser – serviceudgifter og øvrig drift:

Samlet resultat

Budgetopfølgningen for andet kvartal 2018, viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 6,2 mio. kr. i mindreudgift i forhold til budget 2018. Der er oprindelig budgetteret med et overskud på 20,5 mio. kr. Derudover er der budgetteret med pulje til overførsler på 25,0 mio. kr - samlet set et budgetteret overskud på 45,5 mio. kr.

Finansieringssiden inkl. jordforsyning viser samlet en forventet mindreindtægt på 6,3 mio. kr.. I budgetopfølgning 1 blev der forventet en merindtægt 5,5 mio.kr. Årsagen til forskellen skyldes primært nedjustering af beskæftigelsestilskuddet med samlet 7,9 mio.kr. der er budgetteret med en samlet regulering på 9,0 mio.kr. Derudover midtvejsreguleres øvrige overførselsområder, ændret skøn for pris- og lønudviklingen, samt regulering af lov- og cirkulære - samlet set en nedjustering på 15,4 mio.kr. Derudover er der indtægter vedr. grundsalg øget siden sidste budgetopfølgning.

Driftsområderne under ét viser et mindreforbrug på 12,5 mio. kr.

På Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalget er der samlet set et forventet mindreforbrug på 31,7 mio. kr., som primært skyldes færre udgifter til forsikrede ledige og øvrige overførsler. Ved sidste budgetopfølgning blev der forventet et mindre forbrug på 14,2 mio.kr. Forskellen skyldes primært færre udgifter på overførselsområderne samt forsikrede ledige.

På Social- og Sundhedsudvalget forventes på nuværende tidspunkt et merforbrug på 11,2 mio. kr., som primært vedrører mindreindtægter bl.a. som følge af tomme pladser. Derudover forventes der et merforbrug til aktivitetsbestemt medfinansiering på 4,2 mio.kr.

Ældreomsorgsudvalgets forventede afvigelse er samlet set et merforbrug på 5,4 mio. kr., som primært dækker over merudgifter på sygeplejen. Derudover bevilligede Byrådet den 25/4-18 en tillægsbevilling på 4,6 mio. kr. til ældreområdet. Bevillingen blev i budgetopfølgning 1 indregnet som en budgetforbedring, men burde have været indregnet som et nul, idet bevillingen kompenserede en ændret beslutning efter budgetvedtagelsen. Hvis tillægsbevillingen var blevet indregnet som et 0, ville budgetopfølgning 1 komme ud med et minus på 6,9 mio. kr. fremfor 2,3 mio. kr

På det samlede Børne- og Ungeområde forventes der et merforbrug på i alt 7,0 mio. kr., som er fordelt med 6,4 mio. kr. på Udsatte børn og unge samt 0,6 mio. kr. på UngeCenteret. En forventet afvigelse på dette niveau betyder dog, at nettoforbruget på det samlede Børne- og Ungeområde falder yderligere fra 2017 til 2018 med ca. 2,0 mio.kr.

Direktionen den 13. august 2018

Direktionen udtrykker tilfredshed med, at det samlede driftsbudget fortsat forventes at blive overholdt, herunder at indsatsen og udviklingen på beskæftigelsesområdet bidrager meget positivt til dette samlede resultat

Som ved første budgetopfølgning hæfter direktionen sig ved, at udgifterne til udsatte børn og unge fortsat udvikler sig i den rigtige retning. Udgifterne forventes at blive mindre end i 2017, og forventes at udvikle sig således, at udgifterne på det samlede område i 2019 forventes at blive meget tæt på budgetforudsætningen

Udfordringer for sygeplejen samt på handicap/psykiatriområdet er på samme niveau som sidste opfølgning, og det anbefales vurderet, hvorvidt der er mulighed for anvendelse af supplerende styringsinstrumenter på sygeplejeområdet.

Beslutning

Jens gav en orientering om budgetopfølgning 2.

I forhold til det overordnede budget er der stadig udfordringer på følgende områder:

  • Ældreområdet
  • Sundhedsområdet
  • Handicap og Psykiatri
  • Udsatte børn og unge

Økonomiudvalgene ønsker, at der fortsat iværksættes initiativer til minimering af budgetoverskridelserne.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Ole Lund, Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen, Anja Morsing mødte for Maria Charlotte Petersen og Tom Muurmand mødte på ledig HK-plads

Bilag

Til toppen


6. Budget 2019 - høring af budgetforslag til 1. behandling


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Budgetforslag til 1. behandling er udsendt til høring.

MED for Administration og Ejendomsservice anmodes om høringssvar indenfor udvalgets område

Sagsfremstilling

Det tekniske budgetgrundlag som fremsendes til 1. behandling, samt reviderede reduktionsforslag og opmærksomhedslisten fremsendes hermed til høring i MED for Administration og Ejendomsservide

I det tekniske budgetgrundlag til 1. behandling er indeholdt pris- og lønfremskrivninger samt lov- og cirkulæreprogram.

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har behandlet opmærksomhedslisten som indeholder ændrede forudsætninger på service- samt øvrige driftsområder. Punkter på Opmærksomhedslisten er ikke indarbejdet i det tekniske budgetgrundlag.

Processen for udarbejdelse af budget til 1. behandling indeholder reduktionsforslag for hvert udvalg, som blev udsendt til høring i juni måned 2018. Det samlede reduktionskatalog udsendes ikke, men der vedlægges en oversigt over ændrede og nye reduktionsforslag. Der er siden høringen ændret på reduktionsforslaget på Ældreomsorgsudvalgets område. Derudover er reduktionsforslaget vedrørende prisfremskrivning nedjusteret.

Såfremt det ønskes, kan det aftales, at en fra Direktionen kan uddybe/forklare budgetforslag m.m. på medarbejdernes eventuelle formøde.

Fristen for indsendelse af høringssvar er senest 14. september kl. 12.00.

Materialet fremsendes inden mødet.

Beslutning

Opmærksomhedslisten blev gennemgået.

Medarbejdersiden har et ønske om, at få en mere intensiv undervisning af Jens, således forståelsen af budgettet kan blive bedre. Der er enighed om, at dette skal tænkes ind i forbindelse med næste års budget.

Medarbejdersiden fastholder følgende høringssvar:

Økonomiudvalget

Medarbejderrepræsentanterne kan tilslutte sig Økonomiudvalget 4 forslag til reduktionspulje 2019. Medarbejderrepræsentanterne håber også, at lige såvel som der er sket personalereduktion på integrationsområdet pga. faldende sagstal/behov for ressourcer, at der ved eventuelle stigninger i sagstal/behov for øgede ressourcer, også fra politisk side er en velvilje til at justere ressourcerne op ad. Dette ikke blot på Integrationsområdet.

Børne- og Skoleudvalget

Medarbejderrepræsentanterne er bekymret for forslaget om en rammebesparelse på Familiehuset Hegely. Der har gennem længere tid været en betydelig ventetid/liste på tilbuddene ved Hegely, hvilket ikke fordre den tidlige opsporing og indsats, som er en af de afgørende faktorer for projekt Varige Spor. Jo tidligere familier kan tilbydes indsatser, desto mindre er risikoen for tilspidsede situationer. Ved en eventuel rammebesparelse på Hegely, frygtes det, at ventetiden vil stige, hvilket vil medføre, at Myndighedsafdelingen vil blive nødsaget til at købe indsatser i privat regi. Medarbejderne frygter, at dette vil blive dyrere og af ringere kvalitet.

Teknik- og Miljøudvalget

Medarbejderrepræsentanterne er bekymret for Teknik- og Miljøudvalgets forslag til reduktionspulje, der vedrører det øgede indtægtsbudget på gebyrer for miljøtilsyn hos virksomheder og landbrug på 75.000 kr. Det er i forvejen svært at nå det forventede indtægtsbudget på 424.000 kr. Da mange af opgaverne i de 2 faggrupper ikke er omfattet af brugerbetaling. Faggrupperne har fx ikke mulighed for at ”regulere” indtægterne, da en stor del af indtægterne afhænger af indkomne ansøgninger om miljøgodkendelse.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Ole Lund, Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen, Anja Morsing mødte for Maria Charlotte Petersen og Tom Muurmand mødte på ledig HK-plads

Bilag

Til toppen


7. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendom og Service.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til Easy for maj 2018 til juli 2018. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet besøgt følgende steder:

UngeCentret

  • Grøn smiley

Rådhuset i Brønderslev.

  • Fra start blev det oplyst, at besøget var et udvidet risikobaseret tilsyn, hvilket vil sige, at der er særlig fokus på det psykiske arbejdsmiljø og ergonomi. Herudover betyder et udvidet risikobaseret tilsyn, at AT kommer tilbage og afholder gruppesamtaler. Datoerne for besøget med gruppesamtaler er endnu ikke oplyst. Samtidig med gruppesamtalerne ønsker AT at besøge kantinen og høre mere om rengøringen på Rådhuset.

Arbejdstilsynet har ikke anmeldt nye tilsynsbesøg inden for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, siden sidste møde.

Ny smiley-bekendtgørelse

Ny smiley-bekendtgørelse er trådt i kraft 1. juli. Det er sket på baggrund af en politisk aftale, som blev indgået i september 2017. De vigtigste ændringer er:

  • Varigheden af den grønne smiley forkortes fra fem til tre år.
  • Virksomheder, der har fået en gul eller rød smiley på et risikobaseret tilsyn på baggrund af en afgørelse om et materielt arbejdsmiljøproblem, kan nu kun få en grøn smiley efter et nyt risikobaseret tilsyn.
  • En gul smiley, der er udløst af formelle afgørelser om arbejdspladsvurdering og arbejdsmiljøorganisation, lyser nu som minimum i tre måneder i stedet for tidligere seks måneder.

Når Arbejdstilsynet kommer på besøg

Et besøg af Arbejdstilsynet er ikke bare en kontrol - det er også en mulighed for læring og udvikling af arbejdsmiljøet. BFA har udarbejdet en guide, hvor man kan læse, hvad arbejdsmiljøgruppen kan gøre før, under og efter besøget

https://www.arbejdsmiljoweb.dk/arbejdsmiljoearbejdet/naar-arbejdstilsynet-kommer/naar-arbejdstilsynet-kommer-paa-besoeg

Andet:

På forkant

Nyt BFA-hæfte ser på, hvordan energien bevares i arbejdsmiljøarbejdet og giver inspiration og værktøjer til et godt samarbejde om psykisk arbejdsmiljø i arbejdsmiljøgruppen.

https://www.arbejdsmiljoweb.dk/arbejdsmiljoearbejdet/paa-forkant

Arbejdsmiljøuddannelse:

Nye arbejdsmiljørepræsentanter, ledere i en arbejdsmiljøgruppe og medlemmer af Hoved MEDskalalle gennemføre den lovpligtige Arbejdsmiljøuddannelse.

Brønderslev Kommune har indgået et samarbejde med Frederikshavn og Hjørring Kommuner omkring fælles afholdelse af den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. Uddannelsen udbydes nu 4 gange årligt i henholdsvis Brønderslev, Frederikshavn og Hjørring.

Tilmelding sker via www.ansatibronderslev.dk under ”arbejdsmiljø”.

MED-uddannelse:

Parterne har aftalt, at alle ledere og medarbejdere i MED-udvalg skal deltage i MED-grunduddannelsen indenfor det første funktionsår.

Grethe Jakobsen fra PUF er ny underviser på MED-grunduddannelsen i Brønderslev Kommune. Der er indtil videre oprettet et hold i september 2018 og et hold i januar 2019.

Tilmelding sker via www.ansatibronderslev.dk under ”MED-udvalg”.

Arbejdsmiljødage 20. og 21. marts 2019:

Planlægningen af Arbejdsmiljødage for 2019 i Vrå Idrætscenter er nu i gang. Såfremt der er emner eller konkrete forslag til workshopsholder, så kontakt Mia Pilgaard eller Gitte Grau i HR.

Beslutning

En arbejdsskade (arbejdsulykke) defineres ved, at der kan sættes dato og tidspunkt på hændelsen. Arbejdspladsen indberetter arbejdsskaden via Easy.

En arbejdsbetinget lidelse (erhvervssygdom) defineres ved, at påvirkningerne sker over tid. Lægen/tandlægen skal indberette konstaterede/formodede arbejdsbetingede lidelser.

Arbejdstilsynets besøg i Børn og Kultur var et positivt og et konstruktivt møde. Arbejdstilsynet kommer tilbage den 8. oktober, hvor de undersøger det psykiske arbejdsmiljø i Myndighedsafdelingen, bl.a. ved afholdelse af gruppesamtaler. Arbejdstilsynet besøger ikke Kantinen og Rengøring, som tidligere meddelt.

Parterne har aftalt, at alle ledere og medarbejdere i MED-udvalg skal deltage i MED-grunduddannelsen indenfor det første funktionsår. Dette er også gældende for ledere og medarbejderrepræsentanter i Lokaludvalg/Personalemøder med MED-status.

Til Arbejdsmiljødagene, den 20. og 21. marts 2019 bliver den overordnet overskrift "Arbejdsfællesskabet". Under denne overskrift vil der være 3 spor:

  • Mental sundhed
  • Kerneopgaven
  • Basis arbejdsmiljø

Punktet tages i øvrigt til efterretning.

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Ole Lund, Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen, Anja Morsing mødte for Maria Charlotte Petersen og Tom Muurmand mødte på ledig HK-plads

Bilag

Til toppen


8. Gensidig information - herunder relevante punkter for næste møde


Beslutning

Status på kantinerne:

  • Der er ikke truffet nye beslutninger i forhold til kantinerne, hverken i Brønderslev eller i Dronninglund
  • Der opfordres stadig til at gøre brug af kantinerne
    • stadig udfordring i Dronninglund

Fraværende: Anne Kirstine Jensen, Ole Lund, Bodil Koch mødte for Carsten Hoff Mortensen, Anja Morsing mødte for Maria Charlotte Petersen og Tom Muurmand mødte på ledig HK-plads

Til toppen

Opdateret 18. september 2018