12. juni 2018

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 12. juni 2018
Lokale: Lokale 318, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Ingen.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra mødet den 12. marts 2018.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at godkende referatet fra mødet den 12. marts 2018. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøde med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Driftsområderne
  • Jobcentret - Integration og Ydelse
  • TKT og Sekretariatet for Børn og Kultur
  • Visitationen
  • Jobcentret - Integration og Ydelse
  • Plan og Miljø
  • Visitationen
  • Driftsområderne
Beslutning

Referatet fra Visitationen blev kommenteret fra medarbejdersiden.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2018.


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltninger udarbejdet budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2018. Der forventes samlet set et driftsoverskud, der er 5,8 mio. kr. større end det forventede på 45,5 mio. kr.

Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2018.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2018. Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalget og Byrådet. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning 1 pr. 31. marts 2018.

Ifølge Principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvise budgetopfølgningsrapporter til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalget og Byrådet. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdes på alle politikområder.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

Forventet budgetafvigelser – serviceudgifter og øvrig drift:

Samlet resultat

Budgetopfølgningen for første kvartal 2018 viser på områderne drift og finansiering en forventet årsafvigelse på 5,8 mio. kr. i form af mindreudgift/merindtægt i forhold til budget 2018. Der er oprindelig budgetteret med et overskud på 20,5 mio. kr. Derudover er der budgetteret med pulje til overførsler på 25,0 mio. kr. - samlet set et budgetteret overskud på 45,5 mio. kr.

Finansieringssiden viser en forventet merindtægt på 5,5 mio. kr., og årsagen dertil er en forventet mindre midtvejsregulering af beskæftigelsestilskuddet. Der er budgetteret med 9,0 mio.kr., og der forventes en regulering på 6,3 mio. kr. Derudover er der 2,8 mio. kr. i indtægter fra jordsalg, som der ikke er budgetteret med.

Driftsområderne er under ét stort set i balance. På de enkelte udvalg er der dog afvigelser. På Beskæftigelses- og Uddannelsesudvalget er der samlet set et forventet mindreforbrug på 14,2 mio. kr., som primært skyldes færre udgifter til forsikrede ledige. På Social- og Sundhedsudvalget forventes på nuværende tidspunkt et merforbrug på 6,6 mio. kr., som hovedsageligt vedrører tomme pladser på området. Ældreomsorgsudvalgets forventede afvigelse er et merforbrug på 2,3 mio. kr., som primært dækker over merudgifter på sygeplejen samt mindreudgifter på øvrige områder. I merforbruget på de 2,3 mio. kr. er indregnet Byrådets tillægsbevilling på 4,7 mio. kr. (BY 25.04.18).

På det samlede børn- og ungeområde forventes der et merforbrug på i alt 6,5 mio. kr., som er fordelt med 5,0 mio. kr. på Børne- og familieområdet samt 1,5 mio. kr. på UngeCentret. En forventet afvigelse på dette niveau betyder, at udgifterne på børn- og ungeområdet totalt falder yderligere i 2018 i forhold til 2017 udgiftsniveau.

Direktionen den 24. april 2018

Direktionen udtrykker tilfredshed med, at det totale driftsbudget forventes at blive overholdt.

Selv om der fortsat er budgetudfordringer på området for udsatte børn og unge, hæfter Direktionen sig ved, at udgifterne til udsatte børn og unge fortsat udvikler sig i den rigtige retning, og udgifterne på området i 2018 ser ud til at blive mindre end i 2017. Direktionen anbefaler, at der på begge områder fortsat skal være fokus på at minimere udgifterne, bl.a. ved hjælp af Varige Spor og Investeringsindsatsen på UngeCentret.

Direktionen hæfter sig desuden ved, at der er udfordringer for sygeplejen samt på handicap/psykiatriområdet og vil have særlig fokus på disse områder fremadrettet.

Økonomiudvalget den 23. maj 2018

Indstilles godkendt.

Udvalgene opfordres til at tage initiativer til minimering af forventede underskud.

Beslutning

Søren gav en orientering om budgetopfølgningen.

Overordnet følges budgettet fint. Der er udfordringer på henholdsvis Ældreområdet og for udsatte børn og unge. I forhold til Ældreområdet er udfordringen antallet af pladser og pres på sygeplejen. For udsatte børn og unge er udviklingen i den rigtige retning. På begge områder arbejdes der på at minimere udfordringerne.

Orienteringen blev taget til efterretning.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Bilag

Til toppen


5. Budget 2019 - forslag til reduktionspulje.


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Forslag til reduktionspulje udsendes til høring.

MED for Administration og Ejendomsservice anmodes om høringssvar indenfor udvalgets område samt at fremkomme med eventuelle andre forslag der kan indgå i reduktionspuljen.

Sagsfremstilling

Økonomiudvalget har besluttet at udsende de forslag til reduktionspuljer, der er indkommet fra fagudvalgene, til høring i relevante råd, nævn og udvalg.

Økonomiudvalget understreger, at der ikke er taget politisk stilling til de enkelte forslag eller til prioriteringen af disse.

Ligeledes er den endelige politiske beslutning om størrelsen af den samlede reduktionspulje udskudt til efter sommerferien.

Økonomiudvalget opfordrer høringsparterne til at fremkomme med eventuelle andre forslag der kan indgå i reduktionspuljen.

Fristen for indsendelse af høringssvar er 01. august 2018.

Beslutning

Søren gav en orientering i forhold til budget 2019.

Medarbejdersiden udarbejder høringssvar, som fremsendes senere.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Bilag

Til toppen


6. Godkendelse af retningslinjer ved fysisk og psykisk vold


Resume

Fag MED bedes godkende "Retningslinjer ved fysisk og psykisk vold indenfor Administrationen og Ejendomsservice".

Sagsfremstilling

Der har været nedsat en arbejdsgruppe, som har haft til opgave at revidere de eksisterende retningslinjer om vold og trusler samtidig med, at arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid implementeres i retningslinjen.

Arbejdsgruppens forslag er vedhæftet og Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes godkende retningslinjen.

Når "Retningslinjer ved fysisk og psykisk vold indenfor Administrationen og Ejendomsservice" er godkendt i Fag MED skal den efterfølgende drøftes på alle Lokaludvalg/Personalemøder med MED-status indenfor Administrationen og Ejendomservices områder. Her skal vurderes, hvorvidt retningslinjen er dækkende eller om der skal laves en lokal retningslinje som supplerer den overordnet. Samtidig skal der laves en procedure for, hvordan retningslinjen(erne) implementeres.

Beslutning

Arbejdsgruppen blev rost for det gode arbejde med udarbejdelse af retningslinjen.

Retningslinjen blev godkendt.

HR udsender de godkendte retningslinjer til TRIO'en med henblik på drøftelse i Lokaludvalg/Personalemøder med MED-status indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Bilag

Til toppen


7. Årlig arbejdsmiljødrøftelse


Resume

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice bedes drøfte hvilke fokuspunkter, der skal prioriteres inden for de valgte emner til årlig arbejdsmiljødrøftelse. Herudover skal Fag MED sørge for, at drøftelsen formidles videre til Lokaludvalgene/Personalemøderne med MED-Status indenfor Fag MED's område.

Sagsfremstilling

Der skal årligt gennemføres lovpligtig arbejdsmiljødrøftelse. Målet med at arbejde systematisk med den årlige arbejdsmiljødrøftelse er at sikre, at drøftelsen bliver udført og handlet på i alle led i Brønderslev Kommune.

Hoved MED besluttede på sit møde, den 23. marts 2018, at emnerne for den årlige arbejdsmiljødrøftelse 2018 skulle være følgende:

  • Sygefravær med fokus på nærvær og den forebyggende indsats.
  • Psykisk arbejdsmiljø, herunder fx stress, vold, mobning eller høje følelsesmæssige krav i arbejdet.

Emnerne blev valgt indenfor temaerne i HR Strategien og i Fokusområder for arbejdsmiljøarbejdet.

Ud fra emnerne bedes Fag MED Administrationen og Ejendomsservice drøfte, hvilke fokuspunkter der skal prioriteres. Formandskabet anbefaler, at der arbejdes videre med mobning - både indenfor:

  • sociale medier
  • på arbejdspladsen

Fag MED skal sørge for, at drøftelsen formidles videre til Lokaludvalgene/Personalemøderne med MED-status, som har til opgave at aftale, hvilke konkrete tiltag, der skal iværksættes og hvordan de kan gennemføres. Aftalerne skal fremgå skriftligt fx gennem referatet fra mødet eller via skemaet i Fokusområder for arbejdsmiljøarbejdet.

Der kan hentes inspiration i Fokusområder for arbejdsmiljøarbejdet på www.ansatibronderslev.dk.

Beslutning

Fag MED drøftede punktet og var enige om, at nærvær/fravær altid er aktuelt. Herudover tilsluttede udvalget sig formandskabets anbefaling om, at der arbejdes videre i Lokaludvalgene/Personalemøderne med MED-status med mobning både indenfor sociale medier og på arbejdspladsen.

Der henvises i øvrigt til "10 gode råde når du bruger Facebook".

I forhold til den årlige arbejdsmiljødrøftelse i Lokaludvalgene/Personalemøderne med MED-status sender HR input fra Fag MED til TRIO'erne indenfor Administrationen og Ejendomsservice.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Bilag

Til toppen


8. Dialog og samarbejdskultur i organisationen


Resume

Der ønskes en status på, hvordan det går med drøftelserne af dialog- og samarbejdskulturen i organisationen.

Sagsfremstilling

Hoved MED godkendte på mødet, den 23. marts 2018 et notat, som beskriver:

  • Hvilken dialog- og samarbejdskultur der er/skal være i organisationen.
  • Hvilke dialogveje der er i MED- og ledelsessystemet, hvis en medarbejder står over for noget, som ønskes videregivet.

Hensigten var, at notatet skulle danne udgangspunkt for en drøftelse af, hvorledes "ånden" i dialog- og samarbejdskulturen opleves ude i hele organisationen.

Beslutning

Notat om dialog- og samarbejdskultur i organisationen blev drøftet.

Udvalget er enige om, at det er et godt papir, som forpligter begge vej. Det er vigtigt, at alle får kendskab til det i organisationen.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Bilag

Til toppen


9. Orientering om arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendom og Service.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til Easy for februar 2018 til april 2018. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Arbejdstilsynet har endnu ikke besøgt Rådhuset, som de tidligere har anmeldt besøg hos.

Arbejdstilsynet har ikke anmeldt nye tilsynsbesøg siden sidste møde i Fag Administrationen og Ejendomsservice.

Andet:

Justeret tilsyn med det psykiske arbejdsmiljø

En ændring af arbejdsmiljøloven betyder, at tilsynet med det psykiske arbejdsmiljø justeres på følgende:

  • Arbejdstilsynet får ret til at gennemføre uovervågede samtaler med ansatte i forbindelse med tilsyn vedr. det psykiske arbejdsmiljø

Metoder Mod Vold

Den digitale værktøjskasse www.metodermodvold.dk er nu gået i luften.

Metoder Mod Vold er målrettet TRIO/MED på arbejdspladser, der arbejder med borgere med særlige problemstillinger og udadreagerende adfærd. Værktøjskassen er tænkt som inspiration og er baseret på en række videoer, der viser i praksis, hvordan forskellige arbejdspladser arbejder med en vifte af metoder og tilgange som fx low arousal. Metoder Mod Vold er et overenskomstprojekt fra O.15 med KL, FOA, SL, Socialrådgiverne, 3F og Sundhedskartellet.

Listen over metoderne er ikke udtømmende, men har et fællestræk: Beskyttelsen af medarbejdere mod vold og trusler er mest effektiv, når den sker igennem respekt og hensyntagen til borgerens trivsel. Den røde tråd er således, at jo mere den enkelte borger har kontrol over eget liv og oplever respekt og hjælp til egen mestring, desto mindre er risikoen for, at borgeren bliver frustreret og tyer til vold som udtryksform.

Beslutning

Der blev spurgt ind til, hvad det betyder, at Arbejdstilsynet får ret til at gennemføre uovervågede samtaler med ansatte i forbindelse med tilsyn vedr. det psykiske arbejdsmiljø.

Det betyder, at Arbejdstilsynet fremover kan sige nej til, at en leder eller en anden (eksempelvis arbejdsmiljøkonsulenterne) deltager i gruppesamtalerne, hvis de vurderer, at det får betydning for gruppesamtalerne.

Punktet blev taget til efterretning.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Bilag

Til toppen


10. Gensidig orientering - herunder relevante punkter for næste møde


Sagsfremstilling
  1. Rygning
Beslutning

Ad 1)

I forhold til rygning var der på ny en drøftelse af emnet. Der er intet nyt og reglerne skal fortsat overholdes.

  • Der blev spurgt ind til kantinerne. I Brønderslev har de rigtig travlt og i Dronninglund går det stille og roligt.
  • Lene orienterede om, at Ben Erik Grav er ansat som chef for Teknik og Miljø med virkning fra 1. september 2018.
  • Lisbeth orienterede om, at mødet er hendes sidste i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, idet hun har valgt at gå på pension.

Fraværende: Jens Davidsen og Rita Nielsen.

Til toppen

Opdateret 15. juni 2018