5. september 2017

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 5. september 2017
Lokale: Lokale 272, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Til toppen


2. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra møde den 16. maj 2017.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at godkende referat fra mødet den 16. maj 2017. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Godkendt.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Til toppen


3. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED Administrationen og Ejendomsservice foreligger der referater fra følgende:

  • Jobcentret
  • Sekretariatet for Børn og Kultur
  • Driftsområderne
Beslutning

Der spørges konkret ind til referatet fra Driftsområderne i forhold til den politik, der er lavet om privat mobiltelefon i arbejdstiden. Ole Lund gør opmærksom på, at der også er lavet en rygepolitik, som ikke er kommet med i referatet fra Driftsområderne.

På baggrund af det konkret spørgsmål overvejes det, om der på næste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice sættes punkter på dagsorden om principielle drøftelser af private mobiltelefoner og rygning i arbejdstiden.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Bilag

Til toppen


4. Budgetopfølgning 2/Halvårsregnskab - pr. 30. juni 2017


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Økonomiafdelingen har i samarbejde med fagforvaltningerne udarbejdet Budgetopfølgning 2/Halvårsregnskab - pr. 30. juni 2017. Budgetopfølgning 2 viser et forventet netto mindreforbrug på i alt -33.275 mio. kr. Sammen med budgetopfølgningen er vedlagt en status på aftalepunkter, der blev besluttet i forbindelse med vedtagelsen af Budget 2017.

Sagsfremstilling

Økonomiafdelingen fremsender Budgetopfølgning2/Halvårsregnskab - pr. 30. juni 2017. Ifølge principper for økonomistyring udarbejder Økonomiafdelingen kvartalsvis budgetopfølgning til Direktionen, der fremsender budgetopfølgningen til fagudvalg, Økonomiudvalg og Byråd. Budgetopfølgningsmaterialet udarbejdet på alle politikområder.

Sammendrag af forventet budgetafvigelser:

I 1.000 kr.

Overførsels-udgifter

Service- udgifter

Netto

Økonomiudvalget, finansiering

-25.039

Økonomiudvalget

0

0

0

Børne- og Skoleudvalget

742

6.740

7.482

Fritids- og Kulturudvalget

0

0

0

Beskæftigelsesudvalget

-27.150

1.690

-25.460

Ældreomsorgsudvalget

0

10.254

10.254

Social- og Sundhedsudvalget

-812

-212

-1.024

Teknik- og Miljøudvalget

0

512

512

I alt

-27.220

18.984

-33.275

Budgetopfølgningen pr. 31.06.2017 viser:

- at indtægtssiden, herunder generelle tilskud forventes forøget med -25.039

- at der forventes et mindreforbrug på overførselsudgifterne -27.220

- at der forventes et merforbrug på serviceudgifterne 18.984

Samlet set viser budgetopfølgning pr. 30.06.2017 et forventet mindreforbrug på -33,3 mio. kr.

I budget 2017 er der budgetteret med et overskud på driften på 26,6 mio. kr. Dertil kan lægges ”pulje til overførsel mellem årene” på 25 mio. kr. Dette giver samlet et budgetteret mindreforbrug på ca. 51,6 mio. kr. Tillagt denne budgetopfølgnings mindreforbrug på 33,3 mio.kr. er forventningen et årsresultat, som viser et overskud på ca. 84,9 mio. kr. på driften.

I denne budgetopfølgning er det et skøn på anlægsforbruget i 2017 på ca. 40,2 mio. kr.

Der forventes således et samlet årsresultat inkl. Anlæg - som viser et mindreforbrug på ca. 44,7 mio. kr.

På de efterfølgende sider gives en nærmere specifikation af budgetopfølgningen på de enkelte politikområder.

Indstilling

Direktionen, 8. august 2017, pkt. 5

Budgetafvigelserne på de samlede område for udsatte børn og unge samt ældreområdet har udviklet sig yderligere negativt i forhold til 1. budgetopfølgning.

Direktionen anbefaler, at der på begge områder fortsat skal være fokus på at minimere udgifterne, bl.a. ved hjælp af Varige Spor og Investeringsindsatsen på Ungecenteret, samt ved hjælp fra PWC på Frit Valgs området. Samtidig vil direktionen dog anbefale at der i forbindelse med budgetlægningen for 2018 overvejes at tilføre områderne yderligere rammer, således at udfordringen kan håndteres i den løbende drift.

Det samlede forventede resultat for 2017 viser endnu større driftsoverskud end forventet ved budgetlægningen, hvilket betyder at Direktionen vurderer, at der er rum for langsigtede oprettende indsatser

Økonomiudvalget, 23. august 2017, pkt. 3:

Direktionens anbefaling indstilles godkendt.

Beslutning

Søren gav en kort orientering om halvårsregnskabet.

Overordnet ser det positivt ud, men der er stadig flere udfordringer som skal arbejdes videre med. Her tænkes på langsigtede indsatser, som Varige Spor, PwC på Frit Valgs området og andet.

Orienteringen tages til efterretning.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Bilag

Til toppen


5. Høring af budgetforslag 2018 til 1. behandling


Resume

Sagsforløb: MED for Administrationen og Ejendomsservice

Budgetforslag til 1. behandling er udsendt til høring

MED for Administrationen og Ejendomsservice anmodes om høringssvar indenfor udvalgets område

Sagsfremstilling

Fagudvalgene og Økonomiudvalget har behandlet forslag til ændringer i oprindeligt budgetoplæg for 2018, og godkendt hvilke af disse forslag der skal indgå i budgetforslag til 1. behandling.

Processen for udarbejdelse af forslag til budget til 1. behandling indeholder ikke udarbejdelse af afdækningskatalog, som i tidligere år.

Med baggrund i Økonomiudvalgets beslutning i december 2017 om, ”at fagudvalgene skal søge at finde besparelser på 0,8%”, afholdt byrådet i foråret en budgetdag, hvor emner til reduktionspuljer blev fremlagt og drøftet.

Økonomiudvalget behandlede emnerne på mødet d. 17/5, hvor beslutningen blev: ”Udvalgene skal arbejde videre med de foreslåede emner til reduktionspulje. Nogle af emnerne vil indgå i budgetprocessen for 2018, og nogle vil have mere strategisk sigte for områdernes udvikling. Evt. iværksættelse af reduktionsemner vil blive godskrevet i forhold til budgetlægningen”.

Oversigten over emner til reduktionspulje er ajourført, således de forslag der indgår i budgetforslag til 1. behandling er udtaget af oversigten.

Budgetforslag og revideret oversigt over emner til reduktionspulje udsendes hermed til høring i MED for Administrationen og Ejendomsservice. Udsendelsen indeholder det samlede budgetmateriale for hele organisationen, MED for Administrationen og Ejendomsservice anmodes om høringssvar for de områder der vedrører MED for Administrationen og Ejendomsservice’s område.

Materialet eftersendes inden mødet.

Beslutning

Søren deltog på formødet for at give en gennemgang og svare på spørgsmål i forhold til det tilsendte materiale.

Budgetprocessen har været anderledes i år og det har givet flere frustrationer, som kom til udtryk på mødet:

  • Giver uro, at der ikke er konsekvensberegninger
  • Materialet er svært at læse, kræver en forklaring (som kom på formødet). Der kunne godt være sendt en "læse-vejledning" med ud
  • Materialet er meget sent tilgængeligt - kort tidsfrist

Søren anerkender, at materialet kan være svært at læse. Materiale og informationer er udsendt, så snart det har været muligt. Tilbagemeldingerne tages med i overvejelserne til budgetprocessen næste år.

Medarbejderne udtaler følgende:

Rammebesparelse på konto 6

Ved eventuelle rammebesparelser på konto 6 forventes det, at der politisk konkret prioriteres i opgaverne.

Det lavere sygefravær er fastholdt – giver det mulighed for realisering af besparelse?

Personalenormeringen er afsat i forhold til arbejdsopgaverne. Et lavt sygefravær sikre bedre kvalitet i opgaveløsningen og sammenhæng mellem arbejdsopgaver og personalenormeringen. Et højt sygefravær presser personalenormeringen i forhold til opgaverne, da der ikke benyttes vikarer i Administrationen.

Faldet i sygefraværet er med til at sikre opgaveløsningen. En evt. besparelse vil udhule grundnormeringen.

Det mindre forbrug på ejendomsservice og bygningsvedligeholdelse – giver det mulighed for en nedsættelse af budget?

Vedligehold og rengøring på rådhusene er på nuværende tidspunkt af meget dårlig standard. Der trænger på flere områder til renovering og vedligeholdelse. Det gælder både vinduer, problemer med træk, manglende solafskærmning, slidte toiletter, maling m.m.

Samtidig er det svært at se, at rengøringsstandarden kan være lavere end den er på nuværende tidspunkt.

Hvis Anlægsstop generelt p.g.a. flaskehalsproblemer/overophedning i sektoren betyder besparelse på vedligeholdelse af kommunale bygninger anbefales det ikke at lave besparelser på området.

Reduktion i antal flygtninge – giver det besparelser på administrativt niveau?

På nuværende tidspunkt har personalet i integrationsafdelingen et sagstal, der er i overensstemmelse med de vejledende sagstal. Et sagstal der gør det muligt at motivere og støtte integrationsborgere til at deltage i virksomhedsrettede aktiviteter, uddannelse eller bedst i job.

I tilfælde af personalereduktion på integrationsområdet, er der frygt for, at integrationsborgere i offentlig forsørgelse, eller forsinkes i at opnå selvforsørgelse. Ligeledes vil der være bekymring i forhold til medarbejdernes arbejdsmiljø.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Til toppen


6. Minimering af dokumentation og forenkling af procedure


Resume

Sagsforløb: DIR/Fag MED Administrationen og Ejendomsservice

Siden sidste møde i Fag MED Administationen og Ejendomsservice har forslagene været udsendt til de ansvarlige. Udvalget bedes drøfte og behandle de udarbejdede forslag og vurderinger.

Sagsfremstilling

Der er udarbejdet en oversigt over de indkomne forslag i forbindelse med projekt "minimering af dokumentation og forenkling af procedurer". Af oversigten fremgår det, hvem der er ansvarlig/hvor forslaget forankres.

HR har udsendt forslagene til de ansvarlige, hvor der medio august skulle gives en tilbagemelding om følgende:

  • vurdering af "forenklings potentialet" samt
  • forslag til løsning af problemstillingen.

Tilbagemeldingerne er indarbejdet i oversigten med forslagene.

Indstilling

Direktionen, 22. august 2017, pkt. 6:

De udarbejdede forslag og vurderinger taget til efterretning, og behandles på kommende FAG-MED møder.

Beslutning

Oversigten over de indkomne forslag i forbindelse med projekt "minimering af dokumentation og forenkling af procedurer" er tænkt som en konkret handlingsplan. Der ligger ikke i projektet, at der skal tilføres midler.

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice godkender handlingsplanerne og beslutter, at der på mødet efter sommerferien 2018 sættes et punkt på dagsorden med status.

Der er altid åben for nye forslag, som en del af en løbende proces.

Økonomiudvalget orienteres, som en del af aftalen.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Bilag

Til toppen


7. Orientering om implementering af Fælles Sprog III


Resume

Sagsforløb: ÆR, MED Sund, MED Adm, ÆO, SS

Kommunernes Landsforening har i deres årlige økonomiforhandlinger med Regeringen forpligtet

sig til at implementere Fælles Sprog III (FSIII) inden udgangen af 2017 i alle landets kommuner. Den organisatoriske implementering kommer dog til at foregå i første halvår af 2018.

Ældreomsorgsudvalget orienteres om implementeringen af FSIII i Brønderslev Kommune.

Sagsfremstilling

Baggrund og forløb

Som et led i den nationale strategi for digitalisering af sundhedsvæsenet har Kommunernes Landsforening i deres årlige økonomiforhandlinger med Regeringen forpligtet sig til at implementere FSIII inden udgangen af 2017.

Implementeringen foregår i 3 etaper, og Brønderslev Kommune er med i KL’s 3. implementeringsbølge.

Det er målsætningen, at FSIII er teknisk integreret i alle kommunale omsorgssystemer inden udgangen af 2017. Den organisatoriske implementering foretages i første halvår af 2018.

Hvad er FSIII?

FSIII er en ny fælleskommunal metode til dokumentation og kommunikation på alle fagområder inden for sundhedsområdet i kommunerne.

I første omgang omfatter metoden alle borgere over 18 år, der modtager hjælp, omsorg, pleje og behandling i henhold til Servicelovens § 83 (personlig og praktisk hjælp), § 83a (rehabilitering), § 84 (aflastning og afløsning) og § 86 (træning) samt Sundhedslovens § 138 (hjemmesygepleje).

FSIII erstatter den tidligere Fælles Sprog II metode. Det nye er blandt andet:

  • At der dokumenteres efter samme metode i Visitationen, Hjemmeplejen, Hjemmesygeplejen, på plejecentre og træningsområdet.
  • At dokumentationen opdateres og genanvendes af både myndighed og leverandør.
  • At der bliver mulighed for at genbruge data på tværs af afdelinger.
  • At der dokumenteres med mindre fritekst og flere afkrydsningfelter.

Formålet er at bidrage til sammenhæng, kvalitet og effektivisering i den kommunale sundhedsfaglige indsats rettet mod borgeren, blandt andet ved:

  • At understøtte tværfaglighed i indsatsen omkring og med borgeren
  • At lette dokumentation og overblikket over borgerens situation

FSIII er ikke et nyt omsorgssystem. Omsorgssystemet - KMD Nexus - bliver tilpasset, så det understøtter FSIII-metoden.

Opgavens omfang

Opgaven kommer til at omfatte ca. 2.800 borgere fordelt på hhv. Visitationen, fritvalgsområdet, Hjemmesygeplejen, træningsområdet samt plejecentrene.

Opgaven indebærer blandt andet en revurdering af borgerne fra myndighed - Visitationen samt Hjemmesygeplejen - som er i overensstemmelse med den nye metode. Udføresiden skal efterfølgende replanlægge alle visiteringer i planlægningskalendrene. Ud over replanlægning skal en stor del af dokumentationen manuelt indtastes efter den nye metode.

Derudover skal samtlige medarbejdere i Visitationen - Ældre og Hjælpemidler, Hjemmeplejen, Træningsafdelingen, Hjemmesygeplejen samt på plejecentrenes medarbejdere undervises i metoden og systembrugen.

Opgaverne løses i første halvår af 2018.

Der er nedsat en projektorganisation, som er i gang med at planlægge implementeringsarbejdet. Der fremsendes ny orientering, når der foreligger en samlet implementeringsplan.

Fagforvaltningen for Sundhed og Velfærd foreslår, at Ældreomsorgsudvalget tager orienteringen til efterretning.

Personale

Implementering af FSIII vil få konsekvenser for Frit Valg, Hjemmesygeplejen, plejecentrene samt Visitationen, blandt andet i form af aflysning af mødeaktiviteter, øget arbejdspres samt overskridelse af sagsbehandlingsfrister.

Indstilling

Ældreomsorgsudvalget, 7. september 2017, pkt. 5:

Beslutning

Fælles Sprog III er en tvunget opgave, som er indgået mellem KL og Staten.

Opgaven vil blive ressourcekrævende og konsekvenserne heraf vil give længere sagsbehandlingstider for borgerne.

Udvalget gør opmærksom på, at arbejdsmiljøet kan være belastet i den ressourcekrævende periode.

Punktet tages i øvrigt til efterretning.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Til toppen


8. Nedsættelse af arbejdsgruppe til at indarbejde "arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid" i de eksisterende retningslinjer


Resume

Der skal nedsættes en arbejdsgruppe i forbindelse med indarbejdelse af "arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid" i de eksisterende retningslinjer for vold og trusler.

Sagsfremstilling

På baggrund af ny bekendtgørelse om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid pr. 1. januar 2016 skal de eksisterende retningslinjer for vold og trusler revideres.

For Fag MED Administrationen og Ejendomsservice gælder det retningslinjerne indenfor Administrationens område.

HR er tovholder på opgaven.

Beslutning

Der nedsættes en arbejdsgruppe bestående af:

AMR for Administrationen Marianne Heilskov

AMR for Administrationen Maria Petersen

AMR for Serviceområdet Solveig Petersen

Leder fra Jobcentret/UngeCentret

Gitte Grau HR

HR er tovholder og indkalder til møde.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Til toppen


9. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendom og Service.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdsskader, der er indberettet til Easy for maj 2017 til juli 2017. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

Arbejdstilsynet været på besøg i UngeCentret. Besøget resulteret i følgende:

  • Påbud om at sikre, at ansatte ikke udsættes for generende træk fra bl.a ventilationskanaler, vinduer og døre samt gangarealer - skal efterkommes senest den 1. november 2017
  • Vejledning om ventilation på faste arbejdssteder

Siden sidste møde har Arbejdstilsynet ikke meldt, at de kommer på nye risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen eller Ejendom og Service.

Andet:

EASY:

Den 17. juni 2017 er det nye EASY trådt i kraft. Der har været en del udfordringer i starten, som burde være løst nu. EASY arbejder på en konkret systemfejl.

For at logge på EASY kræver det et NemID med CPR. Samtidig skal der anmodes om rettigheder i Virk. HR kan kontaktes for hjælp til adgangen.

Arbejdsmiljødage 2018:

Til orientering kan oplyses, at arbejdsgruppen bag Arbejdsmiljødagene starter op med første møde, den 4. september 2017. Er der emner eller andet, der skal tages med, så send en mail til gitte.grau@99454545.dk.

Dagene afholdes den 21. og 22. marts 2018, så sæt allerede nu kryds i kalenderen!

Beslutning

I forbindelse med det nye EASY ved HR endnu ikke, hvordan det bliver muligt at lave statistik over arbejdsskader.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Bilag

Til toppen


10. Gensidig orientering - herunder relevante punkter for næste møde


Beslutning

Intet.

Fraværende: Lene Faber og Jeppe Andersen mødte for Anne Kirstine Jensen

Til toppen

Opdateret 11. september 2017