6. marts 2017

Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice - Referat

Dato: 6. marts 2017
Lokale: Lokale 272, Brønderslev Rådhus
Tidspunkt: Kl. 13:00


Indholdsfortegnelse



1. Bemærkninger/ændringer til dagsorden


Beslutning

Intet.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Til toppen


2. Valg af næstformand


Resume

Medarbejdersiden i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice bedes udpege næstformand til udvalget.

Sagsfremstilling

I forbindelse med nyvalg til MED-organisationen fra 1. januar 2017 skal der udpeges næstformand til Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice.

Beslutning

Medarbejdersiden mener ikke, de kan vælge næstformand endnu, da organisationerne først skal mødes den 8. marts i forhold til fordeling af pladser til MED-udvalgene. Efter denne dato melder medarbejdersiden tilbage med navn på næstformand.

Lisbeth fungerer fortsat som næstformand, indtil der sker nyvalg.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Til toppen


3. Godkendelse af referat


Resume

Godkendelse af referat fra møde den 22. november 2016.

Sagsfremstilling

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at godkende referat fra mødet den 22. november 2016. Referatet er tidligere udsendt.

Beslutning

Referatet blev godkendt, men en generel opfordring til, at indholdet på møderne skal kunne afspejles i referaterne.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Til toppen


4. Diverse referater til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice


Resume

Orientering om referater fra Lokaludvalg og Personalemøder med MED-status.

Sagsfremstilling

Til orientering for Fag MED for Administrationen og Ejendomsserivce foreligger der referater fra følgende:

  • Børne- og Familieafdelingen
  • Visitationen
  • Jobcenter, Integration og Ydelse
  • Plan og Miljø
  • Jobcenter, Integration og Ydelse
  • FAS Børn og Kultur
  • Jobcenter, Integration og Ydelse
  • Børne- og Familieafdelingen
  • Hegely, Familieplejen og Støttepersoner
  • Plan og Miljø
  • Visitationen
Beslutning

Referaterne fra Lokaludvalgene og Personalemøderne med MED-status er gode og fyldige. De tages til efterretning.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Bilag

Til toppen


5. Orientering om budgetproces og tidsplan for Budget 2018


Resume

Sagsforløb: MED for Administration og Ejendomsservice

Budgetproces samt tidsplan for arbejdet med budget 2018 fremsendes til orientering.

Sagsfremstilling

I forbindelse med budgetforliget for budget 2017 blev det aftalt, at en ny budgetprocedure skal aftales senest ved udgangen af november 2016 med henblik på fremrykning af budgetarbejdet for budget 2018.

Økonomiudvalget vedtog den 7. december 2016 rammerne for budgetprocessen for budget 2018. På baggrund af denne, har Økonomiafdelingen udarbejdet tidsplan for udarbejdelse af budget 2018.

Budgetprocessen for 2018 fremgår af det vedlagte bilag. Vedlagt som bilag er desuden tidsplan for udarbejdelse af budget 2018.

Indstilling

Det godkendes, at processen igangsættes som beskrevet, dog under forudsætning af

  1. At der ikke foretages prioriteringer, før den samlede økonomiske situation er kendt
  2. At fagudvalgene i løbet af foråret på temamøder forbereder, hvilke emner der kan drøftes på Byrådets budgetdag i april.
  3. Såfremt der er forslag fra fagudvalgene, der besluttes i Byrådet, som har konsekvenser i budget 2018, da kan de indregnes i budget

Mikael Klitgaard var fraværende.

Beslutning

Søren genemgik den nye budgetproces. Der laves ikke et afdækningskatalog som tidligere og der sker først en prioritering, når den økonomiske situation kendes.

Der mangler ca. 13 mio kr. for budget 2018 og det svarer til ca. 0,8% af serviceudgifterne.

Der gøres opmærksom på, at der i tidsplanen for budget 2018 ud for Fag MED/Hoved MED står : "Fagenhederne lægger høringssvar i SBSYS ( budget 2018 – høringssvar) – senest 4. september". Møderne i Fag MED/Hoved MED afholdes dog først i perioden fra den 4. - 8. september 2017. Møderne i MED-udvalgene vil blive flyttet, så de ligger før høringsfristen.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Bilag

Til toppen


6. Projekt om minimering af dokumentation og procedurer


Resume

I forlængelse af budgetaftale har der været afholdt fællesmødet mellem Økonomiudvalget og Hoved MED. Punktet om minimering af dokumentation og procedure skal forankres i Fag MED, hvor det skal besluttes hvilke forslag, der kan understøtte projektet. Fag MED anmodes om at igangsætte denne proces.

Sagsfremstilling

I budget 2017 er det aftalt, at der i samarbejde med MED-systemet skal gennemføres et projekt til belysning af, hvilke muligheder der er for at mindske dokumentation og forenkle procedurer i den kommunale drifts og myndighedsorganisation.

Hensigten er at afskaffe den dokumentation, der ikke er nødvendig for styring af driften eller for beskyttelse af borgerne og medarbejderne.

Hensigten med projektet er at frigøre ressourcer til anvendelse i forhold til kernevelfærds opgaverne. På fællesmødet blev det besluttet, at igangsætte en proces, som forankres i Fag MED.

Rammen for projektet er beskrevet i referat fra fællesmødet. Hoved punkterne i processen er:

  • Indsamling af forslag sker via Lokaludvalgene/Personalemøder med MED-status
  • Der nedsættes ikke specielle arbejdsgrupper
  • Fag MED drøfter, hvilke forslag der skal/kan gennemføres
  • Fag MED melder tilbage til Direktionen/Økonomiudvalget
Beslutning

Inden mødet er der udsendt et forslag til brev, som skal sendes ud til alle Lokaleudvalg/Personalemøder med MED-status indenfor Fag MED Administationen og Ejendomsservice.

Forslaget blevet gennemgået på mødet.

Tidsfristen blev drøftet. Der er ikke en lang frist, men udvalget blev enige om, at projektet ikke skal trækkes for langt ud og derfor skal der meldes tilbage inden næste møde i Fag MED Administrationen og Ejendomsservice. Tidsfristen skal fremhæves i brevet.

Brevet sendes ud til formand og næstformand i Lokaludvalgene og til lederne og TR for Personalemøder med MED-status.

Projektet sættes ikke i værk for at sparer, men for at få tid til kerneopgaven.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Bilag

Til toppen


7. Oprettelse af Lokaludvalg


Resume

Sagsforløb: DIR/Fag MED Adm. og Ejd.service/Hoved MED

Visitationen har et ønske om at oprette et Lokaludvalg for Visitationen, i stedet for at afholde Personalemøder med MED-status. Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice anmodes om at drøfte den konkrete henvendelse.

Sagsfremstilling

I §12, stk. 1 i Lokalaftalen om Medindflydelse og Medbestemmelse for Brønderslev Kommune står der følgende:

”I personalemøde med MED-status deltager alle ledere og medarbejdere.

Personalemøder med MED-status kan på arbejdspladser med en størrelsesorden på 20 medarbejdere fungere som MED-udvalg”.

I forhold til ovennævnte formulering kan der være et fortolkningsspørgsmål – er det en mulighed eller en ret til et Lokaludvalg?

Alt efter størrelsen og sammensætningen af Lokaludvalget kan der i nogle tilfælde være tale om, at der skal udpeges en medarbejderrepræsentant til udvalget, som ikke er TR eller AMR. Det vil betyde, at denne medarbejder skal beskyttes på samme måde som en TR eller AMR.

Den konkrete anmodning fra Visitationen er vedhæftet som bilag.

HR har som udgangspunkt ingen indvending i forhold til oprettelse af Lokaludvalg for Visitationen.

HR har dog den bemærkning, at lederen af Visitationen er udpeget til at deltage i Fag MED Sundhed og Velfærd. Visitationen referer til Fag MED Administrationen og Ejendomsservice, hvor der også er en medarbejderrepræsentant fra Visitationen udpeget.

HR har oplevet, at når lederen og medarbejderrepræsentanten fra Visitationen deltager i 2 forskellige Fag MED, har det givet en usikkerhed om, hvilket udvalg Visitationen reelt hører til.

Indstilling

Direktionen, 31. januar 2017, pkt. 9:

Anbefales med begrundelse i afdelingens størrelse, og da det vil smidigøre mødeafvikling.

Beslutning

Der gives udtryk for, at processen har været god.

Fag MED Administrationen og Ejendomsservice anbefaler, at der oprettes et Lokaludvalg i Visitationen.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Bilag

Til toppen


8. Orientering om proces i Kantinen


Resume

På mødet gives en orientering om processen, som er igangsat i Kantinen.

Sagsfremstilling

I foråret 2016 blev Staben omorganiseret i forbindelse med omrokeringer i Direktionen. Her kom nye områder til Staben, nemlig Sekretariatet, Borgerservice og Ejendomsservice. Kantinen er organisatorisk placeret i Ejendomsservice.

Direktøren for området har ønsket at sætte en proces i gang i Kantinen med henblik på at minimere omkostninger og udnytte ressourcer på tværs af de 2 kantiner.

Beslutning

Punktet blev drøftet i forhold til, hvornår informationen skulle have været givet til Fag MED Administationen og Ejendomsservice.

Orienteringen om processen blev i øvrigt taget til efterretning.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Bilag

Til toppen


9. Omstilling og effektivisering på området for voksne med særlige behov i Brønderslev Kommune


Resume

Sagsforløb: SS/HAR/MED-Adm./MED-Sundhed og Velfærd/SS/ØK

På baggrund af Byrådets beslutning den 30. marts 2016 om at afvikle Flerårsaftalen for 2014-2017 på Det Specialiserede Voksenområde blev PricewaterhouseCooper (PwC) anmodet om at udarbejde en rapport med anbefalinger i forhold til besparelsesmulighederne på området med henblik på at sikre et provenu.

PwC har i løbet af 2016 foretaget en analyse af området, hvor blandt andet sager, sagsgange, organisering mv. er blevet gennemgået. PwC har udarbejdet anbefalinger, som skal sikre, at der opnås en forventet udgiftsreduktion på ca. 5,5 mio. kr. i 2016 og 6,3 mio. kr. i 2017. Med afsæt i rapporten er der udarbejdet et kommissorium for, hvordan PwC’s anbefalinger realiseres.

Social- og Sundhedsudvalget anmodes om at godkende PwC-rapporten.

Sagsfremstilling

Den 9. oktober 2013 vedtog Byrådet en Flerårsaftale for 2014-2017 på Det Specialiserede Voksenområde, herunder UngeCentret i Brønderslev Kommune. Flerårsaftalens formål var at reducere udgiftsniveauet på området over en 4-årig periode, så det svarede til landsgennemsnittet – en reduktion svarende til 17,6 mio. kr. Flerårsaftalen blev godkendt som en del af budgetaftalen for 2014.

Byrådet besluttede imidlertid at afvikle Flerårsaftalen den 30. marts 2016, da der primo 2016 ikke var fundet de tilstrækkelige besparelser. I forlængelse af lukningen af Flerårsaftalen bestilte Økonomiudvalget PwC til at udarbejde en rapport i forhold til besparelsesmulighederne på området baseret på en gennemgang af en række sager med henblik på at udarbejde skarpere sagsafgørelser, som kunne sikre et provenu, sideløbende med at der blev lavet en gennemgribende sagsbehandling efter Voksenudredningsmetoden.

PwC har således i løbet af 2016 foretaget en analyse af området, hvor blandt andet sager, sagsgange, organisering mv. er blevet gennemgået, og der er udarbejdet en rapport med anbefalinger til indsatsområder på baggrund heraf. Analysens aktører har inkluderet myndighed og udfører på Det Specialiserede Område samt Økonomiafdelingen (jf. bilag).

Den færdige rapport sandsynliggør, at der fremadrettet kan findes de besparelser, som blev forventet i forbindelse med lukning af Flerårsaftalen, svarende til ca. 5,5 mio. kr. i 2016 og 6,3 mio. kr. i 2017.

Analysen har afdækket besparelsespotentialer på følgende indsatsområder:

  1. Borgerstyret personlig assistance (BPA) – serviceloven (SEL) §§ 95 og 96
  2. Merudgifter – SEL § 100
  3. Bostøtte – SEL § 85 samt tilhørende §§ 103 og 104
  4. Midlertidige botilbud – SEL § 107
  5. Længerevarende botilbud – SEL § 108 – tillægsydelser
  6. Aktivitets- og samværstilbud – SEL § 104/Beskyttet beskæftigelse – SEL § 103
  7. Differentierede takster
  8. Omorganisering af Visitationen, Det Specialiserede Område

For at sikre, at PwC-rapportens anbefalinger realiseres, er der udarbejdet et kommissorium, som foreskriver, hvordan det videre arbejde med indsatsområderne skal forløbe, således at de påpegede økonomiske potentialer realiseres (jf. bilag).

De foreslåede indsatser vil imidlertid betyde revurdering af de sager, som er omfattet af indsatsområderne, hvilket vil medføre at en lang række borgere vil få ændret i det tilbud, som Brønderslev Kommune stiller til rådighed for dem.

Fagforvaltningen for Sundhed og Velfærd foreslår, at udvalget drøfter rapporten samt godkender kommissoriet for realisering af PwC-rapportens anbefalinger.

Handicap- og psykiatrichef Pia Kornø og visitationschef Ellen Lykke deltager under dette punkt.

Personale

Arbejdet med revurdering af sager vil foregå sideløbende med medarbejdernes daglige arbejdsopgaver i Visitationen, Det Specialiserede Område, hvorfor der i revurderingsperioden vil være et øget og betydeligt arbejdspres. Dette kan medføre, at sagsbehandlingstiden overskrides i perioden.

Samtidig vil Visitationen, Det Specialiserede Område, blive omorganiseret for at sikre udmøntning af ensartet serviceniveau. Hvor medarbejderne i dag sidder med hver deres specialer, vil afdelingen fremadrettet blive opdelt i 2 teams, hhv. Team Døgnforanstaltninger og Team Dagforanstaltninger, hver med en faglig teamkoordinator. Denne omorganisering medfører blandt andet, at medarbejderne skal omstille sig til at arbejde mere tværgående for derved at sikre ens serviceniveau.

Derudover vil indførelse af differentierede takster på Det Specialiserede Voksenområde og den medfølgende besparelse betyde, at der skal ske en reduktion af de personalemæssige ressourcer på området.

Økonomi

Økonomiafdelingen bemærker, at en realisering af de beskrevne besparelsespotientialer er en forudsætning for, at den resterende besparelse på 6,3 mio. kr. fra flerårsaftalen kan udmøntes.

Indstilling

Social- og Sundhedsudvalget, 11. januar 2017, pkt. 8:

Udvalget drøftede rapporten og understreger, at provenuet på 6,3 mio.kr. skal opnås i 2017. Inden for denne ramme giver udvalget en udstrakt frihed til forvaltningen til at vurdere, hvordan man bedst muligt opnår dette provenu.

Udvalget nikker anerkendende til kommissoriet, og sender det videre til høring med anbefaling.

Martin Bech var fraværende.

Handicaprådet, 26. januar 2017, pkt. 4:

Visitationschef Ellen Lykke deltog under punktet.

Ellen Lykke gav en kort orientering om baggrund for og indholdet af rapporten fra PwC, samt status for det allerede påbegyndte arbejde.

Handicaprådet udtaler:

  • at det er beklageligt at Handicaprådet først orienteres om rapporten og indholdet af rapporten så sent i forløbet.
  • at der bør være et større fokus på at sikre gode forhold for de borgere med handicap i aldersgruppen 65+ end det rapporten umiddelbart ligger op til.
  • at man imødeser en kommende drøftelse af hjælpemidler og velfærdsteknologi samt forholdt mellem handicapområdet og ældreområdet.

Fraværende:
Ole Jespersgaard – Martin Bech mødt i stedet
Peter H. S. Kristensen (A) – Knud L. Pedersen ikke fremmødt
Svend Erik Trudslev (V) – afbud fra suppleant Lars Bisgaard Andreasen

Beslutning

Fag MED Administration og Ejendomsservice, 6. marts 2017, pkt. 9:

Fag MED Administrationen og Ejendomsservicer ser positivt på kommissoriet.

Medarbejdersiden udtrykker bekymring for den ekstra arbejdsbelastning i perioden, hvor projekt og opkvalificeringen gennemføres

Medarbejdersiden støtter i øvrigt op om Visitationens høringssvar.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Fagforvaltningen for Sundhed og Velfærd foreslår, at Økonomiudvalget godkender PwC-rapporten og kommissoriet for rapportens udmøntning.

Handicap- og psykiatrichef Pia Kornø og visitationschef Ellen Lykke deltager under dette punkt.

Bilag

Til toppen


10. Orientering om Arbejdsmiljø


Resume

Orientering om arbejdsmiljø, herunder arbejdsskader og Arbejdstilsynets Risikobaseret tilsyn indenfor Administrationen og Ejendom og Service.

Sagsfremstilling

Arbejdsskader:

Siden sidste møde i Fag MED for Administrationen og Ejendomsservice har HR udarbejdet statistik over indberettede arbejdskader, der er indberettet til Easy for november og december 2016 samt januar 2017. Af statistikken fremgår både skader med fravær og skader uden fravær.

Arbejdstilsynet:

På nuværende tidspunkt har Arbejdstilsynet ikke meldt nye risikobaseret tilsyn inden for Administrationen eller Ejendom og Service.

Andet:

Arbejdsmiljødage 2017:

Invitationen til Arbejdsmiljødagene i Vrå Idrætscenter den 22. og 23. marts 2017 er nu sendt ud. På følgende link kan du både se programmet og tilmelde dig dagene: http://www.broenderslev.dk/arbejdsmiljodagene/

Brugernavn: struktur

Password: 2090

Tilmeldingsfristen er senest den 17. marts 2017.

Vision

Arbejdsmiljødagene har til formål at sikre, at arbejdsmiljøgrupperne systematisk tilbydes supplerende arbejdsmiljøuddannelse i henhold til lovgivningen.

Visionen er, at arbejdsmiljøgrupperne rustes til at varetage arbejdsmiljøopgaven på det forebyggende plan – ud fra de tendenser og målsætninger, som ses både lokalt og nationalt. Intentionen er, at indholdet af Arbejdsmiljødagene favner bredt, således at alle fagområders aktuelle udfordringer tilgodeses i det omfang det er muligt. Arbejdsmiljødagene er en årlig tilbagevendende begivenhed, som bygger på et godt samarbejde mellem Brønderslev-, Frederikshavn- og Hjørring Kommune.

Arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid:

Den 1. januar 2016 trådte nye regler i kraft om arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid. De nye regler betyder, at arbejdsgiveren ikke kun skal forebygge arbejdsrelateret vold inden for arbejdstiden. Arbejdsgiveren skal fremover også sikre, at arbejdet planlægges, tilrettelægges og udføres, så risikoen for, at medarbejderne udsættes for arbejdsrelateret vold uden for arbejdstid forebygges.

Direktionen har 15. februar besluttet at HR udarbejder et tillæg til de eksisterende retningslinjer for vold og trusler.

Beslutning

Der blev spurgt ind til statistikken om arbejdsskader. Den er udarbejdet på baggrund af de arbejdsskader/vold og trusler der er indberettet i Easy i den angivne periode.

I forhold til kortlægning af de konkrete arbejdskaber/vold og trusler samt generel forebyggelse er det arbejdsmiljøgrupperne, som er tovholder på dette. Der er altid mulighed for at hente sparring i HR.

I forhold til arbejdsrelateret vold udenfor arbejdstid kommenterede Maria, at de allerede nu har udfordringer indenfor Børn og Kulturs område. Det bliver derfor godt, at de de eksisterende retningslinjer bliver justeret, så de efterfølgende kan arbejde videre lokalt.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Bilag

Til toppen


11. Gensidig orientering - herunder relevante punkter for næste møde


Beslutning

Informationsniveauet på rådhusene ved nyansættelser og omflytning af opgaver blev drøftet.

Fraværende: Jens Davidsen og Annette Lerche

Til toppen

Opdateret 13. marts 2017